浅析数字化背景下企业全面预算管理的应用

2023-03-23王毓

经济技术协作信息 2023年1期

王毓

王府井集团股份有限公司

一、引言

在市场经济环境下，很多企业都在快速发展，特别是在市场竞争日益激烈的今天，一个完整、全面的预算系统对于企业来说就显得尤为重要。科学的全面预算系统能有效改善企业的经营状况，从而最大限度地发挥其价值，在企业的体制、程序等各环节中发挥着不可替代的作用。同时，随着我国市场经济的迅速发展，以及计算机网络等数字化技术的迅猛发展和普及，例如云会计技术、ERP 系统等等，近年来，数字化的浪潮已经席卷了世界上的各个领域，数字化技术已成为当今社会的主流。

二、数字化背景下企业全面预算管理的内涵及作用

（一）企业全面预算管理的内涵

在财务管理中，全面预算管理是一种科学的控制行为，它是以定量的方式存在的，在预算期内，在规划和分配资源的过程中，都会被运用到企业资源的获取、分配和使用上。全面的预算管理使企业的各个部门，从普通的员工，到管理层及领导，到所有的环节，都被整合到了预算管理系统的各个方面。全面预算是指企业在未来一段时间内的总体生产、运营、财务状况的计划与安排，并对企业的业务进行分析和预测，为企业未来的发展指明方向和路径。

（二）企业全面预算管理的作用

一是有利于企业战略目标的执行与实现。企业在发展过程中，根据其发展情况，制订适合企业发展的战略目标，运用策略图和BSC 管理工具，将战略目标细化分解为特定的预算指标，并将其传递给各部门，从而使企业的策略能够全面地引导各部门的工作。同时，各部门之间的沟通与协作，也能促进企业的整体发展。

二是有利于资源的合理分配与整合。采用全面预算管理，充分考虑企业内部现有的资源，再根据各部门的需求来确定预算，从而实现对企业资源的合理分配与整合，按照不同部门的分工，可以最大限度地利用各种资源，为企业创造更多的利润。实行全面预算管理，能够以战略为指导使企业的资源得到最为科学合理的分配和使用，从而更好地实现对资源的统筹与分配，使企业的生产、运营能力和水平得到进一步的提升。为了达到企业的预算指标，各个部门必须共同努力，勠力同心，共同推动企业的发展。

三、数字化对企业全面预算管理的影响

（一）提升了企业预算编制水平

一是提高预算执行的及时性。由于传统的预算管理模式是以人工方式进行的，导致了整个预算编制的效率低、时间长、精度不高。通过数字技术的应用，企业的预算管理水平能够得到显著的提升，利用数字化和共享的优势，企业的预算管理方式也变得更为灵活，将两种方式有机地结合起来，通过云计算平台实现企业的预算目标，再利用信息系统的整合优势，为企业的预算决策提供依据，从而大大提高了企业的预算管理效率。

二是实现预算管理的动态化。数字化技术为企业提供了一个信息共享的平台，使各企业之间的信息实时交流，从而构建了一个动态的预算管理模型。在信息共享环境中，运用数字技术可以提高企业的工作效率，保证信息和数据的时效性，比如ERP 中的预算模块，就可以实现企业运营过程中的实时数据分享，同时也可以利用ERP 系统提供的信息，对企业的运营和管理进行有效地分析。运用财务预算体系，将预算数据与实际数据进行比较，能够快速反应企业内部和外部环境的变化，及时调整预算数据，增强企业应对能力。

（二）强化了企业预算执行能力

一是对预算的管理更为精准。当前，我国企业的预算管理模式缺乏对信息与数据的全面动态运用，财务人员则更多地关注于基础资料的处理，致使其无法发挥应有的功能，无法对企业进行有效的运营和管理。同时，由于目前尚未搭建起信息共享平台，许多预算管理工作仍需人工进行，因而在许多具体环节都是人工操作，但是有了数字技术的支撑，各大企业就可以通过网络来收集、处理历史数据、历史业绩，通过对不同的数据进行比较，可以极大地提高全面预算管理的精确度，并为企业的经营决策提供更高效的数据支撑。

二是能提升企业的治理效能，以提升企业的绩效。传统的预算编制流程导致了企业在数字化技术交互方面的低效，造成了管理混乱、预算编制过程繁琐、管理复杂等一系列的问题。企业在应用数字技术之后，可以利用数字化平台，将多维数据和外部环境完美地结合起来，构建企业的战略分析模式，从而使企业的内部管理更为完善，便于在企业内部进行有效的全面预算管理。另外，数字化技术还能强化预算数据管理能力，减少人为因素，减少企业的经营风险，对预算的分配、执行和调整进行精确控制，使预算执行的效率大幅提高。

（三）丰富了企业预算考评的内容

一是对预算评估指标进行了扩展。利用数字技术，可以拓宽企业预算评价参数的数据获取途径，使其更加多样化，并能根据数据的变动，对企业的内部信息进行实时的更改，从金融角度来看，财务目标往往与利润密切相关，通过数字技术，可以从利用数字技术中获取更多的信息。

二是实现了对预算实施过程的跟踪和评估。通过对绩效评估结果的分析，可以为下一阶段的预算编制和执行人员绩效评估提供参考，既能激发经理人员的积极性，又能提高其对组织的归属感，同时也能使其更好地理解和掌握企业的运营情况，保证企业的利润目标。在企业的预算管理中，缺乏对绩效的评估和分析，因此绩效评估是非常重要的，不过，在这个过程中，我们也可以看出整体预算系统的利弊。要跟踪评估预算的实施，必须依靠数字技术。ERP 系统、云系统都能对预算实施进行跟踪评估，并将相关部门员工对系统的运行情况进行记录。利用数字技术建立预算绩效评估系统，并对其实施过程进行评估。

（四）有效提升企业的战略一体化能力

全面预算管理是一种全员参与、全面覆盖、全过程跟踪和控制的经营方式，它以实现企业的战略目标为起点。引入数字技术来优化全面预算管理，可以让预算管理从形式主义走向实用主义，真正发挥预算编制、调控和监督职能，实现管理协调、自我控制和资源合理配置的目的。同时，利用数字技术进行全面的预算管理，能够迅速响应市场的变化，提高企业的资本运作控制能力，能够最大程度地确保企业战略目标的达成，确保企业的总体效益最大化，并提高企业实现发展目标的控制力。

四、数字化背景下企业全面预算管理的应用策略

（一）完善全面预算管理机构设置

一是要建设数字化预算管理部门，当今社会中，数据已成为一种财富，它为企业提供了很多机会。首先，数字技术可以增强信息透明性和易用性，利用数字技术和云技术，构建数字技术的采集、存储、分析平台，并根据各自的权限，将各个部门和财务部门的数据连接起来，并将重要的信息传递给管理层。其次，利用数字技术平台对数据进行分析，能快速发现各个环节的差错，并能及时提出改进措施，提高企业风险控制的水平。同时，数字化技术也不只是单纯的内部信息，它还可以利用网络技术对客户、产品、市场等信息进行分析，为企业的经营决策提供强有力的数据支持。

企业全面预算管理是一个十分复杂的、系统化的工程。要使企业建成一套完整的全面预算管理体系，就必须不断强化企业的预算管理，并以数字技术作为支撑。企业应根据自身的行业特征和预算管理水平，结合数字技术，建立企业全面预算管理的基本体系，并建立起完整的预算管理模型与系统。而最重要的，就是要收集企业的运营数据，确保数据的准确性和透明性，尽可能地消除“信息孤岛”。同时，要积极构建数字技术管理中心，其主要任务是筛选、收集、分析数据，并将报表上传到总预算管理系统，便于进行预算决策。

二是以数字化技术为基础，构建预算过程的体系结构。在数字化技术的指导下，企业可以构建一个全面的预算管理体系。预算管理架构可划分为数据层、平台层、应用层三个层次。数据层的企业运营数据，包括财务数据、会计数据、生产计划等，企业运行的外部数据主要有市场供求数据、行业数据、国家政策数据等。平台层主要负责为全面预算管理业务提供数据支持，并为企业提供各类应用软件及管理服务，以协助管理部门进行数据监控。

基于云计算的企业实施全面预算管理的具体流程，包括制定预算目标、编制预算、控制预算、预算评价等。预算是在企业战略层面上进行的一种整合，预算控制是指对企业的组织架构进行统一的协调，对预算流程进行规范的管理，并对各部门的运行状况进行实时的监督，预算评价是根据实际情况进行相应的调整。

（二）创新预算编制方法

一是要对预算进行前期的分析。在企业的预算管理中，经常要对预算的绩效进行定期的分析、总结，从而找到改进的途径。但是传统的财务预算分析，更多的是在事件发生以后进行分析，所得到的数据，大部分都是历史资料，不能很好地反映出市场的问题。在数字技术的今天，企业的预算分析能够在事件发生前进行预算分析，主要是将各方面的业务数据通过数字化技术传输到云端，并对其进行实时分析，通过对各种预算资料的分析，可使预算编制更加科学、准确。

二是实现预算管理的动态化。实施动态预算管理，建设数字技术平台，通过数字技术中心实现对预算信息的及时更新。在数字技术背景下，预算编制完成后，各部门的预算就会随之展开，数字技术中心也开始了对内部数据的收集，并对其进行实时的监测和分析，如果差异性分析得出的比率较大，则由数字技术中心对原因进行分析，并将其反馈到预算管理机构，对其与各部门的实际状况进行相应的调整。数字技术中心在对部门预算进行分析、调整的同时，也会实时关注市场、政策、突发事件，并在市场大环境、政策发生变化时，及时向预算管理部门和相关人员报告，并发布相应的预警信息。

（三）建立基于数字化的预算执行与控制体系

一是要对预算审批程序进行规范化。预算执行控制包括预算分解、预算调整和预算控制三个方面。数字技术是指在数字技术的背景下，对预算审批过程进行规范化，对具体的人员进行职责划分。当未按照规范的程序进行时，云系统就会发出警报，并进行实时监测，以保证预算批准的顺利进行。

关于预算的分解。各个预算单位将年度预算目标层层分解到最明细预算单元，以最明细的预算单元为最终考核的责任主体，确保企业战略得到贯彻与落实。以数字技术为基础的系统环境中，预算系统将会自动对比往期数据、行业数据、兄弟企业数据，帮助预算人员判断其分解数据的合理性和可执行性，然后才能发布预算。

关于预算的调整。在企业的全面预算中，预算数据并非始终一成不变的。在企业运营中，根据预算不统一问题，需要对各有关部门的相关数据进行调整，使支付流程标准化，而在一定的时限内，数字技术系统会及时对预算中的各种情况进行反馈，并对可能发生的情况进行相应的调整，确保预算的实施。例如，因为外部环境发生了重大变化，企业出现预算外支出，虽然没有年度预算，也没有相应的负责人签字，但在紧急情况下，企业可通过与有关负责人协商，若确需调整，则由相关负责人向上级集团进行协调，履行相应调整手续，保证企业正常运营。

关于预算的控制。在数字技术体系下，企业预算主管必须严格遵守程序。对于违反程序和规定的开支，财务部门有权按照程序和规则不予开支。对于无流程、无手续的开支，在数字技术系统里面是不允许支付的，并严格遵循数字技术的追踪过程，完成核准的预算，一旦有系统外的情况发生，数字技术系统就会立刻报警，向上级汇报，确保企业的资金安全。

二是要加强预警和反馈。要改进预算执行控制流程，必须建立预算执行预警和内部预算反馈报告体系。综合预算预警机制的建立，必须选用科学合理的指标，必须具有科学性，在超出规定范围的情况下，要做到及时、准确地传达信息，以便于处理和主动采取有效的紧急行动。比如，企业在制定成本费用预算时，会根据上一年的情况，并酌情考虑未来一年的销售情况，对于确能带来销售提升的成本费用项目可以予以增长，比如营销费用，否则均应有所削减，这都是为了达到控制成本费用的目的。考虑到每个月的实际经营销售情况有所不同，成本费用会产生一定的波动，有的可能是支付的时间性差异，有的可能确实是预算编制之初的考虑偏差，有的可能是特殊情况的发生，要想对预算中的差异进行准确而及时的分析，就必须通过月度经营预算分析会或者分析报告上对问题进行溯源。必须对产生差异的原因进行分析，并积极做出反应或补偿。预算反馈汇报制度能够及时、高效地传达实施信息并增强沟通，推动企业总体预算目标的实现。

（四）构建数字化技术环境下预算分析与考评体系

企业的运营危机不仅体现在财务指标上，也体现在非财务指标方面。与之相似，在全面预算管理中，不仅是财务上的因素，而且非财务因素也会对企业的战略目标产生影响。在进行预算评估时，首先要注意的是，这一指标能否体现企业战略目标的实现。在企业的日常预算管理中，将已有的战略模式以预算的形式进行固化和量化，使之成为企业长远发展战略的基石。企业在制定预算考核目标前，必须进行市场调研，对企业资源进行分析，并根据企业的发展策略和特点，将预算评估结果与社会、经济环境的变动保持在同一水平。

同时，由于社会、经济的进步与发展，企业内部、外部环境的变迁，诸如信息失真、企业短期与长远利益不平衡等诸多因素的影响，仅仅关注企业的财务指标是远远不够的，因此必须在企业的经营预算中引入非财务指标，并将两者相结合，以完善企业绩效评估体系。将财务指标和非财务指标相结合，可使各个部门的工作人员更便于高效地开展预算管理工作，通过战略、预算、绩效三者之间的有效交互，能够使预算管理更具效率，从而达到企业的战略目的。