高位推动 精心组织 扎实推进红河州机关电子公文归档管理

■李剑武

红河州档案局在州委、州政府的关心支持下，在州委办公室的领导下，顺利完成机关电子公文归档管理试点工作任务，成功构建了州级机关电子公文归档管理的支撑平台，初步形成制度体系和行之有效的工作模式。

一、主要做法

（一）强领导、明任务。红河州高度重视机关电子公文归档试点工作，充分发挥党管档案的优势，健全机制，有力推进。2022 年，省档案局布置了州市机关电子公文归档试点任务，红河州委分管领导立即作出批示，建立由州档案局馆、州数据发展中心、州机要保密局等部门组成的领导小组。州委分管领导、州委办公室领导班子多次听取机关电子公文归档工作推进情况汇报，实地调研，及时帮助解决经费、人员等问题。州委办公室印发《关于在州级机关开展电子公文归档和电子档案移交接收工作的通知》，明确要求一体推进电子公文处理与归档管理。

（二）强责任、聚合力。州档案局按照省档案局指导意见和州分管领导要求，拟定《红河州州级机关电子公文归档试点工作方案》，明确工作内容和要求，细化责任分工，任务落实到人，将机关电子公文归档工作列入档案监督指导和执法检查的重要内容。州档案馆进一步完善相关制度和电子档案管理系统，为开展机关电子公文归档提供了有力支撑。州级相关部门积极配合，及时保障条件，形成共同推动州级机关电子公文归档工作的格局。

（三）部系统、对接口。红河州依托省办公云平台部署了“红河州非涉密电子档案在线归档移交接收系统”，该系统严格落实国家相关规定和标准要求，满足电子公文归档与电子档案整理、保存与利用、移交与接收以及四性检测、在线监督指导等功能，并与红河州协同办公平台成功对接，实现电子公文在线推送与采集，电子公文办理和归档一体推进。

（四）重培训、力推广。州档案局馆多次组织局馆干部职工开展电子档案在线归档移交系统培训，反复进行系统操作演练，确保全员具备指导机关电子公文归档的能力；组织133 个州级立档单位参加电子公文归档管理培训，对红河州协同办公系统收发文、电子公文处理、在线归档、在线移交等操作方法进行专题讲解，并对电子公文归档工作作出安排；组织四个业务指导小组，分片包干监督指导州级单位的电子公文归档、电子档案移交工作；建立线上业务交流群，及时答疑解惑，提供技术支持。目前，已有85 家单位登入电子档案在线归档移交系统，系统访问3320 次。

二、主要成效

（一）有效提升机关电子档案管理意识。试点单位的公文处理与档案管理工作一体推进，机关工作更加规范，提高了办事效率，降低了工作成本，初步显现了电子档案管理的示范效应，各单位更加重视档案工作，进一步明确档案管理部门，配强了档案管理人员。

（二）探索了电子档案管理制度。州档案局结合实际，制定了《红河州州级机关单位电子公文归档与电子档案移交接收办法》，明确了电子文件收集归档、电子档案移交接收等责任和要求，明确了归档数据接口、元数据、归档格式等标准。制定了《红河州非涉密档案在线归档与移交接收系统使用办法》，对系统管理维护、使用规范、安全管理、应急处理等做出明确要求。

（三）提升了机关电子公文应用水平。红河州机关电子公文在线归档，实现从文件形成、办理到归档管理的全生命周期管理，形成电子公文处理闭环。截至2023 年9 月，红河州州级机关已有48 家州级单位完成1549 件电子公文收集整理，16 家州级单位完成2934 件电子公文归档，州档案馆接收电子档案78 件。

三、存在问题

（一）制度有待完善。州档案馆在电子档案接收进馆后的管理和利用等方面的制度有待完善。各机关单位在电子公文归档和电子档案管理制度建设方面较为薄弱。

（二）电子档案门类不齐全。各机关目前仅开展了机关电子公文归档，电子照片、声像电子文件、公务电子邮件等各门类电子档案还未有效纳入管理。

（三）机关公文办理水平与电子公文要求不适配。一些机关电子公文应用不全面、不完整、不规范，档案工作人员专业技能较为欠缺，影响电子档案的质量。

四、下一步打算

（一）规范引领，完善制度体系建设。红河州档案局将牢固树立系统思维，进一步建立健全各项规章制度，规范机关电子公文归档和电子档案管理工作。

（二）问题导向，强化业务监督指导。对州级立档单位开展一轮全覆盖监督指导，针对问题进行面对面培训，协助有关部门举办公文处理培训班，推动各单位电子公文规范处理和随办随归。

（三）目标导向，向“单套制”管理迈进。按照电子档案管理“单套制”有关要求，进一步规范电子档案管理业务，强化电子档案长期保存的保障条件，积极探索电子档案管理单套制的红河经验，全力推动全州档案工作信息化、现代化。