PDCA循环理论在高校资金存放管理中的应用探讨

●田宇驰

一、引言

高校的财务管理工作在高校的事业发展中的三大职能为优化资源配置、识别防范风险和实现信息对称，为了实现财务管理的职能，高校的财务工作主要的内部流程为将项目管理作为开端，集合各类需求经评审后立项形成项目库，挑选本年度需执行的项目安排预算资金，预算下达后，项目执行情况通过会计核算体现，收支指令下达后，资金管理的收付工作开启，最后资金的数据反馈至项目负责人，对项目的执行情况进行绩效评价。在此流程中，要维系资金运转，防范资金风险，维护资金安全和提高资金效益，资金管理发挥着极其重要的作用，部分文献指出，“高校资金管理是财务管理的重要组成部分，是高校经济发展的有力支撑”“高校通过加强资金管理能够提升资金使用效益，有效避免财务风险”等观点，足见资金管理在高校财务管理中的重要性。近年来，随着高校办学规模日益扩大，资金的来源逐渐增多，并呈现多样化，高校的存款具有金额大、稳定性强以及时间长的特点，资金的风险相对较小，各银行都争相追捧。若资金存放管理规范性不完善或存放过程未公开透明，则会产生廉政风险，甚至出现利益输送，给高校带来资金安全隐患。如何做好资金的存放管理工作，在高校的财务管理工作中受到重点关注。

2017年，财政部印发了《关于进一步加强财政部门和预算单位资金存放管理的指导意见》（财库〔2017〕76号）（以下简称“76号文”）和《中央预算单位资金存放管理实施办法》（以下简称“实施办法”），更加全面和系统地指导预算单位强化资金存放管理，建立健全公正透明、科学规范的资金存放管理机制。 该指导意见的出台，使高校在加强资金存放管理工作方面达到了预期的效果，提升了资金管理的水平和效益，在一定程度上使高校健全了内控制度、规避了廉政风险，也减小了寻租空间。由此可见，健全的资金存放管理机制，明确相关的工作流程，依托信息化的助力，不断完善内控制度，减少财务风险，才能切实保障高校资金安全。

二、高校资金存放管理现状及问题

随着76号文和实施办法的发布和推广，许多高校在资金存放管理工作上进行改革创新，不仅增加了利息收益，也规范化了资金管理的工作，提高了资金管理工作的效率和精细程度。然而资金管理工作在思想上的重视程度、信息化辅助程度以及工作流程设计的科学性等方面仍然存在问题，具体表现为以下几个方面:

（一）资金管理意识弱，资金存放效益低

高校的资金管理工作方法缺乏合理性和科学性，没有遵循成本效益原则，在实际工作中没有综合考虑资金的时间价值和规模化效应，忽视对现金流量和存量资金的管理，存放无规划，较随意。高校一向的预算资金管理意识为“重支出，轻收益”，重点只关注如何减少支出，较少关注如何提高收益，资金流量的预测、资金监管工作不到位，但高校的可持续发展应建立在科学合理规划资金的使用，关注资金的效益上。另一方面，对资金周转的周期性规划较弱，忽视了资金存放的时间周期管理，经常出现账户内活期存款金额远大于当期资金需求量的情况，未考虑多样化的存放类型，如根据月度和年度的资金流量预测，按照短、中和长期的安排，做好用款计划，短期计划需考虑活期存款合适的资金量，并与银行沟通，办理协定存款利率，中期计划为近三个月内暂时闲置资金，可安排存入通知存款，六个月以上未计划使用的资金，列入长期计划，应存入定期存款，增加资金的存放收益。

（二）信息化水平较低

高校的资金管理信息化水平较低，仍旧沿用传统的线下审批模式，较大程度依赖财务工作人员手工操作。资金的日常调拨、存储的审批由经办人发起，经各层级负责领导签字后，交由出纳办理，其中的流程较长，线下的审批容易受到时间和空间的限制，无法随时随地进行，造成资金调拨过程时间较长，资金调拨的及时性受到负面影响，并且这种人工操作的模式涉及工作人员较多，安全难以得到保障。信息化的缺失，造成日常资金调拨的不及时，同时也损失了资金的在途利息，资金的安全也受到了威胁。

（三）资金存放管理缺乏事前评估、事后监督

近年来，高校通过竞争性选择的方式遴选合作银行，招标方式能更多地激发银行的在利率报价方面的潜力，使高校获得更高利率报价。但是部分高校在评选合作银行时，偏重利率水平，未对经营状况水平或服务质量进行提前评估，银行受利益驱动，为了获取更高的贷款收益，在金融风险管控上可能更为宽松，从而威胁资金的安全。另一方面，高校在招标阶段未对参与银行进行充分调研，缺少对其履约情况的预判，在合同签订时，未能对可能出现的履约风险进行及时预测，并制定关于履约方面的具体详细的条款，若银行不能及时履约或者不能完全按照合同约定的利率水平和服务质量履约，高校会陷入被动的局面，临时更换合作银行将面临更为复杂的操作流程，若继续履行合同，高校的各方面利益将受到损失。签订合同后，未建立完善的监督机制，银行的履约情况未能及时跟踪管控，使学校利益受损。

（四）资金存放管理缺乏内控

高校的资金存放缺乏健全的内部控制度进行规范性管理，银行的选择过程不够透明公开，导致公款的存储考虑的重要因素不是高校的利益，而是个人利益，领导干部利用公款存储的权利，与银行进行利益交换，获取高额回扣或将子女、亲戚安排至银行工作等，以权谋私，产生廉政风险。商业银行的考核指标涉及新开户数量和存款增量，银行使用各种营销手段、有决策权的领导更替涉及利益牵扯，导致一些高校以不实理由，违规开立各类无明确用途和不符合规定的“人情户”，增加了违规开户的风险。在利益诱导下的资金存放，未充分考虑安全性、流动性和收益性，可能导致资金进入不合资质、经营状况和盈利能力差的银行，存在资金安全隐患，这一系列做法给高校的建设发展带来了负面影响。

三、PDCA循环理论对资金存放管理的指导意义

PDCA循环理论为全面质量管理的工作方法，是推动工作、发现问题和解决问题的有效工具，该理论将管理工作分为四个阶段，分别为计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）和处理（Act）。计划（P）阶段是通过分析工作的现状以及各种问题，设定工作目标和计划，制定相关的工作方案；执行环节（D）是根据工作方案，执行具体流程，实现工作目标和计划，此为关键环节；检查环节（C）是把执行结果进行复查与总结，对比要求达到的目标，检验是否达到预期目标；处理环节（A）中，对检查的结果进行整改和完善，将成功的经验加以肯定并标准化推广，对失败的教训加以总结，将未解决的问题放到下一个PDCA循环里去解决。PDCA循环如同爬楼梯，一个循环结束后，工作的质量会上升提高一步，然后制定下一个循环，如此不断前进提高。

PDCA循环理论应用于高校资金存放管理的实践研究，通过四个阶段，构建标准化的高校资金存放管理的流程，规范资金存放的运作行为。资金存放的计划环节（P）中，进行了资金管理机构的调整优化、银行账户情况的梳理和年度资金流量、资金存放规模、比例和期限的测算，明确了资金存放工作的目标为在保证资金安全性和流动性前提下，实现利息收益最大化，并根据目标制定工作方案；在实施阶段（D），制定具体操作办法，对参与银行基本资格要求、招标流程、评选委员会的人员和组成方式、评分方法、监督管理等内容作出详细规定，根据评选结果签订协议；检查阶段（C）是要检查银行的履约情况，年度和总体的履约情况是否执行了协议约定，并对阶段结果进行评估；在处理阶段（A），总结整个招标过程中成功的经验和失败的教训，对出现的问题进行总结，分析未能达到工作目标的原因，针对性提出改进措施，推广成功的经验，然后进入下一个循环。通过每一个循环，不断改进和完善资金存放管理模式，逐步建立标准化的资金存放管理。

四、PDCA循环在高校资金存放管理中的实例分析

本文将以高校Z的资金存放管理工作为实例，将PDCA循环理论应用于其中，分别从计划、执行、检查和处理四个阶段分析资金存放管理工作的流程、出现的问题和提出解决的措施。

（一）制定基于PDCA循环理论的资金存放管理计划

1.优化资金管理机构设置。高校Z的资金管理曾经是预算管理办公室的一项工作，资金管理工作的主要内容是资金调拨以及定期存款存取，而本应行使资金管理职责的资金结算中心仅仅只有内部储蓄银行的功能，管理校内各二级单位存储的资金以及校园一卡通资金。随着学校业务逐渐划分清晰以及银行业务的发展，结算中心的功能逐渐单一化，只履行后勤财务的出纳工作。按照财政资金管理要求和学校财务机构职能规定，为了规范高校的资金管理工作，财务部门撤销了资金结算中心，成立了资金管理中心，实行资金集中管理模式，负责资金收付业务、资金风险管理、流量管理以及存放管理，设置了学校本级财务出纳，后勤财务出纳，工会、党团费出纳以及国库资金监管岗位，分析资金使用和存放过程的风险点并加以改善，合理降低风险，每月末总结本月的资金情况，以及预测下个月的资金使用情况，必要时进行资金调拨，盘活存量资金，中心对暂时闲置的资金量以及本年度资金使用情况进行评估和预测，办理协定存款、通知存款或定期存款，合理组合，以获取更高的利息收入。

2.对银行账户的现状进行梳理。将现有银行账户按类型、用途和资金收支量进行梳理，将资金使用行为往国库单一账户体系上归拢，按照国库集中收付的要求对银行账户进行自查、清理和规范。撤销了长期不动户以及重复用途的账户，规范账户的使用，防止违规将财政资金从零余额账户划拨至实有资金账户。专人每天对零余额账户内的资金进行盘点，检查每日余额是否为零、账户额度是否与财务账中科目余额一致，有效防止了零余额账户中的资金沉淀。

结合资金存放招标的需求，梳理了现有银行业务存在的问题：利率水平方面，每家银行签订的活期存款协定利率不一致，定期存款的利率较低，影响学校的利息收入。在服务质量方面，银行部分业务办理流程较繁琐，如大额存单存取手续较复杂；无法在网上银行直接申请外汇等交易产生的手续费发票，只能柜台办理，周期较长，甚至出现跨月的情况，影响会计记账；银行因业绩考核会刻意延长某些大额资金的支付时间；银行在校园里无网点或网点较远，工作人员上门送回单不及时等问题。银校合作的深度和广度不够，学校未将学科优势发挥到最大化，与合作银行开展金融领域培训、课题研究等相关业务。

3.划分业务板块、安排资金计划。将学校的各类收付业务进行划分，如统一代收付平台的各项收费业务、教职工薪金代发业务、本科生及研究生奖助学金代发业务、一卡通资金、后勤业务、工会业务等，将业务按照资金性质和资金流量进行分类组合，对应各类银行账户，设定不同的标段，属于专户的资金要单独作为一个业务板块进行招标。对各银行账户内活期存款和定期存款的金额进行盘点，根据年度的资金预算安排及以前年度收支情况预测本年度资金使用情况，合理安排定期存款期限和存款比例，定期存款的累积存期一般不超过2年，为分散风险，大额资金避免只在一家银行存放，对单一银行存款比例做出限制。

4.制定工作方案。通过对银行账户的梳理、业务分类、资金测算、定期存款分布的统计，确定资金存放的范围，根据76号文和实施办法的规定确定资金存放的方式，即竞争性选择方式。由财务部牵头，与有意前来参加招标的银行进行需求商谈，制定工作方案，由采购与招投标中心协同制定竞争性选择的工作流程，报校务会审批通过。

（二）竞争性存放的实施阶段

1.规范招标流程。前期对于招标流程进行充分调研，总结其他高校招标的经验，结合文件政策规定，明确资金存放竞争性选择方式的主要流程包括：（1）发布招标公告，由财务部制定公告并经学校官网和采招中心网站发布。（2）组织参与银行进行多轮报价。评审委员从利息收益和服务质量两个方面与参选银行磋商谈判，了解银行对利率水平和服务质量的承诺。（3）采用综合评分法，从银行的经营状况、服务质量和利率水平进行评分考核，遵循安全性、流动性和收益性相统一的原则。分业务类型对不同评分指标的权重进行差别设置，账户合作的考核注重银行的经营状况和同类业务以前年度履约情况，定期存款业务中利率水平权重相对占比更高。经营状况是通过设定净资产总额、资本充足率、不良贷款率、资产利润率以及流动性比例等指标，以及对比各参选银行提交的其他财务数据，考核判断综合经营的安全性和运营能力；服务质量主要考核银行在同类项目的业绩情况，是否按期履约或提前履约，各项服务优惠措施，是否对学校有额外的捐赠或硬件投入等支持学校的建设发展，校内外网点的分布情况等；利率水平考核协定存款、办理七天通知以及定期存款利率上浮水平，利息结算方式和时间。针对履约的关键指标，会设置事前承诺书，参选银行签署视为将履行承诺，从而降低事后履约的风险。（4）招标的评审委员会由校内外专家组成，校内专家主要来自财务、审计、信息管理部、学工部等与银行账户业务关联的部门，校外专家均来自同级高校，对财务管理工作和银行支付结算业务有丰富的经验，对银行进行评分，严格执行利益回避制度，防范利益输送，双方签署廉政承诺书。（5）根据评分高低选出各标段中选银行，结果报送校务会通过，发布中选公告。

2.签订协议。合作协议的主要条款均根据招标文件和银行提供的响应文件以及签署的承诺书上的内容制定，协议中明确双方的责任与义务，在招标过程中银行承诺的利率水平、服务质量以及额外的捐赠或设备投入支持均应列明，且将资金存放衍生的银校合作业务所形成的资产权属划分清楚。以保护学校的利益为前提，约定若出现银行违约，赔偿和惩罚的条款，并收取一定比例的履约保证金。合同由本校法律事务部进行审核，对合同条款进行把关，审核确认无重大风险后双方签订。

（三）建立监督检查机制

1.对于履约情况的动态评估。根据协议的约定，高校Z每年会对银行的履约情况进行评估，主要从经营状况、利息收入情况以及服务质量三个方面进行评估和管控。经营状况的监管是定期从商业银行的监管机构了解银行当年的经营情况，主要确认当年有无重大违法违纪事件，若存在重大的经营风险，根据情况将资金撤回。利息收入准时结算，相比之前有较大增长幅度，账户中的活期存款10万以上的资金办理协定存款，暂时闲置的资金转存七天通知存款，利率均上浮40%，每年每千万元的利息收入提高了约5万元，定期存款每亿元利息收入提高了约170万元。服务质量方面，中标银行优化服务流程，简化开户的手续，减免账户开立和使用过程中产生的手续费；开通网上银行申请手续费发票的功能，可线上进行预约申请，直接将发票寄送到财务部办公室，大大缩短了此业务办理的时间；工会账户等专用存款账户开设了网上银行，方便于款项支付，不再使用支票，让老师免于银行间的奔波。在校内无网点的银行，在校内建设网点以方便师生办理金融业务。在建设投入方面，银校合作的深度与广度均在扩大，银校合作开立的创业孵化工作室，帮助学生创业；在每学年迎新阶段和毕业阶段对学生活动进行赞助，帮助开展丰富的活动；与高校Z展开优势互补，合作进行金融人员培训业务和金融相关课题研究。

2.资金使用的监督管控。通过竞争性选择方式收到的银校合作资金包括利息收入、捐赠收入、设备投入和信息系统的建设投入，根据不同的资金性质采取不同的管理方式。利息收入纳入年度预算收入中，由财务部统筹管理，主要用于学校的日常运转和支持重大项目的发展。捐赠收入由学校的教育发展基金会管理，根据捐赠时的协议约定，用于发放学生奖助学金或支持教师课题研究；设备投入和信息系统建设则由资产部和信息管理部门根据学校的实际发展需要提出需求并完成采招流程，提前约定资产的权属，由银行进行款项支付。各类资金的使用均按协议执行，做到专款专用，对于纳入学校预算以支出重大项目发展的资金，投入使用前做实做细年度预算管理，包括支出明细、绩效目标评估，在预算执行阶段进行实时监督，每月分析资金执行进度，事后进行绩效评价，给予项目负责人激励或惩罚，保证资金的使用效益。

（四）处理阶段

1.建立健全资金存放管理制度。高校在业务以及资金的多样性方面有其自身的特殊性，每所学校的资金状况也不同，以财政部文件为依据，出台有针对性、系统性和可操作性的资金存放管理办法，符合本校资金存放的实际，体现决策、执行和监督相互分离，对参与银行的基本资格要求、资金存放范围、期限、金额和方式、操作流程、评委的组成方式、评分指标的设计、签订合同的要求、合同审查、合同管理，以及监督履约情况等内容形成具体的制度规定。

高校资金存放采用综合评分的竞争方式选择资金存放银行，并公告选择结果，本质上是银行服务采购，属于政府采购管理的事项，因此此项服务采购业务需纳入政府采购管理。高校的采购与招投标部门在进行此项工作时，采用公开招标或者磋商谈判的方式，应该制定统一规范的招投标程序。此外若是委托第三方机构来组织招标，存在泄密风险，第三方机构有可能和参选银行之间存在利益输送，一旦在招标的各环节出现泄密，结果将有违公平，有损学校利益。

2.应科学设计评分指标。评分指标体系的设计应该从学校的实际需求出发，结合银行的经营状况、服务水平和利率水平来分配权重。经营状况的考评不能仅仅来自于银行提供的资料，要保证数据的真实性，高校应该在参照各参选银行自行提供资料的基础上，积极协调联系地方、银监局、金融等相关部门，收集第一手资料。高校应提前调研银行的信息化水平，涉及账户变更涉及到相关的技术问题，银行是否有能力解决，避免出现中标后技术水平滞后导致无法满足学校业务需要的问题。对于中标银行的服务质量水平和履约情况要实施动态监管，如出现履约拖延、甚至不履约的情况，应按合同约定予以惩罚并赔偿违约金，撤回资金。对于服务质量的考评也不能仅仅局限于银行提供的书面资料，应参考同地方其他高校以及本校以前年度合作的资金存放银行的服务水平状况，如有大额资金支付拖延以及大额资金取款手续复杂、审批流程过多时间较长的情况，应考虑下一个服务期更换银行，合作银行的选择不可只考虑账户变更麻烦或职工工资卡变更可能引起职工不满等因素。

3.应建立健全资金存放内部控制办法。资金存放管理工作并非财务一个部门负责，高校应明确纪检、审计、财务、人事等部门职责分工，科学设计流程和制度的控制，强化各环节有效制衡，防范资金存放风险事件。高校在组织竞争性选择方式的招标工作时，不应只有财务一个部门来组织，整个流程应有业务相关部门以及监督部门的参与，如审计、纪委等部门，健全内控机制，做到各环节的有效制衡，降低廉政风险，将招标过程公开化。

4.加强资金存放管理的信息化建设，利用信息化手段加强监管资金存放管理的全过程。建立高校间资金存放信息共享平台，平台关联至银行、银监会、金融办等部门的相关数据库，高校可及时掌握银行的经营状况、内部管理机制和风险控制能力，据此相应调整资金存放额度、时限，决定是否提前收回资金或变更存放银行，以减少资金存放安全风险。平台上应记录每家银行在同一地区的高校中的履约情况，可供其他高校参考，并将其纳入评分指标的设计中，以降低事后履约的风险。

五、结束语

本文通过对高校资金管理的现状分析，将PDCA循环理论应用于高校的资金存放管理中，通过对资金存放管理计划、执行、检查和处理四个阶段的讨论，在螺旋上升、不断改进的闭环管理模式完善优化高校的资金管理工作。高校应将竞争性方式选择合作银行纳入政府采购管理，通过建立健全资金存放制度、科学设计评分指标、建立资金存放内部控制办法以及加强信息化建设等手段，有效降低高校资金存放的风险，提升资金的使用效益。