我国高校电子文件管理整合探讨——评《“区域-国家”电子文件管理整合研究》

书名：《“区域-国家”电子文件管理整合研究》

作者：于英香

出版社：世界图书出版上海有限公司

ISBN：978-7-5192-4392-0

出版时间：2018 年4 月

定价：78 元

大数据时代需要整合多元化的信息资源，所以档案信息资源的整合是档案界多年来研究的重要内容，而电子文件管理整合是档案信息资源整合的重要推手，“区域-国家”电子文件管理整合为国家电子资源的全面收集、安全存储、有效利用提供多角度的实践探讨，也为各领域电子文件管理整合提供经验借鉴。在该背景下，深入探讨高校电子文件管理整合路径，实现高教领域电子资源跨区域整合，既可以丰富国家电子文件资源种类，拓展国家电子文件整合的广度，也将加速推进“区域-国家”电子文件管理整合的实施进程。

于英香等著、上海世界图书出版公司 2018 年出版的《“区域-国家”电子文件管理整合研究》一书对我国高校电子文件管理整合具有参考重要的作用。该书分上、中、下篇 13 节，首先，作者进行了理论探索，对国内外电子文件管理整合研究概况进行全面综述，分析了我国电子文件管理整合面临的挑战，全面揭示电子文件管理“区域性”与 “国家化”冲突，提出了“区域-国家”电子文件管理整合思想，即管理整合理念、管理过程整合、管理架构整合等。在此基础上阐明电子文件管理整合理论、方法、原则和路径。其次，作者运用 SWOT 分析法对我国电子文件管理整合进行分析，从宏观、中观、微观三个层面解构电子文件管理国家化的要素，进而构建了“区域-国家”电子文件管理整合三维框架模型，并从体制、组织、流程详细诊断电子文件管理模型各要素，再以国外电子文件管理合作项目为范例，确立电子文件管理整合中合作与技术的重要地位，还进一步分析了我国电子文件管理合作平台搭建的潜在忧患。最后，作者对我国电子文件管理整合策略从宏观、中观、微观层面进行总体设计，构建了整合平台，提出了我国电子文件管理整合途径，展望了我国电子文件管理的国家化前景。该书研究架构立体，理论工具多样，思维缜密，将电子文件管理整合思想和策略融入大数据时代背景，清晰地阐明了“区域-国家”电子文件管理整合的内涵，同时将整合的理论与实践紧密连接，增强了整合理论的实践指导性。

我国高校在档案数字化管理转型过程中，同样面临电子文件管理整合问题，因为在数据时代背景下，社会对高校档案的数字化利用需求越来越多，所以从区域到国家层面的高校电子文件管理整合，是高校档案人不可推卸的社会责任。而我国高校电子文件归档面临着区域性水平较低、区域性自发式归档试点、区域间不均衡发展等困局，将“区域-国家”电子文件管理整合思想融入高校电子文件管理整合，将使高校电子文件整合要素与国家层面达成统一，促进高校电子文件管理整合与国家相关行动统筹融合，对国家电子文件管理整合的系统化建设具有积极的推动作用。所以，高校电子文件管理整合是重要的研究课题，笔者基于重庆市教育委员会 2021 年人文社会科学研究项目“单套制与高校档案管理研究”（21SKGH369）和《“区域-国家”电子文件管理整合研究》一书相关内容，对我国高校电子文件管理整合的条件、原则、路径等进行探讨，以推进我国高校电子文件管理整合的进程。

一、高校电子文件管理整合的条件

（一）高校档案业务层面

1.高校档案数字化转型。数字化转型是实施高校电子文件管理整合的核心要件，这也是《“十四五”全国档案事业发展规划》对数字资源建设的基本要求。首先，从“增量电子化”入手，即推进高校电子文件单套制归档和电子档案单套制管理，这也是高校档案现代化建设的重要内容。其次，推进“存量数字化”进度，目前高校档案数字化程度参差不齐，区域间存在较大差异，高校应根据自身情况，以数字赋能目标为导向，整体推进档案数字化转型，为参与区域内外高校电子文件整合储备数字资源。

2.加快高校数字档案馆（室）建设。数字档案馆（室）的建设为高校数字资源的安全存储提供保障，也是参与区域内外高校电子文件管理整合的物质基础。高校档案机构可通过安装独立的服务器和存储器，同时开通局域网和公众网，并对学校档案管理系统进行多功能、多接口开发，为学校各业务部门电子文件单套归档和区域内外电子文件整合提供智能化场所。

3.档案数字资源利用服务平台的搭建。利用平台是连接校内各业务部门的通道，是学校档案利用服务对外延伸的窗口，也是学校参与区域内外高校电子文件整合的关口。高校应利用网络和各类电子终端设备建立数字资源利用服务平台，全面实现电子资源管理利用网络化的同时，还可迅速衔接区域内外高校电子文件整合系统。

（二）行政管理及制度层面

1.国家以及行业主管部门应从高校电子文件管理整合的全局出发，进行顶层设计，成立相关组织，出台相关政策。可在“国电联办”基础上成立高校电子文件管理整合相关分支机构，完善运行机制，全面协调整合行动，针对各区域、各层级高校电子文件管理整合的进度、质量、效果等状况，制定监督、评估、奖惩等措施，规范、引导高校电子文件管理整合行动。

2.上级部门还应分区域、分层级制定高校电子文件管理整合相关法规制度。因各区域高校电子文件管理状况不尽相同，整合的方式和进度也有区别，需视情况分而治之。应酌情对2008 年颁布的《高等学校档案管理办法》进行修订，参照《档案法》关于档案信息化建设相关规定，强化高校电子文件单套归档和电子档案单套管理行动。同时应制定配套的规范标准，对高校电子文件管理整合涉及的数据传输、接收、管理、保密、存储等技术，以及整合后，数据利用的权限范围及数据更新要求等进行规定，使高校电子文件管理整合内容及流程更安全规范。

二、高校电子文件管理整合的原则

（一）规范性原则。规范性是实现高校电子文件管理整合构想的重要准则，应将规范性原则嵌入各区域高校电子文件管理工作流程。这也是保证电子档案资源“四性”的内在要求，只有规范的电子文件才能有效利用，也才能达到高校电子文件整合的目的。

（二）渐进性原则。面对各区域高校电子文件管理差距，应遵循渐进性原则推进相关整合行动。可从高校电子文件管理先进区域进行试点，并从区域内高校电子文件管理先进的高校着手，逐步展开全国性高校电子文件整合行动。

(三)特色性原则。高校电子文件亦如其他行业电子文件，类型众多，对高校电子文件管理较有特色的类别，例如学籍档案进行整合，即可彰显高校电子文件管理水平，也可整体上优化国家电子文件资源质量，使高校电子文件整合重点突出、个性凸显。

三、高校电子文件管理整合的路径

（一）由顶层向下推广

我国西北、华南等区域高校电子文件管理水平较低，东北、华中、西南地区相关水平也不高，该类地区还未开启科技、财会、电子邮件、网页等类别的电子文件归档管理，如果在该类区域实施电子文件管理整合，无需或者较少改变该类地区的建设基础，只需重新确立或者增量改进，项目实施风险较小，推广也更加顺利。教育部联合国家档案局等相关部门制定政策、法规标准等，地区高校档案部门按照国家要求建立相应制度也较为容易，成本小，推广实施效率较高。

（二）由底层案例上升到国家层面，进而向下推广

我国华东、华北地区高校电子文件管理自发性试点较早，方法较为先进，特别是学籍档案、声像档案、科技档案的管理已有较为成熟的案例。例如，2021 底天津开放大学与天津市档案馆签署学籍档案共享利用协议，档案利用者通过天津市档案馆设置的民生档案远程服务平台，可查询天津开放大学移交至天津市档案馆的学籍档案，高效办理出征等手续。所以，可将该地区的实践案例上升到国家层面，只需底层总结梳理经验，顶层档案管理部门进行适当调整，形成符合国家层面的推行要求，便可从国家层面向下全面推广。

（三）进行区域合作，既带动底层又可上升为顶层再向下推广

由于我国区域经济状况和电子文件管理理念的差异，造成了区域间电子文件管理水平的非均衡化，高校电子文件管理水平也呈现出类似的区域性差异。可将区域电子文件管理水平较先进的高校进行整合，通过相似度接近区域高校的合作，总结经验，统一方案，使区域内高校推行电子文件管理的改良成本小，推行阻力也相应较小。例如，可以将“长三角”高校作为电子文件管理区域合作的试点案例，将该区域高校各类电子文件管理先进模式和管理方法进行总结，形成区域改良式整合方案，由于区域范围小，范围内电子文件管理发展程度相似度大，使该区域内其他高校修改成本低，推行阻力小。同时，该区域起引领作用的高校，带动区域内其他较落后的高校，很容易上升到顶层，进而向全国高校推广。

《“区域-国家”电子文件管理整合研究》一书对区域与国家电子文件管理整合的策略进行了深刻分析，为推动电子文件的科学管理、高效整合提供了思路和方法。我国高校电子文件管理整合与全国电子文件管理整合具有相似性和相通性。对高校电子文件进行整合可丰富国家电子文件资源内容，提升高校档案资源利用成效，以落实国家档案治理的根本任务。因此高校应顺应数据化时代趋势，以国家电子文件管理整合思路为指引，思考本行业电子文件管理整合方法，增强电子文件管理整合意识和整合能力，为融入全国电子文件管理整合做好充足的准备。