建筑企业物资管理存在的问题及对策建议

周鹏

安徽建工集团股份有限公司总承包公司

一、引言

目前，行业市场竞争日趋激烈，这就代表着有限的利润空间被逐步压缩，建筑企业若不及时进行管理模式变革，固步自封，将很难在同行竞争中获得更多利润。因此，如何在确保效益目标如期达成的前提下有效控制企业经营成本已成为建筑企业未来发展迫切需要解决的问题。对于建筑企业来讲，物资材料在经营成本中占比最大，因此企业的物资管理质量对实现降本增效的目标有着举足轻重的影响，同时也会进一步影响企业综合治理水平与社会服务能力。

二、建筑企业物资管理的重要性

建筑企业的物资管理主要指对施工过程中所涉及的大小型设备、材料，以及相关人力资源的调配与控制，人员通过对所需材料设备进行科学采购、储存和规划，实现物资价值的合理使用，从而达到节省建筑企业施工成本与其他相关联的经营成本的目的。另外，建筑企业的物资管理流程繁琐，首先需要由中标企业安排专门的采购人员根据实际需求采购，由于建筑材料的规格、型号以及技术要求比较复杂，采购人员需要经历严格的流程才能完成，其次，物资的需求申报与后期的运输储存也属于物资管理范畴，要确保各类材料设备始终符合施工标准。由此可见，物资管理实际上是一件综合性非常强的管理工作，对于建筑企业的良性发展至关重要。

建筑企业加强物资管理的重要性主要体现在几个方面。

首先，施工项目的建设规模与设备材料的需求量巨大，物资成本占企业总体经营成本比例较大，因此加强物资管理的意义之一就是缩减经费、节约成本。在物资管理背景下，建筑企业不仅可以在采购环节更加精准地实现企业预算方案，有效避免超支现象，有时还能在预算限度内帮助企业以较低的采购成本购置到性价比更高的设备材料，将节省下的资金与物资作为储蓄，以备企业经营的不时之需。

其次，加强物资管理有利于在建筑企业内形成严肃的管理氛围，提高全员对物资管理工作的尊重与认可，培养员工使用设备及各类材料时做到有意识地减少消耗，珍惜资源，特别是在对设备等的养护维修过程中，加强物资管理将会在很大程度上调动员工的积极性。

最后，建筑企业加强物资管理能够一定程度减少物资使用过程中的浪费现象，促进资源合理配置，物资管理人员需要在每一施工环节将未充分利用的物资重新收集整理，入库登记，等待下一次使用时可直接按需调用，对于延长设备的使用寿命与提高资源的循环利用都有很大帮助，从而为推动建筑企业长远发展把好基础关。

三、建筑企业物资管理存在的问题

（一）物资管理环境不健全

在现实管理过程中，建筑企业的工程项目物资并不能仅依赖物资部门完成所有关联工作，必须在企业各部门的协调配合下才能实现，但部分企业由于物资管理环境不健全，各部门的沟通协作不畅，容易发生物资超耗、限额领料执行力较弱等不良现象。一方面，是企业其他部门人员对物资管理的重要性尚未形成正确认识，认为物资管理只是企业众多工作中的一项基础工作，由物资部门负责即可，与本部门工作相关性不高，因此常常产生应付心理，辅助物资管理工作时也相对懈怠，企业内的物资管理氛围不浓厚。另一方面，物资部门与其他部门间缺乏信息共享，不少部门提交的采购申请，其中有一部分物资其实在仓库中尚有存量，但由于许多关键信息无法共享，容易出现采购申请的重复驳回，或对同一物资重复性购买，这就增加了物资总量以及成本预算的控制难度，长此以往形成恶性循环，不利于在建筑企业内形成良好的物资管理氛围。

（二）缺乏完善的物资管理制度体系

现阶段，尽管部分建筑企业已加强了对物资管理的重视，但还存在着制度体系无法与管理目标相适配的现实问题，企业的物资制度体系跟不上，就无法指导员工的具体实践。一方面，部分建筑企业原先的制度结构不完整，物资管理人员按照既往经验与约定俗成的工作流程对物资进行统筹管理，虽有一定的可参考性，但缺乏的科学性的制度引导，就无法对相关人员的工作行为形成有效约束与监督，容易滋生物资管理环节的贪污腐败行为，也正是由于缺乏严格的制度，就算发生了违规操作现象，也难以根据制度流程进行追责问责，比如物资的采购涉及资金预算的执行，若是缺乏严格的制度监管，就有可能造成严重超支现象，在报销时也是最容易出现资金的挪用、贪污等不良现象的节点，建筑企业的物资管理制度体系不完整，也是造成部分建筑企业在物资管理方面经常在财务账面上出现呆账或坏账的原因，严重时还会给企业带来财务风险隐患。

（三）物资管理信息化水平低

目前，随着建筑企业施工规模的不断扩大，对物资的需求体现出多元化特征，与此同时在数量与质量方面也提出了更高的标准，这便使企业的物资管理增加了一定难度，但还有相当一部分企业在此种背景下固守于过去的工作模式，大量的数据采集与会计资料整理统计依赖人工作业，沟通耗时长，传统的等级方式还会造成信息传送效率低、内容不精准等情况，这些都对当下追求高效的物资管理形成一定干扰，针对这一现实情况，国内外建筑企业纷纷开发并应用物资管理系统作为企业管理的辅助手段，然而，部分企业内的物资管理系统并未及时做出与时俱进的更新换代，虽然有非常多的建筑企业正积极寻找新的物资管理方法，致力于将信息技术更好地与物资管理需求相结合，但依然存在某些缺陷，比如性能单一、管理模块不全面、安全性有待提升等问题。

（四）建筑企业物资管理人员能力弱

近年来，伴随着国内建筑企业的发展，企业对于材料的需求也在不断变化升级，但部分企业内部的物资管理却难以跟上现代化管理步伐，其中很大一部分原因在于物资管理人员的综合素质与专业水平不足。一方面，企业物资管理岗位人员数量不足，不能满足物资管理要求，可能由于企业目前设置的薪酬待遇较低，不能吸引足量的人才实现人岗匹配，直接造成了人才缺乏的局面；另一方面，现有的物资管理人员未必能达到新时期的管理标准，很多建筑企业的在职人员素质参差不齐，但企业由于忽略了为员工提供专业技术与管理经验的培训教育，长此以往将对物资管理造成不良影响；最后，现代化管理工具的更新迭代也为物资管理人员带来了新的考验，部分企业人员的计算机操作技能有所缺失，对物资管理系统的使用不熟练、不认可，停留于传统工作模式中，总体工作能力偏低，从而致使物资管理水平的下降。

四、建筑企业加强物资管理的对策建议

（一）健全物资管理环境

建筑企业健全物资管理环境要完善组织机构的设置。首先，要设置领导小组，领导小组主要负责企业物资的战略规划，例如审批年度集中采购计划与使用标准，规定各区域的责任单位，拟定谈判方案以及评价谈判结果等，领导小组是最终敲定合作厂家、合作期限以及合作模式的物资管理顶层领导者。其次，设置工作小组，由工作小组负责具体的市场调研工作以及物资管理措施的落地执行。例如在物资采购环节，由工作小组深入市场，初步形成源头厂家的合作名单，判断其信誉情况，综合考虑特定区域内的物资需求，最终形成市场调研报告，将该报告交由领导小组审批，以此确定谈判细则等后续工作。通过建立流程化的物资管理工作机制，确保物资管理执行的专业性与权威性，提高企业其他各部门的认可度，逐渐形成良好的物资管理氛围。除此之外，建筑企业健全内部物资管理氛围还应注意做好宣贯工作，加强各部门间的协调配合，例如利用企业官网与公众号等互联网平台，大力宣传物资管理的重要意义，或在员工的生活区与休闲区等位置开设宣传栏，借助文化建设手段，给员工群体树立正确的物资管理理念，用正确的意识指导实践，在潜移默化中塑造积极的物资管理环境。

（二）推动物资管理与全面预算控制相结合

物资管理本质上就是为企业实现降本增效而服务，因此将物资管理与成本预算管理相结合，是物资管理的首要任务。

首先，建筑企业应优化采购制度，将采购制度与预算管理制度相联系。对于建筑企业的项目工程而言，成本开支最大的物资成本集中于钢筋、混凝土以及周转材料这三部分，其中周转材料的调配与使用是避免浪费的关键，因此对上述物资的采购预算编制是控制资金成本的核心环节。企业需要按照制度流程与预算方案按照计划完成采购，设计多套采购预算编制表，编制前期应考虑市场的供需变化与企业自身的施工安排，采购预算应明确存货间隔期、库存容量、资金限额以及日期数量等基本信息，确保最终执行的采购预算方案能够达到最优的成本控制目标，实现精细化管理，节省采购开支以及囤货开支。

其次，建筑企业应尽快完善仓库管理制度。一方面，根据自身的经营管理特点，重新梳理并拟定物资的发出与领用审批权限，使企业的物资准出更加严格规范，在此基础上要及时约定审批权限与职责，确定每一次的物资领用都有对应的责任人与责任部门，一旦物资清查时出现异常情况，根据制度中所明确的各分管工程的职责权属，实现及时溯源并追责。另一方面，建筑企业中存在部分较为零散的小型工程，这类工程所涉及的物料繁杂，如按照上述制度框架执行稍显复杂，对此，针对小型零散项目的仓库管理，可单独制定规章条例，由仓储部门按照预算清单直接拨发，减免部分的领导审批流程，提高工作效率。但是对于领用量超过预算清单的情况，则需要反馈到相关责任部门，得到领导批复以及仓储部门的同意后方可领用，在此过程中注意变更信息的处理，避免审批信息出现交叉混乱而导致降低物资周转效率。

（三）加强物资管理系统应用性

为凸显出建筑企业的在新时期的物资管理质量，开发出一款性能更好、功能模块更全面的物资动态管理平台是十分必要的。建筑企业在联合外部专业软件开发公司共同设计物资管理系统前，应注意需求分析，在明确企业管理需求的基础上，进一步界定系统功能模块。针对建筑企业的物资管理系统来说，其功能模块应涉及以下几个方面的需求：文件资料管理、物资使用过程的规划方案、四方合同管理（业主方、设计方、施工方、监理方）、仓库管理、系统运行权限管理以及高层决策支持等多个方面。

由于仓库是物资的直接存储场所，对整体物资管理非常重要。以仓库管理功能模块的设计为例。使用者在物资管理系统的主界面进入仓库管理界面后，可填写仓库类型与检索所需物资信息，此后系统对所填信息自动验证并判断，如信息真实存在，系统内将显示出用户所查询的物资存储地、数量、价格与规格等详细信息，若用户所填写信息不真实，系统在经过识别后则表明所填信息无效，这就大大提升了人员工作效率。除此之外，在物资入库环节，也需要仓库管理功能发挥作用，在模块界面内，系统可自动录入采购订单信息并进行内容核对，若待入库的物资不符合管理人员预先设置的规定标准，则拒绝完成本次操作，将待入库物资信息转入临时数据库中，直到所有物资信息被检验合格。

总的来看，物资管理系统的设计对于具体的工作执行非常关键，建筑企业要以需求为导向，实现个性化管理系统的定制，提高对物资管理系统的应用性。

（四）做好物资管理人才保障工作

企业人力资源的应用是推动一些生产经营活动的源泉，因此为了使物资管理落到实处，就不能忽略对物资管理岗位的人才建设工作。首先，根据企业自身的经营规模与物资管理实际需要，按需定岗，做好人才招聘与储备工作，通过及时调整并更新物资管理岗位的工资结构、福利待遇与晋升机制等，在市场的人才竞争中吸引更多高素质的求职者，在数量与质量上达到企业内部的均衡与人岗匹配效果。其次，对现任职的物资管理人员提供培训机会，主要针对其工作技能与管理思维方面进行有针对性的培训，比如安排技术工作者进行物资管理系统的实操与日常维护方面的培训，安排企业高层领导或外部第三方企业管理咨询机构讲师进行管理学理论以及物资管理方面的培训，通过全面系统的培训，拔高物资管理人员的眼界与综合素养，提升物资管理水平。最后，可为物资管理人员单独拟定一套个性化绩效考核方案，加入信息化技能、沟通能力等的新型指标，体现出新时期背景下企业践行“以人为本”管理理念的物资管理绩效考核特点，激发物资管理人员的主观能动性与责任心，使物资管理成为促进企业高质量发展的关键助力。

建筑企业的物资管理工作对其生产经营活动的有序开展有着关键作用，不仅关乎企业自身的营运质量，还一定程度上关乎企业在市场环境中的综合信誉形象与经济效益。为了充分发挥物资管理在建筑企业中提升工程项目执行效率、节省财务资金成本、提升工程质量等各方面作用，建筑企业必须将物资管理作为现代化管理模式改革过程中的重点工作任务。各建筑企业要加强对物资管理的重视，在企业内营造良好的物资管理文化氛围，建立健全物资管理体制机制，加强物资风险管理，增强物资管理与企业全面预算管理工作的相关性，做好采购环节的成本预算把控工作，同时加强对物资管理信息化系统的审计维护，做好优质人才保障工作，从全方位视角为企业的物资管理工作增添活力，实现精细化管理目标，为建筑企业实现降本增效与增加经济效益的目标夯实内在基础。