会展活动的风险分析与应急机制构建

余芳菲

(广州工商学院 广东广州 510850)

当前，学术界和行业领域普遍从广义角度来理解“会展产业”的内涵，即MICE，包括会议(Meeting)、奖励旅游(Incentive Tour)、Conferencing(大型企业会议)、节事活动(Events)和活动展览(Exhibition)[1]。由于会展活动具有人员密集、空间限制等特征，给现场安全管理和应急事件处置增加了难度。台风、火灾、爆炸、人员踩踏等意外事故会给展会活动带来负面影响甚至使活动停滞。过往，学术界对会展产业的研究大多是围绕其如何提高展会经济效益，加强展馆建设、展会推广策划与城市营销等，忽略了众多非经济因素对会展活动造成的影响，如展馆的人文环境、参展的安全性及可信赖度，还有天气、火灾、治安等突发公共安全事件的冲击[2]。本文将以2022年举办的深圳碳中和产业博览会为例，探讨构建会展活动风险分析与应急机制构建。

1.1.2 经济因素

会展业作为第三服务产业，深受举办国家和城市整体经济状况的影响。只有经济快速发展、产业体系完备、人均收入增长、消费市场繁荣的社会，才能带动会展活动蓬勃发展；而经济衰退、通货膨胀、利率变化等则可能增加会展活动的风险。深圳是国内四大一线城市之一，城市GDP全国排名第三、广东省内排名第一，2022年的经济增长速度虽然有所放缓，但新能源、医药制造、电子信息等优势产业增速仍保持较高，大力拉动了经济增长。中央经济工作会议提出要“保持稳增长、促改革、调结构”，实行积极的货币政策和财政政策，经济形势稳中向好。

1.1.3 社会因素

目前，在“碳中和”新能源产业领域，深圳市低碳发展已经取得了显著成绩。深圳是全国首批“低碳省市”试点城市、碳交易试点城市、可持续发展议程示范区，单位GDP碳排放量跻身全球先进城市行列，率先实现了城市公交和出租车辆电动化，地铁网络、城际铁路加紧建设，绿色建筑发展快速，为成功举办“碳中和”博览会奠定了良好的社会氛围，“绿色环保”理念深受当地群众认可和支持，展会面临的社会风险较小。

1.1.4 政策因素

一般情况下，展会活动是否能顺利举行有赖于公安、消防、交通、卫生等众多部门的支持与配合；政府相关部门在活动期间需要到现场检查，一旦发现险情立即处理；当发生突发公共事件时，必须联动相关的公安、消防和医疗部门抢救险情。展会由中国贸促会主办，主题聚焦“碳中和”产业，属于

1 会展活动风险分析

1.1 宏观风险

分析会展活动的宏观风险，可以从政治因素、经济因素、社会因素、政策因素与自然因素五个方面展开，把握会展活动风险的整体情况。

1.1.1 政治因素

会展活动是人流、物流、资金流高度密集的活动，对外界环境安全要求极高，在战乱频繁的国家或地区，不可能有长期、稳定的会展活动。深圳正在建设中国特色社会主义先行示范区，政府廉洁高效，努力构建公平、透明、宽松的营商环境。社会和谐，政策支持，会展活动所处的政治环境较好。国家大力扶持发展的新兴科技产业，可以获得当地政府部门的许可与支持，面临的政策风险较小。

1.1.5 自然因素

深圳地处北回归线以南，属亚热带海洋性气候。深圳在12月的平均温度是13℃～22℃，处于旱季，降水较少，气候温和，日照时间长，发生台风、暴雨等自然灾害类突发事件的概率较小。

1.2 微观风险

分析会展活动的微观风险，可从会展场馆风险、会展组织风险、会展服务供应商风险、现场群众风险四个方面展开，把握会展活动风险整体情况。

1.2.1 会展场馆风险

会展活动的常见举办场地包括展览馆、会议室、室外展区和周边环境，其风险源往往来自这些建筑物的规划和建设。会展场馆的设计师和施工方须保证建筑设计布局的安全性，确保不发生任何安全事故；会展活动组织者须组建安保团队，对所有进入展馆的人员做好严密的安全检查工作，通过开展日常巡逻和电子监控设备扫除场馆周边的潜在治安隐患，维护场馆内部和周边区域的治安环境，保障参加展会活动人员的人身和财产安全。

1.2.2 会展组织者风险

会展组织者主要包括会展活动的主办单位和承办单位，组织者必须对可能发生的突发事件进行预测，并做好相应的应急预案；提前预测参加活动的人数，并评估由此可能带来的风险；严格遵守相关法律法规，落实对知识产权的保护工作，保障参展单位和个人的知识产权不被侵犯；如果有参展单位需要对展台进行加建或改造，督促其办理临时搭建许可证，督促施工安全，落实建筑安全防范责任；在信息时代，会展活动组织者还须提防网络安全风险，组织网络工程师给服务器建设防火墙，维护参展机构及人员的信息安全。

1.2.3 会展服务供应商风险

会展服务供应商包括餐饮服务企业、物流运输企业、旅游接待企业和酒店住宿企业等，共同为会展活动的顺利运营提供协助与支持。他们亦在各自的业务范围内承担安全责任，例如，餐饮服务企业须保证食品卫生安全；物流运输企业须保证展品准时安全、完好无损地送达目的地；旅游接待企业和酒店住宿企业须做好安保工作，以防入住宾客的财物被盗，共同承担展会活动的安全责任。

1.2.4 现场群众风险

当公共突发事件发生时，如火灾、集体食物中毒或群众踩踏事件，会展活动现场群众往往处在被伤害的弱势位置，因此是被保护对象。会展活动组织者应在展馆现场派发应急安全手册，把关键的应急讯息如火灾发生时的紧急逃散路径、人员受伤后的急救措施告知每位参与活动的群众，引导他们参与现场应急救援工作，减少可能带来的伤亡。此外，还可以引入保险公司，通过保险公司提供的保障服务，为会展活动主办方和承办方分担和转嫁风险。

1.3 会展风险整体分析

1.3.1 定性分析：SWOT分析法

在识别和描述会展风险后，我们需要对会展活动风险进行整体评价与分析。进行会展风险的整体评价分析，可以用定性分析法和定量分析法。本文选用SWOT分析法对会展风险进行定性分析。

(1)Strength优势：① 主办单位有中国贸促会，会展活动组织经验丰富，有足够能力应对展会突发公共应急事件；②展会举办场馆是2019年建成的深圳国际会展中心，展馆建筑体楼龄新，设备先进，出现建筑物和设备老化故障等问题的概率较低。

(2)Weakness(劣势)：①该展会是首届举办，主办单位和承办单位过往没有共同合作组织活动，尚需时间互相磨合，默契度不足；②展会规模较大，涉及众多参展机构和服务供应商(餐饮经营单位、物流运输商、展台搭建商、周边酒店等)，管理协调难度大。

(3)Opportunity(机会)：①国家大力支持“碳中和”新能源高科技产业发展，出台产业扶持政策，展会的组织工作可以得到政府相关部门的大力支持与积极配合；②该展会的参展机构工作人员、受邀嘉宾和专业观众多为高科技从业者，文化素质较高，有足够的意愿和能力配合展会的现场应急救援工作。

(4)Threat(威胁)：①国内下半年天气干燥，容易引发火灾等意外事故，主办方须小心防范；②参加展会活动的人员较多，可能造成人员过度聚集甚至发生治安、踩踏事故等风险，主办方须做好现场的安保和人员分流工作。

1.3.2 定量分析：风险分析表

风险的定量分析是设法对风险的严重程度进行量化，以确定风险的等级。为了量化风险，本文运用风险严重程度的计算公式进行分析：

风险的严重程度(RS)=风险发生的可能性(RP)×风险发生后的危害程度(RI)

其中，风险发生的可能性RP分为5个递增等级，1表示发生的可能性最低，5表示发生的可能性最高；同理，风险发生后的危害程度(RI)也分为5个递增等级，1表示危害程度最低，5表示危害程度最高。

因此，本文列出风险分析表，对风险的严重程度进行计算(见表1)。

表1 风险分析表

根据计算结果，在四类突发事件(自然灾害、事故灾难、公共卫生、社会安全)中，发生火灾和观众踩踏事件的风险严重程度较高，会展活动组织者须高度警惕并做好相应预警机制和应急预案，以减少其发生的概率，并把可能带来的伤亡和损失降至最低。

2 会展活动潜在风险应急管理机制构建

根据罗伯特·希斯提出的“4R”危机管理理论，会展活动管理者应建立危机预警机制，以提高对会展危机的防范能力，做好应急防范工作[3]。会展活动现场瞬息万变，人员密集，如果活动主办方没有建立顺畅的沟通路径与完整的应急预案，一旦发生意外，参会人员在没有统一明确的指挥下很可能惊慌失措，导致现场混乱，酿成严重的后果。会展活动主办方应构建完善的应急管理机制，针对可能发生的突发公共事件制定应对措施，防患于未然。完善的应急管理机制应包括：

2.1 培训与演练机制

首先会展活动的主办方、承办方和协办方应该居安思危，树立正确的会展危机意识，从长远战略角度出发，在日常管理和运作中就抱着遭遇和应付危机状况的心态，预先考虑和预测可能面临的各种紧急极度困难的形势，在心理上和物质上做好准备，预测潜在风险并做好相应的培训和演练工作[4]。对参与现场活动管理的团队成员开展会展应急知识培训，培训内容涵盖会展活动可能面临的各种危急状况，包括但不限于消防安全、人员踩踏、治安事件、恐怖袭击、台风防汛等，同时在会展活动正式开幕前做好各种危机状况演练工作，让现场管理团队成员熟悉自身的职责范围和应急工作流程。一旦发生突发事件，可以迅速镇定地指挥现场观众撤离，尽量减小突发事件可能造成的损失。

2.2 监测与预警机制

会展活动出现的危机往往是突发性的，无论主办单位在活动举办前是否做好详细的风险分析与培训演练，外部环境的动态变化都可能不断地给会展现场带来新的危机，这就需要我们建立实时监测与预警机制。预警机制应根据会展特点，考虑会展活动可能出现的所有危机情况，将可能对会展活动造成威胁的各种潜在危机一一列举出来，并加以分类，根据其危害性的大小定级，有针对性地设计特殊应对指引、预计所需经费、准备相关物资、明确责任人选。通过宣传与教育让人们一目了然，保证公众接收准确预警信号，同时能够准确了解其含义，一旦发生意外事故，人员能对症下药，遵循预先设定的程序快速进入状态，有序开展会展危机处理工作。

2.3 救援与处置机制

一旦发生突发事件，现场管理团队成员应严格按照应急预案流程要求，采取相应措施进行现场处置，快速调动应急物资，及时指引群众紧急疏散，并对受伤人员实施救援工作，坚持把人的生命安全放在首位，同时尽力守护财产安全，力求把突发事件对会展活动造成的危害和损失降至最低水平。

2.4 监督与媒体沟通机制

由于会展危机往往发生在活动场馆内部，与外界交流存在信息不对称的现象，会展主办方在处理突发事件时，如果不能及时公布危机信息或故意隐瞒，容易造成谣言四起、参展商和公众恐慌的局面，使自身陷入被动处境，因此主办方应与媒体建立起良性的监督与媒体沟通机制，确保信息的及时发布与澄清，从根源上消灭谣言[5]。同时，会展主办方和场馆方应在日常管理和运营中保持信息的公开透明，向参会群众发放安全指引小册子和疏散路线图等应急信息，减少社会公众的顾虑，并在突发事件发生后启动事故调查，了解事件发生的原因并总结经验教训，做好应急预防和预警工作，防患于未然。