辽宁秋实城乡建筑设计公司合同管理系统的设计与实现

张 蕴

（作者单位：锦州开放大学）

我国对项目管理和企业信息化的研究起源于20 世纪80 年代。随着改革开放不断深化，我国越来越多的企业实现了自主化管理。为了寻找一条更好的生存和发展道路，部分企业引入了国外的一些研究成果和管理方式，开始着手对项目管理和企业信息化进行研究。

在该背景下，国内一些大型软件企业（如东软、中软等）的发展方向逐步变为开发适合的项目管理软件。随着软件开发速度不断加快，这些企业对管理工具性能的研究已经能够完全满足软件应用企业的需求。目前，国内软件企业开发的应用系统多是面向大型企业单位的，软件复杂度较高，价格贵，中小型企业一般难以承受。因此，开发一套符合辽宁秋实城乡建筑设计公司生产实际的合同管理系统尤为必要。

一、系统设计

通过分析辽宁秋实城乡建筑设计公司的具体需求，笔者采用VB 和 SQL Server 2000 数据库系统进行开发。

辽宁秋实城乡建筑设计公司项目管理系统中存在大量的合同内容，这些合同内容经常被查询、修改，因此，需要利用相关手段进行管理。合同管理模块就是为了提高合同管理的规范性和合理性而设计的，笔者为合同管理模块设计了3 个子功能，即合同输入、合同修改和合同审核。根据辽宁秋实城乡建筑设计公司合同管理流程，合同项目管理覆盖合同信息登记、合同信息完善和合同结题全过程。

（一）合同管理模块的设计

在合同管理模块中设计了合同输入、合同修改和合同审核三个子功能，每一个子功能都提供了一系列服务。

合同输入功能为用户提供合同信息输入的方式，本系统设计了合同录入和合同导入两种工作方式。具体操作如下：合同录入功能是指用户通过创建合同进行合同信息录入，系统为用户提供了不同的合同模板，不同的合同模板需要录入的内容有所区别，这种模板服务方式极大地提高了系统的适用性；合同导入功能是为用户提供一种高效便捷的合同信息输入方式，在该工作模式中需要用户预先将合同信息按系统输入文件的要求进行格式调整和设定，也适用于从合同系统导出的内容经过修改后再导入合同系统，这种方式可以满足用户批量输入的要求。

合同修改功能为用户提供合同相关信息的修改工具和方法。在合同修改功能中，要对合同相关信息进行分类，将其分为可修改、不可修改和有条件修改三类。具体操作如下：对于合同唯一编号或标识的内容设置为不可修改内容，对于合同有直接影响的数据设置为有条件修改内容，对于合同信息中的常规信息设置为可修改内容。针对不同的信息采用不同的管理方式，可修改内容可以由业务部门直接进行修改，有条件修改内容需要对修改人员的权限进行严格的审核才能进行修改，不可修改内容在该合同的生命周期中是不允许修改的。所有信息在修改后需要经过审核才能生效。

合同审核功能是对创建的合同、修改的合同进行审核，使其成为可以使用的信息。具体操作如下：在合同创建后，其并没有直接变成系统中可以使用的信息，需要经过管理人员使用审核功能对其进行审核后才能使用。审核功能为用户提供进行合同信息浏览、合同内容质疑和合同审批的功能，一份创建的合同只有通过审核后才能正式进入合同系统并流通。

（二）合同管理模块的实现

1.合同输入功能的实现

合同输入部分设计了合同录入和合同导入两种工作方式。对于合同录入的工作方式，用户需要选择合同类型，在系统中预先审定合同格式，系统根据用户选择的类型生成合同格式。生成合同格式后，用户需要填写合同内容。合同内容由两部分构成：一是合同的具体内容，如合同编号、合同服务项目编号、合同涉及部门、合同金额、合同正文等；二是合同的登记信息，如合同签约人、项目所在区域、区域负责人、合同部门审核意见、经理批示意见等内容。用户填写完合同内容后，系统对合同内容进行检查[1-2]，主要检查合同内容是否满足要求。在检查过程中，对于不符合要求的数据，系统将产生修改意见，提示用户进行修改。在检查通过后，系统将该合同进行存储，等待审核，审核通过后才能正式进入系统以供使用。对于合同导入的工作方式，需要对导入文件进行格式化处理，即按照一定的格式将合同文件进行调整，使其适合本系统导入的要求。

在合同输入功能中，为了能够对合同信息进行全面、合理的管理，要根据合同内容对其进行详细分类，然后对合同内容进行输入。合同输入主要包括合同内容、合同付款、合同设备和合同纳税4 个界面。用户可以在不同界面间自由切换。辽宁秋实城乡建筑设计公司主要是对建筑工程项目进行管理，所以需要用户在合同内容界面填写合同内容的相关信息；在合同付款界面填写合同币种、金额、款项等内容；在合同设备界面填写合同所涉及设备的相关内容，如合同设备的种类、数量、体积、供货商、产地等；在合同纳税界面填写与纳税相关的信息，如纳税的类别、纳税金额、纳税期限等[3]。

2.合同修改功能的实现

合同修改功能是为用户提供对合同相关内容进行修改的方法。合同是开展业务的重要依据，因此为了保证数据的安全性和可靠性，不允许普通用户进行合同数据修改，需要具有管理员授权的用户才能修改。普通用户登录后没有修改合同的功能菜单，管理人员登录后将显示合同修改的功能界面。为了保证数据修改的可信性，在使用合同修改功能时，用户需要再次提供合同修改密码，密码审核通过后才能修改，在3 次密码输入错误后系统将锁定合同修改界面，需要权限管理人员解锁后才能使用。为了保证合同修改的可靠性，系统对合同修改前和修改后的信息进行存储，并对修改操作进行记录，在用户对合同内容进行修改后，需要经系统管理人员再次审核后才能被使用。

在本功能中，系统向具有访问权限且通过了系统二次密码认证的用户提供合同修改界面。用户选择不同的合同进行修改，对合同的修改分两部分进行：一是合同的具体内容，该部分中的内容大部分是可以修改的，在用户修改此部分内容时，系统对不可修改内容进行提示，如合同编号、合同生成日期等，合同编号是在创建合同时由系统自动生成的，因此不能修改，它是合同在本系统中存在的唯一标识，对此内容进行修改时，系统将弹出不可修改的对话框；二是对合同登记表中的信息进行修改，这些信息大部分是不能修改的。对上述两部分信息进行修改后，被修改的内容并不能直接应用于系统运行，需要等待系统的审核，只有修改的内容审核通过后才能应用于系统。

3.合同审核功能的实现

合同审核功能是对新建的合同和修改的合同进行审查。根据辽宁秋实城乡建筑设计公司的业务特点，将审核的合同分为两类：一类是只由合同审核部门就能完成审核的合同，该类合同称为基础合同；另一类是由合同审核部门和经理共同完成审核的合同，该类合同称为重大合同。其中，由合同审核部门完成的审核内容主要包括合同内容、合同条款，主要从合同合理性角度进行审核；由经理进行审核的内容主要是对合同的批示和合同大方向的意见[4]。

在本功能中，需要对用户权限进行区分。对于基础合同的审核，只能由合同审核部门的人员进行，其对内容审核完成后，需要给出审核意见，对审核未通过的合同，需要形成修改意见反馈给合同提起部门。合同提起部门根据审核部门的意见对合同进行修改后再次提起审核。对于基础合同，在审核部门审核通过后对审核内容进行保存。

4.部分代码

（1）合同输入功能的核心代码如下所示：

二、合同系统测试

（一）合同模块测试

在合同管理模块中，需要进行合同类型、合同样式、合同模板等基础信息的测试。首先在软件开发中提供合同基础数据，在用户使用合同管理功能前对数据进行初始化，然后根据测试需要填写合同类别和类型，最后根据合同模板设计进行考量，考量办法是利用公司的法律顾问来判定合同模板的合法性、完整性和严谨性[5]。

（二）合同模板测试

合同审核通过后才能作为正式的模板使用，如审核未能通过，需要按法律顾问提出的意见进行修改，直至法律顾问审核通过。在日常维护工作中，当需要对合同模板进行增加、修改、删除等操作时，也需要向法律顾问提交审核，审核通过后才能使用。

（三）合同测试后结果

第一，在同一时间段内利用不同的计算机对合同的不同请求命令进行操作，并能快速查询到指定的合同任务，确保了合同系统的稳定性。

第二，把辽宁秋实城乡建筑设计公司合同管理系统的设计应用到现实合同管理中，能够保证公司的业务正常运行，而且能够节约一定的人力和物力，因此本系统开发具有一定的现实意义。