大型企业组织级项目管理活动的实践策略

向野 余婷

中国人民大学

一、引言

随着市场竞争的日益激烈，各行业也充满了机遇与挑战。外部的环境因素促使企业在内部管理方面寻求突破，尤其是对于大型企业来说，为了应对时代的发展，快速响应市场需求，探寻新的管理模式成为其亟待解决的问题。组织级项目管理的目的是帮助公司快速调整业务方向和业务策略，最终实现企业的战略目标，如何搭建符合企业整体战略目标的项目管理体系已成为急需解决的问题。目前国内外对组织级项目管理已有了诸多研究成果，但更多地集中在理论层次，各行业的实践策略应用研究不多。如何丰富组织级项目管理实践经验，是值得进一步探寻的重要课题。

二、组织级项目管理的概述及理论分析

项目管理是为完成某一预期目标而对任务和资源进行计划、组织、管理等一系列过程的总称。项目管理通常是在时间、范围、成本等各项约束限制下进行的。项目管理不仅以各种数据、图表为依据来分析问题，还在进行过程中对沟通谈判、统筹规划、人际交往提出一定要求。目前项目管理已应用在各行各业，虽然在不同的行业有不同的侧重点，但它们都是由不同要素集成的一种活动。项目管理的本质是在一定的成本、时间和范围内，按照相应流程和规范将不同的人员、系统、资源整合在一起来完成预定目标的一种管理过程。相较其他管理模式，项目管理更强调管理的整体调控性和系统性，运用当前有限的资源在一定时间内达成最大效果是其追求的目标。

组织级项目管理指的是：在企业战略的指导下，在项目管理的基础上，通过实施各项目来落实企业的战略目标，通过对业务、组织架构、人员等多方面的调整来实现企业项目化管理，通过完善流程制度、方针政策等来提升企业运行效率的管理方法。组织级项目管理的管理对象已不仅是单一的项目，还拓展到了多项目集合和企业的项目管理组织结构。组织级项目管理立足于战略层面，是一种有效实现企业战略的管理方式，具有灵活性强、协调度高、布局迅速等诸多优势。因此，组织级项目管理的水平代表着一个企业管理的软实力，是大型企业多部门协同工作、多项目同时开展状况下提升企业能力的最佳选择。此外，组织级项目管理的目的包括以下三点：一是实现组织资源的最优化配置；二是规范项目管理工作，使项目管理体系化，提高项目成功率；三是为管理层提供决策支持，加强落实公司战略，提高企业运行效率。

组织级项目管理体系要同时考量单个项目的项目管理内容和多项目管理的平衡方法，从而保证项目的顺利开展，提升企业业务能力。主要内容包括项目管理组织团队建设、项目管理流程体系建设、项目管理制度体系建设、项目管理绩效评估体系建设以及项目管理培训体系建设等。

组织级项目管理体系搭建的一般过程如下所示：

1.明确企业战略目标与短期规划。战略目标是企业发展方向的指示灯，是制定项目目标和项目计划的基础，企业所有项目的开展都是为实现战略目标而努力，组织级项目管理也为实现战略目标而存在；

2.分解企业战略性关键任务，制定任务实施方案。分解任务制定实施方案是将战略目标落地成为现实的地基，是实现短期目标的第一步，也是组织级项目管理必须实现的基本任务；

3.分析企业现状、资源。组织级项目管理的体系必须基于企业现状，因地制宜，不可照搬照抄，分析企业基本情况、组织架构、项目管理现状、项目管理需求可以更好地发现问题，便于后期针对性地提出解决办法，规避出现体系与业务不匹配的情况；

4.搭建组织级项目管理体系的组织结构。适合的组织结构可以使公司业务更顺利地进行，公司的项目管理组织结构应与项目管理现状相匹配，避免矛盾和摩擦的发生，减少不必要的协调；

5.制定项目管理的制度与流程。没有制度就没有约束，制度是公司约束员工规范化运作的根本，有利于降低出错率，培养员工处事准则；流程规定了员工工作先后顺序，是企业运作的基础，各相关方依靠流程相互协作，项目管理流程应包括各个种类各个等级项目的全过程；

6.搭建项目管理团队考评体系。考评体系应反映员工的工作态度、业绩完成情况和能力高低，是企业管理的有效手段之一。组织级项目管理的考评体系最重要的是将项目进展与员工表现相关联，达到提升项目体系地位的目的；

7.制定项目管理人才培训和选拔机制。人才培训与选拔都是打造高效项目团队的方法，制定合适的培训计划和规划明确的职业发展路线是提高员工素养，降低离职率，打造稳固优秀的项目团队的两大法宝。

本节对项目管理的内涵、外延做了分析，同时介绍了组织级项目管理体系搭建的一般过程与组织形式。

三、组织级项目管理的体系构建

1.组织级项目管理组织架构建设

PMO（Project Management Office）是一种项目管理组织机构，是为了实现和监督整个管理系统而创造出来的一种组织形式，通过整合项目资源和协调项目资源间的分配，保证多项目的顺利实施从而使组织的目标得到实现。PMO 在近几年国内项目管理行业中迅猛发展，因此其在各行各业中均得到了非常好的应用。PMO 是为了管控整个组织项目运行而创造出的，是将组织内项目计划、执行、调控等工作标准化和规范化的部门，是协调多项目管理、平衡资源冲突、优化项目管理体系的利器，同时也是提高公司管理水平的重要资源。

大企业的组织级项目管理体系应以PMO 为核心，采用自上而下的管理方式，结合现有项目管理体系，并设计各层PMO 的职能和岗位，保证组织联系紧密，方向一致。PMO 与项目执行团队共同构建起企业的项目管理体系。引进PMO管理模式，可以将散落在不同职能部门的各项目团队通过PMO 集合起来，变得有组织有领导的管理模式，由此相互间沟通得到加强，有效避免了项目间沟通困难的情况；此外，PMO 增强了整体项目管理的职权级别，提高了项目资源调控能力和项目管控力度；以及PMO 搭建了项目管理人员的提升通道，提高了项目管理人员的归属感和积极性，为整体项目团队能力提升奠定了基础。

2.项目分级制度建设

项目分级制度与项目优先级排序和资源分配相关联，对于项目等级，可根据项目效果、项目利益、项目难度这三方面进行评定，由此项目等级可划分为5 级：战略级项目、重大级项目、重要项目、普通项目、日常项目。

其中，战略级项目是对公司发展方向具有重要意义且长时间起到重要影响作用的项目，因此战略级项目可在最大权限内调配公司资源，优先级最高；

重大级项目是指填补公司行业或业务空白，提升公司品牌知名度的项目，重大级项目一般是多部门协作项目，其可整合多部门资源，因此重要程度仅次于战略级项目；

重要项目是指客户为重要合作伙伴或合同金额较高的项目，虽然重要项目通常由单个部门负责，但在部门承接项目中优先级最高；

普通项目是指普通盈利性项目或普通研发项目，通常会依照项目重要和紧急程度分配资源；

日常项目指依照制度流程而进行的常规性工作，如系统的日常性维护，日常类项目一般无需额外调配资源。

3.组织级项目管理流程建设

项目管理流程的构建主要应围绕如下目标：（1）提升项目管理组织地位，依据项目层级建立适用的项目评审机制；（2）优化流程环节，提高项目执行质量；（3）整合公司资源，提高资源利用率和解决资源矛盾问题；（4）降低沟通成本，搭建跨部门共同协作平台。

通常项目启动后进入项目规划阶段，PMO 与项目负责人来确定项目管理计划、梳理项目相关人员、制定项目进度计划、分配工作任务、估算活动资源。需要注意的是，在制定项目计划时，PMO 就需要考虑多项目的情况下，对资源的合理利用，即错开使用，避免因关键资源多重占用而影响项目进度，并且需要预备在多重占用情况下的替代资源。

项目准备工作完成后，进入执行阶段，项目团队成员依照项目进度计划完成各项任务，实现项目目标。在项目执行过程中，如因需求、技术等原因产生了项目范围、人员、进度、资源的变动，影响了项目基线，且纠偏困难，则要进行项目变更管理，调整项目的基线和基准。此时，负责项目基线的管理的PMO，就要发挥重要的作用，当基线变更时则应经由PMO组织变更审核会议讨论应对方案。

项目监控工作应贯彻整个项目周期，PMO 除组织参加项目立项、变更评审会议外，还要全程参与战略级项目和重大级项目，并定期向领导层汇报项目进展，依照项目基线确认项目成果，发现问题则及时纠正；对于重要项目和普通项目，部门级PMO 应定期汇总各项目的进展情况。

项目结项时，PMO 对结项审核提供协助，协助项目经理整理项目输出成果，归档项目结项报告。结项报告包括项目完成情况、项目成本控制情况、项目质量评估、项目管理创新情况等内容，报告中要对比各模块的初设目标和实际完成度。后将结项报告提交给项目负责人审核，审核通过即项目结项。成功结项后，项目经理撰写项目经验总结，提交给PMO，PMO 整理项目全过程资料和项目经验总结。

4.组织级项目管理团队建设

在项目管理过程中，“人”是一项重要的资源，项目管理人员的专业能力和职业素养直接影响着项目管理结果。建设一支配合默契、专业素质强、积极向上的项目管理团队一直是公司努力的方向。这支队伍的建设主要从两方面入手：首先是通过培训提高现有项目管理人员能力，通过明确的职业发展通道提高员工动力，其次是不断吸纳新的优质项目管理人才，从而保证团队活力。

组织级项目管理团队培养包括项目定制化培训、专业能力培训和团队意识培养。其中项目定制化培训需在重点项目开展前对项目相关人员进行项目的定制化培训。此时，PMO根据项目实际情况和团队成员具体需求为项目团队管理过程中所需要的知识技能、方法理论、相关经典案例、难点解决方案等制定培训计划，确定培训时间、培训方法等，设计培训课程，根据培训计划开展培训，以便团队成员尽快融入项目开展工作。对于专业能力培训，项目管理从事人员专业技能水平良莠不齐，PMO 应通过调研访谈等方式摸底员工知识层面、欠缺技能，对成员的薄弱环节进行针对性技能培训，补足团队短板。团队意识培养的重要性无需多言，企业应定期组织项目管理团队建设，展示成员的工作贡献，交流个人想法，通过活动环节增加团队默契。在团建过程中，不仅打破员工间的隔阂，还可以宣传公司的价值观、战略，统一专业概念，保证团队目标一致，使团队成为有机整体。组织级项目管理团队的培训体系不仅提升了员工的知识技能、综合素养，而且让项目成员可以快速进入项目使用工作岗位，另外还提高了员工对公司的向心力乃至降低了人员流动率，可见，组织级项目管理团队培养是项目管理的助推剂，也是跨部门沟通的润滑剂，同时是公司组织结构的固定剂。由此认为，PMO是企业的灵魂组织，是现代企业发展进步的重要组织结构。

本节陈述了组织级项目管理组织架构建设、制度建设、管理流程建设和团队建设，剖析了其流程与内容。

四、组织级项目管理的应用与实践

组织级项目管理的实践过程需要不断探索，在实际应用过程中需注意以下关键性问题：

1.高层参与

发动高层领导参与到建设过程中。高层领导的参与起到了带动作用，员工会加强对组织级项目管理体系的重视程度；另外，高层领导对企业战略有更深刻地认识，可以更紧密地连接战略和项目；还有高层领导可以更好地协调各相关人员和资源，为体系推进创造更加优良的环境。

2.加强培训

加强组织级项目管理培训。在体系实施过程中，由于员工不了解导致工作量增加的情况时有发生，加强培训有利于在企业内部统一方向、统一认识，减少不必要工作，降低推行成本。

3.重视与人力资源的沟通

做好与人力资源部门的沟通工作。体系是在高层领导带领，PMO 主导，人力资源辅助，公司各部门共同参与下推行的，人力资源部门的重要性不言而喻。人力资源部门不仅协助PMO 部门的组建，还参与制定各项制度流程、协助推行新的绩效评估体系等内容，体系的每一步实行都离不开人力资源部门的支持，所以做好与人力资源部门的沟通协调工作尤为重要。

成功实践组织级项目管理对大企业的经营管理有着重要的意义。通过项目管理体系的优化，公司内责权进一步明化，流程更加清晰，资源利用率提升，团队专业水平上升，能够实现项目的动态管理，为管理者提供强有力的支持。以PMO为核心的组织架构是资源利用率提高的关键，PMO 整合所有公司项目，再立足企业战略和组织目标统一分配项目资源，规避资源冲突和资源限制情况的发生，针对各个项目的难点痛点逐一提出解决方案，有效地利用有限资源解决问题。

此外，体系的成功实践可以有效打破大型企业原有的跨部门沟通壁垒，员工间无效沟通时间减少，沟通成本降低。PMO 模式打通了各部门项目团队的沟通渠道，PMO 组织的活动集结各项目团队，员工沟通频度上升，协作默契度上升，提高了团队凝聚力。另外PMO 为项目经理和公司管理层搭建了沟通通道，提高了两者的沟通效率。

还有，组织级项目管理对项目完成率的提升也起着重要作用。项目的分级制度更好地分配资源，减少了因资源短缺而出现的项目烂尾状况；项目的定制化培训使员工更快更好地适应工作岗位，降低了团队融合和项目适应难度，也有助于降低团队成员的流动率，员工离职率降低有赖于培训体系、职业规划、绩效评估体系的施行，组织级项目管理体系提供了有竞争性的福利待遇和职业发展前景，提升了团队凝聚力。

组织级项目管理体系下，项目成员专业技能、沟通协调能力、汇报表达能力均得到了锻炼，公司整体的专业水平提升取得了显著的效果。首先项目定制化培训、专业能力培训，使员工主动或被动地吸纳了理论知识，并在培训过程中锻炼了员工的沟通协调能力，最大程度上提升了员工的技能和素养。

为管理层提供决策支持数据是组织级项目管理的重要功能之一，PMO 制定了项目管理制度与流程，定期汇总项目进展和资源情况，跟进项目风险和问题，重点跟踪战略级、重大级、重要级项目，当项目发生状况时及时处理及时汇报。

五、结语

传统的项目管理模式更适合单项目管理，并不满足多项目管理需求，而对于大型企业来说，项目众多，多项目并行的现象广泛存在。此时，组织级项目管理应运而生，并逐渐受到了众多企业的重视。组织级项目管理体系从企业战略目标出发，协调管控项目、项目群的运行方向和项目成果，以保证战略目标的实现，是解决多项目管理问题的最佳选择。

此外，本文分析了组织级项目管理的相关理论，提出了在大型企业中该体系的构建方案，并对其在实践和应用中的相关事项进行了策略和优势分析，旨在提高大型企业的项目管理水平和市场竞争力。