新时期城建档案数字化管理的优化对策探讨

刘浩轩 淄博市公用事业服务中心

随着城市建设的不断发展，城建档案管理的重要性日益突出。传统档案管理模式单一，档案管理效率低下等直接影响了档案管理的效果和水平。因此，必须加强城建档案数字化管理，加强基础设施建设、人力资源建设，规避档案数字化管理风险，完善档案数字化管理体系，有效推动城建档案数字化管理能力和水平的提升。

随着经济社会的不断发展，城市建设进度也在不断推进。在城市建设过程中产生的档案数量越来越多，城建档案管理难度逐渐加大，同时也对相关工作人员提出了更高的要求和标准，工作人员所承担的工作压力也越来越大。要想有效提高城建档案管理能力和水平，必须要加强城建档案数字化管理，通过数字化管理有效提高档案管理效率，减轻工作人员负担，充分挖掘档案数据价值，推动城建档案数字化管理的进一步发展。但当前，城建档案数字化管理过程中还存在一些问题，如技术设施建设不完善，难以支持数字化管理的进一步发展。因此，现对城建档案数字化管理的现状进行分析，深入剖析问题，有效推动城建档案数字化管理的进一步发展。

新时期城市建设档案数字化管理的基本内涵

随着城市建设的不断发展，城建档案数量也在不断增加，要想有效提高城建档案管理水平，就必须加强档案数字化建设，借助信息技术加强对档案信息的整合和有效管理。

一方面，加强城建档案数字化管理是符合城市发展需求的。随着城市建设的不断发展，传统纸质档案管理方式的弊端逐渐显露出来，对城建档案的管理提出了更高的要求和标准，这不仅给工作人员带来了巨大的工作压力，也给档案存储带来了较大的挑战。加强档案管理数字化建设，则能够有效优化档案管理效率和质量，提升档案管理能力和水平，同时还能够有效节约资源。

另一方面，城建档案数字化管理能够深入对数据的剖析，挖掘数据背后的价值，为后续城市建设提供更多数据支撑，不断推进城市建设工作，提高人们的生活幸福指数。

新时期城市建设档案数字化管理的存在问题

基础设施建设不完善

相关基础设施不完善在一定程度上会影响城建档案管理效果和水平。

首先，城建档案在数字化管理过程中依赖于空间数据集成设施和网络基础设施，以形成空间数据库，组建应用服务系统，从而更好地为城市建设提供强有力的支撑。但当前基础设施建设尚不完善，在一定程度上直接影响了档案数字化管理效果和水平。究其原因，主要是部分城市对基础设施建设的重视程度不够，没有意识到城建档案管理的重要性，在城建档案管理数字化建设过程中缺乏足够的资金支持。这在一定程度上直接影响了城建档案管理的效果和水平，同时也不利于档案数字化建设的发展。

其次，资源库建设不完善在一定程度上会影响城建档案作用的发挥。对城建档案进行数字化管理，是为了充分发挥档案数据的作用和价值，让之前的档案数据为后续的城建决策提供强有力的数据支撑。但当前，部分城市资源库建设较为落后，没有发挥出应有的作用和价值，数字化建设效果不明显。

工作人员数字化能力有待加强

人员数字化能力不足在一定程度上也会影响城建档案数字化管理的效果和质量。

首先，工作人员的数字化能力和水平不足在一定程度上直接影响着档案数字化管理的效果和质量。在城建档案数字化管理过程中，相关工作人员必须熟练掌握计算机技术、网络技术等。但部分档案管理工作人员对数字化技术的应用能力还有待加强，将直接影响档案数字化管理效能。

其次，档案管理人员数量不足在一定程度上也会影响工作的有效开展。随着城市建设进度的不断推进，城建档案数量越来越多，内容也越来越复杂，这对工作人员提出了更高的要求和标准，工作人员需要承担的工作压力和负担也越来越重，而部分地区的城建档案管理工作人员数量不足，难以保证档案管理工作的有效开展。最后，档案管理工作人员老龄化较为严重也是影响工作开展的重要原因。部分地区从事城建档案管理工作的人员年龄偏大，其工作精力相对有限，难以应对繁重的工作。这主要是由于部分地区对城建档案管理缺乏重视，没有意识到城建档案管理的重要性，对档案管理工作人员的能力和素质要求不高，导致从事档案管理工作的人员素质参差不齐，难以满足实际工作的需求，也在一定程度上影响了档案数字化管理工作开展的效率和质量。

档案数字化风险频发

档案数字化风险频发是城建档案数字化管理过程中必须要正视的问题，也是急需解决的问题。档案数字化的不断推进，虽然在一定程度上能够有效减轻工作人员的工作压力和负担，提高工作效率和质量，但是在数字化管理过程中还存在很多安全隐患问题，一旦发生，势必会给城建档案管理带来严重损失，甚至会造成难以挽回的局面。

一方面，部分地区对档案数字化管理缺乏安全风险管控意识，只意识到数字化建设所带来的利好条件，而忽视了数字化建设过程中可能存在的安全隐患，风险应对意识不强。

另一方面，数字安全管理专业人才的匮乏也是影响档案数字化管理安全的重要原因。在档案数字化建设过程中可能会遇到很多安全问题，这就要求专业工作人员必须及时对系统进行有效更新，采用防火墙等多种措施保障档案数字化管理系统的安全性，但部分地区缺乏相关的专业人才，从而无法及时对档案数字化管理系统进行有效检测，也就不能对安全风险进行及时有效的预防和规避，这在一定程度上将直接影响城建档案数字化管理能力和水平。

新时期城建档案数字化管理的优化对策

加强基础设施建设

要想有效提高城建档案数字化建设，就必须要完善相关基础设施，为档案数字化发展奠定良好基础，有效提高城建档案数字化管理的效率和质量。城建档案基础设施包括网络基础设施、应用服务系统等。要想进一步完善数字化建设的基础设施，就必须要加强对软件系统、网络环境、硬件环境的建设。硬件环境包括网络通信设备、数字化处理设备等；网络环境的建设需要运用数字资源管理、数字化加工、信息收集、开发利用、信息处理等相关技术，加强对城建档案的数字化管理；软件系统则包括数据库管理系统的建设和开发，操作系统、软件平台等，以促进档案数字化建设相关工作的有效开展，加强与数据库的紧密联系，实现数据录入和传输。

此外，还必须要提高对档案数字化建设的重视程度，加大资金投入力度。

首先，相关领导层和负责人应当充分重视基础设施的重要性，加大专项资金和人力倾斜力度，进一步完善基础设施。

其次，应当设立专项资金，用于建设和完善基础设施。要对当前城建档案数字化管理过程中所涉及的基础设施进行摸排，分析在建设基础设施过程中存在的问题以及人们对基础设施的需求情况，根据实际划拨资金，构建与完善基础设施，进而推动档案数字化管理建设进程。

提升工作人员数字化能力

要想加强档案数字化管理，必须要打造一支高素质人才队伍，提升人才综合能力。

首先，要提高人才准入门槛，加强对工作人员的筛选，选拔专业水平高、理论知识扎实、工作能力强的人才，有效提高工作人员的整体实力和水平。相关部门应当加强与专业院校的紧密合作，定期招收优秀毕业生进入档案管理队伍，提高人才队伍的整体素质和能力。还可以通过社会招聘的方式引进社会优秀人才，有效提高档案管理队伍的整体素质和水平。

其次，应当加强对档案相关工作人员的培训，提升工作人员的工作能力。如组织信息服务技能方面的相关培训，具体包括城建档案数字化管理过程中需要遵守的规范、标准和要求以及档案咨询和研究，还有数据分析和加工等，可以有效提高工作人员档案整理、利用和保管的能力。还要加强对档案工作人员的思想教育，使其明确城建档案管理的重要性及档案工作人员所承担的重要使命，调动工作积极性，提高工作热情。

再次，要加强对工作人员的考核和评价，通过考核和评价进一步提高工作人员的工作热情，促进工作人员的进步。根据档案数字化管理过程中涉及的具体内容，明确考核指标、考核方向、评价方式，从而更加全面客观的考察工作人员的工作能力，有效调动工作人员的工作积极性和主动性。为了更好地发挥考核和评价机制的作用，可以将考核结果与工资待遇、晋升等挂钩，以调动工作人员参与的热情。

最后，档案管理工作人员要树立终身学习理念，不断加强学习。通过线上线下等多种途径了解档案数字化管理最新的理论成果和实践方案，对其进行研究和探讨，并积极应用在实际工作中，提高自身的工作能力。还可以定期召开心得分享会，让工作人员将在工作过程中遇到的困难或相关经验进行讨论和分享，有效提高工作人员整体的工作能力。

控制档案数字化风险

要想有效提高城建档案数字化管理效果和质量，就应当提高对数字化风险问题的重视程度，加大人力和资源的倾斜力度，有效保障数据安全。

首先，应当提高数字化风险管控意识。相关负责人和领导层应当充分重视档案数字化建设过程中存在的安全隐患问题，并结合实际情况，制定预防安全风险的有效措施和具体流程，有效规避安全风险，加强对档案数字化的安全管理。相关工作人员要树立数字化安全风险防范意识，在日常操作过程中要严格按照相关规定进行操作，避免安装垃圾软件，出现数字化安全隐患问题要及时与技术人员进行沟通，提高工作的严密性和科学性。

其次，要配备专门的技术人员，定期对档案数字化安全风险进行查询，及时巩固防护，避免数据丢失和失真。还应当及时组织专业人才对档案数字化管理过程中各项环节进行有效检查，一旦发现安全隐患问题，要及时解决，最大程度上保障数据安全。同时，还要定期进行病毒查杀，保障各方面的安全问题。

最后，制定数字化风险预案。结合往年实际情况，预估数字化建设过程中可能存在的安全隐患问题，并制定切实有效的解决措施，一旦发生安全隐患事件，能够及时应对，有效保障数据安全，避免造成不可挽回的损失。

完善档案数字化管理机制

首先，相关部门应当出台相关法律法规，积极推动城建档案数字化管理和建设。目前，我国对档案管理相关工作制定了详细的法律法规，但城建档案管理具有特殊性，因此相关部门应当结合我国城建档案管理现状，出台关于城建档案管理的具体法律法规，有效规范城建档案管理效果和质量，推动城建档案数字化管理的可持续发展。

其次，各地区也应当根据出台的相关法律法规，结合实际情况，出台更具有针对性的规章制度，用于推动当地城建档案数字化管理的进一步发展。在制定相关政策时，要突出以人为本的理念，站在人民群众的角度上，真正做到为民服务，立足于实际情况，提高规章制度的落地性和可操作性。

最后，应当完善管理体系，制定数字化管理标准。根据城建档案数字化管理的具体工作内容、工作流程，制定相应的规章制度，确保规章制度能够更好地规范工作人员的工作行为，提高工作的科学性与合理性。还要建立健全责任制度，将城建档案数字化建设过程中所涉及的各岗位和各部门纳入责任体系，根据实际情况做好责任分工，做到权责分明，避免出现推诿扯皮现象。此外，完善经费保障制度和技术保障制度等相关细则，确保管理制度的严谨性和科学性，更好地提高档案管理的数字化水平。

城建档案数字化管理是城市发展的需要，能够有效提高档案管理能力和水平。但当前在城建档案数字化建设过程中还存在一些问题，比如基础设施建设不完善，在一定程度上影响了城建档案数字化进程的推进；相关工作人员数字化能力不足，无法满足工作发展需求；档案数字化风险频发，在一定程度上可能会带来严重损失，影响档案数字化管理效能。因此，必须要加强档案数字化设施建设，完善相关设备，更好地推动数字化建设发展；加大资金支持力度，有效推动档案数字化管理能力和水平；不断提升工作人员的数字化能力，丰富人才储备，提升人才队伍整体素质和水平；控制数字化风险，通过多种措施保障数据安全，让数据真正发挥应有的作用和价值；完善数字化管理机制，出台相应法律法规和规章制度，完善管理体系，有效推动档案数字化建设的进一步发展，真正提高城建档案管理能力和水平。