档案资源共建共享路径探析

文/随州市委组织部组工信息中心 林雯雯

档案，承载了人类活动的历史轨迹；能为维护国家利益、人民权益和推动社会发展提供依据和发展动力；能有效“存凭、留史、资政、育人。”随着人类社会的快速发展，档案和人们的关系日趋紧密，个人发展离不开档案；单位发展离不开档案；科技发展离不开档案。档案资源共建共享已成为社会发展的必然，已经成为人们共同关注的重要课题。然而，由于种种原因，在实际生活和工作中，档案资源共建共享工作口号喊得很响，实际成效则微乎其微。

一、共建共享的难点

（一）缺乏“共”的理念。档案资源共建共享是社会发展的大趋势，是人类社会稳步推进的必然。但在实际生活和工作中，对档案资源共建共享工作真正高度重视的，目前还仅仅停留在有识之士层面，不少人还是处于茫然无知和无所谓的阶段，具体表现为：1.不愿用心打基础。有的地区、有的单位十分不情愿、有的则是无力将大量资金投入档案工作的基础设施建设上来。导致少部分地市级档案馆的基础设施难以达到起码的要求，不少县级和具体单位档案管理的基础设施只能凑合着用。2.不想、不会用。档案资源共享的前提是愿用和想用、会用档案资料。但在实际生活和工作中，人们很少想到使用和发挥档案资料的作用。不少单位设施齐全、资料也比较丰富，但档案馆、室门前门可罗雀；有的则是档案资料上灰尘满满，根本没有人动过的痕迹；档案设施和机构成了摆设。3.不想“共”。共建共享的集中体现就是一个“共”字。长期以来，人们受传统管理模式的影响，习惯于单打独斗，总认为自己的“一亩三分地”不能容他人插手。这样，在建设时大家就是各起炉灶，互不联系；使用起来各干各的，大家也从来没有想过共建共享。一旦觉醒时，基础设施已难以兼容并存了。

（二）缺乏“共”的要求。档案资源共建共享是一项系统性工程，要实现共建共享之目的，对档案工作的各个方面各个环节的建设、发展、管理必须有全国性统一要求。如：馆、室的建设需要达到什么要求？软件配置达到什么要求？共建共享的技术要求等，只有在统一规定的要求下，才能在馆、室建成之日实现共享。从目前的实际情况看，与共建共享的要求相差甚远，具体表现为：一是从档案馆、室的基础设施建设来看，没有统一的要求；从软件开发和应用看，也无统一的要求；基本上是各拿各的号，个吹各的调，干个啥样是啥样。二是全国性技术要求急需提出和统一。档案资源共建共享的科技含量高、规模大，是一个较为庞大的科技系统。如：传统馆藏档案数字化以及档案信息的网上传递利用，必须应用多媒体技术、数据库技术、海量存储技术、数字通信技术、数字加密技术、智能检索技术等。对这些高科技设施的建设、运用，必须有全国性统一要求，在统一的技术要求指导下建设和使用，才能真正走上共享之路，可惜我们目前很多不健全。三是人员配备无统一要求。如各级档案馆、室各应配备多少人？各层次人员各需配多少？没有统一的要求。基本上是一个地方一个样，有的人员少得可怜，有的则根本没有什么专业技术人员。

（三）缺乏“共”的技术基础。共建共享的基础性技术要求有三个方面：必须有一套科技含量高的基础设施；必须有一支高科技水平的档案工作队伍；必须具有共建共享的意识和机制。目前我们在这三个方面都有明显的欠缺。首先，基础设施技术含量不高。当前，不少地方比较先进一点的仅是利用网络技术开展档案信息服务，这还仍是主要以馆藏介绍、目录、查询等为主，与美国的国会图书馆馆藏的“大事件材料”便于下载保存的图像、文本等形式相比较，那就相差太远了。有些地级市和不少县市区的档案信息化基础设施，则更缺少技术含量，对过去档案信息的咨询，基本上靠人工翻找。其次，档案工作人员缺乏应有的技术素质。由于档案工作相对清贫，相对人、财、物等单位来说，社会地位偏低。因此，档案事业需要的人才来不了，来的人员又不是档案工作需要的人。同时，由于人心不稳，档案工作难以严格管理，不少人员都抱着“混一天是一天”的思想过日子，根本没有心思钻研业务。但是，档案工作科技含量却在不断提高，对从事档案工作的人要求越来越高。人员技术素质的止步不前，有的甚至退化的现状和档案工作科技程度的不断提高形成了严重的背离，使共建共享的希望越来越渺茫。再次，缺乏共建共享的机制和意识。目前，国家对档案信息资源共建共享缺乏统筹规划和宏观调控；缺乏法律法规和管理制度的保障；不同地区、不同行业内的档案信息资源共享机制缺乏整体性发展规划，不能形成协调发展、协调作战、资源共享的机制；全面协同的机制、规划的欠缺，导致无法开展全面协同工作。再者，不少单位和个人对档案资源共建共享这个名词还处于十分生疏和茫然无知的状态，根本谈不上共建共享的共识。目前，我们在机制和认识上的这种状态，导致我们想提高人员技术素质的希望就像建立在沙滩上的大厦一样。

（四）缺乏“共”的安全。档案资源共享前提之一就是必须有牢固的安全保障，否则，就难以实现共建共享。安全隐患的第一点就是安全意识亟待加强。主要表现为档案工作人员的档案安全意识非常薄弱。有的接触档案资料时，根本没采取什么安全措施；有的将档案信息资料随便乱放，存放档案信息的电脑也无保护措施。第二点就是基础设施的安全保障欠缺。由于受资金不足的限制，不少地方在进行基础设施建设时，都把标准压在最低程度，有的单位甚至在一间大办公室里，安排几个柜子装档案，美其名曰“因陋就简”，根本无从谈“档案安全”四个字。第三点则是缺乏防高科技破坏的措施和手段。高科技的不断发展，为我们抓好档案资源共建共享提供了很大的便利。但是，也为企图窃取档案资源或攻击档案网络的人提供了有力武器。现在，我们落后的基础设施和落后的技术手段及管理措施是远远达不到保护档案资源的目的，必须尽快加强和完善。

二、共建共享之路径

档案资源共建共享是一盘社会性大棋，不是某一个地区和某一个单位能办好的事情，必须要抓好顶层设计，上下联动，全方位协同，方能收到理想效果。

（一）切实树立档案资源共建共享是历史发展必然的理念。要实现档案资源共建共享，必须树立牢固的档案资源共建共享的理念。一是领导干部，尤其是主要领导干部，要牢固树立档案资源共建共享是历史发展必然的理念。各级领导干部必须清楚地看到，随着科学技术的飞快发展，人类社会的相互联系更加紧密，信息传播更加快捷和准确，档案资源必须共建共享。这是历史发展的必然，是科学技术发展的必然，更是各级领导干部必须树立的理念。二是各级档案工作者必须切实树立档案资源共建共享是历史发展必然的理念。全体档案工作者应该清楚地看到，过去我们有共建共享的愿望，可实际情况却使我们只能作为愿望，根本无法实现。三是全民树立对档案资源共建共享是历史发展必然的理念。加大宣传力度，使共建共享成为全民的自觉行动。一花独放不是春、万花齐放才能春满园。档案资源共建共享的先行者是上级领导，是档案资源主管部门，是档案工作者。但这还不够，必须形成全民共识，方能蔚然成风。所以，各级各地档案主管部门和档案工作者在率先垂范抓好档案资源共建共享理念的同时，充分发挥各种宣传工具的作用，向全社会广泛宣传共建共享的重大意义；宣传共建共享的可能性；宣传共建共享的先进典型；宣传各地各级共建共享的先进经验，使档案资源共建共享工作成为全民意识，成为全民的自觉行动。

（二）切实抓好档案资源共建共享的保障。强有力的组织领导、能征善战的队伍、充足的经费，是抓好档案共建共享的强有力保障。首先，各地各级领导，尤其是主要领导，必须高度重视档案资源共建共享工作，要亲自拿在手上放在心上；把档案工作的发展列入每年本地本单位的工作目标之中，并作为每年的考核内容；每年至少要集中听取一次档案部门的工作汇报；对档案部门提出的工作难点和具体问题及时给予协调和解决；依法为档案部门开展共建共享工作提供必要的履职尽责的条件。其次，必须切实抓好档案工作队伍建设。抓队伍的前提是要配齐培强档案工作领导班子，尽量挑选懂档案工作业务的人员作为班子成员。必须配齐配强档案工作队伍，正因为档案部门既重要又清贫，更要挑选精兵强将来充实。必须抓好档案队伍的再教育、素质的再提高。再次，各级政府要给予档案工作应有的经费保障。各级政府必须把所属档案馆、室的建设纳入本级基本建设规划，为档案资源共建共享提供牢固的基础性保障；各级政府必须科学核定档案工作经费，按照相关规定落实到位，并及时解决发展中可能出现的困难，为档案资源共建共享提供牢靠的日常保障。各级政府必须把档案信息化建设、接收征集、抢救保护、查阅利用服务、安全管理、史料编纂、陈列展览等特殊性、突出性工作作为重点项目列入财政预算，为档案资源共建共享提供有力的保障。

（三）切实提出并落实档案资源共建共享的要求。档案资源要想真正达到共建共享，必须在充分论证、广泛征求意见的基础上，提出一系列科学的档案资源共建共享的建设、运行、发展要求：一是基础设施建设要求。必须针对不同层次、不同级别的档案馆、室的建设提出不同的具体要求。如：对国家档案馆设施建设的要求和省、地、县档案馆设施建设的要求应有区别，而对具体单位的档案设施的建设要求更应有所不同。二是设备配置要求。如：电脑硬件配备多少、具体容量多少，相关配套设备有哪些、馆藏达到什么标准等等，都应有明确具体的要求。三是人员配备要求。如：国家、省、地、县、单位的档案馆、室各应配备多少人？各种文化层次、各类职称应有多少人？都应有具体要求。同时，还要根据不同地区、同一级别但经济发展程度不同、馆藏内容不等的地区和单位，对人员设置的要求也应有一定的弹性，使标准具有较强的可行性。四是信息采集、运行要求。如：信息采集标准、信息加工标准、信息记录标准、信息传递标准、信息检索标准、信息处理与信息控制标准等。使整个档案资源共享工作在这些科学、规范的要求和统一模式下有序运行，使共享工作健康发展，以最小的成本获得最大的效益。

（四）切实提高档案资源共建共享的科技水平。提高档案资源共建共享的科技水平是一个系统工程，不是从某一项工程着手，也不是在某一个环节上下功夫，而是要全方位布局，上下共同行动，一声号令喊到底，方能收到理想成效。首先，要提升基础设施的科技水平。在基础设施建设时，我们一定要摒弃过去的那种因陋就简、只要能用就行的观念，一定要瞄准科技前沿，瞄准时代的高点，按照国家提出的统一要求，能用先进的绝不为省一点钱而凑合。基础设施建设既不能浪费，又能保证在一定时期不落后。其次，要提升配套设备的科技水平。在配套设备配置方面，一定要一次性上到位。绝对不能按“暂时先凑合着用，等将来条件好了再更新”的老一套做法。同时，还要及时更新设备，尤其是网络系统，使其保持良好的工作状态。最后，切实提升档案工作者的科技水平。提高档案工作者的科技水平要从两个方面入手：一是抓好在岗培训和提高。这是常用的也是最有效的办法。一定要制订对所属人员长期教育和短期培训教育相结合的规划和落实措施，使大家的科技水平与时代同步。二是对极少数经过培训、再教育仍不能适应档案工作发展需要的人员，要申请组织人事部门坚决调整其工作。

（五）切实做好档案资源共建共享的安全工作。安全工作是档案资源共建共享的有力保障之一，只有安全了，共建共享才能顺利进行和发展。否则，共建就难以共享，甚至是共难，安全问题产生的教训太多太深刻了。档案资源共建共享工作要安全运行，四个环节必须牢牢抓住。1.必须抓好设施安全建设，在基础设施建设前要请安全部门进行安全规划和设计；建设完工后，要请安全部门进行检查验收。大到安全实施，小到防虫蛀、防潮湿等，都要达到安全标准的要求。2.制定一套科学、完善的安全措施和监督落实办法。措施的实用性要强，不能为追求时髦的语言、华丽的辞藻而搞得好听好看不好用，成为摆设。3.督促全体人员牢固树立安全意识。安全意识是做好档案资源共建共享的关键，一定要做到安全工作天天讲、月月讲、年年讲，安全工作永远在路上，没有终点。发现一点不安全苗头，就要紧抓不放，严格按照安全工作规定给予相应的处理。4.定期对档案工作人员进行网络安全培训。随着科技的发展，网络病毒、黑客等会变着方式对我们的档案资源网络系统进行破坏。抓好档案工作人员的安全技术培训，提高他们的防范技术水平，就能使他们及时发现问题，及时采取安全措施，使档案资源共建共享的大船顺利到达理想的彼岸。