建筑行业货币资金内部控制优化的案例研究

●宋令威

一、引言

货币资金是企业的生命之泉，是维持企业日常经营的基础。 建筑行业作为资金密集型行业，具有资金使用量大、流动性快、周转时间长、分布零散等特点， 其资金周转是否高效、资金使用是否合理直接影响企业的正常运转。 近年来，随着国家经济的快速发展， 建筑行业市场竞争日趋激烈。 为扩大市场规模，提高市场占有率，越来越多的建筑企业冒着资金短缺和周转风险承接较多的建筑项目，工程垫资、工程拖欠款、资金沉淀等现象较为严重， 资金管理的风险加剧， 极易出现资金被挪用、 侵占、抽逃、贪污等重大舞弊风险。 资金风险案件的发生，不仅反映了不少企业存在货币资金风险管控不当、内部控制存在漏洞等问题，同时也为Z 集团及建筑行业加强货币资金管理，优化货币资金内部控制敲响了警钟。 为此，Z集团采取了一系列加强货币资金内控措施，以有效防范资金风险。 鉴于此，本文首先对建筑行业货币资金风险的具体表现及其形成原因进行分析，然后以Z 集团为例，提出优化货币资金内部控制的措施和对策。

二、 建筑行业货币资金风险的具体表现

资金管理是企业财务管理的重要部分，资金管理的重点之一是如何有效防范资金风险。 在货币资金管理中，货币资金风险主要表现为资金安全风险、资金使用效率低风险、资金短缺风险。 其中，资金安全风险是指企业内部经营中出现非法侵占、挪用、抽逃、欺诈货币资金等行为而给企业带来一定损失的风险。 货币资金流动性强、交易频繁，使得货币资金安全问题时有发生。 建筑行业由于建设周期长、工程款金额大、项目繁多且分布广， 资金管理存在多头开户、资金沉淀、 资金周转缓慢等特点，这就为不法分子挪用和贪污企业资金创造了契机，使得建筑行业资金管理难度较大，资金安全风险更为显著。

近年来，从货币资金管理的整体环境来看，建筑行业资金管理的形势是十分严峻的，财务资金风险事件一直没有杜绝，其表现形式可归类为以下几方面： 一是出纳人员违规操作，私自提现或私刻印章，变造或修改现金支票金额，并涂改或伪造银行对账单；二是出纳人员未严格遵照流程办事，资金安全防范意识薄弱，而被别有用心地窃取印章、U 盾、密码等重要财务信息， 造成公司巨额资金被划转；三是会计人员或出纳人员利用职权便利，多头开户，套取银行利息，截留公款；四是私自背书转让或出借票据，允许他人使用企业银行账户办理个人转账业务，从中谋取私利；五是采取伪造或变造会计凭证、 虚开发票、重复报账、虚列支出、私设小金库等手段，挪用、侵吞或窃取公司资金；六是直接盗取库存现金，或与他人恶意串通，私吞企业资金。 建筑企业面临的资金安全隐患形式繁多，复杂多样，企业有必要时刻牢记资金管理的底线，有效防范资金风险。

三、建筑行业货币资金风险的原因分析

建筑行业的货币资金安全事件时有发生， 其原因主要在于企业员工资金风险意识薄弱、 资金内控体系不完善、资金管理信息系统不健全、内外部监督力度不够等原因。 本文从主、客观两方面详细对建筑行业货币资金风险存在的原因进行分析。

（一）主观因素

建筑企业员工资金风险意识和危机意识淡薄是引起货币资金风险的重要主观因素。 从近年来众多货币资金风险案例可以看出，建筑企业货币资金被盗、被贪污、被挪用等案件的发生，大多是企业内部财务人员或其伙同其他人员利用职权便利主动谋划的结果， 不仅反映了企业内部控制制度体系存在漏洞和不足， 同时也透露出企业财务人员资金风险意识淡薄， 未从思想高度重视企业货币资金管理， 主动防范和规避企业资金风险。 例如，2016 年，某集团公司某项目人员通过盗取财务人员资金系统的电子钥匙和密码， 从而窃取企业巨额货币资金。 此案件主要由于该集团财务人员的资金安全意识不够，U 盾用完了不仅没有锁起来， 输入密码也没有注意保持距离， 进而给了不法分子可趁之机，导致了事故的发生。 可见，部分建筑行业的员工资金风险意识淡薄，未严格遵守职业道德规范和要求，甚至利用职权便利谋取私利，触碰资金管理的红线，是导致建筑企业存在较强的货币资金风险隐患的重要主观因素。

（二）客观因素

1.货币资金内部控制制度不健全。货币资金内控制度制定不规范、执行不到位，是导致建筑企业货币资金风险存在的重要客观因素。 一方面，岗位分工不明确，轮岗制度执行不到位。 不相容岗位相互分离，能够在很大程度上降低一人权力过大、 接触信息过多而导致其利用职权便利谋取私利的可能性。 例如，如果出纳人员兼任会计岗位，其便可以随意伪造或篡改会计凭证、重复报账、涂改银行余额调节表等，而从中侵占、挪用企业货币资金。 坚持不相容岗位相互分离的原则是绝大多数企业一直奉行的原则。 但在实务操作中，部分企业因特殊原因存在内部财务人员配置不合理， 不同岗位职责划分不清晰，轮岗制度执行不到位，不仅导致企业财务人员相互推诿，影响财务工作效率和质量，同时也增加了财务资金的管理难度和潜在风险。 另一方面，业务流程不规范，审批权限控制不严密。 由于经济业务复杂多样， 往往会存在制度约束和规范之外的临时性和突发性事件， 或者由于业务紧急或其他原因导致企业业务人员常常越过签字或审批流程， 优先支付货币资金。 此种做法不仅不符合货币资金支付和审批流程，同时也增加了货币资金的安全风险，一旦错付，追款的难度较大。例如，2015 年某集团刚上班时间不久的出纳人员，由于其上级财务主管是兼任的，长期不到岗，于是该出纳人员便越过财务主管签字和审批流程， 通过利用职工身份证擅自办理银行卡代发工资、 修改民工工资支付书、提取现金而未列入账等方式贪污公款900 多万。 可见，岗位分工不明确，审批流程控制不严密，便会给财务人员侵占或挪用资金提供可趁之机， 大大增加了企业货币资金管理风险。

2.资金管理信息系统不完善。有效防范货币资金风险，不仅需要货币资金内部控制制度的外在约束，同时还需要货币资金管理信息系统的风险预警和职责权限的技术手段限制。 但现阶段，许多企业资金管理信息系统还不太完善，在资金使用上缺乏预警和监督功能，不能对企业存在的潜在内部控制缺陷进行预警提示，使得企业无法及时对资金风险进行提前预防。 因此，企业资金管理信息系统不完善， 使得企业难以及时发现并应对企业存在的潜在资金安全风险， 严重影响了企业货币资金内部控制的效力。

3.内外部监督力度不够。 长期、持续性的货币资金监督检查可以帮助企业及时发现货币资金内部控制管理中存在的问题和漏洞， 并针对财务资金检查中发现的及时采取应对和补救措施， 以便将潜在的贪污舞弊风险遏制在源头上。 而在企业实际操作中，不少企业对货币资金管理的内外部监督力度不足。 一方面，虽然内部审计可以实现对企业货币资金内部控制进行实时动态检查， 但企业内部审计成员一般是由企业内部职员组成， 缺乏一定的独立性， 且监督审查执行力度也不够，严重影响审计效果。 另一方面，外部事务所审计独立性较强，但外聘事务所往往一年审计一次，无法对资金内部控制实施过程进行全过程的实时监控，很难审查出企业货币资金管理存在的潜在风险点和内控漏洞。 故内外部审计的监督检查执行力度不足，也是助长企业资金风险事件产生的原因之一。

四、Z 集团货币资金内部控制的优化措施

建筑企业正常运营的首要前提是确保货币资金安全，实时做好货币资金风险的防范和应对。 而优化企业内部控制体系是有效防范货币资金风险、确保资金货币资金安全的重要手段。本文以Z 集团为例，对Z集团针对资金专项检查过程中发现的问题而采取的优化企业资金管理内部控制措施进行重点阐述，以期为其他企业加强资金内控管理提供参考和借鉴。

（一）Z 集团货币资金内部控制的优化措施

1.提升员工资金风险的防范意识。 加强企业资金管理，有效防范资金安全风险，首要的是从思想高度提升员工资金风险的防范意识。 一是加大对企业货币资金管理相关制度的贯宣和培训力度，使得相关业务人员熟知货币资金管理操作流程和要求，严格遵守资金管理相关制度和职业道德规范，坚决不触碰资金管理的道德红线，不做违法违纪之事，并时刻提高警惕，防范资金风险。 二是企业领导人要重视资金安全管理，提高风险防范意识，增强识别风险和应对风险能力， 对凡是涉及到货币资金的业务时刻保持警惕心里，检查业务审批流程是否合理，业务发生是否真实。同时，督促业务部门加强货币资金管理，不断优化货币资金内部控制， 从源头上预防货币资金安全风险，堵住货币资金管理上的漏洞。

2.加强货币资金制度建设。 货币资金管理制度是开展资金管理工作的依据，Z 集团资金管理的底线，就是集团企业制定的各项资金管理规章制度。 近年来，Z集团根据财务资金专项检查中发现的资金管理问题，不断修订和完善资金管理制度，其出台的资金内控管理有关的制度主要分为三个阶段：

第一个阶段是2017 年， 集团公司制定并下发了《关于进一步加强现金管理的通知》和《关于重申货币资金管理有关规定的通知》两个制度，重点从现金管理、账户管理、网络支付、预留印鉴和结算票据管理、对账管理、资金支付、办公场所安全措施、监督检查等八个方面对货币资金管理基础工作进行了明确。 具体内容包括：一是在权限隔离方面，明确规定出纳不做账、出纳不对账（盘点）、会计不接触出纳工作、网银录入与复核分离、财务专用章与法人名章分离、财务印鉴与空白票据分离。 二是在人员配置方面，规定只有一人的项目要有上级财务部门指定财务人员参与复核。 三是在业务操作方面，规定库存现金需要每天盘点，半月监盘；银行存款需要每月对账，编制余额调节表；领导名章本人刻制，非本人保管；严禁通过个人账户办理单位业务；支付依据充分、手续完备、程序合规、审批才有效。 四是在安全措施方面，要求全面配备保险柜，办公场所确保三铁一器，即是铁门、铁窗、保险柜、报警器；库存现金余额不得超过5 万元；网银U盾用完即拔，与业务人员保持安全距离，并定期更换密码。

第二个阶段是2020 年，Z 集团制定了一系列加强出纳业务管理系列文件，主要包括《关于进一步加强出纳业务管理的通知》《关于进一步加强出纳业务管理有关事项的补充通知》《关于进一步加强资金系统内控管理的通知》《关于进一步加强资金结算业务内控管理的通知》等四个文件，重点对出纳人员业务操作、职责权限等进行明确规定，以降低出纳人员利用职权便利谋取私利的风险。 如加强银行账户管理，要求每月核对银行账户清单。 这个核对不是简单的对账，而是核对已开账户清单，看是否有未经审批开立的账户，如果有，就要找出原因进行处理。 同时要求加强财务部门公章、账户预留印鉴、网银U 盾的管理，非本部管理的账户为领导人员开通短信通知，对具有复核权限的网银U 盾和支付密码器实行集中管理，集团层面的交共享中心统一管理；子分公司的交公司本部集中管理。

第三个阶段是在2022 年，Z 集团对原有的部分货币资金管理制度进行整合完善，出台了《资金支付管理规定》《Z 集团有限公司境外财务资金监管实施细则》等制度，对银行账户、票据、库存现金的支付流程、支付操作权限进行规定， 例如对资金支付的关键岗位——出纳岗位进行了特别规定，包括必须是正式职工，以及定期轮岗的要求等。 同时，加强资金监管、信息化监管、境外财务风险监管等，确保每一笔支付业务均是基于真实的交易背景、 集中审批和预算控制，严禁超权限审批，严禁无审批办理。

此外，Z 集团起草了资金支付审批实施细则，内容主要包括各类资金支付业务的审批节点和项目大额资金分批审批制度两个方面，并要求各子分公司尽快制定本单位的资金支付审批实施细则，建立大额资金分级审批制度，加强资金支付集中管控。Z 集团高度重视货币资金制度建设，不断结合实际情况修订和完善资金管理制度。

3.确保货币资金管理程序合规。 程序是保护财务人员的工具。 加强货币资金管理，需要确保货币资金的管理程序合规合法。 Z 集团公司的各级文件对资金管理工作设置了很多内控牵制、 相互监督的规定，有一些可能会显得麻烦，如U 盾集中管理，但是这些要求都不是无中生有的， 而是从实际工作中总结出来的， 所以要把制度规定作为业务操作的底线严格落实，严禁超权限审批和无审批办理，该有的步骤和流程一个都不能少。 例如，企业针对境外机构大额资金支出落实主要负责人和财务负责人联签及对账制度，必须做到事前审批控制，事后跟踪监督，按周对账，按月备案， 保证其资金审批和和使用流程的合理合规；针对库存现金和银行存款的盘点，必要按规定按天或按月盘点，并进行账实核对，确保账实相符。 如果企业资金管理流程均合规合法，那么针对近年出现的把出纳人员网络账号拉一个群里，冒充领导安排紧急付款的诈骗手段，就无法得逞。 可见，程序合规合法是规范资金操作流程，有效防范资金安全风险的重要保障。

4.不相容岗位分离。 坚持不相容岗位相互分离原则，明确会计、出纳、稽核等各岗位的职责权限，形成相互分离、相互制约、相互监督的人员结构体系，能够在很大程度上降低贪污舞弊风险发生的可能性。 Z 集团制度的一系列货币资金管理制度，均坚持不相容岗位相互分离的原则，具体内容包括：会计职务、出纳职务、审计职务相分离，出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权、债务账目的登记工作；支票保管与印章保管相分离；支票审核与支票签发职务相分离，支票签发职务由出纳担任，其他会计人员不得兼任；银行印鉴、财务专用章、人名章保管职务相分离， 不得由一人保管支付款项所需的全部印章；保管财产物资和记录财产物资职务相分离；记录明细账、日记账和总账职务相分离等。 但近年来，随着Z 集团公司新增项目较多，财务人员总体人数不多，导致不少财务人员身兼多个项目财务工作的现象。 为此，Z 集团要求下属各单位一方面要适时补充财务人员数量，同时也要加强现有财务人员的培养，帮助非正式职工尽快转为正式员工，满足关键岗位的任职要求，确实有项目财务人员不足的，要由上级财务部门指定人员参与管理，进而确保人员配置满足不相容岗位分离的要求。

5.加强货币资金信息系统管控。 随着大数据信息技术快速发展， 企业财务管理和资金管理日趋智能化、数字化。 加强企业货币资金内部控制信息化建设不仅是企业顺应信息技术快速发展的时代要求，同时也是企业规范货币资金支付和审批流程创造了客观条件。

加强货币资金信息系统管控， 一是建立和完善Z集团的财务共享服务平台， 充分发挥共享系统的作用。 财务共享平台能够集中处理跨区域、跨时空的大量基础性业务，实现企业费用报销集中管理、资金集中支付、会计核算集中处理等。 例如，借助财务共享服务平台，Z 集团企业可以进行资金集中结算，账户集中管理，资金集中支付，并能够实时监控资金流信息，保障资金安全。 因此，财务共享系统极大的规范了Z 集团公司的资金支付业务，进一步加强了会计处理的标准化、规范化，使得会计核算与预算控制、资金控制相结合，规范企业货币资金业务操作流程，降低企业资金管理风险。 二是逐渐将共享系统线上支付发展成为主要的资金支付方式。 财务人员要转变观念，主动向业主、银行等解释线上支付的重要性，争取办理账户授权，将线上作为资金内控的重要抓手。 但需要特别强调的是，账户授权仍是资金集中的前提，更是共享系统线上支付的前提。 三是加强对未实现线上支付的账户进行管理。 不但要严格实行资金支付集中审批，还要作为各项内控检查的重点对象。

6.加强货币资金监督检查力度。 Z 集团公司一直重视资金管理的内部控制，定期或不定期开展货币资金管理相关自查自纠工作。 形成了自查、上级现场检查、飞行检查（抽查）等三位一体的资金内控检查体系， 还将资金内控检查的要求加入了内部审计的内容。 检查内容实行管理层级、核算单位、财务人员三个全覆盖；对检查中发现的问题实行“制度未完善不放过、资金未追回不放过、责任未落实不放过”的原则。

2016 年之前每年组织开展 《银行网银U 盾、XXXX 资金系统电子钥匙和账户预留印鉴年检自查》工作。2017 年，Z 集团公司制定了《关于重申货币资金管理有关事项的通知》， 随后每年组织开展货币资金基础工作自查活动。 2020 年，先后组织开展了“加强出纳业务落实情况”“资金收支专项检查”“资金管控专项排查”“出纳人员专项排查”“飞行检查”等五次检查活动。2021 年，3 月份起组织开展了“管理层级全覆盖、核算单位全覆盖、财务人员全覆盖”（三个全覆盖）的资金收支专项检查和飞行检查工作。 11 月份又根据上级最新通知组织开展“资金内控关键环节排查”，排查活动一方面是对不相容岗位设置、U 盾集中管理、短信通知、系统账号使用情况等进行排查，另一方面是对2021 年前10 个月的银行账户进行重新对账，原则上集团公司选取未实现集中管理的和未实现银企直连的账户进行重对账。 2022 年，从资金管理、银行账户和印鉴管理、融资担保和票据管理、财务人员管理四个方面开展了资金收支专项检查活动，共分为80 条检查内容。 正在进行的资金管理关键环节排查工作持续到2023 年3 月份， 然后就会开展下一次资金管理内控检查工作，短时间内资金内控检查的高压态势不会放松，直到不再查出问题。 可见，Z 集团公司高度重视资金管理管理， 加强货币资金监督检查力度，及时发现问题，并采取措施积极整改。

（二）Z 集团货币资金优化措施成效

Z 集团从思想上提高财务人员资金安全意识，从制度上加强货币资金制度体系建设，从客观环境上加强货币资金信息系统管控，从外在约束上监督检查力度，确保货币资金管理程序合规、不相容岗位相互分离，有效防范了货币资金风险，降低了Z 集团资金舞弊事件发生的可能性。从Z 集团近两年的财务资金专项检查结果看，Z 集团的货币资金管理问题大大减少，也未发生严重的资金安全事件。例如，Z 集团2020年资金收支业务专项检查中发现库存现金方面存在现金制度未建立、收据管理和使用不规范、未完整反映库存现金收支等五类问题、银行存款方面存在发生额漏记、多记、跨期记账等七类问题、其他应收方面存在个别账龄过长、 备用金管理不规范等两类问题、内控管理方面存在出纳人员制单、 付款审批时间滞后、账户管理混乱、 银行对账单与账面不一致等六类问题。 Z 集团要求相关单位立即整改，并做好专项整治行动工作总结及报送，明确岗位职责权限，建立完备的资金管理和授权审批制度，完善管控机制。经整改，Z 集团在2021 年资金收支业务专项检查中未发现上述问题存在。 可见，Z 集团不断针对资金业务的专项整治问题， 采取一系列加强货币资金内控管理的措施，极大程度上降低了货币资金风险发生的可能性。

五、Z 集团案例启示

建筑行业作为资金密集型行业， 具有多地开户、资金沉淀、资金周转缓慢等特点，资金管理难度较大，存在较多的资金安全隐患。 加强货币资金内控管理，有效防范货币资金安全，建筑企业首先应提升财务人员货币资金安全意识，从思想高度坚决不触碰资金管理的道德红线，维护资金安全。其次，加强货币资金制度建设，规范资金支付、资金管理、资金使用等操作流程，确保程序合规合法，不相容岗位相互分离。 再次，完善企业货币资金信息系统，为企业货币资金管理创造良好的客观环境， 借助信息系统规范职责权限、加强风险预警机制等，有效防范企业资金风险。最后，加强内外部资金监督检查，形成了自查、上级现场检查、飞行检查（抽查）等三位一体的资金内控检查体系，坚持检查内容全覆盖、检查问题全整改的原则，及时发现并应对财务资金风险。