运用信息技术提升企业应付账款管理水平

闫花方 开滦（集团）有限责任公司物资分公司

大部分企业在经营过程中都会以经济建设为中心，会着重考虑如何节约经营成本、提高经济利润的问题。这就涉及对资金收支过程进行动态化管理的环节，需要合理做好财务数据的收集、整合和核算等工作。基于此，本文主要以应付账款的管理任务为例，介绍工作中常见的难题，研究如何运用信息技术来优化工作思路，提升工作质量及效率，最终目的是带动企业的经济可持续发展。

一、企业在应付账款管理环节常见的难题

（一）业务与财务处理方式的一致性问题

应付账款是会计基础核算工作中的一个科目，主要用于核对企业在采购物资、支付劳动报酬时，款项实际支付和账目信息的记录情况上是否存在时间、数额上的差异。结合实际工作情况来看，目前最常见的问题就是：企业在工作进程中可能会出现业务工作和财务工作没有及时对接的情况。而且，管理者没有使用统一的管理方式完成基础的业务和财务处理任务，不仅会出现信息滞后性的问题，还会因为信息不对等、存在信息误差等情况，制约应付账款管理工作的稳步开展。此外，不同财务人员在工作时使用的工作方法存在差异、工作思维方式也有所不同，在参与支付业务的前期、后期管理工作时，会因为处理方式不一致而影响信息的准确性。实际上，这些信息将为后续的资金分配管理和项目决策提供参考，如果不能及时找到解决问题的方法，将无法顺利实现企业的经济发展目标。

（二）企业项目管理方案的合理性问题

在全面落实企业应付账款管理工作时，现阶段各个企业经常会遇到的问题是：项目管理方案不科学、不合理，没有设置专门的管理模块，没有使用现代化理念、技术方法来处理工作问题，将极大的增加企业内部的经济管理难度。主要问题是工作效率比较低、员工日常工作任务量加大。据了解，为了适应时代发展要求，目前很多企业都会积极推广使用会计电算化技术，并引进了ERP 系统。但由于系统没有更新，员工的工作观念过于传统，仍然在使用以往的项目管理方案来解决问题，无法满足资金核算要求，不能根据实际情况生成台账，容易在工作中出现疏漏，这是企业新时期在经济发展阶段中要关注的重点及难点问题。

（三）付款凭证之间的连接紧密性问题

基于各个企业都在研究如何提升应付账款管理水平的问题，应要求财务管理人员围绕着资金支付流程找出每个工作环节中潜在的风险，分析引发风险的原因。据了解，在处理资金支付问题时，应按照规定开具付款凭证，凭证上要标注清楚付款的具体时间、金额、经办人信息和实际的款项用途。但是，现阶段的实际问题是：在推广信息技术的过程中，由于付款凭证与支付令之间的衔接不紧密，导致财务管理工作效果不理想，比较容易诱发经济安全隐患。这是因为支付令是保证资金支付安全的有效渠道，然而目前的付款凭证与支付令之间仅靠财务人员的单向连接。这说明现阶段的支付管理方案不科学、不合理，需要及时展开创新研究工作。

（四）票据管理工作的专业化程度问题

企业在具体进行应付账款管理工作时，应将工作重心放在对票据的管理环节上。一般要识别票据的真伪，并进行分类管理，注意规范财务人员的工作行为。但由于目前的票据都是以纸张为载体，在清点票据时，需要安排工作人员手动翻找票据，会增加工作任务量，工作效率得不到有效的提升。而且，一旦纸质票据表面字迹模糊、纸张破损或丢失，都无法为应付账款的核算工作提供真实、完整的数据作为支持。针对这个问题来说，如何掌握信息技术的灵活应用方法，将纸质票据以数字化的格式存储在计算机系统中，就成了企业财务管理环节的一项核心任务。但这项工作存在一定的难度，需要企业提供资金、技术、人力资源的支持，才能达到良好的工作效果。

二、企业运用信息技术提升应付账款管理水平的基本原则

在规范化的开展企业内部的应付账款管理工作时，如果决定推广使用信息技术，应当严格遵守以下几项基本原则：

（一）遵循合法性原则

企业使用信息技术来处理应付账款的管理问题时，应确保工作具备规范性、合理性、可行性的特点。这就需要优化工作流程，建立完善的管理机制，将财务管理工作与内控机制融合起来。并应当严格遵守合法性原则，关注国家出台的新经济管理条例的内容，及时对基层财务工作者进行普法教育，增强其法律意识，要求其在法律允许的范围内学习信息技术的操作方法，引进会计信息化技术，进行财务数据的自动化、智能化管理。最终科学完成对财务数据的整合任务，提高工作效率和质量。另外，应将法律制度内容与企业内部的控制机制融合起来，提高管理工作的权威性。这样才能从根本上降低应付账款的管理难度，跟上时代的发展进程，进而带动企业的经济稳步发展。

（二）遵循适应性原则

不同企业的经营规模、经营范围存在差异，适宜使用的财务管理方案也有所不同。如果一味的借鉴其他企业的管理方案，将会影响工作的开展效果。基于此，企业在推广使用信息技术进行财务管理工作之前，应要求财务人员能主动总结工作经验，分析现行工作方案的优缺点，合理优化工作思路。关键要在工作中严格遵循适应性原则，结合工作经验分析目前的实际工作要求，找到财务工作的开展方向。在此基础上，从众多工作方法中选出最适宜的一种方法，这样才能最大化发挥应付账款管理工作的价值作用，规避企业的经济运行风险。这就涉及组建专业人才队伍，提高财务部门综合工作素质及能力的问题，需要企业引起重视。

（三）遵循经济性原则

结合时代的发展情况来看，同类型企业之间的市场竞争更加激烈。而各个企业的基本发展目标就是提升自身的经济效益，因此，为了能提高市场竞争地位，解决经济发展难题，很多企业在运用信息技术处理应付账款的管理问题时，会考虑设置经济指标，安排财务人员参与内部的管理工作。这需要严格遵循经济性原则，从经济管理的角度分析问题，找到最大化减轻财务核算压力，减少人力、物力投入量的方法，合理节约经营成本，推动经济的稳步发展。通常在决定以此为标准筛选合适的计算机软硬件设备后，注意选拔高水平的财务人员，科学分配工作任务，才能真正达到良好的财务管理效果。

三、企业运用信息技术提升应付账款管理水平的具体思路

（一）应编制科学合理的账务处理规则

企业在转变工作思路，引进新的工作方法时，应结合具体工作情况和财务发展需求，编制配套的管理机制，给出明确的管理指标，为流程化的完成财务管理任务提供制度保障。以目前存在的业务和财务处理方式不一致的问题为例，在内部管理制度中融入财务管理的相关要求，并借助信息技术开展业财融合管理工作。这需要先完成内部组织结构的建设任务，及时找出各部门的基本工作职责，分清员工的本职工作任务与应付账款管理任务之间的差异，还要找出二者的关联性，将新给出的财务处理规则作为绩效考核的一项标准，围绕着企业资金支付过程进行全面、严格、有效的管理。比如，使用频率较高的技术方法就是构建SAP 系统，可以设置一个代码。同时，包含供应商的整个主数据、单位名称、银行账号、付款账期等。在处理应付账款的数据信息时，还可以通过该系统自动记录付款时间、付款方式和实际付款情况。除此之外，在基层工作人员与财务人员沟通时，应建立网络沟通渠道，确保信息数据的及时传递，并应设置相互监督管理机制，确保新的财务处理规则能够落到实处。

（二）应科学增设新的项目管理模块

使用信息技术处理应付账款管理问题时，企业大多会首选业财融合管理的方式，这需要构建专用的网络管理系统，通过分设不同的项目管理模块，对财务数据信息进行精细化的管理。这是处理企业项目管理方案不合理问题的有效方法，关键是要按照新会计准则给出的财务数据分配标准，完成对财务报表的制作任务，从中确定哪些数据信息要整合在一起，完成对数据库的建设工作，希望能永久存储财务信息，方便在后续需要使用数据进行财务核算工作时，可以随时调用这些信息，发挥数据的使用价值。另外，要增设新的管理模块，就要围绕着企业的产业经营类型分析日常业务工作的基本流程，专项设置内部审核模块，规范化的开展对财务数据信息真实性、完整性的线上审核任务，避免由于数据失真的问题而增加应付账款的管理难度。

（三）应优化资金的支付管理方案

财务人员在负责进行应付账款的管理工作时，应合理找出支付令与付款凭证之间的关系，通过提高二者之间的连接紧密性，来优化资金的支付管理方案，实现对资金安全的全过程监督管理目标。针对这个要求，首要任务就是将支付令和付款单据一一对应，还要提前规划财务管理工作方案、简化工作流程，避免出现重复性的工作项目而影响工作效率。与此同时，应从支付令的管理角度出发，使用支付令完成对报账单的支付管理任务，并通过信息技术自动化完成对相关数据的绑定处理工作，减轻资金支付管理压力，降低工作难度。最后，应引导财务人员展开创新研究工作，注意及时反思工作中的优缺点，找到人才的创新发展方向，为其提供工作能力的培训渠道，全面提升其创新意识及能力，确保其具备使用现代化工作思维、技术、工具进行资金支付管理工作的能力，以此来适应时代的发展要求，有效带动企业经济的又好又快发展。

（四）应借助信息技术生成电子财务票据

具体运用信息技术时，企业应定期根据计算机行业的发展情况进行财务管理系统的升级处理，关键要以保证网络信息的存储、传输安全为核心任务，引进安全防御技术。并应从提升应付账款管理效率的角度出发，给出具体的财务管理计划。比如，针对人工处理票据速度慢的问题，可以通过计算机软硬件设施将纸质资料转换成电子资料，在网络上集中通过大数据技术识别每张票据之间的共性特征和个性特征，自动完成分类存储任务。在后续工作环节中，工作人员还可以通过使用信息检索功能，在技术支持下快捷的查找出需要的票据，方便结合票据信息顺利解决财务数据的核算难题。

（五）应合理落实风险评估管理工作

在会计信息化建设过程中，企业为了保证资金支出安全，会在支付资金之前进行风险评估。这就需要安排会计人员使用信息技术构建内部的风险评估模型，侧重点是收集相关的工作资料，判断哪些因素会引发资金支出风险，并综合评估风险等级，预估风险发生的时间节点，提前给出相应的应急管理对策，为科学规避、转移、消除风险奠定坚实的基础。基于此，企业应当积极将财务会计转变成管理会计，并完善计算机基础设施。还要给人才提供学习和交流的渠道，方便让人才之间相互沟通，分享风险管理经验，以此来启发工作思维，找到创新和优化现行财务内控管理方案的可行对策。据了解，企业的风险来自于两个方面，一个是内部风险因素，另一个是外部风险因素。为了让企业能掌握应对财务风险的方法，还要及时调整会计工作环境，从绿色会计环境建设的角度出发，结合时代发展要求，设定战略发展目标，以此来保证各项工作的可持续开展。

四、结语

企业在处理应付账款的管理问题时，应严格遵循合法性、适应性、经济性原则，合理设置财务处理工作的规则，对工作展开定量、定性管理，保证整个财务处理过程所使用的核算方法一致，并要为业务工作人员和财务人员之间建立有效的沟通渠道，确保工作信息的及时传递。同时，应建立专用的会计信息化管理系统，合理根据工作需求增设新的项目管理模块，并要进行资金支付管理方案的自动化、智能化处理工作。这要求财务人员具备创新意识，能掌握信息技术的灵活应用方法。而企业也要及时完善计算机基础设施，宣传信息技术的重要价值作用，最终目标是科学规避财务风险、提升应付账款的管理水平。