基于内控角度下的企业物资采购审计工作要点分析

张留厂 河南省烟草公司周口市公司

企业内部审计工作是为了提高企业资产的质量和效率，因此，应该在保证审计工作质量的前提下，结合企业物资采购方面存在的问题进行有效改进。在实施内部审计工作时可以将物资采购审计当作一个切入点，这样可以更好地提高企业物资采购的管控能力，进而达到风险控制效果。目前，随着我国经济发展形势日益严峻，企业面临着更加激烈的市场竞争态势。许多中小企业在面对这样高强度、高要求的情况下往往没有太多的时间和精力去制定完善的应对措施以应对日益严峻的市场竞争环境。由此可以看出，如何更好地规范内部审计工作将成为提升资产质量和效率和管理水平不可或缺的一部分。在企业内部审计过程中通过对物资采购上的控制，降低成本支出，已经成为当前企业的主要工作之一。

一、内控角度下企业物资采购审计工作的重点内容

（一）审计前准备工作

以国有企业为例，国有企业在进行物资采购审计工作过程中，基本上是从三个方面来实行准备工作，分别为审计范围、审计对象以及审计方式。第一在明确审计范围的过程中，需要结合企业实际的生产经营状况进行准备，包括各种生产设备、后勤物资以及办公设备等等，通过对审计范围的明确，能够进一步增强企业采购行为的效率性，增强自主决策的能力，同时还能够加强对企业物资采购的监督管理，通过前期有效的准备，使企业日常经营能够结合更加符合实际情况，对企业日常工作进行全面控制。第二明确审计对象其目的是有效提升企业设计工作的效率，不断降低企业的经营风险。另外通过对审计对象的明确，能够提升审计工作的覆盖岗位，提供更加全面的保障。在确定完审计对象后，使企业确定出属于自己的采购方式，为后续审计方案的实施打下良好基础。确定完审计对象后，后续就能确定好采购物资中的总金额，加强对整个物资采购过程中的有效把控。最后需要确定好最终的审计方式，企业物资采购审计方式一旦获得确定，就会使整个企业物资采购工作的效率进一步上升。在提高企业审计工作进度的同时，也能够提升其科学性以及可靠性，增强国有企业的内部控制能力，目前企业通常所使用的审计方式为报送审计和现场审计。报送审计主要是通过上报的形式，通过对企业内控体系运行状况以及管理上的分析，将审计工作的内容进行上报传输。而现场审计往往侧重于审计项目当中，通过对现场生产经营的范围以及审计领域进行明确，同时能够加强对现场工作的控制[1]。

（二）审计实施工作

在进行实施工作阶段的过程中，一般采用的方法主要有两种，分别为顺查法和逆查法，有时也需要根据企业的实际情况，将这两种方法结合在一起，对物资采购实施更加合理的控制。顺查法主要是要让企业从制度体系入手，结合实际的采购顺序，获取不同工作阶段的相关审计证据。使用顺查法的审计工作内容时，首先需要根据具体的采购制度体系来实施。例如以河南某烟草企业为例，在进行物资采购的过程中，必须符合好《河南烟草商业系统的采购管理规定》，从生产经营、合法权益以及人身财产安全三个方面角度出发，在经过主要领导批准后，才能进行相关的采购工作。其次要求企业对内部采购制度体系进行合理建设，企业审计人员需要根据自身的采购业务进行仔细查询审核，同时对所有的审核文件进行审批，保证企业业务流程更加具有合理性与科学性。另外在设置专业机构的过程中，审计人员可以通过合理的方式，向审计单位收集各种相关的资料，包括对物资采购管理上的规定、企业生产经营组织架构图以及各种材料说明书等等。只有加强对采购职能定位的确定，才能充分保障不相容职务相分离的原则，构建合理的框架。在实施工作阶段中，为了提高风险防范机制的效率性，要求审计人员提前准备好相关的资料，并在此基础上对企业整个生产运营提供良好的帮助，完成对整个全系统的检查，最后是需要开展相关的评估工作，评估工作主要内容主要分为两种，一种是对采购评估制度的合理性进行判断，另一种是对企业采购环节的监督控制能力进行审核，帮助企业建立起更加全面的采购审核体系[2]。

逆差法主要是采用审计取证顺序与采购业务流程相反的方法。在采用逆差法的方法之前，需要提前编写出所有货物的汇总表，对企业仓库的物品进行盘点，尤其是需要对已经积压许久的货物进行检查，对造成这种现象的原因进行分析，并采取针对性的解决措施。从整体的实施效果来看，逆差法在整个工作实施阶段过程中具有较强的针对性，具有快速有效的分析能力，针对审核过程中存在的各种问题进行合理解决[3]。

（三）编写审计报告阶段

当实施阶段工作内容完成后，后续需要结合整个实施过程中的实际内容进行分析，将所出现的各种情况以及相关资料进行编写，紧紧围绕好审计目标进行综合性分析。在内部控制角度的影响下，企业在进行物资采购工作时，需要结合相关文件内容来实施，文件内容一般包括企业物资采购的相关数据，审计人员需要结合这些数据来进行编写。另外在编写审计报告之前，企业管理人员可以通过调查问卷的形式，从多种方面加强对物资采购工作的了解，结合实际情况提出一些建设性意见。保证好意见的科学性，从内部加强审计单位控制体系的建设与完善，提高控制效果的效率性[4]。

二、企业物资采购管理中存在的问题

（一）物资采购监管工作存在欠缺

在物资采购过程中由于存在着许多不合理的地方，所以内部审计人员无法更好地发挥监督作用。首先，由于内审人员对相关法律法规的理解存在一定偏差，对国家法律法规也没有很好地理解和掌握。其次，许多中小企业财务部门人员缺乏专业的培训，没有了解和掌握国家相关的财务政策以及法律法规规定，所以就无法很好地监督内部审计工作。最后许多企业由于缺乏相关管理经验，并没有将物资管理工作作为一项重要的工作来抓，这就导致内部审计人员缺乏更好地认识和掌握物资管理中存在的诸多问题症结，不能够有效地履行企业内部审计职责。而对于内部审计人员如何去有效开展物资管理工作则没有一个明确标准和明确方法，导致很多工作效率和效果并不明显。除此之外随着信息化时代发展，很多工作都存在着信息技术不到位的情况以及管理手段落后等问题，这就很大程度上影响了物资管理活动水平以及工作效率。因此为了提高企业整体管理水平以及加快新时代经济发展步伐，就必须重视对物资管理工作监督和管理，从而实现促进提高物资管理水平及效率的目的。由此可见，物资管理监督问题是导致很多企业物资管理工作不完善、效率低下的主要原因之一[5]。

（二）缺乏良好的统一性

对于企业来讲是否具备良好的管理制度，对于企业后续物资管理工作造成了很大的影响，而且这些管理制度与管理办法都具体指向了企业采购操作层次中。但是在一些较高的层级管理中，依旧存在着管理不足的问题。管理制度方面缺乏良好的统一。以某烟草公司为例，在实施阶段的过程中，有时会出现随意改变采购方式的现象，由于管理制度上的缺陷，导致在实际执行的过程中，许多服务类采购项目转变为采购实物，很难做到步调协同一致，不仅影响了企业整体的采购管理质量，同时也会对企业后续采购工作造成影响，容易出现比较严重的失误问题。

（三）规范程度较差

受物资管理规范程度的影响，导致企业实施的经验较少，容易在采购过程中出现各种问题。其中造成影响比较深的是采购操作不够详细，需要的采购制度并未按照实际的情况进行制作，不仅会使企业采购人员面临着许多挑战，同时也会对企业日常管理造成影响。例如某企业在招投标阶段中，由于缺乏合理的规范程度，导致整个招标文件编制水平较低，编制内容存在很大缺陷，没有符合具体的编制要求等等。另外受规范性的影响，企业所签订的合同也存在较大问题，无法很好地履行合同中所约定的条款。而受合同未响应的影响，对后续工作造成了不利的一面。

（四）缺乏健全的内控制度

许多企业内部审计机构并没有真正建立起来，都是按照企业管理人员制定的企业内部审计规章制度进行运作。导致企业内部审计工作很难真正发挥其应有作用，恶化了企业内部审计制度的合理性，从而影响到其内部审计工作的顺利开展，降低工作效率。除此之外，由于很多企业在发展过程中忽略了企业内控制度的制定工作，这使得企业内控制度难以有效发挥其应有作用。首先，企业内部审计机构为了更好地对生产经营活动实施监督，所以往往会在企业内建立内部审计机构，但是在现实工作中并不能够起到监督作用。其次，许多外部供应商也缺乏有效的评估依据，这就使得企业内部审计人员无法完全了解组织内所有资产、资源以及经济活动中可能存在的风险。最后许多中小企业内部审计人员缺乏相关的审计经验，因此不能够很好地进行控制测试和评估，最终导致内部审计师无法准确地评估出物资风险问题和经济活动发生风险等，使企业经营过程中遇到的风险问题进一步加强。

三、内部控制下降低企业采购风险的措施

（一）建立完善的企业内部控制制度

在当前的环境背景下，企业要想进一步加强物资采购审计工作的力度，就需要建立起更加完善的内部控制制度，为整个物资采购审计工作创造良好的环境条件，同时在进行工作的过程中，仔细分析企业所存在的漏洞情况，制定出针对性的内部控制制度以及程序，做好相关人员的培训工作。例如某烟草企业针对内部基础管理工作薄弱的问题，在自主招标采购项目出现程序缺失以及资料不完善的状况，提出了对审计人员加强业务知识培训的措施意见，确保企业内部各个部门有着相当数量的采购业务骨干，进一步提高企业的采购能力。同时在规范采购流程的过程中，通过对采购项目档案管理的正确引导，组织起更加优秀的采购项目档案评选，从而有效提高企业的整体管理水平，加强对内部风险的防范。

（二）加强对采购入库流程的设计

当企业完成相关的采购工作后，在将货物运送到仓库之前，需要对采购货物的质量进行审核验收，防止出现不合格的货物出现，进而造成较为严重的后果。同时企业各个管理部门应当加强合作，合力完成对采购货物的验收，进一步加强整个验收过程的效率性。其次在进行验收的过程中，必须按照相关的质量标准进行验货，使整个验收过程更加具有合理性。如果最后验收的质量达标，则必须由负责人员进行签字，才能进行入库，同时采用责任连带制度，一旦发现验收货物存在质量问题，不光需要向采购人员进行问责，还需要对负责签字的人员进行问责，加强控制效果。另外还可以根据货物的实际情况，实施脱货和折让控制设计制度，如果发现采购完的货物质量不符合要求，需要及时通知企业采购部门，并要求好补充完货物的数量。如果货物已经入库的话，需要由企业审计部门实施有效的监督措施，建立起完善的折让制度，并获得相关管理人员批准的基础上，对企业采购部门实施折让处理，快速对不符合质量的货物进行补充。

（三）加强对采购流程的监督设计

以某烟草企业为例，该企业的采购项目监督人员更多的是重视项目采购流程，忽视了对各个阶段的内容实质性审核，比如文件编制的内容没有符合采购需求等等，因此需要通过更多的设计手段，来加强对整个采购流程的监督设计。第一需要从思想意识上进行加强，提高采购监督人员的思想重视程度，比如可以加强采购项目招标流程的监督，对后续监督实施打下良好基础。第二是采取职务分离制度的流程设计，对整个采购过程进行职务以及职权上的分离，其目的是防止某一个采购人员权力过大，从而出现不合理的采购行为，对企业造成较大的损失。第三是制定好完善的采购计划制度，整个制度内容需要按照企业实际生产总量进行制定调整，当制定完整体的采购计划后，采购部门需要根据计划内容进行采购，之后再由仓库的管理人员进行数量核对，待核对结束后再由相关负责人员签字。第四需要结合采购的实际数量，制定出合理的订货制度，订货制定内容只要是对采购价格进行确定，同时确保货物采购数量与企业生产需求实际数量相符合，既能满足企业的实际需求，又能减少相关的浪费现象，并且在采购的过程中，通过按照采购文件进行采购，能够合理保证采购的质量。

四、结语

综上所述，在内部控制的影响下，企业在进行物资采购过程中，要想提高采购工作的质量，就必须加强相关的审计工作，同时根据企业自身经营规模以及业务特点，制定出更加合理的审核方案，进一步提高企业物资采购工作的质量，提高采购工作的效率性，加强对成本支出的管控力度，在实现经济效益最大化的同时，促进企业的可持续发展。