新形势下机要文书档案保密工作研究

郑艳霞 广东省广州市增城区财政局

一、机要文书档案保密工作概述

近年来出现了不少机要文书窃密事件，在社会上造成了严重的影响，一系列状况告诉我们要提高对机要文书档案保密工作的重视程度，加大机要文书档案的保密力度刻不容缓。

机要文书档案作为各企事业单位在日常工作中常见的一种档案，在日常管理中存在较高的泄密风险。在信息化时代，各种媒体技术的出现，为机要文书档案的保密工作带来了更加严峻的挑战，也为提升机要文书档案的保密性创造了一定机遇，能够保障我国的综合权益[1]。

二、机要文书档案面临的新形势

（一）保密形势复杂

传统机要文书档案的保管主要以纸质档案为主。随着信息技术的发展，电子机要文书档案的数量不断增多，在这一背景下，需要对机要文书档案实施电子化管理，这对其保密形式提出了全新的要求，保密工作从内容上发生了本质变化。比如针对电子化的机要文书档案，在实施管理之前需要设置相应的打开与查阅程序，需要在专门的计算机设备上读取档案信息。

在机要文书档案的管理中，出现了许多不同的档案载体，档案的保密工作面临更加复杂的挑战。比如在实际开展保密工作的工程中，机要文书档案可能会受到病毒、黑客等因素的影响，档案泄密的风险较高，电子化管理的方式使机要文书档案在管理中会滋生许多新的风险，保密工作的形势越来越复杂。

（二）保密要求提高

机要文书档案的管理工作，对工作的保密性具有十分严格的要求。新形势下，电子机要文书档案的出现，也对保密工作的技术性提出了更高的要求。在管理机要文书档案时，不仅需要沿用传统的安全设置、制定相关保密制度，而且应建立机要文书档案登记管理制度，在档案保管场所设置铁柜、铁门、消防设施和电话机等专业设备，保障机要文书档案的安全，并严格规范机要文书档案的保管方式，以最大限度提升机要文书档案的信息安全性及完整性。

三、新形势下机要文书档案保密工作的重要性

新形势下，我国机要文书档案的保密形势越来越严峻。随着信息化的深入发展，机要文书档案保密工作在相关领域、手段和对象等层面正悄然发生转变，保密工作呈现出多样化的特点，档案载体也具有复杂性与多样性的特点，在一定程度上增加了机要文书档案泄密的渠道，加大了保密防范工作的难度。只有切实做好机要文书档案的保密工作，才能更好地满足新形势发展的要求。

为了切实做好机要文书档案的保密工作，我国各级政府、各大企事业单位在国家相关法律法规的指导下，严格制定了相关保密制度，积极开展保密宣传工作，提高保密人才、干部队伍的业务水平，为机要文书档案保密工作的开展提供了更加坚实的保障[2]。

机要文书档案管理在保密保障服务中是一项最基础、最重要的工作。机要文书档案关系着经济、科学、政治和军事等各大领域的发展，主要以文字、图片的形式记录在册。它是一种极端机密、极端重要的档案。新形势下，面对新的任务，要结合机要文书档案的工作实践，认真开展机要文书档案管理工作，充分遵循国家出台的相关法律法规，严格执行政府、单位制定的保密工作制度，不断提高管理水平，确保单位能够更好地开展保密工作。

四、新形势下机要文书档案保密工作中存在的问题

机要文书档案覆盖范围广、保密等级高，与社会经济联系密切，一旦发生泄密问题，很可能会造成难以弥补的损失。信息化时代，随着办公自动化水平的提高，机要文书档案管理方式呈现出新的特点，为保密工作的开展带来了新的挑战，出现许多新的问题。

（一）不重视保密工作

部分企事业单位只重视对机要文书档案的日常管理，在档案管理中缺乏较强的保密意识，信息安全防范意识有待提升。

相关人员在查阅机要文书档案后，存在随意乱放的问题，管理人员也未能及时催收档案，在档案归档不及时的情况下，很有可能出现泄密的问题。尤其是在随意对机要文书档案进行扫描、利用，或者借助互联网发送档案上的信息时，不法分子可能会利用互联网窃取档案中的重要信息，导致泄密事件发生[3]。

由于管理不善，机要室等重要部门对外部人员的防范意识不强，人员随意进出的情况也可能增加档案泄密的概率。

（二）保密规定执行不力

机要文书档案对保密性有着非常高的要求，我国先后出台了许多法律条例，对机要文书档案的签收、登记、查阅、归档及后期销毁进行了详细规定，甚至对机要文书档案的快递等都提出了十分严格的要求。但受到传统管理制度的影响，在实际执行管理制度的过程中，存在一定的执行不力的问题。

新形势下，机要文书档案管理内容的变化，对保密工作提出了新的要求，迫切需要调整管理与保密工作的相关制度，在制度创新不及时、制度内容不健全的情况下，实际管理中也可能存在泄密的风险。例如，相关制度对机要文书档案的销毁指导不足，在实际销毁档案的过程中比较随意，这就大大增加了泄密风险的概率。

（三）人员素质薄弱

机要文书档案的保密工作，不仅需要有先进技术的支持，而且要有法律、信息和管理等的支持。从目前的情况来看，我国部分单位的机要文书档案管理人员都是非专业出身，专业背景存在巨大差异，并存在人员老龄化的现象，管理人员缺乏信息安全相关的专业知识，计算机应用水平较低，难以为信息化时代下的机要文书档案的保密性提供保障。

五、新形势下机要文书档案保密工作的优化对策

（一）充分认识机要文档保密的重要性

新形势下，随着互联网技术的发展，机要文书档案管理效率得以提高，也使机要文书档案管理中泄密的渠道增加，保密工作的难度逐渐加大。要开展机要文书档案的保密工作，应充分认识到机要文书档案保密工作具有的政治性、保密性等特征，在开展工作的过程中不能有一丝马虎。单位要根据实际情况，结合国家相关法律法规，利用互联网渠道加大相关法律法规的宣传力度，定期组织召开讲座，宣讲国内外泄密典型案例，通过这种方式不断提升档案管理工作人员的保密意识。

对单位来说，除了注重机要文书档案管理人员保密意识的形成与提升外，还应为档案保密工作的开展提供更多资金、设备和技术层面的支持，通过技术、物防等多种管理手段相结合的方式，为保密工作的开展提供更加强有力的保障。不仅需要开发和引进更多先进的机要文书档案保密软件，而且要结合保密工作的实际需求，定期更新和升级安全管理系统，安排专业计算机人员修补系统漏洞，最大限度地保证保密工作的实效性[4]。

新形势下，单位应加大对保密工作的调研力度，结合内外部调研的结果，探索机要文书档案保密工作的规律，不断创新保密工作的思路，促使各管理人员逐渐养成严谨、认真的工作作风，从细节入手，做好机要文书档案的管理工作，为提升档案信息的安全性创造更加积极的条件。

（二）加强对机要文书档案保密工作的领导

机要文书档案保密工作具有较强的系统性，是我国所有企事业单位、机关部门需要共同履行的一项职责，要求各方共同参与，从组织层面提高对机要文书档案保密工作的重视程度，并由政府机关加强对机要文书档案保密工作的领导。在开展保密工作的过程中，要对保密工作进行分工，在机要文书档案管理工作中严格落实保密责任制，建立完善的档案管理机制；可以由政府机关组织成立档案保密领导小组，直接负责地区各部门、单位的档案保密工作负责，加强对各单位、各部门档案保密工作的监管，保证将保密工作落到实处。另外，应规范保密工作流程，尤其是对以计算机设备为介质的档案保密工作，要加强对机要文书档案保密工作的领导。

（三）完善机要文书档案保密制度规范

新形势下，为做好机要文书档案的保密工作，必须从人防、物防与技防等层面入手，积极建设面向机要文书档案的保密制度，规范开展保密工作，不断完善机要文书档案保密相关制度，通过构建完善的制度体系，编制牢固的保密工作安全网。通过规范制度建设的方式，逐步建立针对机要文书档案保密工作的长效管理机制[5]。

另外，领导小组需要定期检查制度落实情况，通过查勤、查岗等方式，检查制度落实的过程中是否存在安全漏洞，以最大限度地保障机要文书档案的安全性，有效规避泄密事件的发生。

（四）提升机要文书档案管理人员的保密素养

在机要文书档案管理工作中，管理人员的保密素养是关系保密工作成效的重要一环。管理人员只有具备较多的专业知识，掌握一定的计算机操作技术，具有较高的政治素养与职业修养，才能胜任这份工作。

机要文书档案管理人员应注重专业水平、综合素养及责任感的提升，认识到档案保密工作在社会发展中发挥的巨大作用，自觉提升思想觉悟，在工作中找到荣誉感。在不断强化业务技能的过程中，管理人员应自觉加强对信息技术的学习，不断完善知识结构，不断增加保密相关知识技能的储备，以应对保密工作中出现的各种问题，最大限度地避免泄密事件的发生。

机要文书档案管理工作不仅属于一项业务性工作，也属于一项管理服务性工作。因此，档案管理人员不仅要具备扎实的业务基础，而且应具备较强的服务意识及管理能力。在实际工作中，管理人员要积极参加单位组织开展的业务培训与保密教育活动，深入学习国家相关法律法规，熟练掌握机要文书档案管理的实际方法，在保密工作中学会使用新理论、新技术与新知识，优化、改进机要文书档案管理工作，尤其是需要提升档案管理的保密性，在管理过程中做到不遗漏、不丢失，坚守岗位秘密，争取在档案保密工作中做到零失误。

管理人员还应将服务质量作为衡量保密工作优劣的重要标准，不断强化服务意识，主动承担保密工作中的相关义务，积极为单位提供有效的档案服务，使机要文书档案能够更好地与单位的行政和科研等工作相协调。

六、结语

机要文书档案管理是一项非常重要的工作，关系到国家的利益及企事业单位的切身利益，与社会发展联系紧密。新形势下，随着各种新技术的出现，机要文书档案的呈现方式及其管理形式也发生了转变，这就对档案管理工作的保密性提出了更加严格的要求。

参与机要文书档案保密工作的人员不仅要具备较强的责任意识与保密意识，而且要具备较多的专业知识与较高的技术操作水平，在工作中树立终身学习的理念，不断提高业务水平，为机要文书档案的保密工作打下良好的基础。在保密工作中，管理人员要认真分析当前工作中存在的缺陷和漏洞，发挥主观能动性，有针对性解决这些问题，以不断提升机要文书档案的保密性。