大数据背景下职业学校档案信息资源整合分析

文/江苏省南通卫生高等职业技术学校 申淑平

近些年，在信息化社会稳步向前推进的社会背景下，将大数据技术作为代表的现代信息技术不断进步，这代表着大数据时代全面来临，为各行各业带来了全新的发展机遇，使得档案信息资源管理工作出现了颠覆性的转变，档案信息爆炸式增长，职业学校管理人员了解到展开档案信息资源整合的重要性，对档案资源的信息需求逐年增长，其价值日渐凸显。职业学校必须明确通过大数据技术展开档案信息资源整合的重要性，清晰资源整合问题，制订出针对性的优化策略，以发挥出数据档案信息的价值，确保档案资源整合的合理性。

一、职业学校档案信息资源整合的特点

（一）存储形式多元化。职业学校在数字化校园建设工作中稳步向前推进，涌现出大量电子文件，其中包括光盘、磁盘等创新型档案信息载体，在职业学校档案管理工作中获得广泛应用。档案形式也从传统的纸质档案逐步发展到视频档案、音频档案、图片档案和文件档案等。除此之外，通过数字化信息技术的有效运用，进一步改善了职业学校在档案资源方面的传输水平，渠道变得更加丰富多样，档案表现形式更为多元，信息传播速度更快，促使档案信息资源整合走向了多元化发展之路。

（二）信息流动的跨时空性。在传统的档案信息管理工作中，档案信息资源的整合主要通过职业学校档案管理部门的统一组织和领导，并通过行政管理部门、教学部门和科研部门进行分头收集、集中报送，整个环节需要花费大量的人力、物力和财力。但基于大数据这一时代背景，档案信息资源的整合工作可以突破时间和空间的制约，进一步打破各部门在档案信息资源收集和报送方面的信息壁垒。举例来说，通过数字化档案信息管理资源平台，可以将职业学校不同发展时期、不同教学环节、不同部门的数据信息资料进行有机整合，进一步改善在档案信息资源管理工作方面的综合质量，实现档案信息资源的最合理配置，发挥出档案的最大价值。

（三）信息整合的智能化。在传统的人工管理模式之下，职业学校在档案信息编制工作上，主要是将档案馆各类文本信息进行集中整合，通过档案管理工作人员的主题选择、资料查询、资料编写、资料整理，已完成档案信息的资源整合工作。伴随着数字信息技术的发展以及大数据技术的运用，档案管理工作人员只需要通过简单的计算机系统操作，即可在系统中实现档案资源的自动化整合。例如，可以在其中输入关键词，寻找到对应的档案信息，分门别类进行信息资源整合，以提升在档案信息资源管理工作方面的智能化水平，优化管理效率和管理质量，节省大量的时间和精力。

二、职业学校档案信息资源整合存在的不足

（一）实体资源为主，数字资源不足。基于大数据这一时代背景，职业学校在档案资源的整合和管理工作中，仍然以实体资源为主，信息资源整合较为匮乏，出现严重的档案信息资料结构失衡问题，在结构上不够科学合理。同时，档案信息以结构化信息为主，包括光盘数据库和纸质文件。基于大数据的时代背景，在大数据技术的运用之下，档案信息资源的涉及范围更广，除了一些基础性的纸质信息，还包括非结构和半结构信息。因此，职业学校档案管理工作除了需要将传统的结构化档案信息进行资源整合外，还需要将非结构化信息资源整合工作做完善，将科研和教学活动中的大量非结构化档案信息进行进一步整合，将其变为结构化和半结构化信息，构建出覆盖面更为广泛的档案资源管理体系。

（二）信息资源分散，共享程度低。职业学校在开展档案管理工作信息化建设的过程中，长期以来都是单兵作战，部门各自为政，未建立科学合理的统筹规划，也未形成档案管理的统一标准，导致数据库信息资源高度独立，无法真正地实现共享，信息孤岛问题明显，职业学校的各类教学活动、科研活动信息未真正地发掘出价值，综合利用率较低。因此，想要进一步改变这一问题，需要加强沟通和交流，实现部门之间的协同发展，针对档案资源整合的信息化建设工作进行科学合理的统筹规划，统一数据信息整合的技术标准，打破部门之间的信息孤岛问题，实现档案信息资源的统一化、集成化管理，部门之间档案资料互联互通、资源共享。

（三）重藏轻用，深度挖掘不够。目前，职业学校在档案管理工作方面，仍以资源中心管理模式为主，将档案资源转化为有价值的教学和科研决策，关注重视程度有所欠缺，只关注档案信息资源的接收和存储，缺乏对数据信息的深度挖掘以及进一步深入整合，导致档案价值挖掘长久处于休眠状态，在校园管理工作中也处于边缘化状态。在职业学校的档案资源整合工作中，数字资源的建设和数字资源的服务二者之间不能出现脱节，虽然档案资源整合是重要任务之一，但是整合的目标是实现利用，发挥出档案资料的价值，为科研活动和教学活动提供服务。在档案资源整合工作方面，应该树立完善的“藏用并治”意识，通过大数据技术的有效运用，深入挖掘数据价值，实现档案资源整合的全面变革，并通过计算机服务的有效运用，进一步将休眠的档案资源激活，展现出档案资料的价值和作用。

三、职业学校档案信息资源整合的内容

（一）内容方面的整合。基于大数据时代，职业学校在档案信息资源的整合工作方面，需要加强对传统实体档案的资源整合，关注实体档案中的信息资源数据整合。举例来说，可以通过对大数据技术的有效运用，实现跨越院系、部门以及专业学科的档案信息资源整合，对职业学校的人力资源管理档案、教学活动档案和科研活动档案、学生招生录取档案，进行集中化、系统化整合及管控，实现档案信息资源的深度整合，并通过大数据技术，建立档案信息资源管理平台，为不同部门的管理者赋予管理权限，可通过设置账号进行登录，并积极践行档案信息资源整合的部门岗位分工责任制，例如教务处主要职能为负责档案信息资源的审核工作，人事部门对人事档案信息的有效性和完整性进行审核，在档案信息收集资源过程中形成统一化和集中化管理。

（二）技术方面的整合。首先，需要通过大数据技术，构建出档案信息资源整合的一体化管理平台，通过云计算技术，对职业学校在教学活动、科研活动和行政管理活动中的各类档案数据信息展开数字化管理，并通过大数据技术，对档案信息资源展开深度分析，挖掘其中的价值资源。除此之外，还可以通过语音分析技术和可视化分析技术，实现职业学校档案信息收集资源的深度整合，也可以通过智能AGENT技术的有效运用，对各类科研活动数据信息展开深入扫描，将其转化为数字化结构性信息，将获得的档案信息存储在档案管理平台中，并通过设置全文检索，及时调取所需数据信息。

（三）安全方面的整合。档案信息资源在大数据这一时代背景下，想要真正走向数字化转型之路，需要针对传统档案管理中不具备的档案信息安全问题，制订出解决办法，包括来自黑客、网络病毒的攻击，以及人工操作失误带来的信息数据丢失问题等。因此需要将安全整合工作做完善，形成牢固的档案信息资源防护体系，综合大数据技术的有效运用，通过云平台保障技术、处理安全技术的使用，形成更为科学合理，更为完善的档案信息安全管理体系，开展数据信息备份，有效规避数据丢失带来的安全问题，以保障信息存储的安全性、可靠性。

（四）服务方面的整合。职业学校展开档案信息资源整合，其重要目标之一是为后续的教学活动、科研活动、招生工作及内部行政管理工作奠定坚实的基础，提供有力的数据参照，为职业学校可持续稳定发展提供服务。因此，需要构建档案信息资源共享平台，以保障档案信息发挥出服务价值，满足不同部门、不同活动的现实需求。例如在共享平台的建设上，需要和职业学校OA办公行政系统衔接，实现各部门的档案数据资源共享。

四、职业学校档案信息资源整合路径

（一）建设“双套制”的档案库房。基于大数据这一环境，职业学校的档案管理工作并不代表需要完全摒弃传统的纸质档案，而是需要通过积极践行“双套制”管理模式，实现实体档案和电子档案的同步保存。相较于纸质档案，电子档案的存储会对环境和存储设备提出更高的标准和要求，除了需要保障防震、防病毒、防信息泄露、防静电外，还需要防电磁干扰。由于档案信息化建设资源整合工作需要花费较长的时间周期，成本投入较高，难度较大，因此应该在硬件环境的建设方面，始终秉承“统一管理、厉行节约”的建设原则。在原本的库房基础上，进行进一步的调整和优化，实现纸质档案和电子档案两者之间的分区管理。通过在电子档案管理范围内布置网线、配置数码相机和刻录机，安装防火墙及杀毒软件，并运用密钥管理模式，规避其他人员使用计算机调用档案数据信息。而在实体档案管理方面，则应该防潮，保障温度和湿度的适应性，定期杀虫，避免潮湿生虫，给实体档案资料带来腐蚀，实现物理层面的隔绝，延长档案资料的存储寿命。

（二）转变观念，提升档案管理人员的综合业务素质。目前，个别职业学校在档案管理以及档案资源整合方面，工作模式较为传统，对电子档案的管理方法了解程度不足，尤其是基于大数据时代，未掌握档案信息资源的整合策略、分析办法和数据挖掘方法。因此需要档案管理工作人员与时俱进，积极拓宽个人知识结构，学会通过大数据技术的有效运用，实现对数据信息的深度综合分析和挖掘，掌握潜在价值，为其他行政管理部门、教育活动和科研活动决策提供有力辅助。职业学校需加强档案管理工作人员的培训，尤其是展开与数字化管理和资源整合相关的培训工作，既需要掌握基础的档案管理知识，又需要具备一定的大数据技术应用技能，推动档案数字化转型工作有序推进、顺利开展。

（三）统一数字化资源的标准。基于大数据这一时代背景，职业学校在展开档案信息资源整合过程中，大量的异结构化数据，导致部门之间存在信息孤岛问题，这是对档案信息资源进行整合的重要阻碍。需要建立标准化和规范化的档案信息资源管理体系，形成高水平的数字化档案信息体系，这是展开职业学校档案信息资源整合的基础条件。通过标准化档案体系的建设，可以改变传统档案信息化建设盲目投资、各部门各自为政的问题，突破部门之间的信息孤岛。与此同时，可以通过档案数据信息资源的标准化建设，以确保资源整合过程走上规范化之路。在数字化标准建设方面，涵盖档案管理规范、数据交换格式要求以及元数据标准等，并依照音频、视频、图片、文件档案的管理特征，形成不同的档案管理标准，下发给职业学校各个二级院系、专业学科，严格依照标准执行，以保障档案信息资源整合过程的有序性，为后续的档案管理工作和资源价值开发工作奠定坚实的基础。同时，通过标准化体系的建设，可以节省大量的档案管理时间，不再将时间和精力放在机械化的整理工作上，只需要通过简单的检索即可获得目标信息，相关档案管理工作人员也可以将时间精力放在档案价值的挖掘上，为职业学校的可持续发展奠定坚实的基础，提供更多的可能。

（四）对结构化和非结构化档案数据的合并管理。基于大数据这一时代背景，职业学校的档案信息资源管理工作，涵盖结构化数据、非结构数据、半结构数据。所谓的结构化数据，就是基础的数据库，如管理系统、财务管理系统、人力资源管理系统形成的数据。半结构化数据主要是指HTML以及报表等，如档案管理体系、教育资源库和邮件系统形成的数据。非结构化数据就是视频、图片和文档，包括教学活动的教育视频、科研活动记录视频以及学校重大活动记录影像等。基于大数据环境，结构化数据占比较少，只有15%，超过80%的是非结构化数据，存储于网络中。因此在展开档案信息资源数据整合时，需要实现结构化数据和非结构化数据的协同管理，并通过大数据技术和云计算技术，对海量非结构化数据展开进一步的价值挖掘，通过两者之间的同步管理，为档案信息资源的价值开发注入全新的活力和发展生机，以确保档案管理工作的全面性。

五、结论

综上所述，基于大数据环境，展开职业学校档案信息资源的整合工作，是档案管理工作的必然发展需求，也是对职业学校档案管理工作提出的标准，不管是对于教学活动、科研活动和行政管理工作的有序推进，还是对于档案信息资源的共享，都有着非常重要的现实意义。因此，相关档案工作者应该转变传统的观念理念，明确基于大数据环境下档案信息资源整合的内容及存在的缺陷和不足，并制订出针对性的优化策略，以发挥档案信息资料的价值，为职业学校教学活动、科研活动及行政管理工作的决策提供数据支撑，保障职业学校实现稳定可持续发展。