科学事业单位智能财务设计及应用研究

王群

（国家粮食和物资储备局科学研究院，北京 100037）

2022年1月5日财政部制定印发的《会计信息发展规划（2021-2025年）》提出了“十四五”时期我国会计信息化工作的总体目标，明确了今后五年会计信息化建设的工作任务。这项举措为提高科学事业单位财务管理水平，加快科技研究管理工作数字化转型、推动科学事业单位业财融合提供了机遇与动力。

一、信息化时代科学事业单位财务管理面临的问题

随着我国科技工作改革的不断深入，国家出台《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》《关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》《国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》等科研经费“放、管、服”政策。科学事业单位作为我国科技建设的主力军，应充分发挥大数据、人工智能等数字技术在财务管理信息化管理系统中的作用，为科研项目精细化管理提供财务数据支撑，但在实际工作中经常面临以下问题。

（一）单位内部各部门之间管理信息共享不足

近年来，各科学事业单位的管理部门逐步自行开发或建设了适应本部门管理需求的各类管理信息系统。这些系统的应用虽然在一定程度上实现了现代化管理的基本功能，但是站在整个单位层面缺少整体部署和统一规划，无法满足改革发展的需求，在一定程度上制约了科技改革的深入开展。科研管理部门和财务管理部门仅依靠各自的信息系统开展工作，会计信息与科研管理信息不能及时交换互补，管理者无法了解开展科研业务工作的全部需求，很容易造成科研项目管理工作步调不一致，各自为战，阻碍了科研项目工作的顺利开展。因此，建设一个能够将科研管理系统与财务管理信息系统之间互联互通的管理平台，成为提升管理能力、服务能力的必要手段。

（二）财务管理内部各业务模块产生的各类会计信息在科研业务管理中的作用发挥不足

科学事业单位财务管理目标主要是科研项目经费管理。不同资金来源科研项目的经费管理方式各不相同，有的采取预算制管理，有的采取包干制管理。在不同管理方式下，科研人员无法采用统一标准对所有课题开展预算管理，需要财务人员将不同管理方式的科研项目会计核算模块与预算管理模块中的财务信息相结合，对不同管理模式下的科研项目有效开展资金收入、费用报销、预算执行与监督等精细化财务管理工作。因此如何规划、制定、实施各财务管理模块间财务信息的输入、处理和输出成为科学事业单位建立现代化财务管理信息系统时需要解决的问题。

（三）科学事业单位内控制度在科研项目经费管理中应用不足

近年来科研违规违纪案件频发，在扼腕叹息的同时，我们也应该清醒地认识到科研项目经费缺乏有效监管、内控工作不受重视是这些案件发生的根本原因。传统的科学事业单位的财务人员只重视科研经费预算执行进度，科研项目经费管理停留在票据审核、会计核算等费用报销环节，资金支出过程缺少事前内部控制审批，造成科研项目相关内部控制管理失效，成为职务犯罪的温床。科学事业单位财务管理信息系统建设应将内部控制工作与财务管理工作有机结合起来，把国家各类科研项目管理制度、单位财务报销规定、政府采购等相关法律规定嵌入OA办公系统的各项业务审批过程中。在OA办公系统建立各类财务报销表单，通过表单的流程化处理，既能采取各种智能化方式快捷便利地完成审批，提高科研人员对财务服务工作的满意程度，又能高效实现科研项目经费内控管理工作落地实施。

二、科学事业单位智能财务设计

（一）科学事业单位智能财务概述

科学事业单位智能财务是指科学事业单位根据科学事业单位会计核算特点及财务管理工作要求，通过“大数据”“云平台”等智能信息技术手段，打破各业务系统间的信息壁垒，实现业务信息与财务信息深度融合，更加精细化、智慧化的财务管理信息系统。

（二）智能财务数据应用中心建设

科学事业单位智能财务建设工作应从单位管理整体角度出发，提升财务工作站位，以建设智能财务数据应用中心为抓手，使财务工作从会计核算型向财务管理型转变。该应用中心以各项财务管理功能模块建设为基础，通过构建数据交换中心和数据分析中心，完成信息的自动传递和集成，根据管理决策工作需求将财务数据以可视化图表、可读性报告等展现形式为管理者提供科学合理的数据信息。智能财务数据应用中心通过在各项财务管理功能模块中嵌入OA办公系统及各项管理制度，可最终实现网上报销、随时查询等智能财务服务，大大提升科研人员对财务工作的满意度，将财务人员从大量重复性工作中解放出来，把工作重心转移到管理工作中，提升科研财务管理工作水平。

三、科学事业单位智能财务的具体应用场景

科学事业单位可通过设置资金收支、预算管理、税务管理、费用报销管理、资产管理、会计核算及总账报表六个财务管理功能模块，对不同类别的科研经费课题有针对性地实施预算编制、费用报销、会计核算、报表制作等财务管理工作。

（一）资金收支管理模块

1．资金收入模块

（1）财政拨款收入确认

对于财政项目科研经费，系统能够与单位预算管理平台中部门预算批复数据为依据，根据到账金额自动确认收入。

（2）非财政拨款收入确认

通过科研课题到账经费自动认领功能，系统可根据汇款单位名称、附言、金额等数据与科研管理信息系统中课题基本信息进行关联比对将纵向科研课题经费收入、横向科研项目收入以及其他收入分别进行确认。

2．资金支付模块

科学事业单位资金支出包括财政预算资金支出、科研项目经费拨款、科研项目经费支出等，尤其是科研项目经费拨款和经费支出在科研事业单位的支出中占有相当大的比重。该模块能够切实减轻科研人员资金支付工作压力，更好为科研人员提供财务报销服务。

（1）自动支付功能

该功能可以将OA办公系统中已审核完毕的报销单据，通过预先设定财务授权审批规则，与银企直联支付系统进行数据对接，完成报销单据网上银行自动支付工作。资金支付成功后，银企直连支付系统还可将银行电子回单回传至与之对应的OA报销单据相应的文件接口中，形成闭环完整的报销单据，并作为在会计软件中下一步自动生成会计凭证的原始凭据。

（2）自动对账功能

资金支付模块可实现每月与银行支付系统自动对账功能，自动提示未达账项，生成银行存款余额调节表。该功能可定时为在数据分析中心设置的科研课题预算执行进度情况表提供数据支持。

（二）预算管理模块

预算管理模块应实现科研课题预算编制与审批、预算执行与监督、预算调整与分析、预算绩效评价功能，切实落实科研预算“放、管、服”政策，提高预算编制的准确性，执行的规范性，调整的合理性，分析与评价的客观性。

1．预算编制与审批功能

科研项目预算由课题预算汇总形成，分为项目收入预算与项目支出预算。科学事业单位预算管理部门可在预算管理模块中下达科研课题预算编制工作要求，科研人员根据政策相符性、目标相关性和经济合理性原则，据实编制直接费用预算。

2．预算执行与监督功能

在科研项目预算执行过程中，科研人员可在预算管理模块中实时查看预算执行进度。预算管理模块对超出预算支出范围和金额的事项可及时发出预警提示功能。财务部门及相关管理部门可根据科研项目预算执行进度要求在该模块中对设置项目经费时间节点提示，督促科研人员及时完成项目预算执行进度，对间接费用、外拨经费、结余资金、大型仪器设备购置等情况开展内部监督。

3．预算调整与分析功能

对于预算制科研项目，在课题预算总额不变的前提下，设备费如需调剂的，由课题负责人在预算管理平台提出申请，由单位统筹考虑现有设备配置情况和科研项目实际需求后，按预算模块内相关审批流程，完成审批手续。除设备费外的其他直接费用如需调剂，由课题负责人根据科研活动实际需要自主在预算管理模块内调整，并自动向各相关管理部门及时发出课题预算调整通知。

4．预算绩效评价功能

科研人员可将课题预算绩效目标完成情况录入预算管理平台，平台可根据不同管理方式的科研项目经费，对科研课题经费执行情况等绩效评价指标，自动生成预算绩效评价报告，并将评价结果反馈给科研课题负责人及相关管理部门，为下年度部门预算申报、单位预算分解等工作提供参考依据。

（三）税务管理模块

税务管理模块应充分发挥财税一体化系统的优势，与资金收入管理模块数据对接后，实现收入自动确认、发票开具、发票管理、纳税申报等各项税务管理功能。

1．发票管理功能

该功能通过将财务核算软件与金税系统数据的对接，实现发票开具、发票自动认证、发票申购、发票查询等发票管理功能。财务管理部门可在系统中对本单位开具的各类发票进行分类统计，作为单位收入管理的依据。

2．纳税申报管理功能

该功能应根据财务核算软件中提供的计提税款凭证实现到期申报预警、滞纳金和罚款预警、进行税额转出预警，税务新法规查询、纳税申报、税款自动结算等功能。

3．个人所得税管理功能

随着科研人员个人所得税个性化申报需求的不断提升，该功能可为科研人员提供工资薪酬、劳务报酬等个人收入的政策咨询、税款计算等个性化服务，让科研人员在公开透明的税收政策环境中积极进行个人所得税申报。

（四）费用报销模块

在费用报销平台中，科研人员通过以下四个步骤实现报销单填制、审批、资金支付、报销查询的智能报销流程。

1．智能填单功能

科研人员在OA办公系统中根据需要办理的业务选择报销单模板，使用手机APP、便携式计算机等可移动硬件设备填制报销表单，通过设计必填项、选填项、自动合计、上传事前审批附件等功能提示科研人员规范填写报销表单，还可以在不同类型的报销表单模板中嵌入科研课题管理制度、财务报销审批制度等相关科技部、财政部、本单位的管理制度，为科研人员报销提供制度依据。

2．智能审核功能

该功能可通过OA办公系统中嵌入《财务授权审批制度》《差旅费、会议费报销制度》等各项财务报销管理制度，结合OA系统中的事前审批流程、课题经费预算信息、相关合同执行信息、发票查验信息等有效参数对报销事项办理流程的规范性、数据逻辑的合理性、一致性进行智能审核。

3．银企支付功能

该功能通过银企直联系统与资金支付管理模块的对接，将审核无误的财务报销表单经相应授权审批后自动付款。

4．辅助查询功能

该功能可为科研人员提供财务报销事项进展、需修改报销表单等查询服务。

（五）资产管理模块

该模块可为资产管理部门和科研人员提供资产购置计划配置申请、资产使用状况调整、资产处置申请、智能盘点等一系列资产管理需求，并与资金收支模块、预算管理模块、采购管理模块共享相关数据，对资产增减变化、折旧管理、报表管理进行动态管理。

（六）会计核算及总账报表模块

智能账务处理系统可根据资金收支模块、预算管理模块、税务管理模块、费用报销模块、资产管理模块产生的财务数据自动生成会计凭证并实现凭证自动审核，会计凭证审核无误后，该系统可按月自动进行会计结账，提取相关财务数据生成各类明细账目和报表，实现财务决算和财务决算分析报告自动化。除此以外，该平台还可以提供工资薪酬核算等其他财务管理工作。

1．智能生成、审核会计凭证功能

智能账务处理系统可以通过财务机器人等辅助应用工具获取发票影印件、关键字词、相关合同信息等数据，将完成付款的报销单据经过智能分析或人工辅助分析，在会计核算系统中自动生成会计凭证、审核凭证。

2．科研课题明细账、决算报表智能生成功能

科研人员可根据科研课题中期检查、结题审计的工作需要，在智能账务处理系统提出科研课题明细账、决算报表生成申请。智能账务处理系统通过会计核算系统中的会计科目与预算管理模块中的科研课题预算科目预先设置的对应关系，将会计科目明细账转化为科研课题明细账，自动生成科研课题经费决算报表。

四、科学事业单位智能财务系统发展趋势

未来科学事业单位智能财务管理系统可以在不断完善单位各项管理制度建设，充分发挥简化办事流程、提高财务管理工作效率的基础上，将智能财务管理系统、OA协同办公系统、人力资源管理系统、采购管理系统、资产管理系统、合同管理系统、科研管理系统、档案管理系统等各项管理模块有效衔接在一起，构建科学事业单位全方位、一体化的ERP管理系统，真正实现单位管理整体科学化、智能化，释放科研工作者在日常管理工作中耗费的时间，最大程度保证科研事业发展动力，为财务管理工作与科研事业工作的业财深度融合提供更加广阔的舞台。