如何做好公路工程建设项目档案资料管理

胡晓明

临朐县公路事业发展中心 山东 临朐 262600

引言

众所周知，公路工程建设过程存在较强的复杂性和系统性，涉及的施工工序、施工人员和施工设备较多，并且工程建设过程中极易受到施工周边不确定因素的影响。与此同时，伴随着社会经济的飞速发展，中国公路工程项目的建设需求和建设规模日益壮大，使得现阶段工程项目档案管理工作面临严峻的挑战。在现阶段，虽然大部分的中国公路工程项目建设企业已经认识到了档案管理工作的重要性，但是仍然存在部分公路工程建设企业缺乏对工程档案资料管理的关注，导致公路工程建设项目档案资料管理工作，难以与建设项目实现同步验收，最终难以发挥档案管理工程项目档案管理工作的监督和指导作用。为此，新时期中国公路工程建设项目企业应该充分认识档案资料管理工作的重要性，并结合工程公路建设项目实际情况和建设要求，不断优化完善档案管理工作，进而促进优化提升档案资料管理的水平和质量。

1 做好公路工程建设项目档案资料管理工作的重要性

1.1 为公路行业提供科学的管理依据

针对公路工程建设项目工程投资规模大、施工周期长、施工工序繁杂的情况，做好公路工程项目档案资料管理工作，并将公路建设项目档案资料管理工作贯穿于公路工程建设项目的全过程中，将会在公路工程建设项目组织竣工验收、施工设计及日后的运营管理方面，发挥着重要的数据参考作用和监督作用[1]。做好公路工程建设项目档案资料管理工作，一方面，通过在档案管理过程中系统完整地记录参建人员的笔记、声音及相关人员的印章、签字等原始真实资料，能够为后期各方合法权益维护提供翔实的证据；另一方面，建设项目档案管理是人们辛苦劳动的成果，能够为工程竣工验收、施工设计和后期的公路工程项目运营管理和养护提供科学的历史数据和参考。

1.2 为工程矛盾的调解提供切实可行的依据

公路工程项目档案，作为记录公路工程建设项目全过程的翔实、原始的工作记录，一方面，当施工方与业主发生矛盾时，管理人员通过查阅原始施工记录以及检查记录等档案信息，提供真实可靠的原始数据，有利于在维护各方合法权益的基础上，促进调解工程矛盾；另一方面，档案管理人员通过详细比对、整理工程项目档案信息，深入分析行业发展过程中体现出的各类问题和弊端，并能够提出针对性的应对措施，有利于工程行业健康可持续发展。

2 公路工程档案特点

一是专业技术性强。众所周知，公路工程项目建设过程中涉及机械、桥隧、建筑设计等方面内容，并且施工过程中施工工序繁杂，施工周期较长，所以公路工程档案作为记录公路工程建设全过程的相关数据的工作，具有较强的专业技术要求，属于科技档案。一方面，公路工程档案中涉及建筑设计、桥隧等多专业和学科方面的内容；另一方面，涉及的主要工作对象除了公路工程建设和管理等多个方面。

二是必须完整成套。公路工程档案贯穿于公路工程建设的始终，能够直观地反映出公路工程建设全过程中各参建单位、各施工人员、施工工序、施工工序方面的原始数据记录资料[2]，使得公路工程档案工作应该与项目建设过程中投资、立项、施工、竣工，以及各项专业内容配合成套、有机联系，并形成一个完整的体系。

三是可以现实利用。作为科技档案之一的公路工程档案，首先应该兼具一般档案的一般特性。所以管理人员可以结合原始的公路工程建设过程中的相关资料和凭证数据信息，并将其转化为现实生产力，有利于促进提升工程建设的质量，进而促进实现公路工程企业经济效益最大化。

四是经常重复利用。公路工程档案作为重要的工程项目建设的原始记录和数据信息资料，不仅能够在工程设计、施工、竣工验收等方面发挥重要的参考作用，而且能够为后期的公路维护管理扩建过程中提供重要的数据参考依据。因此，工程档案是需要经常反复利用的。

五是形式多样，数量庞大。众所周知，公路工程项目建设过程中涉及机械、建筑、勘探、设计等方面的多家单位进行联合建设。为此，公路工程档案管理过程中记录的文件、文字、音像等原始记录，往往涉及诸多领域的诸多单位，档案管理过程中需要根据不同的类别分别进行收集、整理、归档工作，这就使得公路工程档案具有形式多样的特点。

3 公路工程建设项目档案管理存在的问题

3.1 管理制度有待完善

现阶段，随着社会经济的飞速发展，公路工程建设施工周期和施工规模日益壮大，使得档案管理过程中的资料收集工作难度增加。与此同时，在实际的档案管理工作开展过程中，由于档案管理工作贯穿于公路工程项目建设始终，再加上部分公路工程建设项目档案管理开展过程中缺乏完善的档案管理制度规范，导致实际的档案管理工作难以有效有序开展[3]。

3.2 信息化建设步伐滞后

随着互联网技术的不断深化，数字化建设已经在各行业领域内发挥了重要的作用，公路行业同样也不例外，工程项目的顺利建设需要现代化信息技术的大力支持，项目档案资料的管理更是体现得尤为突出。要求积极构建、持续完善档案资料管理信息化系统，促使信息技术作用的充分发挥，这对于提升公路工程建设项目档案的管理质量和效率将发挥重要的作用。但是在实际的公路工程建设项目档案管理过程中，由于建设工程项目企业关于档案管理信息化建设主要依赖于相关信息化设备和技术作用的有效发挥，而实际上信息化建设步伐过于缓慢，最终导致整个工程项目档案资料管理信息化程度不足。

3.3 队伍综合素质参差不齐

公路工程建设项目档案作为专业档案的一种，要求相关管理人员具备多个领域专业知识，只有这样才能够满足当前建筑工程项目档案管理工作的要求。在实际的工程项目档案管理过程中，兼具两种专业水平的综合性档案管理人才数量少之又少，整个队伍工作人员综合素质参差不齐，难以适应当前公路工程建设项目档案管理工作的实际需要。

4 公路工程建设项目档案资料管理完善措施

4.1 制定档案管理规划

制定科学合理的公路工程建设项目档案资料管理规划，不仅能够确保档案管理工作有效有序开展；而且能够规范管理人员的管理行为，有利于增强档案管理的实际质量。在实际档案管理规划制定过程中，首先，为了提升档案管理的效率和质量，档案管理人员应该严格遵循整齐、完备、有序的管理原则，结合项目档案管理要求及档案法相关法律法规，科学合理地制定档案管理规划方案；其次，为了确保公路工程档案信息管理工作的全面性和科学合理性，还应组织专业编制人才实施项目档案资料信息的整理和管理，详细规定档案整理工作要求。

4.2 保证信息资料的真实性

对于公路工程建设项目档案资料管理工作来说，最为关键的一点就是要保证资料内容的真实性和可靠性，只有这样才有管理的价值和意义。具体需要注意：首先，针对项目档案资料的收集过程，必须要严格坚持实事求是原则，保证资料信息能够对工程具体建设状况做出真实的反映；其次，档案管理工作人员应该充分利用“三通”式的管理模式开展管理工作。在工程建设之前，明确提出档案管理要求，并在工程竣工验收阶段做好档案收集整理的检验工作，进一步确保信息资料的真实性[4]。除此之外，档案资料内容各项数据信息的记录时间跨度必须和各分项工程实施时间完全统一，同时还要做到对事件发生地点、时间和具体过程的准确详细记录。

4.3 严格管控交工验收工作

为了确保公路工程后期开展合同决策过程中充分发挥档案信息资料的重要参考作用，在公路工程交工验收阶段，保证各项验收数据信息的科学性与准确性同样非常重要。在公路工程交工验收环节，要求工程技术人员和档案资料管理人员相互之间做好良好的沟通与协商，并在此基础之上对竣工图进行严格审查，及时发现其中存在的问题，并做出针对性的整改处理，实现对交工验收工作的严格管控，保证验收成果。

4.4 充分利用互联网技术

现如今全球都已经全面进入到了互联网时代，给各大行业发展带来了巨大的冲击，但我国目前公路工程项目档案资料管理领域的信息化建设步伐依旧较为滞后，档案资料管理人员应基于实际情况，充分利用互联网及信息技术应用优势，不断建立健全一系列档案资料管理制度和举措，保证档案管理成效。首先，借助“互联网+”技术开展项目档案资料信息化管理，利用信息技术实现对各项数据信息的快速收集、整理与分析，并第一时间找到其中存在的问题，并做出整改处理，不断提高档案资料管理效率，保证最终管理质量满足相关标准和要求。其次，促使项目档案资料管理人员职能的有效发挥[5-6]，构建完善的档案管理体系，在符合有关法律法规要求前提之下，在合同中对各方的具体权利、责任及义务做出明确规定，尤其是档案质量管理权属问题更是必须做到明确详细，为档案资料管理工作的有序顺利开展奠定良好的基础保障。再次，综合考虑各方面实际情况，构建科学合理的奖惩责任制度，将大家的工作积极性充分挖掘出来，将每个人在自己工作岗位上的价值发挥到最大，对于工作中表现积极的人员可以给予适当的奖励，物质或者精神，反之则应做出适当的惩处，有效提升档案管理成效。

4.5 构建完善的协作机制

由于公路工程建设项目建设周期较长，涉及建筑、审计、设计等各个单位协同工作。为此，档案管理人员开展管理工作的过程中，同样也需要各个项目部门配合档案管理人员协调运作，才能够促进提升档案管理的实际质量和效率。在具体的构建协作机制的过程中[7-8]，首先，公路工程项目档案管理人员应该在正确开展文件资料立卷工作的同时，善于发现、总结并解决问题；其次，档案管理人员还应该积极运用互联网技术，定期组织现有管理人员参加互联网技术与档案管理工作相关的培训会，帮助管理人员转变管理理念，从而促进提升整个公路工程项目档案管理队伍的综合素质，进而全面提升档案管理的质量和效果。除此之外，需要注意的是：在构建协作机制的同时，档案管理人员还应该时刻注意收集相关资料信息，尤其要注重收集和管理涉及的各项目单位的原始数据信息资料。

5 结束语

总之，随着公路工程建设项目的建设规模和建设需求不断增加，公路工程建设项目档案资料管理工作难度也随之剧增，如何在新形势下有效提升公路工程建设项目档案资料管理工作质量和工作效率，已经成为当前公路工程建设项目企业关注的焦点。为此，公路工程建设项目相关企业应该遵循现有的法律法规基础上，科学合理地运用互联网技术手段，持续创新完善项目档案资料管理举措，为公路行业的持续发展提供可靠的支持。