财务共享服务模式对企业资金管理的影响及应对建议

2023-03-22金山

中小企业管理与科技 2023年2期

金山

（中国石油运输有限公司新疆配送分公司，乌鲁木齐 831400）

1 引言

财务共享服务模式诞生于20 世纪80年代，其经历了漫长的发展过程，而且在不断的完善过程中渐渐得到肯定，发展为当下非常重要的财务管理模式，成功实现对传统财务管理模式的替代。财务共享服务模式的功能可以改善企业资金的合理分配和运用，而且能够实现企业资源的有机整合，完善企业财务管理中的不足之处，从而尽可能地避免企业财务管理风险，确保企业的平稳运行。除此之外，在业财融合的大背景下，企业还可以通过运用财务共享服务模式，提升自身的财务管理能力，并根据自身的实际情况，不断完善财务管理方式[1]。

2 资金管理和财务共享服务模式概述

2.1 资金管理概述

资金管理指的是对企业的资金使用和资金来源进行计划、控制、监督、考核，在系统内尽可能科学地利用资金，这也是企业实施资金管理的核心目标。新中国成立以来，我国企业资金管理方式实施了一系列的变革。新中国成立之初，为了尽快恢复国民经济，国家加强了对企业的资金管理的支持力度，在最初，由国家统一拨给企业生产经营所需的资金，逐渐发展到现在实行的有偿使用资金。在运营管理中，企业需要采用有效的方法和措施来管理企业的“人、物、财”。其中“财”贯穿于整个企业运营的全过程，所以企业管理的核心环节是资金管理，而且它也是财务管理的主要构成部分。

2.2 财务共享服务模式概述

作为一种现代化的财务管理模式，财务共享模式已被各大外国企业验证，近年来，国内大型企业也逐渐开始运用这种模式。财务共享模式是企业集中管理模式在财务管理中的应用，主要是为了借助科学的运作模式，消除大型集团公司财务职能建设中的重复投入，从而提升财务工作效率[2]。然而财务共享模式并非只是单纯的处理财务业务，而是基于会计流程再造和业务流程的简化，把各个地区的实体会计业务整合起来，利用共享中心来进行记账和报告，这种方式不仅能够提升财务业务处理速度，同时还能够让企业财务信息更加透明化。财务共享模式的应用，能够有效地降低企业的人工和系统成本，而且还能够使得会计记录和报告更加规范。除此之外，作为新兴的财务管理手段，这种模式还具备统一性、信息技术性、共享性的特点。

3 财务共享服务模式对企业资金管理的意义

3.1 有助于优化现有的管理模式

在财务共享服务模式下，企业需要集中管理信息、资金，以实现财务管理的规范统一，同时还需要改变传统的财务管理机制，采用统一化的资金管理模式，从而尽可能地避免管理模式转换中管理范围不明确等情况的发生[3]。此外，通过充分发挥财务共享服务模式的作用，能够有效地提高企业内部财务管理的精确性，从而简化企业财务管理流程，使企业能够实现针对性的优化管理，提高财务管理的整体效率。此外，在企业运营过程中，还需要完善财务管理模式，选择更为标准、科学的财务方法，使各财务管理部门的业务流程更加规范，而且要尽可能地减少财务人员的工作量，提高他们的工作积极性，使他们更专注于财务质量的提高，从而提升企业财务管理整体水平。

3.2 有助于整合企业内部资源

从传统的企业财务管理制度来看，企业各部门通常会结合内部的具体情况来实施财务权力，同时还会结合实际的需要，构建与自身情况相适应的操作流程。但是这种模式具有明显的不足之处，会直接影响到财务管理的完整性，而在这种情况下，企业内部的财务管理效力难以实现有效集中，长久下去，会对财务管理的规范性和统一性产生负面影响，致使企业发生资金损失、管理混乱等问题[4]。因此，企业通过创新应用财务共享服务模式，能够实现对财务管理资金和资源的集中，在不影响各部门正常运行的前提下，整合企业的财力信息和资源，并且根据企业自身的特点，建立一个中心点、多个分支点的结构，从而实现各财务部门的信息资源共享和交流，不断提高企业资金管理风险防范能力，使其能够实时掌握和控制资金信息。

3.3 有助于防范资金管理风险

财务管理风险是企业非常重视的问题，特别是一些大型的企业或集团公司，往往有许多下属子公司，并且具有隶属关系和利益往来，所以给企业的财务管理带来较大的困难。在这种背景下，必须要对其进行规范和控制，否则企业在运营过程中，如果出现财务管理失控和失衡的问题，必然会直接影响到自身的经营利益。除此之外，在以往的财务管理模式中，资金不够集中，而在这种情况下很容易出现监管不严的问题，导致资金的流失和损失，进而影响到企业的正常运行。财务共享服务模式的创新应用，使得企业能够通过总部的财务管理中心，形成资金集中控制的格局，从而实现对下属公司资金的集中管理，如在资金流的控制、知情权等方面，都可以进行更为科学有效的管控，进而避免各类资金风险的出现，并且完成对企业资金的统筹管理。另外，企业在进行资金集中管理时，可以结合自身的实际需要，采用高效的信息系统，确保财务人员能够在工作过程中及时地收集和管理财务信息数据，同时还能够更加高效地监督和管理财务业务和资金行为，确保企业的资金安全，避免出现资金舞弊、滥用等现象。

3.4 有助于控制基础资金流动

资金在企业经营过程中具有十分重要的作用，企业的运行管理通常是在资金花销和流向的基础上开展的，所以在这种情况下，基础资金的流动性成为管理的重要难题。对于不同资金花销和流向，财务人员缺乏有效的管理权力，因此在实际的财务管理过程中，无法做出最有效的资金规划，不利于企业的健康长久发展。而在财务共享服务模式下，财务人员能够合理地分配各种资源，完成对资金流动及花销的全覆盖，使每笔资金要落实审批流程，从而使其能追溯资金的来源、去向和使用状况，提高财务管理效率和资金安全性。

4 企业资金管理中存在的问题及成因

4.1 企业资金管理存在的问题

在资金管理过程中，一些企业在资金分权与集权的控制上存在一定的问题。集团所涉及的业务范围较为广泛，然而在实际管理中，一些集团管理流程较为烦琐，往往需要耗费许多时间和精力，而且对于权限控制较为严格。而在这种背景下，当集团的分子公司存在资金需求的情况时，由于集团不能够及时地提供相应的资金，使得其可能错过良好的投资机会，而且这种情况也会影响到分子公司的积极性，进而影响到工作质量和效率，不利于集团的整体发展[5]。例如，同一集团内部的一些子公司闲置资金较多，但是还有一些子公司在经营管理过程中，常常遇到资金短缺的问题。大部分企业都存在资产闲置的问题，而且在流动资产中货币资金比重较大。在财务共享背景下，企业需要对集团整体资金进行统筹管理，而且还需要优化管控各分子公司的资金，防止一些子公司出现资金短缺或过于盈余情况。财务共享具有信息技术优势，然而在实际管理过程中，不少集团没有将该优势充分地发挥出来，因此不能够有效地加大管控，导致资金管理效率难以提升。除此之外，各分子公司的业务成员在实际的管理过程中，需要进行应收应付管理，但是并未通过财务共享中心对应收应付进行管理，这种情况不仅直接地影响到应收应付的管理效率和质量，而且还使得集团内部的各分子公司的管理政策存在较为明显的不同，并且最终致使集团整体管理的有效性下降，不利于企业的健康可持续发展。

4.2 企业资金管理问题的成因

首先，在实际的经营管理过程中，对于财务共享模式下的资金管理，仍有许多管理者的认识不够深刻，而且管理方式较为落后，无法满足企业发展的实际需要，财务共享中心也只是实现了财务集中核算的职能，还不能够为各分子公司提供高效管理服务。其次，现阶段许多财务共享中心的人员专业性较低，而且人才团队建设较为滞后，大部分都是由传统核算工作的人员转型过来的，因此，在这种情况下，他们并没有充分认识和理解财务共享中心的管理要求，使得企业的管理效率和质量不能够得到有效提升。

5 财务共享模式下企业资金管理的应对建议

5.1 提高财务共享服务质量

财务共享服务中心与分支机构不在同一个地方，在这种情况下，无法及时了解分支机构的实际需求，对此，必须要加强与分支机构的沟通力度，而且要提高财务共享中心的服务质量，从而为分支机构的资金管理提供保障[6]。第一，为了加强与各分支机构的交流，财务共享中心的人应具备一定的交流技巧，这样能够和各分支机构进行及时有效的沟通，同时还要增进和外部供应商、采购商之间的交流，从而充分地了解资金管理的需求，提高服务质量和效率。第二，财务共享中心的人员要整理好客户、供应商的资料，对采购、销售等业务进行监督，同时还要了解财务共享中心的工作范围。在构建财务共享中心后，各分支机构与客户、供应商的对账工作都要移交过来，在这种情况下，为了提升对账效率，确定对账日期，需要组建专门的对账小组分配对账人员，从而确保账实相符。第三，分支机构负责人能够在第一时间掌握其内部的资金管理情况，因此财务共享中心的人员如果想要及时获得相关的有用信息，必须要增进与各分支机构负责人的交流，从而为分支机构的工作提供支持，并且还能够提升整体工作效率，提高自身的服务水平。

5.2 加快人才队伍建设

当前，许多企业建立财务共享中心的时间较短，所以在这种背景下，国内企业共享中心财务人员所具备的经验相对有限，而且对业务流程也不够熟悉，不能够高效地开展相关工作。对于财务人员的招聘，共享中心普遍采用的是内部竞聘等方式，这是由于财务共享中心的运营，需要一批能够掌握财务共享服务的要求的人员，同时还需要掌握资金管理的特点，但是大部分外部招聘人员并不能达到这些要求。所以应加大对人员的选拔和培训力度，从而培养出与财务共享中心的要求相匹配的人员。另外，通过对财务共享模式的创新应用，使得企业能够对各项工作进行模块化管理，但是在实际工作中，有不少人员仅局限在自己的工作板块，这种情况使得他们无法充分地了解各项业务运作规则，而且对共享服务中心的流程不熟悉。所以应该加强对共享中心人员的培训，帮助他们更好地学习和了解相关专业知识，并且熟练掌握各项流程的操作方法。此外财务共享中心的人员还需要熟悉资金管控要求，理清财务共享中心各项业务流程之间的逻辑关系。其他部门员工也应该进行财务管理、财务会计等的学习，掌握更多的财务知识，从而更好地提高自身的业务水平。为了调动各层级人员参与培训的热情，企业要对培训效果进行考核，而且还要和绩效挂钩。

5.3 完善应付账款管理

第一，为了能够达到提高管理效益的目标，财务共享中心的人员要能够发现采购、入库、库存管理工作中存在的问题。财务共享中心在采购开始前，需要监控各类数据并参与采购。但是在实际工作过程中，许多财务人员对采购的参与度并不高，因此在这种情况下，企业必须要采取有效的措施，从而让共享中心人员参与采购，这样才能够使其更好地对这一环节所涉及的财务内容进行指导和监督，从而及时发现该环节存在的问题。第二，财务共享中心借助信息管理功能，并结合企业的实际需要，建立完善的供应商管理平台，这样就能够有效地提升企业对供应商的管理水平，增进企业与供应商的沟通交流，从而避免分支机构管控供应商所带来的各种问题，同时还能够有效提高采购管理效率，并且在一定程度上减少付款前的对账工作量。另外，要成立应付账款管理小组，定期清查未付款记录，防止出现长期未付款导致信誉损失的情况，从而提高自身的商业信用水平。

5.4 完善应收账款管理

财务共享服务模式下，为了能够对应收账款进行催收，财务共享中心应分配专门的人员。应收账款是重要的流动资产，直接关系到企业内部的实际资金管理情况。在这种情况下，当企业存在资金管理的情况时，将会使其内部出现资金短缺问题。所以为了避免这种问题的出现，财务共享中心不仅要清楚地划分销售人员的责任，还需要进一步增强对应收账款的管控。销售人员既要完成业绩目标，而且在实际工作过程中还必须要考核应收账款回收情况。此外，为了避免企业产生坏账的问题，销售人员在销售之前，应该要先筛选出资信较差的客户。企业应明确赊销方式及条件，这样在实际工作中，当出现逾期无法收回的款项问题时，企业可以在第一时间明确相关人员的责任，这样能够有效地提升企业销售人员的责任感。另外，为了对应收账款进行统筹管理，提高财务共享中心的工作效率，需要每个分支机构催收账款期的款项，当超过规定期限未能回款项且款项金额较大，在这种前提下，才可以通过财务共享中心进行统一管理。