《云南省政务服务电子文件归档和电子档案管理实施办法》解读

2024-01-22■林静

云南档案 2023年6期

■林静

近日，云南省人民政府办公厅印发《云南省政务服务电子文件归档和电子档案管理实施办法》（云政办发〔2023〕60 号，以下简称《实施办法》）。为做好《实施办法》贯彻实施工作，现就有关内容解读如下。

一、制定背景

政务服务电子文件齐全完整归档和电子档案规范管理，是推进政务服务信息共享利用、保障人民群众合法权益的重要工作。2019 年，国务院发布《关于在线政务服务的若干规定》（国务院令第716 号），对政务服务领域电子文件归档提出了要求。2020 年新修订的《中华人民共和国档案法》规定，“电子档案与传统载体档案具有同等效力”，以法律形式明确了电子档案的法律地位。2020 年至2022 年，省政务服务管理局会同省档案局开展云南省政务服务有关系统电子文件单套归档和电子档案单套管理试点，并通过了国家档案局、国家电子文件管理部际联席会议办公室、国务院办公厅电子政务办公室组织的验收，建成了能覆盖全省各级政务服务机构、综合档案馆的政务服务平台电子档案管理系统，有效探索了适应我省的政务服务电子文件归档和电子档案管理的机制与工作方法。2023 年7 月，国务院办公厅印发《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》（国办发〔2023〕26 号，以下简称《管理办法》），对规范政务服务电子文件归档和电子档案管理工作作出了全面规定。为贯彻落实好《管理办法》，加快推进我省政务服务电子文件归档和电子档案规范管理，根据有关法律法规，结合试点工作经验，我省制定了《实施办法》，并于2023 年11 月20 日印发实施。

二、基本内容

《实施办法》共5 章21 条。第一章为总则，主要说明《实施办法》制定的目的意义、依据、适用范围，涉及的基本概念，明确管理工作原则、基本要求和相关部门的职责、任务，电子档案管理系统的建设和应用要求等；第二章、第三章和第四章围绕政务服务电子文件收集与归档、电子档案移交与接收、安全保管、共享利用和监督检查等关键环节，提出具体的管理规定和业务要求，进一步全过程规范政务服务电子文件归档和电子档案管理；第五章为附则，主要规定了参照执行有关要求、解释权和施行时间。

三、主要举措

（一）关于基本管理原则

《实施办法》强调政务服务电子文件归档和电子档案管理工作应当遵循统一规划、全程管理、规范标准、高效利用、安全可控的基本原则，并按照《档案法》规定，把确保政务服务电子文件和电子档案来源可靠、程序规范、要素合规作为全流程管理要求。

（二）关于职责任务

结合我省实际情况，《实施办法》明确“省级档案主管部门会同省级政务服务管理部门，负责统筹规划和组织协调全省政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，研究制定相关政策、规章制度和业务规范”“各级档案主管部门负责对本级政务服务电子文件归档和电子档案管理工作实行监督和指导”；将《管理办法》中的“政务服务机构”进一步细分为“政务服务管理部门”和“政务服务实施机构”，明确了各自工作职责。为优化流程、便于管理，《实施办法》规定“各级政务服务管理部门负责统筹协调本级政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，依规向同级综合档案馆移交本级政务服务电子档案”。

（三）关于系统建设和应用

全省政务服务平台电子档案管理系统按照国家有关标准规范要求统一建设，为各级政务服务实施机构提供政务服务电子文件归档和电子档案管理公共支撑服务。为推进政务服务信息共享，《实施办法》要求各级政务服务实施机构统一使用全省政务服务平台电子档案管理系统，进行政务服务电子文件归档和电子档案管理。已自行建设电子档案管理系统开展政务服务电子文件归档和电子档案管理的，应当遵循国家有关标准规范，实现政务服务电子文件和电子档案全流程管理，满足电子文件和电子档案真实、完整、可用和安全要求，并与全省政务服务平台电子档案管理系统互联互通。

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（四）关于业务规范

《实施办法》明确我省政务服务电子文件收集和归档业务、技术要求参照国家标准《政务服务事项电子文件归档规范》执行，移交接收工作流程、操作要求参照档案行业标准《电子档案移交接收操作规程》执行；规定政务服务电子文件归档时间分为实时归档和定期归档，定期归档应当在政务服务事项办理完毕后的第二年6 月底前完成；各级政务服务管理部门应当统筹本级政务服务实施机构，于每年6 月底前将上年形成的保管期限为永久或30 年的本级政务服务电子档案统一向同级综合档案馆移交。