高校档案馆“我为师生办实事”活动综述

文/北京科技大学档案馆 高阳

高校档案馆将党史学习教育活动与档案业务工作紧密结合，以“我为师生办实事”实践活动作为党史学习教育重要内容和提升服务水平的重要抓手，通过强化档案服务理念，完善相关制度，创新工作举措，优化服务流程，不断提升师生满意度。2021年，《档案法》修订颁布，习近平总书记对档案工作作出重要批示，高校档案工作面临重大发展机遇与挑战。

一、“我为师生办实事”实践活动实例

（一）耐心指导，确保档案材料高效完整归档。高校各业务部门人员变动频繁，兼职档案员不了解归档工作细则、程序及要求，甚至有为难情绪，各高校档案馆及时给专兼职档案员以指导，解决兼职档案员归档的困难，提高了学校各部门档案的归档率、准确率和完整率。如东华理工大学档案馆举办了全校兼职档案员培训，通过微信工作群、电话及上门等多种方式对各部门归档进行业务指导，耐心为兼职档案员讲解归档流程和事项。上海交通大学档案馆构建基于学校云存储的多媒体档案归档平台，实现多媒体档案信息互联互通，促进归档业务工作相互协同，高效率、低成本，使归档工作更规范、更高效、更智能，受到国家档案局的关注。

（二）贴心服务，实现档案资源快捷方便利用。随着社会的进步与发展，师生对档案信息的需求日益增长，且大多为急用，高校档案馆改进服务方式，简化查档手续，告知查档流程，满足师生多样化的查档需求，确保师生员工第一时间利用档案材料。如江西科技师范大学档案馆针对无法来馆办理的实际困难，想校友所想，急校友所急，开展了为校友提供邮寄档案资料的服务项目；东华理工大学档案馆开通档案远程服务利用平台，利用者通过线上提供查档需求，档案馆线上发送或线下寄送档案，实现查档“零跑腿”；黄山学院档案馆在查档服务窗口张贴“查档事项”，引导当事人规范查档，进一步明确查档所需提交的材料、事项等，让整个查档过程更加清晰、公开、透明；北京科技大学档案馆等实行“AB岗工作制度”，工作人员具备多岗工作能力，确保来电有人答，来访有人接，来件有人办，实现服务“零缺位”。

二、总结“办实事”活动中发现的问题

高校档案馆馆藏结构不平衡，从归档部门看，以校级行政管理部门归档为主，学院系所归档较为薄弱；从档案类别看，以党群、行政、财会、教学为主，科研、外事、出版等归档明显不足；从归档内容看，过程性材料归档依然存在，重要结论性材料尚未完整归档；从形式上看，以纸质档案为主，电子文件归档尚未达到国家相关标准及规范，实物档案归档范围界定不明确。

档案馆工作方式较为封闭，在校史研究、校园文化建设和档案宣传工作方面不足，导致师生档案意识薄弱，给档案利用工作的开展带来了一定阻力。编研成果形式单一，以出版印刷为主，内容枯燥，可读性差，编研选题的调研和论证工作不够，成品以汇编、年鉴、校史（资料）、大事记等为主，内容重复性雷同性较多，前后一致性、连贯性差。

档案管理信息化、数字化推进进程缓慢阻碍“办实事”能力的发挥，服务便捷性有待提高。传统的档案管理模式已无法跟上数字经济及数字社会的发展要求，档案管理系统操作繁杂、纸质档案资源数字化尚未全面完成、数字信息资源处理能力弱、对外服务平台不够友好亲民等问题制约着档案高效服务。档案信息精细化加工程度不够，高龄档案著录不清晰，查找不方便，依然存在按卷著录的现象，导致信息搜索不全面。文字识别与提取技术在信息加工中的应用不足，数字化成果以图片和PDF形式为主，编辑不方便。档案工作者信息素养水平有待提高，以问和查的被动服务状态为主，工作的主动性和积极性及合作意识亟待增强。

三、提升服务能力的举措思考

（一）优化馆藏结构，充实服务内容。服务能力是综合实力的考察，提高“办实事”的质量关键是提升档案馆硬核实力，用前瞻性的眼光建设高品质档案信息资源。一是全面收集，掌握第一手资料。争取高校领导支持，确立学校档案工作的领导职责和分工体系，将档案工作纳入学校考核体系，设立校内档案工作标准及规范，明确各部门归档内容及工作职责，适时编印档案工作手册印发各单位，通过向师生、校友征集档案及挖掘口述史料等工作建立多层次全方位的档案资源体系。二是根据利用需求有针对性地收集。聚焦校内档案“收得齐、管得好、用得上”，努力寻找高校档案工作助力学校长远发展和服务社会的切入点，加大有价值档案的征集力度，根据业务发展需要，适时调整分类方案，建立符合自己校情特色的档案资源体系。

（二）深度编研，大力挖掘档案价值。对档案信息进行有序加工和深度挖掘，向利用者全面、系统地提供档案汇编信息，根据学校教学、科研、管理等中心工作的档案利用需求，在做好收集整理、保管利用等工作基础上开展校史、党史、学科史、专业史、疫情防控、扶贫、学术名人等领域的研究，按照人物、时间、重要事件、关键活动等线索对馆藏档案进行分析与考证，以客观事实为依据，编研工作的选题、选材、排版、印刷方式等均应符合师生的需求及喜好。挖掘校史中的红色资源，对学生进行爱国主义教育、理想信念教育、党性教育，树立正确的世界观、人生观、价值观。挖掘校史上著名校友的时代精神、人文精神，宣扬校园文化。积极探索利用大数据、区块链、云计算、人工智能等技术深度加工档案信息资源，使得档案信息服务更加智能化、自动化、及时化。创新编研成果展示方式，通过漫画故事、电视片、微电影、虚拟展厅等形式将真实的档案进行艺术加工，让师生深切感受到档案服务就在身边。

（三）加强宣传，普及师生档案意识。用活档案资源，围绕党史学习教育、纪念中国共产主义青年团成立100周年、周年校庆等重要时间节点，通过精品档案展览、有奖征文、知识竞赛、专题讲座等方式开展宣传活动，形成档案文化氛围，发挥档案馆文化教育功能，增强师生的荣誉感、责任感、使命感。举办档案馆开放日活动，师生员工可以通过体验档案接收整理、查档利用、录入检索、数字化处理、档案入库上架等工作流程更好地了解档案工作，获得档案知识，提高大家认识档案、重视档案、利用档案的意识。融合运用传统媒体和新媒体，对服务学校中心工作、维护师生利益、事关档案事业发展的重点工作进行全方位宣传展示，增大信息量的传播，扩大档案工作的影响力。

（四）主动服务，丰富服务内涵。社会节奏加快，第一时间查到所需档案资源，用户体验才更好。档案馆员要加强信息素养的训练与提升，熟悉馆藏，不能单纯依靠系统检索，对于利用者不能够清楚表达所需档案的类型、内容、检索关键字的情况，或是著录不明确的高龄档案以及利用非馆藏档案的需求，档案工作人员可以为其分析问题，提供查找思路。一是加强归档服务。档案接收工作质量在提供利用时影响档案价值的充分发挥和利用效果的直接转化，档案工作人员应深入党校办、教务处、研究生院、科研处、基建处等重点归档部门，开展一对一的档案管理宣讲工作。在学校重大活动、重要会议上进行针对性的集中宣传，强调归档工作的重要性，告知归档流程。提升馆员能力，努力成为高等学校教育与管理的专家，加强与业务部门的沟通与学习，熟练掌握归档部门职责、归档材料范围及材料的利用价值，形成协同合作、动态管理机制。推进归档网络平台建设，对接学校相关业务系统，减轻档案著录工作量，使归档工作远程化、便捷化。二是树立大局意识，主动提供服务。开展信息推送与需求调研，树立亲民服务的面貌，拉近与师生的距离。积累工作中的困难点，总结师生的查档体验，统计分析档案利用实例与效果。利用微信公众号或APP，向师生推送特色档案活动、档案收集渠道、馆藏资源信息与工作动态等，尤其是关于就业服务、办理户口、职称评定等与师生利益密切相关事项的查档方式与方法。利用网站等多种媒介与用户互动交流，了解师生真实查档感受，通过服务跟踪、检索日志分析等手段对用户需求了然于心，分析用户行为，及时调整档案服务内容及方式方法，变需求与服务的单项相关为双向互动。

（五）加快推进档案信息化建设，提升服务速度。依照相关行业标准及规范，加强电子文件归档管理，建立并不断优化升级档案管理系统，提升纸质档案数字化水平，积极争取校领导对档案信息化工作的重视，提供必要的经费、人才和政策支持。利用机器学习、模式识别、数据库、可视化等信息技术实现档案资源数据化、管理智能化、服务智慧化、系统集成化。对收集整理、鉴定保管、统计利用等业务环节进行集成管理，建立高频利用、涉及民生等重要档案专题数据库及多媒体档案资源系统，突破时空限制，为师生提供开放式服务、个性化服务和特色服务。通过平板电脑、手机等移动终端建立远程档案查询利用服务平台，完善检索功能设计，提高信息查全率与查准率。依据不同人员类别划分访问权限，通过身份认证、数字签名盖章等技术，实现档案资源在线利用，缩短利用时间。充分利用网络平台实现与校内各部门的信息互通，突破信息孤岛，让“数据多跑路，师生少跑腿”，提升档案馆信息服务能力。

高校档案馆应以习近平总书记关于档案工作的重要批示为精神指引，以贯彻实施新修订的《档案法》为抓手，按照“重实干、出实绩、求实效”的要求，持续推进高校档案工作的法制化、科学化、规范化管理水平，扎扎实实地为师生办好实事，为学校高质量发展服好务。