浅议如何做好事业单位档案管理工作

辛 丽

（朝阳市120急救指挥中心，辽宁 朝阳 122000 ）

一、档案管理工作的相关概述

1.档案管理工作的概念

档案管理亦称档案工作，是国家档案事业基本组成部分，主要是指管理档案实体和档案信息的一项具体活动，同时还涉及到档案管理服务、统计和提供利用等内容。档案管理的对象是档案，负责应对档案分散、零乱、孤本等各种问题，服务对象是档案利用者，主要为他们提供真实真确有效的资料信息。档案管理本质上就是一项管理性的工作，其本身不生产物质财富，但档案管理不是孤立存在的，与世界的联系非常紧密，是很多社会管理工作中都需要用到的重要资源，所以档案管理还具有服务性的基本特征。

2.事业单位档案管理工作的意义

对于事业单位档案管理工作而言，由于档案信息资料十分重要，不仅是对事业单位本身有很大影响，甚至还有可能导致国家经济局势发生变化，这是因为事业单位受政府领导，很多业务内容都与当地经济有所关联，做好该单位的档案管理工作，可以有效提升事业单位发展水平，并保障国家经济安全。另外，值得注意的是，建立档案不是为了收藏，其最终目的是服务与利用，也就是通过对档案信息资料的分析与研究，以此来改善某一地区或某个事业单位的经济状况，进而推动社会的稳定发展。所以说，档案管理工作很重要，无论是对内还是对外，其都担任着非常重要的职位，有助于事业单位明确未来发展方向。

3.事业单位档案管理工作的内容

档案管理工作的内容很丰富，且涉及较多的业务环节，想要提高事业单位档案管理水平，就必须要把握档案管理工作内容，尤其是要对八个业务环节有充分的了解，这样才能在出现问题时，可以准确应对并处理，从而降低档案管理工作上的风险，保障管理工作有序进行。具体来说，档案管理工作内容体现在如下几点：第一，档案收集工作。事业单位的档案资料非常多，大多数情况下文件都是比较分散的，这个时候就需要对这些文件进行归档，并从中挑选出有价值的文件，这也是整个档案收集工作的主要内容；第二，档案整理工作。当把收集来的档案资料进行归档之后，由于内容多、类别复杂，还需要对这些档案进行进一步的整理，也就是分类别类归置好，以便后期查找与保管；第三，档案鉴定工作。档案资料往往会随着时间的推移而逐渐增多，为了避免一些无用的档案信息占据空间，影响效率，就需要进行档案鉴定，将珍贵的档案进行分级保管，并将无价值的档案剔除；第四，档案保管工作。无论纸质档案还是数字档案，都有可能受到外部因素的影响而导致档案受损或丢失，所以需要采取各种保护措施，做好档案保管工作；第五，档案统计工作。该环节主要是为了全面掌握事业单位档案工作状态，工作内容包括对档案的登记、记录和统计；第六，档案检索工作。事业单位的档案数量非常大，为满足特定查找和利用需求，就必须要进行档案检索工作，将档案内容和成分更准确地提供给需要的人；第七，档案利用工作。上述所有的工作都是为了给事业单位各项工作提供更好的服务；第八，档案编研工作。主要负责对档案中的史料进行研究，充分挖掘其利用价值，以满足更多利用者的需求。

二、当前事业单位档案管理工作存在的问题

1.对档案管理工作重视程度不够

受传统观念的影响以行业竞争的冲击，使得很多事业单位都将重点放在了单位的整体经济效益上面，过多关注业务拓展、市场运营等各方面工作，而忽视了档案管理，使得这个部门在事业单位各部门中的存在感非常低。在这种情况下，有些从事档案管理工作的人员也会认为自己的岗位不那么重要，只是将其看作是简单的文员岗位，因而工作态度也不够积极上进，存在得过且过的心理，使得档案管理工作效率低下。另外，由于事业单位缺乏对该工作的重视，所以在人财物上的投入也相对较少，比如有的事业单位在信息化建设过程中，只是增加了一些新的先进管理设备，但是却没有安装防火墙和安全软件，导致档案资料存在泄露、破坏等风险，严重影响了整体的档案管理效益[1]。

2.档案管理人员的素质比较低下

通过相关调查分析可以发现，以往的档案管理工作模式较粗放，且大多以纸质档案管理为主，因此对管理人员的技术及素养要求不是很高，事业单位在该岗位的选拔机制设立上也不够严格，导致一些业务素养较差的人员混入其中，拉低了整体管理队伍专业水平。随着时代的不断发展，对档案管理人员的综合技能及素养要求越来越高，这也使得以往的管理队伍难以满足需要，想要提升档案管理工作质量，就需要对当下的档案管理队伍进行整治。但是，就目前实际情况来看，有些事业单位的档案管理队伍还是存在很多问题，缺乏对他们的专业培训与教育，再加上该岗位的人员流动性较大，使得重塑档案管理队伍变得更为困难。

3.档案管理工作的信息化程度低

众所周知，档案管理就是管理档案资料，以往的档案资料都是纸质版的，为了方便统一管理与查找，事业单位会设置专门的资料储存室，用于储存单位的各种档案资料，但由于各事业单位的发展水平不同，使得档案储存室的条件设施差异较大，这也给档案管理带来了诸多风险。随着信息化时代的到来，虽然很多事业单位都加大了对各种新技术、新设施的应用，但在档案管理的信息化建设方面还是不够，比如有的事业的那位不注重基础配件设施建设，而是将重点放在了档案编目、审核上面，使得一些基础的查询、检索效率依然不高，难以满足当前事业单位需要[2]。

4.事业单位档案管理制度不完善

档案管理也是企业管理中的一部分，而管理与制度是息息相关的，想要提升档案管理工作水平，那必然少不了健全的档案管理制度。就目前实际情况来看，有些事业单位的档案管理制度并不完善，无法全面覆盖档案管理的各个环节，这无疑是增加了管理的风险，使得整体管理效率与质量不高。究其原因，主要还是因为有的事业单位对规范化管理缺乏足够认知，或者是轻视了档案管理的规范化建设，使得工作人员开展档案管理各项工作内容时出现流程混乱、沟通不畅等问题，严重影响了档案管理工作水平。而且，没有制度的管理就没有执行力，虽然有的事业单位很重视档案管理，在设施设备上投入了较大的成本，但由于相应的制度体系不够健全，使得管理人员的执行力度较弱，难以起到震慑作用。

5.事业单位档案管理模式较落后

就现阶段实际现状来看，有些事业单位的档案管理模式还是存在很多弊端，整体处于较落后的状态，这也是影响档案管理工作成效的重要原因之一。具体来说，主要体现在以下两个方面：第一，是管理办法相对陈旧。尽管在新时期背景下，事业单位的信息化建设取得了突出的成就，档案管理工作信息化水平也有了一定提升，但是部分管理人员的工作模式还没有扭转过来，仍是按照以往的管理思路进行各项工作，导致现代化档案管理设备的应用效率很低，造成了极大地的资源浪费，不利于事业单位长远发展；第二，是管理人员缺乏创新意识。当前时代发展速度很快，事业单位档案管理工作面临机遇和挑战并存局面，所以需要档案管理人员的创新意识更强，这样才能适应当前社会需要，但目前情况来看，很多档案管理人员并不具备这一意识及能力，使得档案管理工作水平提升较慢[3]。

三、提升事业单位档案管理工作水平的策略

1.注重事业单位档案管理意识培养

意识是行为的先导，想要优化事业单位档案管理工作，首先就需要从思想上进行改变，只有让事业单位全体人员都能够认识到档案管理工作的重要性，并提高对该岗位的重视程度，才能营造出良好的档案管理氛围，为管理人员开展各项工作奠定坚实的基础。基于此，在具体实施过程中，首先需要事业单位的各级领导提高重视，做好表率工作，将档案管理纳入到战略管理当中，并加大对该岗位的宣传力度，从上到下构建全局意识，以此来带动各部门及员工在思想上重视档案管理，在行动上支持档案管理，从而提高工作效率。与此同时，为了进一步强化各部门人员的思想意识，还需要建立与档案管理工作相关的奖惩机制，通过相应的奖励与处罚来加深人员对档案管理工作的认识，从而形成良好的工作氛围，促进档案管理水平得到有效提升[4]。

2.提升档案管理人员综合素质水平

随着时代的高速发展，档案管理工作内容越来越丰富，对管理能力、专业技术及业务素养都有了更高的标准，这也就意味着事业单位需要进一步强化档案管理队伍，不断提高管理人员的各项技能与素养，这样才能更好地满足时代发展需要，推动事业单位的稳定发展。基于此，在具体的实施过程中，管理人员应首先对自身的工作内容有全面的了解，并明确自己在该岗位上所需承担的职责，积极为单位各项工作提供档案管理服务，遵守档案管理法律法规，以保证各业务环节有序进行。另外，事业单位相关领导也需要加大对该岗位的人才选拔力度，制定更严格的选拔机制，并对在职人员进行定期培训和再教育，使他们可以及时更新自己高的工作理念与管理方式，更好地为事业单位提供服务。除此之外，对于计算机技术及网络管理知识的学习也很重要，单位应当为他们提供相应的学习平台，让他们可以更好地完善自身技术水平，从而增强档案管理工作成效[5]。

3.加强档案管理信息化网络建设

在信息化时代背景下，无论是什么行业，都需要加强信息化建设，这样才能不被社会所淘汰。对于事业单位来说更是如此，其本身就与国家经济发展之间有着非常紧密的联系，因此加强档案管理信息化建设非常重要。作为事业单位的领导者，首先得提高重视，了解档案管理信息化建设的意义所在，然后再采取有效措施构建信息化网络系统，将档案资料及相关数据信息上传至系统平台，确保信息的最新性，便于事业单位快速获取行业内部的动态，从而制定相应的战略决策，促进事业单位稳健发展。另外，使用计算机进行档案管理时，为了促进各部门之间的信息有效互动，还需要构建统一的档案资料数据库，实现资源共享，充分发挥各档案信息的利用价值，帮助事业单位在市场竞争中站稳脚跟[6]。

4.建立完善的档案管理制度体系

制度是实现管理规范化的前提，没有完善的制度体系，任何管理工作都无法有效开展，因此建立健全档案管理制度体系也很重要。为此，可以从以下几个方面出发：第一，制定严格的规章制度。通过前文分析可以得知，档案管理工作环节众多，需要注意的工作细节也很多，如果没有完善的制度加以约束，管理人员很容易出现失误或者遗漏，因此事业单位需要结合单位实际情况制定更有针对性的档案管理制度，比如资料管理责任制、电子档案备份制度、奖惩机制等等，以此来提高管理人员责任感，促使他们更加严格要求自身，从而提高档案管理工作水平；第二，强化档案管理力度。通过相关调查发现，有些事业单位虽然有完善的档案管理制度体系，但由于不经常实行，导致制度体系成为摆设，难以发挥实际作用，因此必须要强化制度的执行力度，对不遵守制度内容行事的人员要进行适当惩处，这样才能更好地发挥档案管理的价值。

5.不断创新事业单位档案管理方法

如前文所述，传统纸质档案的应用越来越少，电子档案愈发受到各事业单位的重用，这也就意味着以往的档案管理办法也需要进行调整与改进，这样才能满足当前的管理需要。因此，创新事业单位档案管理办法也是当前尤为重要的一项举措，相关领导及负责人需要对电子档案资源有更深入地了解，尤其是要掌握其多元化的载体形式，比如文字、图片、录像等，并以此以基础创造更新型的档案管理办法，利用信息化实现对这些档案资料的开发与利用，使其发挥更大的价值。除此之外，还需要借助先进管理设备，对其各项辅助功能进行开发，以便更好地进行档案管理工作，使档案修复、档案仿真复制等工作得到有效落实，从而提高档案管理工作水平。

结语

总而言之，在新时期社会背景下，深入探讨事业单位档案管理工作的策略与方法，具有非常重要的指导作用，不仅有助于档案的规范化和标准化管理，提升单位的市场竞争力，更有助于推动我国社会经济的发展。因此，相关研究工作者务必要提高重视，充分认识到档案管理工作对事业单位的重要意义，并正确看待当前管理中存在的不足，积极探寻其解决方法，不断提高档案管理工作水平。