如何做好行政事业单位人力资源档案管理工作

侯俊丽

关键词： 行政事业单位 人力资源档案 人力资源管理 优化管理

近年来，国内经济体制改革进程逐渐深入，给行政事业单位运营模式带来质的改变，再加上事业单位间良性竞争数量和管理理论知识大幅度增加，人才逐渐成长为企业可持续发展的重要因素，尤其是高质量复合型人才给企业健康发展提供源源不断的动力。而企业管理者要如何真正了解事业单位内部人才资源实际情况是目前事业单位急需解决的问题，只有全面掌握事业单位内部人才资源情况，才能起到合理利用人才资源的作用，提高事业单位经济效益。因此，人力资源档案管理应运而生，其自身具有较高的利用价值，能服务于各个基层单位，也是事业单位选择上岗人员的重要依据，能给领导人员提供最全面的数据。因此，人力资源档案在管理过程中，要注重遵循以人为本的原则，结合行政单位的实际情况制定档案管理规则，有效提高档案管理的效率。但从目前档案管理实际情况来看，档案管理工作过于注重流程要求，来控制人力资源档案，但无法提升档案管理工作质量，甚至给工作效率造成严重影响[1]。

1 人力资源档案管理的内涵和原则

1. 1 人力资源档案概述

目前，我国学术界对人力资源档案研究内容较少，主要分为两种不同观点：第一，站在管理角度来考虑问题，学者认为将人力资源管理思想和人力资源档案管理相结合，来优化整个档案管理理论和方式，所以人力资源档案和人力资源档案在本质上看基本相同；第二，站在本体角度考虑，注重分析人力资源档案功能性改变，是企业组织机构和其他部门进行人力资源管理中逐渐形成，用来记录员工各方面情况，如道德、技能、员工状态等信息，通常是将个体作为单位来利用历史数据。人力资源概念最早出现在企业中，其凭借自身特殊性受到各行业高度重视，被逐渐普及到各行业中，已取得不错的成绩，随后被应用到事业单位和政府工作部门，政府部门针对人力资源管理构建专业机构，有利于提升人力资源管理效率，从而提升事业单位人才队伍建设质量。

1. 2 人力资源档案管理应遵循的原则

1.2.1 分级负责原则

人力资源档案管理不是随意设定，而是根据行业标准进行规定，为此人力资源档案管理要按照安全保密原则，为人力资源档案日常运行提供有力依据。而分级负责原则是人力资源档案管理最常见的原则，主要是由对应级别的工作机构来负责，避免在收集管理过程当中出现越级管理的问题。当然在这个分级负责原则内，上级对下级依旧是存在监督权，来确保档案管理的合理性，从而推动人力资源档案朝预期方向发展。而集中管理原则是以分级负责原则为基础，必须要严格遵循分级负责制度，规范管理不同层级、不同部门的人员，且要合理利用分类方式管理不用档案，进而有效区分人力资源档案身份类型，提高集中管理的工作效率和质量[2]。

1.2.2 真实规范原则

真实规范原则是人力资源档案管理中的重要原则。在人力资源档案管理工作开展过程当中，必须要保证档案真实性，无论何种类型的人力资源档案都要严格按照行业标准进行，禁止在档案内容方面出现虚假行为，如学历、年龄等信息禁止出现虚假现象。同时，规范性也是人力资源档案管理的核心，如保存、收集、利用等流程，都要根据我国标准来确定，不许任何团队、个人开展违规档案管理操作，避免给人力资源档案管理权威性带来严重影响。另外，在人力资源档案管理时，安全原则同样至关重要，其直接关系到档案信息安全性，避免其由于人为因素影响给档案内容造成严重损坏，如泄露、丢失等问题，并在管理中要杜绝自然因素给档案管理带来的影响，如漏电、火灾等外在因素。保密原则对所有类型的档案管理都具有至关重要的作用，由于人力资源档案管理通常涉及的范围较广，甚至关系到基层单位人员的选拔和培训，是确保我国治理的重要依据，在不经过相关人员的允许下禁止随意泄漏，要在绝对保密下进行管理。此外，要确保利用原则和保密原则两者之间不会造成较大的重复性和冲突性，人力资源档案虽然是确保发挥其利用价值，但如果要以泄露档案内容为前提，这属于违法行为，要给予严厉打击和禁止。

2 行政单位人力资源档案管理现状

2. 1 管理机制滞后性

行政单位人力资源档案管理模式是通过社会企业档案管理经验中不断摸索形成，且考虑到行政单位和社会企业性质不同，行政单位在选择人力资源档案管理模式时要结合自身实际情况，不能完全照搬企业档案管理机制。但从目前行政事业单位人力资源档案管理情况来看，其存在严重的滞后性，管理人员根本无法将最新的管理机制和管理理论融入行政单位档案管理中，经过专业人员统计发现，管理机制滞后性主要体现在两个方面。（1）档案管理观念落后，操作流程不规范，行政单位档案管理人员和领导对档案管理认知程度过于表面，并未真正意识到档案管理工作的重要性，只是将档案管理工作作为记录工作人员各方面信息的工具，导致其对于档案管理的重视程度不足，在实际操作环节往往注重能满足大概要求，无法解决各方面工作内容；（2）管理制度优化速度较慢，行政单位和企业相比有一定的差异性，其具有较强的稳定性，由于受到政府部门大力支持，其所面对的竞争环境相对安稳，即使在档案管理中出现错误，也不会给行政部门带来严重影响。因此，在选择档案管理机制方面，工作人员严重缺乏积极性，而领导层创新意识有待提升[3]。

2. 2 档案管理人力资源开发使用不合理

在信息化时代背景下，人力资源档案管理效果未达到预期标准是目前最常见的行政部门档案管理问题。首先，招聘环节，行政单位招聘档案管理人员通常有外部招聘和内部招聘两种形式，在内部招聘中很容易受到朋友、同事等因素影响；而在内部招聘中，一旦应聘者和招聘者存在直接关系，很容易出现破格录取的情况，如果应聘者和招聘者日常关系恶劣，招聘者很可能提出一些过于苛刻的条件，阻止应聘者到档案管理部门进行工作，一旦出现类似情况很容易导致有能力者无法到档案管理部门工作，而加入者根本无法胜任该工作。同时，在外部招聘阶段，行政单位仍然采用传统的招聘方式，主要以笔试成绩为主体，考试结果高低和应聘者成功率有直接联系，这种传统面试方式虽然能应聘到拥有丰富专业知识的人才，但该种面试方式具有各种问题，考试成绩和工作能力间并非完全成正比，所以无法确保行政单位所聘请人才的质量。其次，培训环节，行政单位在培训面试成功人员方面，往往是利用一对一辅导方式，让一名老员工带一名新员工，老员工虽然拥有丰富的工作经验，但不是所有老员工专业水平能达到行业标准，再加上一些老员工虽然拥有较强的工作能力，但由于其教學能力较差，在培训新人专业知识方面很难达到预期效果。

2. 3 人力资源档案人员安全意识有待提升

由于在行政单位人力资源档案往往涉及了大量个人隐私信息，为此对档案管理保密性提出更高要求，尤其对于非共享内容而言，更需要使用封闭式管理方式，这会给行政单位人力资源档案信息化工作进程带来严重影响。要想确保人力资源档案运行效果，要从不同方面来分析行政单位员工人力资源档案信息化进程，进一步了解工作人员基本信息，如日常工作情况、工作能力、专业知识掌握程度等，但由于行政单位人力资源档案存在很多方面的问题，导致很多核心信息无法及时查看，给行政单位人力资源档案信息化建设工作带来不同程度的影响。虽然行政单位人力资源档案信息化能给档案管理人员提供最便捷的服务，甚至提高行政单位人力资源档案管理效率，但由于人力资源档案具有较强的安全性和保密性，给行政单位人力资源档案管理信息化提出更高要求。因此，如何合理处理两者之间的关系，是目前亟需解决的问题，尤其在信息化时代背景下，行政单位办公档案需要安全性和稳定性等问题，而档案管理人员在工作中没有强烈的安全意识，没有按照行政单位规定的流程进行档案管理工作，比如：在工作中没有按照相关要求对档案进行备份，只是根据自身的经验进行操作，导致在档案管理中容易出现问题，从而给行政单位带来巨大的经济损失[4]。

3 行政单位人力资源档案管理优化措施

3. 1 优化管理机制

优化管理机制是提升行政单位人力资源档案管理效率的重要措施，只有具备最科学的管理制度，才能给档案管理工作提供源源不断的能量。而要确保档案管理制度能满足行政单位发展要求，要进一步加强行政单位和社会企业的合作深度，社会企业经历过无数次更新，拥有丰富的管理经验，行政单位管理层可指派档案管理人员到成功企业进行学习，借鉴其最先进的档案管理模式。但值得注意的是，行政单位在制定档案管理制度时要结合自身实际情况进行，例如：企业最常见的“996 模式”，行政单位可将其作为主要研究对象，在对其进行全方面研究后，将其应用到日常工作中，如周末双休是法定节假日，而6 天工作制度中一定会涉及到加班问题，所以要结合行政部门实际情况来制定全新的管理模式，让其能有效优化档案管理效率和质量。同时，要利用动态管理的方式来进行行政单位人力资源档案管理工作，将信息技术和档案管理工作相结合，构建档案管理信息化平台，确保其能满足多样化功能需求，如编目、分类、检索、分析等功能，从而提高行政单位人力资源档案效率。要加强行政单位人力资源档案信息化平台的信息更新速度，由于行政单位人力资源档案信息一直处于不断更新的状态，随时会出现奖励处罚、职务调整、职称评定、工资调整等信息资源，为此档案管理人员应及时补充这些信息，确保数据入库的准确性和完整性，对各档案室的资料进行分类管理，采用编码的方式对档案进行存档，档案管理人员取档案时，只需要扫描档案编码就能完成取档，增加存取档的效率性，降低取档时间和档案管理负担[5]。

3. 2 科学开发档案管理人力资源

科学开发档案管理人员资源同样要从人才培养和人才招聘两个方面进行。首先，在人才招聘方面，行政单位要淘汰传统招聘方式，限制面试官的权力，例如：规定内部招聘分两期进行，且确保在面试中有3 名面试官共同出席，在决定应聘者去留方面，要经过3 名面试官共同商讨后决定，严格遵循少数服从多数原则，从而确保内部招聘环节的公平性和公正性。同时，在每次内部面试结束后，面试官要总结所有面试情况书写面试报告，在报告中明确指出应聘者录取原因和淘汰原因，通过上述操作能提升行政单位档案管理人才招聘的合理性；而在外部招聘环节，行政单位可选择直接聘请拥有丰富经验的档案管理工作人员，能给行政单位带来大量新鲜血液的同时，提升档案管理人员整体职业素养。其次，培训方面，要在行政单位内部定期进行各种人力资源档案信息化管理培训工作，通过大量讨论会的方式来增加行政单位领导者对人力资源档案信息管理的认知，并且要引导行政单位人力资源档案管理人员参与到人力资源档案信息化管理中，从而丰富档案管理人员的信息化管理水平。在正常情况下，行政单位人力资源档案信息化建设最终目的是及时更新人力资源档案信息，不然会给人力资源档案信息管理利用率带来严重影响，为进一步发挥行政单位人力资源档案信息资源的作用，要确保人力资源档案数据的有效性，充分调动人力资源档案管理人员工作积极性，及时补充行政单位人力资源档案数据库的数据资源。

3. 3 加强档案管理工作人员职业素养

在信息化时代背景下，行政单位要结合实际情况制定健全的档案管理模式，这在给档案管理的工作人员专业素质提出更高要求的同时，对档案管理人员思维提出要求。但由于档案管理人员受到传统管理模式观念限制，行政单位在制定档案管理制度过程中注重研究行政单位经济发展，对统筹业务和基础建设了解程度角度，导致档案管理工作作用流于表面，没有发挥其真正的作用。因此，管理人员队伍素质高低和行政单位人力资源档案管理工作质量有直接关系，行政单位人事部门要提升对其的重视程度，选择一些技术水平较高、有责任心的工作人员作为组长，整个队伍内部采用责任制，让他们主动进行相互监督，从而提高监督效率。同时，将责任制度具体到每个员工的工作内容，如档案分类、校对、录入等工作内容，结合实际情况制定每日工作量，并构建奖罚制度，充分调动工作人员的积极性，加强工作人员的责任感，从而达到事半功倍的效果[6]。

3. 4 提升人力资源档案利用效率

人力资源档案管理主要目的是提升人力资源档案利用率，其利用率高低和行政单位人力资源档案管理水平成正比。但从目前行政单位人力资源档案管理利用方面来看，很多单位都停留在无利用状态，档案管理者和员工认知程度严重不足，给人力资源档案利用率带来严重影响，想要帮助行政单位改变该种状态。首先，在不违反人力资源管理制度情况下，要进一步拓宽人力资源档案应用范围，严格遵循公正、公平、公开原则，只要不归属于保密范围内的信息，单位员工应具有一定的知情权，从而维护自身利益不受到影响，来提升人员资源档案管理的价值。其次，要引导工作人员真正意识到人力资源档案的重要性，从根本上解决人力资源档案管理中存在的问题，而想要让其达到预期效果，就必须要经过行政单位管理层和档案管理工作人员共同努力，提高人力资源档案管理作用的宣传力度，让员工对人力资源档案管理有更进一步认知[7]。

4 结语

综上所述，在信息化时代背景下，给各行业带来翻天覆地变化的同时，给行业项目提出不同要求，人力资源档案管理在行业发展中所占位置愈发重要，合理的人力资源档案管理制度能提升人才培养效率，加强行政单位整体人才队伍职业素养。因此，行政单位管理层要提升对人力资源档案管理的重视程度，从不同方面来分析影响其利用率的主要因素，針对问题提出有效解决措施，来实现行政单位可持续发展需求。