大数据背景下档案管理现代化探究

付贺 石新英 吴园园 关建辉 姜旭

关键词： 大数据 档案管理 现代化 信息技术 数据库 资源共享平台

档案管理现代化是档案管理人员充分利用先进的信息技术，按照规则要求对数字化档案的管理过程。大数据又称为巨量资料，数字化档案作为大数据的重要组成部分，采用大数据技术更能充分实现档案管理的价值。现阶段，人们通过使用云计算、分布式处理技术、存储技术和感知技术来展示大数据从采集、处理、存储到形成结果的整个过程。随着大数据技术的创新、应用，档案现代化管理水平的显著提高，档案信息利用效率也越来越高，因此档案管理人员要重视档案一体化网络的构建，通过信息平台完成资源的传递，突出档案数据上的优势，更好地了解人才发展情况，为经济增长提供基础数据参考，真实、准确、完整地为社会发展提供资源上的使用便利。

1 时代背景分析

2016 年9 月，全国档案馆工作会议上，国家档案局局长李明华指出，档案工作必须紧密结合社会需求来深化体制机制改革，以更好地满足社会公众对档案需求的多元化和个性化的特点，进而更好地服务于经济社会发展，发挥出应有的载体作用。

社会资本的加入为档案管理部门进行现代化管理提供了有力的经济保障，一些社会组织能够在软硬件方面提供保障，后期还可与档案管理部门加强合作，承担一部分新的档案工作内容，开辟新的服务内容和形式，以弥补一直以来档案部门在财政和体制上存在的不足。具体来看，一方面，社会资本的加入能够充分发挥其在融资和运营等方面的优势，提供充足的资金保障，快速解决建设成本问题，减轻档案部门财政压力，保证项目保质保量顺利开展；另一方面，能够充分利用社会资源做好沟通协调，维护好各方利益，增强资金利用效率，减少项目风险。由此，既实现了充分结合二者的优势，又为经济社会发展提供助力[1-2]。

目前，档案管理部门所拥有的档案资源相对较为充足，近年来，档案管理部门的档案资源规模一直处于上升趋势，面对规模更大的档案管理，采用科技创新方法进行管理已是大大势所趋。因地制宜，积极应用互联网、大数据、人工智能等先进的技术手段，以此推进档案数据化建設，建立档案数据库，完善档案搜检程序，对各类档案资料进行细致的收集、分类，及时更新数据库；对档案的管理设备和软件做到定期维护，快速有效地解决设备中出现的故障，实现管理软件的高速运行，以便对海量的档案资料进行专业而细化的现代化管理[3-4]。

职业人才培养方面。近年来，各地区档案管理部门都对档案管理人才培养方面予以高度重视，并积极采取措施开展人才培养。各地档案管理人员数量已明显增加，且规模上已经较为客观。档案管理人员的素养和责任意识的提高，各级部门有针对性地把日常档案管理作为一项重点工作常抓常讲常落实，根据现有档案管理人员培训需求，有针对性地组织培训，并采取了一系列措施对培训内容的吸收、应用等情况进行监督、考核，这就为现代化档案管理和科技创新提供了人力资源上的保障。

2 大数据背景下档案现代化管理的意义

档案数据详细准确地记录着各种活动和事件的成长历程，包含着文化价值，能更加全面、多角度地考量、评价社会的发展情况。因此，要重视档案一体化网络的构建，通过档案信息资源共享平台完成资源的传递，突出档案数据上的优势，更好地了解人才发展情况，真实、准确、完整地为社会发展提供资源上的使用便利。该举措有助于进一步丰富档案部门体制机制改革的相关理论，从而更好地指导档案管理部门着力开展综合性的改革和实践，以推进我国档案管理部门的工作能力水平得到显著提升，更好地满足社会发展的实际需求[5-7]。

从理论意义上来看，大数据背景下档案现代化管理的科技创新，能够让档案管理部门实现更为高效的供给，这也是适应当前我国经济社会发展新常态的必然要求。档案管理部门的科技管理创新，就是要从自身开始，对各环节的工作进行调整，以优化供给效率和质量，为社会公众提供数量更多和质量更好的产品和服务，以充分发挥档案管理工作的重要价值。显然，对这方面的研究，能够逐步完善现有的档案管理部门改革创新相关的理论研究内容，并为后续的研究提供参考。

从现实意义来看，大数据背景下档案现代化管理的科技创新是基于当前档案工作现状的根本要求，也是应对当前档案管理工作所面临的挑战做出有效举措，这就需要档案管理工作者结合档案日常工作，对档案产品和服务进行优化创新，以实现更高效率的档案供给，最终满足社会公众在档案方面的实际需求，让档案管理工作在服务经济社会发展中发挥更大的作用。

3 现代化档案管理面临的挑战

3. 1 制度保障体系不完善，直接制约档案管理体系的搭建

规章制度缺失，未能紧跟档案信息化建设步伐，无法为档案现代化管理保驾护航；档案资料不能及时做到存量的信息化和增量的数字化；档案数字化过程中各单位操作规范不统一，数字化档案无法导入数据库，造成资源浪费；所购入采用的各种技术软件不兼容，档案数字化价值无法充分体现。

3. 2 人员配备和基础设施无法满足档案现代化管理需求

档案管理人员素质较低，与先进的管理理念、技术设备不匹配，严重阻碍了档案事业的发展；档案信息化技术落后，档案信息化录入不完整、索引功能不完善，引进的应用程序不配套，应用起来费时费力；档案信息分散、孤立，很难发现挖掘档案信息深层次的关系，等等。

4 大数据背景下档案管理现代化模式的研究

4. 1 完善档案管理体制，促进档案管理部门科技创新

档案管理体制与我国的经济、政治与文化体制的改革有着十分紧密的联系，围绕国家体制改革的目的和要求而进行的档案管理体制改革，紧密结合社会需求来深化体制机制改革，引入先进的管理理念、采用先进的技术设备，培育专业的人员队伍，提高工作的积极性，推动管理模式创新。各区域在工作开展的过程中因地制宜，注重对各类档案资料进行细致的收集和分类，及时更新数据库，完善档案搜检程序，积极采用互联网、大数据、人工智能等先进的技术手段，以便更好地满足社会公众对档案服务的多元化和个性化需求[8-9]。

4. 2 档案管理机构统筹规划，加强顶层设计

完善档案管理体系是我国档案事业发展过程中必须重视的问题，成立档案信息化工作领导小组，进行统一部署，完善现有机构框架，明确岗位职责，规范业务流程，实行从上而下管理层级清晰、权责明确的直线业务的监督与指导，为档案管理工作奠定坚实的基础。加强地方行政管理部门与档案主管部门工作的协调统一，在统筹谋划、任务分工、工作进度、工作要求等方面同步建设，确保各部门形成的档案信息被准确、高效地录入档案数据库。在信息技术的应用过程中，加强与办公自动化、电子商务、电子政务的匹配衔接，加快档案管理现代化建设的智能升级[10-11]。

4. 3 培育档案管理专业人员，满足现代化管理需求

档案管理人员的专业能力和职业素养直接影响了档案信息化水平，档案管理机构要加强档案管理人员的选拔、培育工作。首先，改变档案管理人员落后的管理理念，提高专业技术人员信息化能力，结合实际情况，根据培训需求有针对性地制订专业的培训计划，如档案管理基础知识、信息化操作、网络安全等。其次，培训效果与奖惩制度挂钩，加强培训效果的监督考核，提高档案管理人员的综合素质。最后，引导、帮助档案管理人员进行职业规划，增强档案管理人员工作的积极性，促进科技创新，以便满足庞大的数据资源、繁多的数据种类、复杂的操作流程以及多元化服务的需求[12-13]。

4. 4 完善档案信息化管理制度，规范操作，保障大数据背景下档案信息化建设

完善档案管理制度保障体系，实行规范化管理，加强档案信息化建设。建立并完善电子档案的搜集、整理、录入、存储、转换、输出、信息安全等制度，为档案工作的开展提供有力的法律保障和制度支持。明确目标，规范操作，严控流程，重视验收与信息反馈，落实奖惩，确保档案管理工作的规范性、有效性。

从源头规范档案收集、移交工作，建立和实行“办公室归口管理、业务职能部门立卷、档案室集中统一管理、全员共同参与”的全方位、多层次档案收集方法。同时，还要充分利用新媒体技术、网络技术，将实体档案通过3D 形式展现出来，仅用一台电脑就可以完整地反映出整个档案管理全貌。以现代化、共享化、便捷化的思维进行档案管理工作的创新与变革，从根本上转变传统固化的管理思维，融入新时代发展性思维与先进技术，懂得发挥先进信息技术的作用和优势。

4. 5 搭建档案信息资源共享平台，提高档案服务质量

数据资源建设是大数据时代档案信息服务开展的关键环节，在搭建档案信息资源平台时需注意以下几点。

档案信息资源共享平台不仅包括档案管理人员能够部分或全部享有档案数据库的数据，而且还包括根据实际需要融入的信息化应用程序。数据库是基础，與其配套的网络化、多媒体化、智能化应用程序是核心功能，应用程序的选择直接影响到档案信息资源共享平台的科学性、快捷性，信息处理的高效性和利用效率。

政府根据当地档案数据库的建设情况，围绕档案事业发展需要，进行宏观调控，推动关键领域的专项信息建设。夯实建设档案数据库的基础工作，拓宽专项信息的收集整合渠道。首先，选择多源数据融合技术，将调查、分析获取到的不同数据源信息全部综合到一起，实现有效数据最优选择。其次，再结合数据资源合理选择像素级融合、特征级融合、决策级融合的数据融合技术。最后，对数据融合得到的结果进行分析、评价，最终得到更好、更丰富、更统一的专项信息。

为了满足现阶段各部门、档案管理机构、社会公众的多元需求，通过组织整合、集成优化各类资源，提供可共享公用的基础设施、设备和信息资源共享的各种渠道，为用户提供一个开放的支撑和服务系统，以期为用户提供系统、全面、方便、高效的相关公共服务，达到减少重复投入、提高资源效率、加强信息共享的目的。

档案管理机构的管理职能和公共服务性的改革方向和程度受限于国家的发展水平，即政治、经济、文化水平，以及档案管理人员综合素质、技术、设备等多种因素的影响。档案管理部门从自身开始，转变理念，利用先进的技术设备，对各环节的工作进行调整，以优化供给效率和供给质量，为社会公众提供数量更多和质量更好的产品和服务，满足社会公众在档案方面的实际需求，以充分发挥档案管理工作的重要价值。促进档案管理部门实现更为高效的供给，让档案管理工作在服务经济社会发展中发挥更大的作用。

4. 6 档案信息管理系统权限划分

在构建安全的档案管理系统时，人们通常会根据工作需要将档案管理系统的权限分为录入维护权和管理使用权。基层档案管理人员利用计算机等技术手段，将经过鉴选、原本存储与传统载体上的档案信息，如文字、数值、图形、图像、声音等信息，通过扫面、文本录入、照片录入等形式进行数字化转换并加以存储、保护[14-15]；再根据具体的档案分类将信息置放到不同的管理空间内，并标好对应的搜索关键字，保证后期档案查找能够实现快速检索。拥有更高身份权限的领导者根据工作需要，可随时检索、调取数字化档案，以便适应现代信息社会，满足社会各方面对档案信息资源日益扩大的需求，提供远程和便捷的档案利用服务，提高档案信息检索速度，减少档案原件（特别是珍贵档案）频繁使用而造成的磨损，保护档案原件。

4. 7 档案数据库的安全维护

我国新修订的《档案法》已强化安全要求，从机制、责任、技术、方法等方面进行了规定，且总则规定“把档案事业纳入国民经济和社会发展规划，将档案事业发展经费列入政府预算”，根据长远规划，重视档案数据库的安全，推进档案安全体系建设，划拨充裕的资金，专款专用，满足数字传输、存储、解密、公共访问以及技术系统维护与升级等。

大数据时代在给工作和生活带来便捷和高效的同时也带来了重大的挑战，档案数据库的特质决定了数据风险防空方式和手段。数字化档案包括电子图片、数字代码、特殊符号等，数据及应用程序在输入、存储、转换、输出时，为了确保数据的安全性，不仅要建立严格的保密制度，根据数据的重要程度划分保密等级，区分管理，严格把控；而且要及时做好数据备份，以免造成数据的丢失和损坏；更重要的是要确保数据的安全性，避免黑客攻击等恶意行为造成数据的被盗、泄漏、非法侵犯。

4. 8 提升档案现代化管理水平，加强档案管理系统建设

档案管理系统根据用户的需求进行设计和开发，档案管理系统主要包含档案收集模块、档案管理模块、档案服务模块和档案系统管理模块。通过档案管理系统的数字化、网络化以及检索技术的开发应用，档案管理工作将会更加规范化、高效化。

档案收集模块是由档案录入、档案修改、档案删除、档案上报、数据导入导出等功能组成，其主要是对登录用户档案的预收集操作，将档案数字化。

档案管理模块是档案的审核、鉴定、检查功能，能够将满足档案管理系统基本要求的数字档案纳入数据库。

档案服务模块是由档案查询、利用、设计、统计、打印功能组成，其可根据用户的需求提供全方位、多维度的信息。

档案系统管理模块包含两部分，即系统的管理功能和对系统用户的管理，具体为系统登录、系统注销，数据备份、数据恢复、日志管理、角色权限管理。系统管理功能是对系统参数和数据库进行配置，对系统用户的管理是对用户的访问权限进行管理。只有档案管理系统不断地进行维护与升级，才能更好地保障了档案信息的安全性。

档案管理系统，通过建立统一的标准，规范文件管理，采用先进的信息化技术，构建档案资源信息共享服务平台，并根据用户需求提供个性化、多元化服务。档案管理系统，为档案现代化管理提供了完整的解决方案。

5 结语

总而言之，大数据时代背景下，围绕体制机制改革方向，在制度保障体系的维护下，通过创新档案管理理念、引进先进的技术设备、采用高效的方法手段，提供资源共享平台等，实现档案管理现代化，确保档案管理体系有条不紊地运行，为用户带来更多个性化、科学化、多元化的档案信息服务，助力档案事业高速高质量的发展。