智慧医院建设背景下的干部人事档案数字化实现路径

王紫娟

（天津市口腔医院 天津 300041）

2021年，国家卫生健康委、中医药管理局联合发布《关于印发公立医院高质量发展促进行动（2021—2025年）的通知》（国卫医发〔2021〕27号），明确了建设智慧管理、智慧医疗、智慧服务“三位一体”的智慧医院信息系统［1］，其中人事档案的数字化是智慧管理的重要组成部分。人事档案作为医院教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础［2］，随着现阶段智慧医院建设的大力推进和互联网、大数据、人工智能、物联网等信息技术在医院管理中的渗透，人事档案数字化已然成为信息化时代发展的客观需求。

1 医院人事档案管理现状

1.1 管理意识薄弱

作为人力资源信息存放的具体载体，人事档案记录着档案拥有者的个人资料和履历等，在医院人事管理中发挥着关键性作用［3］。但实际情况中，无论医院管理层，还是实际管理人事档案的工作人员，都未意识到人事档案管理的重要性，而是将其看做一份简单、重复、机械且边缘化的工作。医院从上至下对人事档案的不重视导致其安全性和专业性无法得到保障，同时也延缓了人事档案的数字化进程。

1.2 管理方式落后

据了解，国内大部分大型三甲医院仍延用传统的人事档案管理方式，即人工收集、人工装订。传统的管理方式一是会造成人力资源的浪费；二是易导致档案材料缺损；三是人事档案的机密性无法得到保证。更为重要的是无法发挥人事档案在医院管理中选拔提干、教学培养、管理任用干部和鉴别优秀员工中的重要作用。所以在智慧医院的建设实践中，我们需要深刻认识到以往的档案管理体系已经落后于目前信息化发展的趋势，人事档案的数字化、智能化势在必行［4］。

1.3 管理人员素质较低

当前一部分医院招聘的档案管理员工并不是出自相关的专业领域，相当比例的工作人员是医院内的“非核心人员”，或只是短期或长期兼职，没有经过系统、标准化的培训，对档案管理的重要性认知不深入，对档案的保密原则不明晰，还有一些档案管理员工仍循规蹈矩，不对传统的管理经验和模式进行创新优化，缺乏档案管理的创新性思考。

1.4 管理结果不尽如人意

国内大部分医院的人事档案大都是将档案集中于库房，安排一名全职或兼职人员负责档案的整理与归档，人工的归档过程易造成档案内容的缺损、遗失、时间错乱及档案内容的泄露，且随着时间的流逝及管理人员的更迭，遗失或损坏的档案信息无从查证与追回。同时，纸质化的人事信息查阅困难且无法利用，这不仅造成了医院信息数据的浪费，还有一定的安全隐患。要实现人事档案的数字化，使档案管理与先进的信息技术、开放的数据平台、优质的网络服务等联系起来，真正实现人事档案管理对人力资源的整合，达到资源共享，最终发挥资源的作用。

2 人事档案数字化的必要性

2.1 智慧医院建设的客观要求

智慧医院建设实践中，智慧管理是智慧医疗和智慧服务的重要支撑。人事档案管理作为医院智慧人力管理的核心，覆盖医院人力资源的选、育、用、留、淘汰等业务环节，通过推行常态化、科学化、标准化的人力资源管理模式，从根本上提升医院在人力资源的计划、使用、协调、控制、评价和激励等方面的管理能力［5］，重视关键人才的可持续发展，激发医务人员的主动性、积极性和创新意识，确保高质量的医疗服务和健康管理产出。

2.2 数字信息化的浪潮推动

现阶段社会已大踏步迈入数字信息化时代。人事档案需要与数字信息化的发展有机结合，在日常管理中要附加信息化手段，探索信息化发展与医院管理的适配性，尤其在工作效率、内容覆盖面和信息安全3个方面。以往的人事档案管理模式已远远落后于社会数字化的进程，数字化、无纸化趋势已融入和结合到医院管理的方方面面，人事档案的管理工作也需要与时俱进。人事档案的数字化是信息化时代的必然产物，因此，需要尽快建立支撑和承载人事档案的数字化平台。一方面可以大量简化人事档案管理的成本，另一方面也有利于扩充人事信息的存储空间、延长档案寿命、提高人事档案的开发利用。但需要说明的是，针对目前医院的人事档案管理工作，一定要在保证人事档案安全性和保密性的前提下去开展医院人力资源管理的数字信息化，以强化信息化系统的安全稳定性。

2.3 人事档案保密性、安全性、完整性的内在需求

目前我国大多数三甲医院人事档案的收集、整理、储存、检索及利用等一系列环节都采用的是传统的纸质档案管理方式，易造成人事档案的损坏、丢失、篡改及时间错乱等，对档案的完整性、安全性、保密性易造成不可逆的后果。同时，此种档案管理方式在实操过程中体现了对管理人员巨大的依赖性，很难保证档案信息能够随着信息变化进行动态更新，以及信息的及时性和客观性，流程繁杂，对员工的实际情况不能真实、全面地展示。建立人力资源信息管理系统，推动医院内部人事档案的数字化、信息化发展，利用安全保密技术、网络技术、计算机数据库技术等，以实现人事档案管理成本低、寿命长、保密性好、存储量大、可靠性高、查找方便、检索迅速等优点。

2.4 整合信息，资源共享的必然要求

作为医院内部教学培养、选拔提干、管理干部和评价优秀员工的基石，人事档案的系统化管理无疑是重中之重。传统的纸质档案仅实现了信息的收集归纳，信息本身的利用价值为“零”。实现人事档案的数字化，使信息的利用从“下游走向上游”，由整合档案至整合档案资源、分析档案信息、传递有效信息，为决策部门提供更多的数据信息帮助其作出更合理的决策。同时，档案部门还可以“走出去”“引进来”，加强信息与技术部门的合作，扎实推进人力资源信息化管理的发展进程，提高人事档案信息的数字化水平，优化人事档案的使用［6］。

3 人事档案数字化实现路径

3.1 树立人事档案数字化建设理念

一方面，要强化理念、提高认识。人事档案是一项入门容易但精通难度大、内容复杂、意义重大的服务型工作，上至医院相关的领导干部，下至工作人员，都需要从根本上转变思路，意识到人事档案管理的重要性并进行改进，同时给予人力、物力、财力的支持，要坚决避免将人事档案管理工作安排给医院的“非核心人员”，切忌成为作风懒散、安于现状、不思进取的医院员工的“安乐窝”。

另一方面，树立人事档案数字化建设理念。人事档案数字化是医院智慧管理的重要组成部分，必须深刻认识到人力资源档案数字信息化建设的重要性，将其纳入医院整体发展规划，从全局出发对人事档案数字化进行科学谋划，有组织、有目的、有系统地推进本院人事档案数字化建设工作，进一步提高智慧医院建设水平［7］。在具体的实施过程中，也要因时、因地制宜，建立一套科学、合理、明确、可行的人事档案数字化制度，使医院的人事档案数字化建设工作有规可循、有章可依。

3.2 建立人事档案数字化信息管理系统

人事档案数字化信息管理系统的建设是档案数字化的重要基础，其旨在利用安全保密技术、网络技术、计算机数据库技术搭建动态、科学、全面、安全的数字化信息管理系统，进而实现人事档案管理的数字信息化、应用普及化和远程动态化。人事档案数字化信息管理系统的建设首先要建立档案信息数据库。数据库作为当今社会收集和处理人事档案信息的介质，利用互联网和大数据可有效实现人事档案材料的采集、处理、检查、出借、转出、接收等流程。如医院因工作需要查看人员档案，工作人员可通过账户和密码直接进入数据库查询、调取。如有员工调动，可利用数据库的转出功能实现档案信息的共享。第二，做好人员信息的收集工作。人事档案详实地记录着员工的基本信息、工作情况和社会经历，是医院人力资源管理最基本的部分。对于已存在的纸质档案材料，可依托第三方单位，推进形成系统、全面的合作，推动人事档案数字信息化的健康发展，这样既利于材料的完整保存，也利于计算机查阅。对于新增的人员信息，一方面，使用数字化管理系统智能收集员工工资、绩效、奖励等各方面的真实信息；另一方面，对于外部环境信息，采集终端数据接口与人事档案信息管理系统连接，自动检索并收集员工自己填写的其他信息，最后将所有的数据集合成一个库，即“大数据”，它们是员工面貌的真实写照，是人力资源的信息基础，能促进这个行业更加科学化和量化［8］。第三，优化设计查询系统。推进医院内部人事档案管理工作的重中之重在于有效开展数字信息化服务。信息查询系统需要建立、健全且动态更新及覆盖全面、有效的关键词，如姓名、籍贯、专业领域、学位学历、职称、专业能力和工作履历等，按照关键词来进行内容的有效查找，以实现高效动态化管理，助力全面数字信息化管理目标的实现。在此基础上进行持续的系统优化和更新，针对病人的姓名、病历、疾病名称、诊疗和住院时间等对查询系统进行设计优化，结合查询人员的操作方式和检索习惯进行调整，有效提高检索效率，同时对查询系统的性能和适配性进行优化［9］。第四，打造信息安全管理屏障，不仅在医院系统内检索使用，还要实现异地备份使用。首要保证的是档案的保密性，即数字信息化档案的管理流程、标准、密级需要与实体档案同步。按照《干部人事档案数字化技术规范》要求，需要同步建立身份信息实名认证、存储平台加密及信息的上传和下载权限等安全管理保密机制，确保档案信息的安全［10］。人事档案数字化管理平台的建立应该在设备管理、环境监控、数据备份、系统维护、查询追溯等各个环节制定详细的规范和制度要求。

3.3 打造专业的人力资源档案数字化建设梯队

管理员的选拔任用是档案信息化管理的重中之重，专业能力过硬、紧跟时代发展、前沿信息适应性强的管理梯队是档案数字化管理的基础［11］。一方面，要不断提高档案管理人才的专业化程度。在招聘工作中要有针对性地招录档案管理、计算机网络技术的相关人才，有卫生相关背景者可优先考虑。确保建立健全专业的档案数字化管理梯队，即懂档案管理、懂前沿科技、懂数字化技术的复合型人才梯队。另一方面，加强业务人员培训。针对现有的档案管理员工，教学相长，持续性开展各种形式的教学和培养工作，如举办技能培训、理论课程学习、定期考核等。同时，也要支持和动员他们不断保持学习的势头，积极适应时代变化，通过学习和实践逐步迎接和完成数字信息化时代的转型升级，提升自身的综合实力，开拓眼界，适应大环境下的医院档案管理向数字信息化的转变。简而言之，要逐步打造起掌握专业的人力资源档案管理体系建设、熟知并认同数字信息化理念和发展、跟进时代的步伐能够持续学习和进步的医院人力资源档案管理人才梯队。

3.4 提升人事档案数字化信息管理系统软硬件水平

无论是传统的档案管理模式，还是数字化信息管理系统，人事档案信息的安全都是最基本的要求，人事档案信息的安全无法保证，数字化信息管理系统也就无任何实际意义。在硬件设备的采购上，一定要多方测试，确保硬件设备具备很强稳定性、安全性、易操作性。同时，保证设备在不同环境的适应性和耐久性，需综合考虑温度、湿度等气候因素的影响，在使用过程中需要不断优化、不断提升其整体性能。在软件系统的选择上，需要其具备数据加密、防篡改技术、安全可信赖的云端服务和重要信息的异地异质备份等，并且定期检查升级防火墙技术，服务系统打补丁等。

4 结 语

在当前智慧医院建设的大背景下，智慧管理系统的建设势在必行，医院人事档案管理模式由实体化到数字化是时代发展的必然结果，“大数据”时代，医院人事档案信息资源“活起来”也是医院发展的必然要求。人事档案数字化信息管理系统目前还在探索和发展阶段，随着时代的发展，其必然不断地发展壮大，智能化、信息化能更好地为档案管理工作服务，更好地为组织选人用人服务。■