新时代基层单位档案管理工作要求

杨 璐 江苏省海滨康复医院

档案是对社会群体、单位和个人历史真实、全面的反映，同时也是人类社会积累并传播知识的重要工具。基于此，针对新时代背景下的基层单位档案管理工作展开研究，分析档案管理工作的重要性，整理相关工作经验，说明档案管理工作现存的主要问题并给出针对性发展建议，希望可以为同领域工作者提供有效参考。

新时代背景下，基层档案管理发挥着至关重要的作用，不仅能够积极推动社会经济的发展，同时还可以有效处理好社会发展过程中遇到的各种基础性问题。因此，持续强化基层档案管理工作，保证基层档案建设和管理工作能够在未来社会发展中发挥关键作用。

基层档案管理工作的重要性

档案是基层单位发展历史的真实记录

从宏观角度来看，对基层单位中的档案进行分析具有重要价值。档案中的所有文字内容，均代表着基层单位在不同历史阶段的发展状况，并且这些档案内容均为真实记录。基层单位要对这些特定时间、地点所发生的特殊事件进行十分详尽的文字记录。后来者可借助这些文字内容进行查阅、研究和分析，进而推断出基层单位在某一时期内受到社会发展规律影响以及历史进程影响所发生的变化，总结出更具科学性和代表性的结论，并以此为基础助力基层单位的经济建设和文化建设，为基层单位在未来的良好发展提供更为真实可靠的信息支撑，为基层单位日后的档案管理工作提供有力保障。

档案是基层单位社会活动的客观写照

一般情况下，基层单位档案主要是基层单位进行各种社会实践活动和生产活动后产生的一种文字产物，并且具有共同性。所以，基层单位档案不仅能够对基层单位的工作实践提供指导，还能够为各种实践活动提供引导作用。

因此，档案也可以被视为促进基层单位整体建设的基础性内容，是基层单位建设和发展的重要组成部分，不仅能够为基层单位的良好发展规划提供指导，还可以站在客观、真实的角度，准确、真实、细致地铭刻每一段历史。基层单位可借助档案制定出更为适宜的对策，并对实施过程中的各项相关举措进行有效调整，确保自身的生产、生活和工作方向的正确性，为社会进步注入新的源动力，保证基层单位自身良性发展的同时，为社会秩序发展提供稳定保障。

档案是基层单位综合业务水平的记录凭证

档案可以被视为社会分工系统中的重要组成部分，也可被视为各不同行业相关业务工作得以顺利开展的文本支撑和数据基础。

以基层单位的传统档案形式为例，常规工作中的事务处理进程、结果和决策规划信息等均被详细记录在基层单位中的档案内。相关人员通过查阅档案可以更加清晰、直观地对基层单位的所有公务内容、义务履行情况以及工作完成度进行详细了解。在此基础上，可以对基层单位的后续工作作出妥善布置，提高综合业务水平，为基层单位的经营和发展奠定良好基础。

基层档案管理工作存在的不足之处

档案管理缺少足够的重视

对于档案本身而言，其具有重要的管理意义。但是目前部分基层单位的档案管理工作始终处于不作为的状态，同时相关管理部门不太重视自身的档案管理工作，认为做到保管好档案并在日常检查过程中可以流畅查阅即可。

由于这种不正确认知意识的存在，部分单位越发轻视档案管理工作，导致档案管理工作不具备规划性，相应的管理经费也无法得到有效保障。

档案管理设备严重匮乏

在部分基层单位中，用于存放档案的库房大多比较陈旧，并且部分设备老化严重，同时库房也没有匹配相应的现代化红外线监控设备、湿温度管控设备。

除上述情况外，部分单位部门甚至没有设立专门的档案管理职务，或者直接将档案库房布置在仓库区域。档案管理相关设备严重匮乏，很容易出现档案信息遗失或者变质等其他不良情况，最终给单位带来无法弥补的重大损失。

档案管理人员业务能力不足

现行档案管理工作岗位呈现出员工流动性大的特点，其中，新手管理人员基数较大。在这样的情况下，大部分的新手档案管理工作人员并不具备专业的管理能力，自身业务水平不足，无法准确理解档案管理工作的重要性，同时也无法达到档案管理工作提出的基本要求。

因此，其在完成档案信息收集、整理、归档任务的过程中，无法快速准确地完成各项业务内容。部分档案管理人员在处理转调信息、转出信息、工资信息及退休信息等档案资料时，不能严格按照档案管理规定完成相应任务，这种情况也会造成档案转接环节中出现密封不当的情况，最终对档案保密性造成直接影响。

缺乏有效的管理

对目前的基层单位档案管理发展状态进行分析，可以了解到部分基层单位在档案管理制度方面存在明显欠缺。档案管理制度缺失使得档案管理工作在实际过程中具有一定局限性。

其中，档案材料归档和收集工作难度尤为突出，不仅缺乏健全的现代化档案管理体系，还存在档案管理人员工作态度散漫，缺乏足够的责任心的情况。这些问题使得档案材料收集和归档工作处于非常被动的状态。

因此，收集归档资料的过程，会出现资料不全面或部分材料内容重复的情况，这样无法有效反映真实信息及具体情况，更有甚者还会出现档案材料丢失的现象，导致后期查阅相关材料时无法找到对应资料信息。

基层档案管理工作未来发展对策

重视档案收集工作

一般情况下，基层单位档案管理工作被视为一种记录该单位过往经历的文字组织记忆，同时也是基层单位全体工作人员对所在基层单位整体发展历程的一个共同认知，属于所有工作人员参与管理和经营的文字体现形式。

因此，对于任何一个基层单位而言，其档案管理系统都应该受到高度重视。基层单位应采取针对性和有效性的措施，推动档案管理系统的有序发展，延续基层单位的组织记忆形式。在这样的情况下，档案资料作为重要的信息载体必须受到足够的重视。

大部分基层单位在实际发展和经营的过程中，会涉及不同领域的活动内容，而基层单位中的档案记录系统需要对所有活动进行文字记录。这种文字记录形式具有多样化特点，不仅能有效记录基层单位发展过程中的所有经历与信息，还能够对相关内容及信息做出详细整合，确保所有收集到的信息都能够以文字形式被准确记录并储存。

在这样的情况下，基层单位记录的档案内容便具备了完整性以及系统性特征，此时的档案内容同样具备连续性，可以为基层单位后续的各种经营活动提供必要的资料支持。

基层单位在对档案资料进行收集和整理的过程中，还需要对储存的关键信息内容加以重点收集，确保关键信息的管理工作能够落实到位，保证信息准确性，并使其发挥出应有作用，尤其基层单位档案中涉及的所有管理内容均具备较高级别的全面性特点和完整性特点。

因此，档案在管理过程中需要从多方面、多层次、多角度着手，同时还需要基层单位内的所有领导者对相关工作持支持态度，并积极鼓励相关工作人员和各部门之间形成协作管理关系，进一步保证档案信息收集与管理工作的有效进行，建立起更为完整的现代化基层单位组织记忆系统，为基层单位的未来发展奠定坚实基础。

保证档案内容的真实性和科学性

基层单位未来的发展需要以其档案管理系统为支撑，进一步提升基层单位自身的市场竞争能力。

档案系统的发展与基层单位的发展之间存在明显的融合。档案系统与基层单位之间良好的促进关系，是明确基层单位未来发展战略的重要环节。档案系统只有充分结合当前基层单位在文化角度的发展内容，保证档案内容具有真实性和科学性才能保证档案管理工作达到理想水平，并为后续的发展提供良好保障。

我国当前阶段的社会主义现代化建设和经济建设均处于高速发展时期，同时，科学技术领域也在快速发展。在这样的背景下，基层单位需要做到与时俱进，将传统的档案管理方式合理优化，积极为基层单位的整体发展及各方面经营活动提供助力，借此达到并不断强化全面性工作意识的效果。这既属于保证基层单位档案管理科学性的有效手段，同时也是保证其合理性的关键内容，可以为基层单位塑造更为优质的社会形象，还能够为基层单位提供具有真实性的组织记忆。

重视对基层单位档案信息内容的开发与合理运用

档案作为基层单位的组织记忆，是基层单位内所有员工对所在企业产生认同感的一种集中表现形式，同时也是基层单位在未来得到可持续发展的动力源泉。如，在基层单位档案管理的过程中，基层单位内的所有档案管理工作者都必须保证自身工作的有效性，确保经过整合后的档案内容能够发挥出应有价值。

同时，档案内容的展览形式需要不断优化，利用微电影等现代化形式，将基层单位档案中的关键信息详细且形象地为所有员工集中展示。在这样的情况下，基层单位档案信息的开发与利用，便可以发挥出更为直接的作用，达到激活基层单位各级组织记忆的效果。

重视基层单位档案管理职能的分类

基层单位的发展历程及其当前阶段所经营的活动，共同构成了基层单位的组织记忆信息记录，主要包含基层单位所有部门及其工作人员的个人详细信息资料以及活动资料。

在这样的情况下，基层单位借助档案管理，能够更好地完成对其自身发展历程信息的识别和分析，进而找出自身存在的各种问题，并针对不足之处进行深刻反思和总结，不断优化自身管理并在社会发展中获得更大的发展与突破，从而为基层单位的可持续发展提供保障。

提升基层单位档案管理工作人员的综合能力

基层单位的档案管理人员需要不断增加相关法律知识的积累。除对我国基本的《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》中有关档案的基本规定有足够的了解，做到烂熟于心外，还需要对《中华人民共和国知识产权法》《中华人民共和国保密法》《中华人民共和国会计法》等其他相关法律知识进行更加深入的学习，尽可能提升自身的法律知识水平，进而提升基层单位档案管理工作人员的综合能力。

除此之外，档案管理人员还需要掌握一定程度的现代化档案、信息化档案管理技能。在科技快速发展的背景下，档案管理信息化发展进程持续深入，各种不同类型的档案管理应用软件也在不断升级、更新，如果档案管理人员仍然使用传统的管理方式，就会导致档案管理整体服务水平下降，影响其工作效率。

同时，档案管理人员还需要熟练掌握计算机技术、数据库管理技术以及电子文档管理知识，以有效适应不同类型的计算机技术使用要求，进一步提升档案管理服务水平，达到提升工作效率的目的。因此，基层单位需要在发展档案管理信息化、数字化和网络化的过程中，持续强化自身档案管理服务的质量。

综上所述，对于基层单位档案管理工作而言，最核心的属性在于档案的真实性和有效性，这两种特性在一定程度上使基层单位档案信息内容的收集与管理工作具有实际价值。因此，档案收集和管理部门必须要保证提供的所有档案资料内容的真实性，然后再对档案内容进行分类与整理，为基层单位后续阶段的档案资料应用提供有效保障。