企业推进信息化建设的措施探讨

文/赵利英（杭州台霓混凝土有限公司）

国有企业在我国国民经济发展中占据着重要支撑地位， 也是国家税收收入的重要部分，可以说国有企业的发展状况直接关系着国家的战略发展局势。当前全球信息化建设进程在不断加快，各种信息技术、先进信息化产品也被广泛应用于各行各业中，对企业的经营发展、管理也起到了一定的促进作用。但是我国引入信息化软件系统的起步时间较晚，所以到目前为止也并没有形成一套完善的信息化建设制度体系流程，应用信息化软件技术的水平也较低，整体处于较落后的状态，所以我国各大企业在建设信息化软件系统方面仍然有很大提升空间。

一、企业推进信息化建设期间存在的问题

（一）内部人员对信息化软件系统重要性认识不足

企业在进行信息化软件系统建设时会存在盲目性、随意性，相关人员对信息化软件系统的重要性并没有全面了解，也没有对其进行全面的信息调研，导致在后续软件系统建设时，远远偏离实际业务活动情况，缺乏可行性、实用性，部分功能存在华而不实的情况。

（二）缺乏系统集成、数据信息共享理念

企业在建设信息化软件系统时，并没有充分考核到职能部门间的沟通交流、数据信息及时传输，所以在实际系统应用中，各部门系统更多的是单独存在，并没有与其他各系统间建立合适的数据接口。这样既无法实现跨部门的数据信息共享，也无法使操作人员省时省力，比如财务人员要了解各部门数据信息，依旧要花费大量时间手动进行汇总、统计，极大地降低了财务工作质量和效率[1]。

（三）系统软件建设过程不规范

在开展软件系统功能建设时，相关人员并没有进行充分的市场信息调研，也没有与内部财务、业务人员进行反复沟通交流，只是个别领导层决定了整体建设方向。因为领导层对基础业务、财务活动流程不够了解，所以并不能对信息化建设提供可靠的建议，导致后期建设好的信息化功能并不符合实际各岗位人员操作、使用。比如在人力资源板块中，对某一员工在职、离职情况进行更改，在确定该员工离职后，系统会自动删除该员工所有工资、工作成果等记录，并不符合实际操作人员需求。

（四）内部人员信息化建设意识不强，后期也缺乏软件使用培训

企业建设信息化软件系统仅仅依靠一个领导层人员是无法完成的，需要各岗位、各职能部门人员共同参与，出谋划策，对系统功能进行设计，提高全体人员信息化建设意识，积极主动配合信息化系统建设，才能保障系统顺利建设，后期还要加强员工系统操作培训，避免因操作失误造成经营风险。但是实际上企业在建设信息化软件系统时，并没有与全体人员进行沟通交流，员工自身信息化建设意识也不强，不会积极主动参与到系统功能建设中。系统建设后，企业也没有对各岗位员工进行专业性培训，以致能独立操作软件系统的人员少之又少，多数人员都是可以进行操作，但是不够熟练，也无法准确识别系统中的数据安全风险，无法判断当前业务环节的风险性，甚至会因为个人操作不熟练，出现人为误差，给企业造成损失[2]。

二、企业建设信息化方案设计

（一）设计目标

企业信息化软件系统的建设是一项设计周期长、资金体量大、回报周期长的工程，所以在前期建设时，要精准找到切入点，抓住建设重难点，并与企业内部业务人员、财务人员保持密切沟通交流，确保设计的信息化建设目标合理、可行，对不符合实际的目标及时进行调整、改进。总体目标是构建内部集成的、统一的、资源一体化的信息化软件系统。

（二）设计原则

1.技术水平先进、可用原则

信息化软件系统的建设需要有相应的技术、人才作保障，引入当前市场上先进的互联网、计算机软件技术，做好技术支撑。

2.功能实用性原则

企业建设信息化软件系统的目的是实现自动化办公，为各岗位人员和管理层顺利开展工作提供便利，提高信息化技术水平，以此来增强企业在市场竞争中的综合实力，所以企业建设信息化软件系统功能时，要从实际业务活动操作流程出发，避免设计一些看似高大上，却无实际用途的功能。既浪费了不必要的技术资源，也增加了员工操作的繁琐程度。

3.数据信息安全性原则

企业应用信息化软件系统时要格外重视系统的安全性，要采取相应的防御手段维护系统中数据信息的完整性、准确性，避免系统中原始数据信息被随意篡改、删减或非法暴露。常规安全防范是设置岗位人员权限，核心数据信息使用双密钥保存，并定期备份数据信息。

4.性价比最佳原则

企业在建设信息化软件系统时，还要全面考虑当前经济实力、资源状况，尽可能以最低成本支出设计满足日常应用的软件系统，保障信息化软件系统的实用性、经济性。

5.可拓展、可集成、可维护原则

企业建设信息化软件系统并不能把功能局限于眼前业务活动需求，还要考虑未来业务领域扩张、经营范围扩大的情况，这就要保障信息化软件系统具有一定的可拓展性、可集成性。为了实现未来软件系统功能的增加、系统的维护，还要提前预留一定的维护功能接口[3]。

（三）总体结构设计

企业建设信息化软件系统的总体框架设计如图1所示，包含了OA办公平台、信息化集成平台、电子商务平台、信息管理系统等诸多板块，主要功能在于实现了企业内部和外部信息的良好融合[4]。

图1 企业信息化建设总体结构示例

（四）信息化系统功能模块设计

1.OA办公平台

该办公平台的建设主要包括自动化办公、实时通讯、网络信息管理、邮件管理四个核心板块。其中每个板块都有各自的工作范围、职责，各板块及其功能如图2所示。

图2 OA办公平台各板块功能示例

2.信息管理系统

考虑到企业内部业务活动流程较多、较复杂，为了简化操作流程，就要在信息化软件系统方案设计时，充分考虑各信息功能板块，比如有资产管理、财务管理、供应商管理、人力资源管理、资金管理、客户关系管理等。每个功能板块流程设计都要对其相应的业务活动操作流程进行全面梳理，并制定可行的、便捷的流程图，如图2中所示OA办公平台各板块功能示例。其中资产管理板块应该具备的功能有资产维护、资产盘点、资产报废、资产调拨、资产维修、资产处置、资产巡检等各个环节；客户关系处理板块要有客户往来记录、客户服务、商品销售及售后、客户管理等环节；供应链管理板块应该有采购、销售、生产、库存管理等基础功能等。在制定各业务流程板块时，如果遇到技术性方面的问题，要及时咨询技术开发人员，确保最终设计的功能板块能够正常运行，并发挥其作用。

3.电子商务平台

电子商务平台是在当前信息化技术高速发展过程中形成的一种全新的销售、宣传平台，该平台的功能主要集中在推广产品、扩大企业知名度方面。为了提高产品曝光率，企业可以适当在平台中投入一定的资金，让产品多次、频繁曝光，才能吸引更多人来了解企业、了解产品。

4.微信平台

该板块主要是指微信公众号平台的运营，在公众号主页界面要设置三个功能板块，关于企业（下设企业网站、企业风采、最新活动资讯、企业介绍四个栏目）、回顾经典（下设经典案例、合作客户、业务流程三个栏目）、联系我们（下设企业招牌、联系方式、一键导航三个栏目）。总之微信平台公众号的运营同样是为了拓宽销售渠道，是一种新型的宣传方式，为了吸引更多优质合作客户、供应商等，促进企业更好地发展[5]。

图3 出纳系统资金报表流程图

（五）信息化组织结构设计

各种信息资源在企业日常经营中的作用也越来越广泛，所以企业建设信息化系统的作用也需要更新。相关领导层要认识到建设信息化系统软件并不单单是技术方面的问题，还包含一系列非技术性的问题，比如制度体系制定、组织架构设置、信息资源的集成分配、各岗位的协调配合等。为了保障企业成功建设信息化软件系统，并使得软件实现预期目标，就要在软件方案设计时设置合理、科学、可行的组织架构。常规企业可设置三个组织层级，第一层总经理（担任着重要的决策作用）；第二层副总经理（担任着方案上传下达、管理职责）；第三层各职能部门（担任着方案建设执行职责）。执行层涉及的部门有采购部门、财务部门、项目部、设计部、业务销售部、后期保障部、行政管理部、信息资源管理部、人力资源管理部等。

三、企业建设信息化方案的保障措施

（一）创新管理模式

企业传统的管理模式一般都是金字塔型，这种组织架构会导致上层领导拥有太多权力，而各下属领导、部门缺乏一定的实权，容易出现严重的一言堂局势，如果领导层做出错误决策就会给企业造成较大的经济损失。所以企业要对其管理方式进行改进，确保在信息化系统应用后，各层级能够充分发挥自身岗位职责，促进企业各项决策流程规范、科学、合理，所做决定正确可行。

（二）引导全体人员树立正确的信息化建设理念

企业建设信息化软件系统并不单单是个别员工、领导层的职责，关系着全体员工，也需要各岗位员工积极配合，提出合理建议，确保最终设置的信息化功能可行、实用。所以企业要引导全体员工树立正确的信息化软件系统建设意识，要求员工具备新时代发展理念，与时俱进，改变传统墨守成规的方式，推动信息化系统建设工作有序开展。

（三）信息系统安全防护

企业进行软件系统研发时，多数会聘请外部第三方专业IT人员，为了保障企业内部信息资料不会被非法泄露，就要与软件工程师签订保密协议，避免在建设信息化系统过程中出现严重的经营资料、制度体系、流程、核心数据信息等的泄露。在后续使用中也要加强系统安全防护，可以用来设置防火墙、双密钥、身份验证等多种手段防止信息被盗窃。

（四）制度保障

企业建设信息化软件系统还要有相应的制度体系做保障，来约束各环节工作人员日常工作行为，比如信息化风险识别、风险防范、资金风险防范等一系列制度体系。

（五）人员、资金、资源保障

企业要有专业的信息化管理人员，全权负责信息化软件系统建设，也能够熟练操作软件系统，胜任系统日常维护、功能检查等工作，保障信息化软件系统的正常运行。企业要有充足的硬件和软件设施资源、足够的资金做后盾，并且在资金使用过程中要有详细的预算管理规划，确保资金分配合理，提高有效使用率，同时也保障了建设信息化软件系统资金投入的有效利用率[6]。

四、总结

总而言之，企业建设信息化软件系统是未来时代背景下的必然发展趋势，也是企业在当前激烈的市场竞争中站稳脚跟的关键。借助信息化软件系统能够有效提高企业内部管理水平、提高各岗位工作效率、提高盈利能力、提高市场竞争力等，促进企业实现长久发展的战略管理目标。上文中首先概述了企业建设信息化期间存在的问题，然后提出了相应的信息化建设方案，最后提出了保障信息化建设方案能够顺利实施的措施。希望各企业经营者在本文的研究思路下有所启发，借鉴其中可行观点，成功建设自身企业的信息化软件系统。