全国中等职业学校学生信息管理系统高效操作的研究与实践

2023-03-21陈建强

广东教育 2023年2期

陈建强

文/广东工贸职业技术学院

为提高中等职业学校学生信息管理的信息化水平，教育部于2014年启用全国中等职业学校学生信息管理系统(以下简称全国中职学籍系统)，该系统采用国家和省两级部署服务器的模式，为国家、省、地市、县区、学校等五级用户提供网络访问服务。全国中职学籍系统为每一名中职学生建立全国唯一电子档案，实行学生“一人一号，终身使用”，实现在全国范围内中职学校招生注册、升级转学、学籍异动、实训实习、毕业就业等全过程学籍业务的信息化管理，根据系统能够跟踪全国中职学生流动，为教育管理和决策、学生资助等提供准确的数据支撑。本文在信息化教育管理的思想指导下，笔者在实际使用全国中职学籍系统的过程中，研究利用信息技术手段，针对学籍信息采集、电子照片命名、信息错误处理等常见且工作量大的问题，提出实用、高效且廉价的处理办法，为中职学校学籍管理员提高工作效率提供借鉴和参考。

一、采用刷身份证方式，快速、准确收集学生身份证信息

全国中职学籍系统确定学生身份的关键信息是由姓名、性别、出生日期、证件类型及身份证件号码这几项组成。如果采用手工录入Excel表的方式，容易出现信息录入错误，因为有很多文字是非常相似，例如“德”与“徳”。可以采用刷身份证原件的方式，由计算机准确收集学生身份证上记录的信息。刷身份证采集信息，就像刷公交卡坐车一样方便快捷。

要实现自动采集学生身份证信息，在硬件上需要配备身份证阅读器设备。身份证原件含有RFID芯片，通过身份证阅读器，身份证原件内部芯片存储信息，包括姓名、地址、照片等信息都可以自动获取。由于第二代身份证内置加密智能芯片，加密芯片无法复制，可以高度防伪，所以通过身份证阅读器,还可以验证居民身份证真伪，因此通过刷身份证收集到的信息，非常准确可靠。市面上身份证阅读器的品牌型号众多，现以《华视电子CVR-100N》硬件型号为例子，介绍如何刷身份证采集信息。

(一)连接硬件设备并安装相关驱动程序

将《华视电子CVR-100N》硬件连接Window7的操作系统，并按照硬件厂家的说明安装好硬件驱动程序，驱动安装完毕后，计算机系统将会增加一项硬件密码设备。检查方法：右键点击“我的电脑”选择“设备管理器”，查看是否添加了密码设备选项。

(二)安装相关软件工具

首先安装MicrosoftOfficeAccess2007或更加新版本的软件，用于记录管理数据，如系统已经完整安装了Office2007或以上版本的软件，那么已经满足这一条件。接着安装.NETFramework4.0或以上组件。在“C:WINDOWSMicrosoft.NETFramework”目录下检查系统是否安装了4.0或以上的dotnet组件。

(三)获取身份证阅读器专用软件

购买身份证阅读器会随机附送数据管理软件，但是软件功能不是非常适用于学籍信息的数据采集，为此笔者基于华视电子SDK开发包的基础上，研发出身份证阅读器专用软件，方便按班级为单位进行身份证信息管理。学籍管理员可以在广东中职学籍系统管理群共享下载“身份证阅读器专用软件V1.3版”软件。

(四)读取身份证原件数据信息

运行“身份证阅读器专用V1.3版”程序，输入班级名称后刷身份证原件。软件将会自动读取身份证的信息，并将信息显示在软件界面上，同时把数据信息记录在Access数据库中。

(五)导出身份证数据到Excel文档

使用Access软件打开“DB”文件夹中的CVR_ID.mdb文件，选中Citizenbyxq数据表进行导出，设置数据导出的路径，指定导出为Excel文件格式即可，数据导出完毕后，就可以通过Excel工具浏览学生的身份证上的信息。

通过刷身份证方式，不仅可以100%准确采集学生身份证信息，而且采集效率也非常高效。以一个人独立采集1000名新生身份证信息计算，如果采用手工录入信息方法，大约需要工作40个小时，如果采用刷身份证方式，大约只需要1个小时，而且采集到的数据不需要校对，极大地提高了工作效率。身份证阅读器硬件设备的采购资金大约在一千元左右，一次投入就可以长期使用。

二、巧用批处理命令，实现电子照片的准确命名

在全国中职学籍系统上完成学籍数据上传步骤后，需要上传学生的电子照片，照片文件需要以学生身份证号命名。通常学籍管理员会把这项工作布置给班主任，要求班主任将以身份证号命名的学生电子照片统一交给学籍管理员。这种工作方式容易产生“张冠李戴”、身份证号码不正确等错误，对这些错误进行纠正会耗费大量的时间与精力。在此笔者介绍两种批量准确修改文件名的方法。

(1)如学校没有统一组织学生拍照，可以要求班主任收集电子照片，将照片统一放在一个文件夹内，所有照片均以“学号+姓名”的方式命名。从全国中职学籍系统中导出新生数据Excel表，表中保留学号、姓名、身份证号码等三列，在单元格D2输入：=A2&B2，然后自动填充D列，在单元格E2输入：="ren"&D2&".jpg"&C2&".jpg"，然后自动填充E列。在存放照片的文件夹内创建一个文本文件，将Excel表中E列数据粘贴到文本文件中，然后把文件的扩展名改为BAT类型，鼠标双击运行这个BAT文件，文件夹内的所有照片文件将自动批量以身份证号码进行命名。

(2)如学校统一组织学生进行拍照，可以组织学生按照学号的顺序进行拍照，这样得到的电子照片是按照学号顺序排列的。在照片文件夹内，新建一个记事本文件，输入“dir/b>照片列表.txt”，然后把文件的扩展名改为BAT类型，鼠标双击运行这个BAT文件，执行后会产生一个“照片列表.txt”。把照片列表文件内容复制到Excel文件的A列中，把学号、身份证号整理在B、C列，让A、B、C这三列的同一行是同一个学生，顺序上做到一一对应。在D2单元格输入公式：="ren"&A2&""&C2&".jpg"，并用填充柄自动填充D列，具体如图1所示。

图1

参照前一种方法，制作对应的BAT批处理命令文件并执行，这样文件夹内的所有照片文件将自动批量以身份证号码进行命名。采用此种方法，照片文件的命名可以做到一步到位，学籍管理员可以独立完成，无需班主任的协助，直接为班主任工作减负。如果担心照片顺序与身份证号码有错位情况，可以把C列更换为学生姓名，把电子照片的文件名设置为学生姓名，再请班主任核对姓名与照片是否相符。

上述两种批量更名的方式，关键点就是建立电子照片名称与身份证号码的一一对应关系，利用Excel批量生成“ren”指令，由计算机执行批量指令实现批量修改文件名。

全国中职学籍系统要求上传的电子照片必须为jpg格式、尺寸120px(宽)*160px(高)、文件小于60KB。为符合这些要求，可以使用光影魔术手软件的批处理功能，选择指定的照片文件夹，设置批处理的动作和输出要求等内容，然后由计算机完成批量的照片格式设置。

三、采用表单收集数据，提高数据的收集效率

每逢收集学生学籍信息、学生就业信息等数据的时候，通常学籍管理员会把相关工作布置给班主任，由班主任收集整理后再统一交给学籍管理员。这种方式分工合理、职责明晰，但工作效率不高，可以通过让学生填报表单进行收集数据信息，从而大幅度提高信息收集的工作效率。比较常用的表单工具有问卷星、腾讯问卷、金山表单、表单大师等，基本上使用免费的功能就能满足我们收集信息的需求。

本文以问卷星网站为例介绍如何快速采集毕业生就业信息。访问问卷星系统(www.wjx.cn)，完成注册账号等基础工作后就可以开始设计表单了。新建表单开始添加题目，首先增加一道下拉选择题，选项设置为班级名称，这是为了方便后续收集到的信息进行按班级进行分类管理，然后添加收集填报学生的个人信息填空题，接着按照系统的《就业信息批量处理模板》要求逐项添加题目，Excel表中采用下拉选择的项目对应在表单中设置为选择题，其他的设置为填空题，在Excel表中有前后关联的选项，在表单里面也逐一设置关联。表单设计完毕后先进行试填测试，确认无误后发布表单通知学生填报。学生收到通知后，可以方便地通过手机或电脑进行数据填报，学生填报完毕后，管理员从问卷星系统上导出的结果文件已经是Excel格式的数据，把收集到的结果按班级分发给各班主任审核把关，经审核无误后可以按照全国中职学籍系统的要求整理数据上报。

除了通过表单的方式进行快速收集学生信息之外，还可以考虑使用在线共享文档的方式进行收集信息，在线共享文档有金山共享文档、腾讯共享文档等可以选择。在线共享文档的方式，节省了设计表单的工作，但是在线共享文档不适合收集隐私数据，也容易发生相互修改数据，导致数据错误。对于新生学籍、实习、就业等信息收集任务，笔者建议使用表单方式进行数据收集。在信息收集的过程中，学籍管理员需要提高信息安全意识，例如身份证号码、电话号码、家庭住址等非常隐私的学生信息，建议不要通过互联网表单方式安排学生填报。

四、利用VBA编程实现Excel文件的自动拆分与合并

在日常的工作过程中，学籍管理员经常需要给班主任分发资料和收集汇总班主任交来的资料。例如需要班主任核对学生名单的时候，学籍管理员从全国中职学籍系统导出全校的在校生名单，系统导出一个Excel文件包含了全校学生名单，如果把系统导出的原文交给班主任，信息扩散范围太大，容易造成信息安全风险。比较妥当的做法是：学籍管理员把包含全校学生名单的Excel表按班级为单位拆分为若干个文件，每个Excel文件只包含一个班级的学生名单信息，学籍管理员逐一单独分发各班级学生信息表，这个过程可以称为拆分。学籍管理员向各班主任收集相同格式的Excel文件，把各班级的信息表合并汇总到一个总的Excel文件中，这个过程可以称为合并。当学校规模不大，班级数量不多的情况下，这种拆分、合并的工作量不会很大，但如果学校班级数量有几十上百个，那么拆分与合并的工作量将会变得很大。笔者经过探索，研究利用VBA编程实现Excel文件的自动拆分与合并，以下为VBA编程的核心思路。

图2

当需要对一个Excel文件进行拆分的时候，先对表格进行如下处理：保留首行(第一行)作为整张表格的表头，表格的首列(A列)放置班级名称信息，整张表格按A列关键字进行排序。从A列的第2行往下判断，每当遇到一个新的班级名称，就创建一个新的Excel文件，把原文件首行表头拷贝到新Excel文件的首行位置，把原文件班级名称相同的行拷贝放置在新Excel文件的A2位置处，重复上述步骤，直到原文件A列的所有班级都创建了Excel文件，至此文件拆分操作已经完成。合并过程就是拆分过程的反操作，把需要合并的Excel文件都放置在一个文件夹内，遍历文件夹内的每一个文件，把每个文件的表格内容拷贝到汇总文件中。由于篇幅的关系，具体的VBA代码就不在这介绍了，笔者把拆分和合并功能做成Excel宏文件，分享在广东中职学籍系统管理QQ群，文件里面包含实现拆分与合并功能的VBA代码。

五、利用VLOOKUP函数，实现快速准确查表

学籍管理员掌握着全校学生的学籍信息，经常需要使用学籍信息填报各种各样的表格，往往填报要求时间紧、任务重、难度大，如果是采用人工查询、复制粘贴等方式，不仅工作效率低，而且容易产生数据错误。经过分析总结，填报Excel数据表格的核心环节是从另外一张Excel表中查找需要的数据填入表格中，恰好Excel软件中的VLOOKUP查找函数可以实现数据的快速精确查找，可以帮助学籍管理员从不断重复的复制粘贴中解放出来。

Excel软件中的VLOOKUP函数是一个纵向查找函数，作用是按列查找，最终返回该列所需查询序列所对应的值，与HLOOKUP函数按行水平查找是相对的，该函数在办公自动化中经常用到，可以用于核对数据，多表格间的数据快速引用等等。VLOOKUP函数的函数结构是VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)，函数的4个参数可以形象地理解为：“查找对象”“在哪区域找”“区域位置”“匹配度”。参数1是lookup_value，是两个表同时存在且唯一的，例如身份证号或学号等，须是唯一的；参数2是table_array，是指定查找数据的区域，lookup_value的值必须在table_array中处于第一列；参数3是col_index_num，是参数2查找范围的数据表中要引用数值所在列序号；参数4是range_lookup，指明函数VLOOKUP查找时是精确匹配，还是近似匹配，精确匹配应写0或FLASE，近似匹配则写1或TRUE。如图2所示，以F列的学号为依据，在A:D列范围内查找对应学号学生的入学成绩，把入学成绩填入到G列中。选中G2单元格，输入=VLOOKUP(F2,$A$1:$D$7,4,0)，用填充柄自动填充G列即可。这里第二个参数使用绝对引用($A$1:$D$7)，目的是锁定查找的范围，避免因为自动填充造成查找范围的变动。在实际工作中，一般是不同Excel文件之间的查找数据，系统会自动设置为绝对引用。图2中G3显示查询结果为#N/A，原因是找不到对应的学号记录。如果要断开VLOOKUP函数连接仍然显示查询结果，选中查询结果后复制，然后在原处按右键，选择性粘贴，粘贴为数值类型即可。