软件企业内部控制的关键环节探讨

2023-04-07马蓓

大众投资指南 2023年6期

马蓓

（虹亚（南京）多媒体科技有限公司，江苏南京 210000）

软件企业是集计算机软件开发、系统集成、技术与应用服务为一体的基础性、战略性产业，也是社会经济发展的重要组成，与我国经济、政治、信息发展等多方面有着密切的关联，有效带动了我国各行业的蓬勃发展。伴随着信息时代的到来，我国软件企业得到更多发展空间，自身经营规模在不断壮大，所涉及领域愈加广泛，取得比较理想的经营效益，但随之而来的，是一系列的管理问题。为更好解决多种经营发展与管理问题，软件企业应充分发挥内部控制的优势与价值，对各项经营活动实施有效监管，为自身争取更多发展空间。本文以下，将就“软件企业内部控制”展开深入剖析。

一、内部控制的相关概述

内部控制（内控管理）最早起源于20世纪90年代，由美国COSO委员会提出，并在《内部控制——整体框架》《企业风险管理框架》政策文件中，对内部控制进行清晰界定，主要分为控制环境、控制活动、信息与沟通、风险评价、监督管理等五种职能，经过多年的发展与时间沉淀，内部控制已经走向成熟，被引入我国成为现代企业经营管理的关键手段。对于软件企业来说，内部控制不仅只是一种管理手段，更多的是起到保障、保护以及监管的作用，以实现经营目标为基础，对企业内部各个部门、各个业务流程进行调整、约束、监管、评价与控制，使企业资产、会计信息资料保持安全完整，推动经营方针的贯彻落实，进一步提高经营活动的经济性与有效性[1]。在企业的经营发展中，内部控制扮演着重要的角色，能够对内部环境、工作流程以及工作人员个人行为实施有效监管，有效规避违法乱纪、资金占用等不良现象的发生，保证企业经营活动与资金安全，营造良好的环境氛围，为软件企业的蓬勃发展助力。

二、软件企业内部控制的关键点分析

（一）部门交流与信息传达

内部控制贯穿在软件企业各个细小环节，与各部门、各项业务活动有着密切关联，因此部门交流与信息传达至关重要。针对部门交流，主要体现在内部沟通渠道的通畅，要求各部门积极参与到内部控制工作中，协同管理人员准确掌握各项数据信息，适当拓展部门交流与信息传递渠道，保证部门沟通的开放性、有效性，使各项数据信息能够在部门、员工间相互传递，这是强化软件企业内部控制的关键所在。同时，企业财务状况、业务进度、资金流动情况以及客户资料等，都列属于内部控制范畴内，需要各部门之间保持高度配合，便于企业内部、外部资料信息的准确获取，为内部控制工作指明开展方向。

（二）内控风险识别与控制

风险是企业发展道路上不可避免的话题，也是开展内部控制不可忽视的环节，一旦企业出现风险隐患，将会严重阻碍内控管理的准确落实，严重影响最终执行效果。软件企业在开展内部控制时，应全面加强对风险问题的关注，切实做好风险预测、评估与应对，提前制定风险预防与应对方案，有备无患，最大限度降低风险对软件企业带来的影响与冲击[2]。由于风险具有不确定性特点，极易在各个细小环节中伺机而动，因此风险规避与控制，是企业经营发展中必须具备的能力，也是在竞争激烈的市场环境中站稳脚跟的基础保障。需要将风险管控，作为内部控制的关键要素之一，为其工作流程的有序开展打好扎实基础。

（三）内控运行质量的控制

实施内控管理的主要目的，就是对企业各项工作流程实施管控，准确找出各部门与经营活动之间存在的缺陷与管理弊端，分析具体形成原因，并提出相应的改善措施，保证内部控制工作的完善与可靠。在此期间，内控管理运行过程中的流程控制将至关重要，如果软件企业不能做好流程追踪与控制，将会使内部控制整体工作陷入混乱、无序，不但会影响最终工作效果，还会在一定程度上限制软件企业的蓬勃发展，因此工作执行期间的质量管控，是保证内控管理效率的有效手段。同时，内部监管与企业运营体系两者紧密相连，定期开展严谨规范的内部监督，对内部控制工作进行客观评价，制定监督执行报告，可以使内部工作更加规范，带领软件企业的内部控制逐步走向科学化、完善化发展道路。

三、软件企业开展内部控制的实践策略

（一）营造良好的内控环境氛围

首先，内部治理结构的建立与完善。该结构属于企业内控管理的上层建筑，起到十分关键的引导与保障作用，与企业整体管理效率有着密切关联。基本上，现代企业的内部治理结构主要由企业领导干部、股东成员、经理层以及各部门负责人组成，主要负责内部控制工作的审核与决策制定，保证内控管理的科学与合理性[3]。在实践中，作为企业的掌舵者，领导干部及其他层级管理人员，应注重自身能力水平的提升，积极学习先进的管理思想与方法，形成良好的内控管理意识，在制度与方法的双重保障下，将内部控制准确落实到企业各个细小环节。必要情况下，可以考虑外部监理人、董事的聘请，以便更好开展统筹业务，为目标实现提供保障。

其次，加强文化建设。软件企业应借助文化的软实力，着重加大内部文化建设力度，具体包括：企业精神、价值观念、发展使命等，并落实配套的考核与奖惩机制，营造良好的内控环境氛围，增强员工对企业的信任度与认可度，有效规避大量技术人才流失，进一步夯实企业人才基础，推动内控工作的准确落实。

最后，强化部门联动配合。部门与人员在内控管理中占据着重要的地位，他们的态度将直接影响最终工作效果。为此，软件企业应严格遵循“业财融合”管理观念，要求财务部、业务部、审计部等职能部门保持密切交流，建立长效沟通机制，定期针对内部控制问题展开业务探讨，准确传达部门内控执行情况与成果，向其他部门分享实践经验。同时，各部门要充分发挥协同效应，配合内控管理人员完成各项数据信息的搜集、分析、整合与处理工作，保证企业经营情况的真实体现，以便采取有效手段及时进行优化处理。

（二）增强软件企业内控风险防控能力

正如文章上述所讲，内控风险是开展内部控制中不可忽视的重要一环，软件企业应提高重视程度，建立健全的风险管理体系，对企业运行风险实施评估与应对。具体来讲，软件企业需要落实风险预警机制，对各部门的实际运行情况进行监管，主要内容分为：软件开发、生产制作、系统维护、人力资源、客户服务等等，一旦发现各环节存在风险隐患，立即通过风险预警机制发动预警信号，在财务部、业务部、项目部与审计部的协商下，找出风险形成原因，并采取相应手段及时纠正处理，能够有效提升企业的风险管理水平。同时，软件企业还应积极引进先进的风险管控方法与信息技术手段，对业务活动中可能存在的风险隐患进行识别与分析，提前制定风险防治措施，最大限度降低风险的出现概率，将风险扼杀在萌芽阶段。

（三）严格把控内控执行质量关

为取得更理想的内控管理效果，避免“重管理，轻执行”现象的出现，软件企业应突出内部审计的职能所在，对内部控制执行过程进行跟踪约束，准确找出内控管理弊端与缺陷，及时改进，防止问题进一步扩大。在实践中，应设立独立的审计部门，配备专业的审计人员，创新审计工作思路，不再以传统业务、财务收支审查为主要工作形式，而是注重二者与内部控制的均衡发展，明确设定内控审计程序，认真梳理工作内容，形成正确的内控审计思路[4]。审计人员应恪尽职守，保持严谨、公平的工作态度，充分考虑企业发展战略与内控目标，结合自身工作经验，制定具体审计方案，充分发挥自身监管作用，强化软件企业财务收支、业务流程、内控执行以及其他经济活动的监督管控，确保满足实际发展需求。此外，软件企业应以现有信息技术平台为基础，建立信息化的内控审计监督模块，梳理工作流程，借助信息技术的优势，进行系统化的数据资源搜集与分析，开展数字化的审计监督工作。

（四）建立健全的内控管理体系

制度是治理之基，也是工作的保障，能够起到良好的保障作用，软件企业应加强制度建设，全面推动内控管理工作的有序进行。

首先，立足于实际，结合企业发展战略，充分考虑各部门的实际经营情况与发展需求，建立完善的内部控制管理制度，明确规范工作流程，并落实配套的岗位责任制，将内控职责准确划分至个人，在多种制度的多重保障下，促使各部门及人员清晰了解自身职责所在，进而严以律己，认真履行工作职责，构建良好的内控管理氛围，不断提高内部控制的科学性、规范性。

其次，为充分发挥内控管理的实践价值，软件企业应明确控制目标，梳理工作关键点，着重加大检查力度，查看是否存在管理漏洞或缺陷问题，及时采取有效手段进行优化与改进。同时，落实不相容岗位分离制，对于重大经济活动或业务领域，应在每个岗位安排2名或2名以上的人员，严厉杜绝滥用职权、违规操作现象的出现。优化法人治理框架，充分发挥审计部门的职能，对内部控制工作实行与落实情况进行追踪管理，推动财务内控工作执行到位。

最后，强化资金与成本管控。加强资金筹集、调度、配合和使用管理力度，明确资金各流程的管理标准，严格遵循相关的规章制度进行资金使用，保证资金的运转速度，为各项运营活动提供有力支持。在开展成本管控时，应着重加强对人工成本、软件开发、生产技术以及大型电子设备等成本的控制，秉承“因地制宜”的理念，根据实际生产情况，合理规划各项成本费用支出情况，尽可能减少不必要的成本费用支出。

（五）适当引进信息化管控手段

伴随着科技的不断发展，社会中多种信息技术手段层出不穷，为居民生活与企业办公带来较大便捷。在新时代发展背景下，软件企业应与时俱进，积极创新内控工作模式，适当引入全新的信息技术软件，对企业内部实行智能化、数字化的管理工作，保证最终工作效果。例如：通过ERP、云计算、大数据等技术手段，搭建信息化内控管理系统，并将子系统渗透至各个部门，便于各部门的在线业务交流，实现跨系统、跨部门的信息共享，将各部门的具体情况，通过信息系统准确传达至管理人员[5]。在内控系统内增设财务信息、业务信息、审计信息、资金流动以及人力资源等多种信息模块，内控人员只需操作信息系统，便可一键查询各部门的业务情况与具体信息，由此开展信息分析与处理工作，形成电子信息报告，一式两份，一份自留交由领导审核，另一份自动留存至平台数据库中，方便后期的查阅与审核，在保证信息资料安全的同时，提高传递效率。在此过程中，软件企业应定期进行内控信息系统维保工作，落实配套的规章制度，并设置系统操作预警线，全面加大信息系统操作人员培养力度，使企业内部控制工作得到优化与完善。

（六）注重内部审计人员素质能力的提升

人员是工作的执行者、参与者，他们的能力高低将直接影响工作效果。要想保证内部控制的准确落实，那么人员素质能力的提升是十分必要的。在招收录用内部审计人员时，应在做好专业调查的基础上，要求审计人员手持从业资格证，具备良好的职业道德素养，熟悉操作信息管理系统，以更专业的态度投入到岗位工作中。针对在岗人员，软件企业应加大培训教育力度，定期对工作人员进行专业与素质教育，通过短期培训、在职培训、脱岗培训等多种方式，将更多专业的理论知识与实践技能输送至工作人员，适当开展职业道德教育，促进工作人员专业水平与职业道德的共同提升，形成“爱岗敬业，遵纪守法”的工作精神。在必要情况下，可以适当落实员工技能考核与奖惩制度，端正其工作态度，并引导内控工作朝向电算化方向发展，使内部控制更加合理、高效。