浅谈工程档案电子文件归档管理

文/国网新源控股有限公司 马琳 王艳；河南洛宁抽水蓄能有限公司 张剑阳 张婉琪 贾体坤

在当今社会，信息交流和共享越来越依赖于电子信息技术，例如通过电子技术生成和传输的电子文档，在生活各个领域的几乎所有的组织活动中使用。在信息化程度如此高的条件下，档案管理部门如果继续采用传统的纸质文件保存方法，不但会因为大量重复工作造成低效率、资源浪费，而且一旦发生丢失损坏是不可逆的。这些情况一旦发生，将会给项目带来不可估量的损失。因此，这就需要利用日益先进的现代科学技术，对文件电子归档问题进行深入研究，为文件的电子归档提供合理适用的方法，为归档和现代社会活动的各个方面提供资源保障。

一、电子文件的特点

电子文件具备以下几个特点：

（一）信息的非人工识读性。电子文件采用二进制语言，不能作为物理文件直接读取和理解。此外，在传输和存储只能通过特定计算机程序解码读取的数字信息时，可以采用加密、压缩和其他方式处理。

（二）对软件、硬件和标准系统的依赖。当归档系统采用了不同架构的计算机系统，或者在编程时采用了不同的编程语言和系统框架，这个时候不同系统生成的文档就会存在不兼容的问题。对于这种情况，对文档进行修改或者应用时，必须对文档进行格式转换并保存源文件，防止合并时出现乱码或者无法阅读的情况。

（三）可区分媒体内容和形式。电子文档依附于计算机系统，因此更改便捷性较高，并非通过单一关系依附于媒体。也就是说，电子文档可以保证其内容不改变的情况下，在多种媒体中进行阅读和更改操作。

（四）信息的可变性和不可靠性。电子信息便捷性给归档带来了便利的同时，也让整体的信息变得容易更改，只要打开文档即可进行便捷更改，因此导致文档信息可变性比较高。另外，电子文档的安全性虽然高于传统文档，但电子文档也存在受损的情况，一旦存储方法和操作方法不当，或原始系统出现异常，都有可能对电子文档造成影响，改变其原始信息。这种可变性也对电子文件归档管理质量提出了新的要求，必须采取对应措施进行有效防范，保证信息的原始性。

（五）高密度存储。不同于传统文档纸质的保存方式，电子文档的存储是通过数字技术进行，因此仅仅通过小小的一个硬盘，就可以存储巨量的文件。

（六）多媒体集成。电子文档也拓展了文档的形式，传统的文档只能通过文字和图片进行存储和演示，而电子文档可以留存文字、图片、视频、音频等多种媒体形式，在展现性中拓展了其应用性。

二、电子文档归档管理范围

根据电子文档归档管理原则，电子文件的提交范围如下：

（一）在本项目产生的所有工程或职能文件信息。需要电子信息归档的，必须参考项目电子信息归档的有关规定，如科技档案归档规范、成本档案归档规范。电子信息档案的源文件保存、修改、修改记录等应完整无缺，手稿编号应一并标注归档。

（二）确保电子文件（包括相关目录数据和历史数据处理元数据）的长期真实性、完整性、可用性和安全性。对于已经归档的电子信息源文件已经和对应的电子文件作为同类保存，在保存时必须保证对应信息完善，如文件标题、保存日期、重要级别、特殊备注等，为文件的保存提高标准化程度；对于要记录的电子文档处理活动的业务行为以及行为发生的时间、主体等元数据进行记录。

（三）在工程建设基建活动的过程中，应对接业务系统生成的原始电子文件。例如，OA等电子系统直接形成的工程收发文电子文档，工程项目基建管理信息等系统中生成的项目管理、安全管理、技术管理、综合管理等电子文档。

（四）在编制、管理和分类过程中组织和收集的电子文件及其组成部分、内容和格式属性以及底层元数据必须完整全面。必须将电子文档的组成部分作为一个整体收集起来，以保持它们独特的有机联系。在电子文件生成的各个环节，包括电子文档的内部信息、背景等，都需要依靠元数据进行存储。也就是说，元数据分布于各个流程之中。拿设计文档信息举例，在整体管理中，元数据必须涉及需求沟通、设计准备、设计审核、设计存档、系统提交和销毁整个流程。

三、工程档案电子文件归档管理存在的问题

（一）缺少收集、整理功能。目前，绝大部分电子文件归档系统在需求分析和功能设计方面，一般集中在电子文件的归档阶段，缺少收集和整理的功能。电子档案管理需要在档案管理系统中加入电子文件分类、收集、整理、保存期限、位置、档案文件格式、参考资料保存等功能。对于工程项目电子信息档案管理系统来说，由于缺乏这类档案功能和数据接口，电子档案的实施受到阻碍，在后来确定了电子档案管理的需要后，建立了电子档案系统，在原有的基础上对其进行升级或者改造，由于前后需求差异或矛盾导致难度过大，难度和工作量可以匹配重新构建系统。

（二）保证电子文件真实性、完整性、可用性、可靠性的手段缺失。电子文件的特点是“双刃剑”。因此电子文件的易撰性给项目带来便利的同时必须对易撰性进行管理防范，以防止带来的项目损失。因此，提高电子文件的原始性和质量尤为重要，在归档后保护电子文件必须进行对应措施的防护。从现有的项目可以发现，目前部署的部分业务系统中采取必要措施，比如加密认证、图片签名、图像识别等，确保电子文件是可靠、可查阅的。但存档后可能会出现文档模糊等问题，应该通过进一步打开档案界面来解决可能对电子格式档案保存产生不利影响的问题。此外，在设计之初，没有充分考虑和对接归档需求问题，导致数据接口不一致、参考资料不完整等问题，对电子档案的反馈产生了不利影响，导致参考资料缺乏，无法保证真实性、完整性、可用性和可靠性。

（三）归档管理职责交叉。根据我国现有的工程档案信息管理现状可以发现，目前我国工程项目建设单位并没有独立的档案管理机构，因此在档案信息形成的整个周期必然涉及多个部门作业。对于大部分工程项目来说，档案部门被分为立档部门和管理部门，这种部门的衔接和协同作业必然会因为一些差异导致档案标准不统一的问题发生。根据电子文档管理系统使用流程，可以将电子文档形成、处理、存储、传输和长期保存归为一个周期，而根据业务部门责任分工可以将此周期分为两个阶段：第一阶段由档案立档部门处理；第二阶段由档案管理部门处理。由于不同的部门的业务流程和标准的差异，经常会导致电子文档归档操作协同管理效能低下，最终导致部门之间的对接成本较高，一旦出现异常情况，往往会出现推诿扯皮的现象。而在档案编制部门的管理阶段，OA等业务前端系统需要与电子档案管理功能相结合，由于档案几乎不涉及某些业务流程，这就让最终形成的电子文件自身存在一定缺陷或弊端，对其完整保存形成不利影响。此外，文件创建时和归档管理后由各部门监管，存在职责范围不清、流程标准化程度低等问题。不同部门的职能存在差异，从利益相关角度分析，其作业流程和标准也会不尽相同。另外，考虑到我国工程项目职能部门标准化作业程度低、信息化和科学化管理理念不足等问题，在权限的划分上很难有标准的依据，一旦出现职能交叉或者职能空白的情况，对于电子文档的归档管理就会造成负面影响。

四、工程档案电子文件归档管理优化措施

（一）构建归档管理标准体系。在任何涉及多个部门协同工作或者作业流程较长需要多个环节进行的工作，标准化作业就显得尤为重要，这一点适用于工程档案电子文件归档工作。科学合理的规范化、标准化能够提高文档信息管理的效率。除此之外，可以减少各个部门之间因为信息的差异产生的沟通成本和风险。相反，一旦规范化、标准化建设程度不足或不合理，对于电子文件的管理就会出现信息流失缺失，还会对电子文件的公信力造成不可逆的影响。电子文件归档管理复杂程度较高，涉及多个流程多个部门之间的协调统一。许多因素和交易相互重复、相互影响，需要建立统一、协调的系统规则，使电子档案管理更加高效。建立完善的电子文档管理标准体系非常重要。标准体系的建立，对于施工企业的各个环节都会产生良性的作用。

（二）确保归档电子文件的保存质量。当电子文档归档完成后，在保存中一定注意档案的原始性，包括其完整性和有效性。由于电子档案的易修改特点，所以在归档完成之后，一定降低其修改和变动风险，这样才能根据档案有效的溯源到初始信息，所以必须提供相关元数据就显得尤为重要了。在归档过程中，对于电子文件的原始信息一定要核对清楚之后再归档处理，如信息生成日期，相关责任人，对应资料是否完整，出现信息缺失的情况务必溯源问题，补齐对应信息和资料之后才能归档。电子文件在移交过程中需要注意质量问题，在移交过程中，必须依照保存清单核对所有的信息和资料是否完全移交，在移交过程中，移交双方需要对接电子文档的存储格式以及支持的读取软件，以便于文档信息的高效利用，在后期的存储中，也需要定期对所有文件进行归档检查，对于信息庞杂的文档需要制订对应的存储目录，以便于快速查找。对于归档电子文件的安全管理往往有两条路径：第一，保存设备的安全性。根据电子文档传输和保存原理，电子信息的存储状态通过脱机方式存储于各个设备之中，一旦设备出现危机，那么存储的信息也就面临同样的风险，所以确保存储设备远离磁、光等环境。第二，保全管理路径就是保存源文件本身。信息的丢失和改变会大大影响其内容的原始性，所以对于源文件必须通过有效的管理手段进行，设置专门的管理岗位，对于信息修改增加审核程序，除此之外，可以通过加密和备份的方式进行保存，不到万不得已，不能更改源文件信息。

（三）明确电子文件归档职责。电子文件源文件的真实性是文件核心价值所在，而电子文档的保存又涉及多个部门，因此，必须确定每个部门的职责，务必清晰其职责范围，不能出现职责交叉现象，整个管理和保存流程都应该设置对应的监管设备或流程。档案管理人员和档案工作人员还应参与电子文件管理系统的开发和功能设计，如OA系统、基建智能管控系统等。

如上所述，电子文件涉及多个部门，各个部门之间首先要进行管理规划，建立完整的管理系统，以此为基础，进行责任分工。具体分工可参照以下进行：对于档案信息编制部门，可以负责电子文件的设计、生成以及提交系统这些职责；对于档案管理部门，可以完成文件的保存、提取、移交工作。档案生成和管理部门负责确保机密电子及电子文件的私隐。对于已经制订好的标准和流程，在文档的编制和管理工作中都必须按照要求进行。通过信息系统的技术支持，在完成归档作业之后，对于整体的流程需要检查反馈，发现异常需要重新归档或修改对应信息。只有各部门明确履行职责，协调工作，才能编制和归档电子文件。

五、结语

电子文档归档管理能够避免传统管理模式的各个弊端，信息化技术有效提高了项目的管理效率，也提高了信息归档的安全和质量，可以提高项目责任人信息化管理意识。因此，为了更好地推进工程档案管理工作的发展，加强工程电子档案的保管和管理利用十分有必要。