企业存货管理存在问题及解决对策研究

2023-03-12周灿

中国储运 2023年1期

文/周灿

企业仓储活动中存货管理的好坏直接关系到企业经营效益,但往往存货管理是某些企业相当棘手的问题，本人根据十多年企业工作经验和具备的计算机、财会、物流等学科知识，分析了存货管理中存在的典型问题，并提出三条解决思路加以明晰、论证，希望对有类似仓储过程中存在此类问题的企业有所启发。存货是一种有形的具有物资实体的流动资产，它指企业在正常生产经营过程中持有以备出售的产成品或商品，或者为了出售仍然处于生产过程中的在产品，或者将在生产过程或提供劳务过程中消耗的材料、物资等。包括原材料、产成品、自制半成品、外购商品、包装物、低值易耗品。

一、企业存货管理之现状

马克思讲：“商品储备必须有一定量，才能在一定时期内满足需要量”。存货有多少量呢？一般要占企业流动资产总额的大约20%~40%。真可见库存管理不当不仅会造成大量资金滞留，影响资金的正常周转，同时还会因库存过多，造成积压，贬值，增加市场风险，给企业带来很大的麻烦。储存存货是为了满足客户、运输资源的平衡的需要，更主要是为了满足生产资源平衡需要。如果库存过少则会影响生产经营的顺利进行。比如某种产品开始生产，中途发现缺了部分原材料就可能不得不停工；产成品方面，客户要货没有库存就可能失去市场机会。存货管理就是对企业的存货进行实物和信息系统性的综合管理，并在两者管理的基础上进行分析和决策，提高生产运营管理水平，达到存货管理的最终目的提高企业经济效益。从上可见必须要对存货进行有效管理，有效的存货管理可以帮助企业管理人员对库存商品进行详尽、全面的控制和管理，帮助会计对库存商品进行有效核算。真实客观的各种库存报表和库存分析可以为企业的决策提供依据，从而提高库存周转率，降低库存、降低成本，减少资金占用，避免物品积压或短缺，同时还能保证企业经营活动顺利进行。存货管理核心问题就是既满足企业对库存的需要，又保持合理的库存水平。但由于种种原因，有部分企业存货管理不很理想，存在一些问题。

二、企业存货管理中存在问题及原因分析

（一）没有统一的整合理念。企业存货从采购在途物资，入材料库，到生产车间，成品入库，根据销售订单送到用户手中为止是一个很长的流程。流程中每个节点（即部门）都应该有库存管理统一的目标。实际上每个部门都是各自独立的单元，都有各自独立的目标和使命。有些目标是与库存整体管理目标不相干，甚至相冲突的，比如高效的库存管理应该是力图保持最低的库存以减少资金占用，节约成本。可是采购部门为了获得更低的采购价格，想大批量采购以获得数量折扣，这样难免增加库存。销售部门也希望有高的产品库存及备件库存，避免发生缺货现象，以提高顾客满意度。自然这些部门是没有统一的库存管理目标的。这种各自为政的现象必然导致库存管理效率的低下。（二）不能合理组织存货清查，存在较多账实不符情况。存货管理机制不健全或形同虚设，管理工作无法做到位，很重要的存货清查工作没有按期进行，自然会造成账实不符情况。企业对所有有形的资产管理，没有健全的管理流程遵循，没有专人负责，失去了监督，就没有人会定期不定期地进行全面或局部的存货清查，没人分析账实不符原因，并加以责任追究和工作改进。没有有效执行业务流程，仓库管理员就缺乏行为指导，没有掌握科学的库存管理方法，这样给存货的不翼而飞造成了隐患。还会出现一些货物仓库明明有，但账上却无反应，造成重复采购，物资积压。没有规矩不成方圆，没有健全实用的可以严格参照执行的相关规章制度，或者是管理流程，就不能确保企业财产物资的安全及数据信息的准确。（三）库存控制简单，库存信息处理不实时。当需要库存信息时，常常得到的是延迟的，不准确的信息，这使得生产实施也遇到困难，企业正常经营运转得不到维系。

二、企业存货管理中存在问题的解决思路

（一）设置独立存货管理部门，明确岗位责任制。成立独立的存货管理部，由该部门协调各方活动，必能整合好各种资源，达到缩短订货、运输、支付的时间周期，加速库存周转，降低成本。同时消除缺货事件发生，使整个企业存货物流协调、高速运转。设置资产部或物流部，设物流经理一名，账务主管兼内勤一名，规模较大企业可专设内勤一名。下属仓库，配仓库管理员和账务各一名。物流经理要求具备物流专业知识，一定财务专业知识和管理能力，熟练使用计算机，熟悉存货管理信息系统或会计电算化，受过高等教育，有很强的责任心，熟悉企业产品优先。此人可从企业内部财务人员中挑选一名合适的人选，或从采购部门挑选一名适合人员。另外，该部所用账务主管要求有一定财务知识，熟悉企业物资，做事细心，有耐心，有计算机使用基础。账务主管可从企业资深的仓库管理员中选用。账务主管协助部门经理工作，负责各大仓库原始单据的收集及处理，每天更新仓库存货的收发存数据，并保证账实相符。每天进行抽查性质的账账（仓库账务的实物账本）核对，月末进行较全面的核对，无误后结账，结账后的数据不再更改，最后出具相关报表。部门经理对整个部门负责，负责组成一支尽职尽责的资产管理团队。制定部门各岗位责任制。培训考核下属人员，规范运作部门业务，为采购、销售、生产等部门提供优质的存货服务。为财务提供准确的数据出具相应的存货数据报表，并根据历史月份资料、上月历史数据进行分析，出具分析报告，发现问题。本部门的问题马上解决，涉及其他部门的事情协调解决。重大问题及时向上汇报寻求上级支持解决。总之，部门经理要努力提升团队素质，提高团队工作效益，为提高企业整体经营管理水平而努力。例如，常州某厂有五金库，原材料库，冲压库，流转库，磨工库，滚针库，半成品库和产成品库等八个仓库。原来这些仓库五金库独立，原材料库属财务部管理，产成品库由销售部管理，其它分属各个车间管理，协调非常困难，后这些仓库统一由物流部管理，效率又很大提高。（二）健全操作性强的存货清查制度，组织合理的存货清查。存货清查一般每月至少要采用抽样盘查法，每季或每年至少要全盘一次。每年年末要进行彻底的大清查。如企业要上存货管理信息系统，那么在上之前，务必确保输入计算机的存货数据准确无误，无论是不是年底都要进行彻底的存货盘点，得出准确的存货结存数据。企业也要以策略观点来进行资产清查工作，就是年度资产清查工作是企业进行一次企业经营营运体系的诊断工作，发现企业在营运上的缺失并能对症下药进行必要的改善措施。企业及早建立健全的存货清查制度，或者说是存货清查流程，还可以收到三个好处：一是可以落实企业存货资产的保全工作，减少人为的舞弊；二是可以发现企业存货信息系统运作上种种缺失，进行必要的改善工作，以确保存货信息的正确性与可信度；三是会计电算化作业更正确。(三)建立存货管理信息系统、妥善处理存货清查结果等数据信息。由于企业的五金物资，原材料、在制品、半成品、产成品品种物资有很多，而且出入物资数据量大，计算量也很大，如手工操作，或仅用EXCEL，不但工作量大，而且容易出错。而存货数据的准确与否，很大程度影响着采购、生产、销售部门的工作。同时存货也是企业重要的流动资产，管理好存货也涉及企业资产保值和流失问题。因此企业必须建立存货信息系统。一当上系统，存货数据每月结账后不能随意更改，数据也能真实有效长久留存。历史资料的比较才能成为可能，并且能快速地进行数据比较与分析。上系统要配置相应的软件和硬件。软件有相应的软件系统，硬件是计算机，对于仓库也应用了电脑的，应把所有资产部的电脑接入网络，也就需要配置相应的网络设备。存货管理信息系统可以单独购买相关WMS，也可采用金蝶K3的ERP软件的中的存货管理及存货核算模块。存货管理信息系统是企业财产管理的核心，它将进货管理和销货管理链接起来，共同组成一个完整的企业购销链管理系统。它能提供存货库存信息，存货出入库信息及以往的历史信息，并能进行分析、比较、发现问题，为企业决策提供数据依据，也能简化存货管理人员的工作，做到事半功倍。