新时代北京地区高校档案人才队伍建设研究

文/北京化工大学 安贺意 邓丽娜 桑海风 张璟抒

随着数字时代的到来，人工智能、区块链、云计算、大数据等各类先进信息技术快速融入档案工作。档案工作已经不再局限于收集、整理、立卷等手工操作，而是快速走向信息化，走向单套制管理。档案信息化工作的发展，对档案人才提出了新的、更高的要求，同时也带来了机遇和挑战。虽然目前人才培养和队伍建设已经取得了很大的进步，但是仍有些问题比较突出。

一、北京某高校档案管理人员发展现状调研

北京某高校档案专兼职管理人员调研结果显示，26.1%的人员对于职业满意度的态度为基本不满意，不满意的原因主要是工作任务繁重；78.3%的人员对于现工作状况表示满意，另有21.7%的人员想调离本岗位；47.8%的人员认为领导的理解和支持，是实现职业规划的最重要影响因素。结果分析表明，该校在人才队伍建设方面存在以下问题：

（一）档案馆建制低且档案专职管理人员配备严重不足。通过《学府兰台》资料检索、电话询问、网上查询、调查问卷等方式，对其他兄弟院校档案馆的馆藏、人员编制、管理业务范围等信息开展两次调研。调研结果显示，负责同等工作任务的综合档案馆中该校建制最低，人员最少。各种法规、规范性文件对档案专职管理人员的配备进行了规定，如《地方各级档案馆人员编制标准（试行）》（国档联发〔1985〕2号）文件中标准为“以馆藏档案一万卷确定编制基数”；《干部人事档案工作条例》第十六条规定：“每管理1000卷档案一般应当配备1名专职工作人员……”；《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）第九条中规定：“应当配备与工作量相匹配的专职档案工作人员……”；《高等学校档案管理办法》（教育部令27号）第九条、第十条中对于档案馆的建制以及人员具备的条件进行了规定，并且还规定了“编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定”，但是，因为诸多原因，在实际工作中达不到要求，主要采用部分档案兼职人员和返聘人员管理档案，以解决人员不足的现状。档案管理人员配备不足也是北京地区高校档案馆存在的共性问题。

（二）档案专兼职管理人员流动性过强。为保证各单位档案材料的齐全、完整、规范、安全，按照学校要求，各学院、部处及直属单位都至少确定了1名兼职档案员和1名负责人分管本部门档案工作。但是，兼职档案员往往由最年轻的老师担任，这些老师可塑性强、发展潜力大，但同时由于工作任务繁重，档案管理不是工作中心，工作任务得不到领导的理解和支持，也导致岗位变动频繁，流动性大。同时，档案员是基层管理人员，在学校岗位聘任实施细则中规定“在同一单位任满3个聘期或工作11年及以上且距法定退休时间一个聘期以上的基层管理人员，原则上不得在原单位续聘”。再者，档案管理人员考虑岗位受领导重视程度以及受聘岗位级别等因素，都在一定程度上增加了大龄档案管理人员的流动性。调研结果显示，82.6%的人员从事档案工作年限为0-4年。因为人员岗位变动的原因，仅有26%的人员参加过档案相关培训或者参与过实操演练。

（三）档案专兼职管理人员专业性不强。虽然各种法规标准对档案管理人员具备的专业背景进行了要求和规定，如2021年1月1日实施的新修订的《中华人民共和国档案法》第三十三条规定：“档案馆应当配备研究人员……”；《科学技术档案工作条例》第三十三条规定：“要给科技档案部门配备足够数量和能够胜任工作的干部……”；《档案信息系统安全保护基本要求》规定：“应配备一定数量的系统管理员、网络管理员、安全管理员等；应配备专职安全管理员，不可兼任……”等。档案工作是高校的基础服务性工作，专兼职档案员的专业背景可以说是五花八门；专职人员大多是几经周转到档案馆工作，通过人才招聘直接进馆者寥寥无几。《档案专业人员继续教育规定》（以下简称《规定》）提出“档案专业人员继续教育每年累计应当不少于90学时”“专业科目包括档案专业人员从事档案业务工作必须具备的专业知识、专业技能以及应当掌握的档案专业的新理论、新知识、新技术、新方法等”。但是，囿于培训资源与培训经费的限制，档案工作者参加在职培训的机会并不多。调研结果显示，现档案管理者中缺少具有档案学专业背景的管理人员。

二、新时期档案人才队伍建设优化策略

2021年7月6日，习近平总书记对档案工作作出重要批示，要求把蕴含党的初心使命的红色档案保管好、利用好，把新时代党领导人民推进实现中华民族伟大复兴的奋斗历史记录好、留存好，更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众。把对档案工作的重要地位、作用提升到前所未有的高度，提出了新时代档案工作的总体思路和要求。为深入学习贯彻总书记提出的档案工作重要批示精神，实现档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化的目标，各行各业档案工作者都必须努力拼搏，敢于争先，努力建设一支政治素质过硬、业务能力精湛、年龄结构合理的新时代档案人才队伍。高校档案工作的高质量发展必须依赖于专兼职档案员的全身心投入和通力协作。因此，档案人才队伍建设重要、必要，且时不我待。

（一）学校加大对档案工作的关注度以及支持力度。档案在学校校庆、各级各类验收、评估等工作中提供了全方位的档案支撑服务，维护学校历史真实面貌，已成为学校建设发展不可或缺的重要组成部分。学校应将档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作政策、人员、经费、基础设施以及设施设备等方面的支持力度。在此基础上，还需对学校档案人才队伍建设问题进行梳理，制订长期、有效的合理方案，有计划、有步骤地实施。主要包括：

一是坚持“以人为本”的管理理念，构建和谐工作氛围。新《档案法》规定，“档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具备相应的专业知识与技能，其中档案专业人员可以按照国家有关规定评定专业技术职称。”人力资源社会保障部、国家档案局印发《关于深化档案专业人员职称制度改革的指导意见》（以下简称《意见》），《意见》指出，档案专业人员是我国专业技术人才队伍的重要组成部分，承担着为党管档、为国守史、为民服务的职责与使命。学校坚持“以人为本”的管理理念，制定人文关怀政策，创建稳定和谐的工作氛围，使管理人员有获得感、幸福感、归属感、荣誉感，激发工作热情；强化待遇保障机制，健全工资长效联动机制和权益保障，建立创新人才工作保障机制，完善科学的职称制度的评价标准和评价机制，一定要遵循档案专业人员成长规律，建立以科学评价为核心、以有效激励为目的、符合档案职业发展特点的科学化、规范化、社会化的档案专业人员职称制度，为建设高素质的档案干部队伍提供制度保障，拓宽职业发展通道；完善招聘、规范职称评聘条件设置、建立评估体系、严格绩效考核，合理的激励制度，以促进管理人员工作的积极主动性，以外力促活力，激发管理人员的潜能，努力做到“人尽其才，物尽其用”，以共同的事业追求为纽带，增强组织的凝聚力，稳定的工作环境使得“传、帮、带”的作用得到充分发挥，为管理人员做好职业规划创造条件。

二是完善管理体制机制，制订指导制度和监督制度。在调研中，接近一半的档案工作者认为领导的理解和支持，是实现职业规划的最重要影响因素，可见在实际工作中，领导对待档案管理工作是轻视的，因为这部分工作只是管理人员工作中的小部分。《高等学校档案管理办法》提出高校档案工作由校长领导，并对其主要职责进行了规定。学校应严格按照《管理办法》加大对档案管理工作的关注度，从学校发展的高度落实档案工作要求。对于校内各部门要建立档案工作责任制，明确领导责任、管理责任以及执行责任，实行立卷归档制度，确定档案工作各个方面的具体责任；档案工作中重要事项和重大事务需要各级分管领导通过召开专题会议、听取汇报、批示指示等方式进行具体工作部署和落实，如档案信息化建设、档案降解密、划分控制使用范围、归档范围以及档案鉴定、销毁等等要共同决策，认真执行“三纳入”“三同步”制度，并严格执行“四参加”制度，给予档案工作高度关注，增加档案部门对于学校重大和重要事件的参与度，实现档案应收尽收，应归尽归。

三是加大档案宣传力度，提高全校全员档案意识。采取组织参观展览和培训相结合的方式进行档案工作重要意义的宣传，高度重视强化全校全员档案意识，明确档案工作不是一个部门的责任，也不是一个人的事情，档案工作与每个人的工作和利益息息相关，各部门执行预立卷制度，每个人养成自觉积累材料和及时归档的意识，避免年底档案管理人员追着要材料，同时避免或减少档案馆追着各部门要归档材料。

四是管理模式的改变。全校档案管理应规范化，以档案集中统一管理方式代替各部门自行分散式管理，实行档案馆对全校各类档案进行集中化、专业化、精细化管理，用少量的专职档案员通过信息手段科学管理档案，代替多部门多人员管理档案的现状，这样的管理模式不仅在一定程度上减少了档案管理员重复配备问题，同时还体现出资源整合、规范利用以及信息共享等优势，尤其是数字档案资源建设，形成档案信息化建设与学校其他工作同步发展的良好局面。

五是学校应根据档案馆的馆藏数量和工作任务，提高档案馆建制，加强档案部门话语权和与各部门之间的沟通协调能力，建立档案工作的协调机制，改变档案馆被动的工作状态；增加人员编制，拓宽服务领域，提升服务水平，与高校兄弟院校档案管理水平相当，能够更好地为学校教学科研的发展提供档案保障服务。

六是改革人事管理政策，保证人员队伍的稳定性。档案工作人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享有专业技术职务聘任政策，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇，使其增加职业幸福感、工作满足感，以提高职业认同，使其职业规划和学校发展目标统一起来，解决工作人员的懈怠，更好履行档案管理的主体责任，在一定程度上保证档案队伍的相对稳定性。

七是搭建学习平台，提升档案管理人员自身素质。2022年3月1日，习近平总书记在中央党校中青年干部培训班开班式上指出：“马克思主义立场、观点、方法是做好工作的看家本领，是指导我们认识世界、改造世界的强大思想武器。党员干部一定要加强理论学习、厚实理论功底。自觉用新时代党的创新理论观察新形势、研究新情况、解决新问题，使各项工作朝着正确方向、按照客观规律推进。”

档案作为学校历史发展变迁的浓缩，是校园文化展示与传承的重要载体，推进“三全育人”工作是档案馆的核心工作内容，作为学生的引路人，管理人员自身不仅要有过硬的专业知识，还要有理想信念、道德情操、扎实学识、仁爱之心。因此学校多个部门联合搭建了学习平台，对管理人员每年要完成一定学时的课程学习进行了规定，学习领会习近平总书记重要批示精神和各级领导同志关于学习贯彻工作的指示要求，增强“四个意识”、坚定“四个自信”、做到“两个维护”，切实把思想和行动统一到习近平总书记的重要批示精神上来。

（二）培养创新型、复合型档案专业人才。随着计算机技术、通信技术、网络技术的飞速发展，一些数字档案馆、智慧档案馆相继建成，培养创新型、复合型档案专业人才是提升档案服务水平重中之重的任务。高校档案馆可以采取如下措施培养复合型档案专业人才。

一是完善培训管理制度，开展有体系的档案课程学习，提升档案人员专业素质。综合能力提高的前提是档案管理人员要在知己的基础上，正确认识自身的特质，明确自己的职业规划，认真全方位评估自己，结合工作实际，遵循扬长避短、扬长补短的原则，制定适合自己的、能够切实可行、行之有效的规划，主动提升档案管理人员职业素养和提高提供多元化服务能力，为提高自身专业素质，提升专业技能，树立终身学习的理念，积极参与主动学习，不断更新知识结构，扩展知识层面，实践职业规划。再者，档案馆应加大财政支出的方式，联合建立培训平台，采取线上线下相结合的方式，大力支持档案管理人员，增强个人的综合能力。

二是创新人才培训培养机制，强化“人才强档”理念。教育部档案学专业教学指导委员会围绕档案学人才培养进行了系统规划，研究制定了《高等学校档案学专业规范》《档案学本科专业教学质量国家标准》。高校档案学专业开设了信息技术类课程和管理类课程，培养了擅长运用信息技术的档案专业人才。引进档案学专业人才是快速提高档案人才队伍水平的途径之一。但是由于多种原因，档案馆很少有引进专业人员的指标，学校对档案的关注度是远远不够的，那么对在职人员的培养是提升专业人才素质的中心工作。国家档案局与人力资源和社会保障部联合出台的《档案专业人员继续教育规定》已于2019年1月1日起施行；2008年，北京市档案局首次开展档案专业网上继续教育培训，为档案人员提供了政策保障和培训平台。为了培养创新型人才，提高人才培养水平，激发人员的工作潜能，采取引进来走出去参加高质量专业短期培训活动、专题研讨班、知名专家讲座、岗位培训、继续教育等等多种针对性和实用性强的联合培养方式，借鉴先进的管理经验和业务交流等，倡导在干中学，在学中干，充分体现学以致用，用理论指导实践，用实践去验证理论，不断更新知识，快速提升档案人员的专业技能，促使人才迅速成长。