数字化技术在不动产登记档案管理中的应用研究

文／陈鹏蕊 承德市不动产登记中心 河北承德 067000

引言：

不动产登记档案管理水平的高低在维护人民的财产安全方面有着举足轻重的地位，人们一直关心不动产登记档案管理工作的质量问题正体现了这一点。以往的人工管理方式难免会出现一些疏忽，导致不动产登记管理工作出现各种各样的问题，从而导致人们财产的安全性得不到保障。当今社会数字化技术的发展有力地推动了社会各行各业的进步，为各行各业的发展提供了有效的技术支撑，使用数字化技术进行不动产登记档案管理工作就会有效地缓解传统管理模式中的各种问题，提高档案管理工作的实效性，不断发挥不动产登记档案信息的利用价值，整体提升现代不动产登记档案管理的水平。

1.数字化技术在不动产登记档案管理中应用的重要性

1.1 降低不动产登记档案管理成本

随着社会经济的发展，人们的物质生活水平不断提高，购买不动产的欲望不断提升，这在无形中增加了不动产登记档案登记管理的工作量。而不动产登记档案管理工作本身是一件十分复杂的工作，需要众多部门人员的参与，这必然会增加不动产登记档案管理工作的成本投入。如果不动产登记档案管理人员能够加强对数字化技术的应用，可以实现不动产登记档案的可持续发展。数字化技术具有传统人力资源无法比拟的优越性，能够大大提升不动产登记档案管理的效率，促使人们从繁重的工作劳动中解放出来，所以可以降低不动产登记档案管理的成本。

1.2 提升档案检索、查阅、更新的效率

不动产登记档案管理的工作量和任务量逐年上升，而且不动产登记档案的更新速度也会不断加快，增加了不动产登记档案管理人员的工作难度，档案检索的时间开始增加。数字化技术作为现代化技术的典型代表，将数字化技术应用到不动产登记档案管理中，能够不断提升档案检索、查阅和更新的效率。在传统的不动产登记档案管理中不动产登记档案管理检索、查阅和更新的速度都十分缓慢，并且影响了不动产登记档案管理工作的发展。在新的时代背景下，数字化技术确保了不动产登记档案管理中档案检索、查询以及更新的效率，也促进了不动产登记档案管理工作的创新发展。

2.数字化技术在现代不动产登记档案管理中运用的原则

2.1 以便利和安全为出发点

数字化技术的运用为工作人员省去到库房提取资料的时间，从而节约了管理的时间成本。当不动产业主需复印房屋买卖契约及其他资料的时候，工作人员只需要直接打印通过电脑调取到的有关不动产登记资料的图片即可，这样极大地便利了不动产登记资料的使用，一切以安全和便利为出发点。在以往传统的管理模式下，会经常性出现管理失误、不当的现象，导致丢失档案的现象并不少见，原因如下：首先，不动产业主未在不动产登记中心登记不动产的权属归属情况，导致不动产登记档案资料不全；其次，不动产登记中心的工作人员由于工作疏忽不到位，未将资料妥善保存，还存在把业主要登记不动产档案的资料与其他资料相混合的现象，从而为不动产登记档案的管理工作带来极大的阻碍。然而，通过数字化技术来进行不动产登记档案管理工作就会便利和安全许多。不动产的权属登记情况会在电子档案上清楚地标记，方便工作人员随时查看。以往须在不动产档案查阅室安装监控来实时监督档案查阅人员，以防出现有不法分子趁工作人员不注意的情况下，随意增添或涂改部分内容，甚至会将重要的内容带出查阅室的情况，造成严重的法律后果。但是只凭工作人员查看监控这种方式很难保证不出任何差错，这时就需要电子档案的帮助，来让档案查阅室的工作人员免去后顾之忧。查阅者可直接在查询系统上查看自己需要的不动产登记资料情况，无法在原件上做任何更改，也为社会免除了许多民事诉讼、行政诉讼等各种产权纠纷。

2.2 不动产登记档案管理要遵循国家相关规章制度的规定

不动产登记档案管理工作对档案资源的真实性和档案管理工作人员的工作准确性有更高的要求，因为这关乎人民的生命财产安全，重要性不可小觑。档案管理者必须有较高的工作水平，从而能够处理繁多的不动产登记资料，并保证不出差错。工作人员严格遵守国家的相关法律法规，有效保证登记信息的科学性和合理性。要想对城市的现状和未来的发展方向有一个全面的认知，工作人员就必须遵循法规的指引，以便能够更好地履行自己的相关职责，为推动城市发展贡献力量。

2.3 定期维护不动产登记平台

不动产登记档案信息对一个城市的发展至关重要，会为未来城市的规划提供参考，为未来城市的建设提供思路。为便利不动产登记资源的保存，工作人员启用了数字化技术，但是这并不是一劳永逸的。为确保资料不被遗失，造成不可挽回的后果，工作人员需定期维护系统上上传的不动产登记信息，保证这些登记信息能够定期更新并长久地保存下去。

3.传统管理方式下不动产登记档案管理工作中存在的问题和不足

3.1 不动产登记档案资料收集难度大。

不动产登记档案管理工作的首要任务是收集档案信息，这也是不动产登记档案管理工作能够顺利进行的一大前提。工作人员要想实现高质量的管理化工作，就必须对档案信息进行合理化收集。但是在现实情况中，不动产档案信息的登记和管理是由多个部门分工合作、共同完成的，这就会出现新的问题，例如，各部门之间没有进行有效力的互相合作及联系工作，就会造成各部门之间的权责界限不明朗，组织架构不清楚，因此会对不动产登记档案资料收集和管理工作带来比较大的难度。

3.2 不动产登记档案资料整理归档工作缺乏时效性

传统的不动产登记档案资料整理归档工作是完全依靠人工进行的，在实际情况中，每天都会有大量的不动产登记档案资料需要归档管理，工作人员只有把这些资料及时的归纳、整理才能实现高效管理的水平。然而由于工作量较大、工作人员的时间观念和相应的责任意识不强，导致难以保证需归档的不动产登记档案信息的时效性和连续性，也对下一步工作人员需进行的信息分类管理工作带来困扰，大量的档案信息积压也会为后续各种档案管理和信息利用工作带来不便。现阶段由于不动产登记行业的入行门槛较低，不动产登记档案管理工作人员的专业能力和综合素质不够强，导致这些工作人员不能及时、恰当地处理档案信息归档与管理过程中遇到的各种问题，这也在一定程度上降低了档案管理工作的效率。

3.3 数字信息化管理档案工程建设进程较慢

现阶段的信息化时代背景要求不动产登记档案管理人员要合理地在工作中运用数字化信息技术来保证档案管理工作的时效性和准确性。但是由于不动产档案管理登记需要的时间跨度较长，涉及的信息门类较多，需要相关部门加大资金及其他各方面的投入力度来保证不动产登记档案信息数字化管理工作的顺利进行。然而在现实情况中，负责不动产登记档案管理的主管部门缺乏对此工作的各种支持力度，导致数字信息化管理档案工程建设总体进程缓慢。

3.4 不动产登记档案管理人员的综合素质有待提升

将数字化技术应用到不动产登记档案管理中对不动产登记档案管理人员提出了更高的要求，不动产登记档案管理人员不仅要具备丰富的管理经验，能够处理好不动产登记档案管理中存在的问题，同时还要具备创新理念，能够认识到数字化技术的优越性。但是在当前部分不动产登记档案管理人员的综合素质有待提升，即便有丰富的工作经验，但是应用数字化技术的能力和素质还远远不够，导致数字化技术无法充分发挥自身优势，提升不动产登记档案管理水平。之所以会存在这些问题，其主要原因在于不动产登记档案管理部门没有完全做好不动产登记档案管理人员的教育培训工作，导致不动产登记档案管理人员的综合素质久久不能够提升，也制约了不动产登记档案管理工作的发展。

3.5 缺乏对数字化技术在不动产登记档案管理中应用的重视程度

意识是指导行为的重要条件，有什么样的意识就会产生什么样的行为表现，对于数字化技术在不动产登记档案管理中应用来说也是如此，只有加强对数字化技术的重视程度，才能够开辟不动产登记档案管理发展的道路。但是在当前部分不动产登记档案管理人员的观念也有待提升，没有意识到数字化技术应用的优越性，认为现在的档案管理工作已经十分完善，加强对数字化技术应用只会增加人们的工作量，久而久之，数字化技术也失去了在不动产登记档案管理中的作用，阻碍了不动产登记档案管理工作的创新发展。

4.数字化技术在不动产登记档案管理中的应用策略

4.1 加大对不动产登记档案管理人员的培训力度

优秀的不动产登记管理人员对整个不动产登记信息化建设工程的推动作用是明显的，因此相关责任部门需保证选拔、录用的工作人员具有高素质、高学历以及具有熟练掌握现代信息化技术的能力。录用的专业管理人员需定期参加业务培训，例如扫描不动产登记档案资料、分类管理档案资料及如何完成数据对接工作等。不断更新观念、提高业务能力，努力成为综合素养过硬的全面性人才。只有这样，才能保证不动产登记档案信息化建设工程得到充足的智慧支持。不动产登记档案管理工作人员要有创新意识和应变能力，要储备丰富的现代信息化技术知识，才能更好地满足群众的需要，更好地提升为社会服务的能力，推动不动产登记档案管理工作走向数字化、信息化。

4.1.1 数据资料收集培训

工作人员可以对纸质版的不动产登记档案进行电子扫描，扫描完成后立即对文档中可能出现的一些错误进行修改，保证录入文档的准确性，以方便相关人员查阅。如果发现有档案缺失的情况，工作人员应马上采取恰当的措施进行资料全面扫描，对缺失的部分进行及时补充，定期检查数据录入的完整性，并对自己录入的所有数据负责到底。工作人员在扫描完成图片后，要及时查找图片中可能出现的错误，并及时对错误进行修正。工作人员要保证录入图片的质量，对模糊图片的清晰度要进行处理，保证每一张图片的详细情况都能被准确记录。确保不动产登记档案的应用价值被完整开发的一大基础是改正不动产登记档案中出现的错误图片，在运用数字化技术进行图片管理时要注意研究相关情况，保证图像的分辨率在合理范围内，明确地识别出图像的顺序。现阶段的一些图像扫描技术也存在不足的现象，例如不能对扫描的影像资料特征进行分析，无法彻底维护影像资料的清晰度等，这些都是在今后的工作中需加以改进和提高的地方。

4.1.2 档案资料分类管理培训

传统的不动产登记资料分类方式是依靠人工来将各种资料分类，按房屋坐落分类完成后再进行归档管理。由于人工不能像数字化一样精准、快速，所以这种方式的时效性和效率都达不到现代化管理的要求。不动产登记档案管理人员需学会用数字化的方式来进行科学的资料整理和归档工作，根据实际情况来对具体工作做出相应调整，从而提高档案管理工作的效率。工作人员要将不动产登记档案进行编号从而实现规范化管理，使不动产登记档案的应用价值得到充分的开发。现阶段不动产登记档案的编号工作缺乏关注度是导致不动产登记档案管理过程中出现问题的障碍之一，因此做好不动产登记档案的编号工作是至关重要的。工作人员在接受档案时要注意考察档案的实际情况，落实档案管理的责任主体，从而能够发挥出不动产登记管理系统的独特优势。在大数据联网时代，工作人员要高度重视互联网的通畅性，分析大数据在信息传递方面的重要作用，把档案编号工作认真做好并落到实处。

4.1.3 数据对接工作培训

工作人员要及时完成相应的数据对接工作，将目录资料与对应的影像文件进行对接，在这个过程当中要充分体现数字化技术的便利性。完成数据对接工作可以避免各种不动产登记资料的信息出现差错。将数据进行对接后，工作人员必须进一步核对并确认对接后的资料信息是否存在误差，以防造成不良的后果。要想保证整个对接工作的顺利完成，挑选的工作人员必须具有很强的专业性和较高的综合素质。

首先，不动产登记档案管理人员应具备较强的责任意识，需具备扎实专业的档案管理知识。在推进整个档案管理人员的队伍建设过程中，要落实档案管理责任制，要严抓纪律方面的建设。其次，要求各部门管理者统一认识，高度重视人才队伍的建设工程，不断深化、优化管理工作，认识到不动产登记档案信息管理工作对整个社会发展的重要性，从而加强对在职的档案技术人员有针对性的授课培训工作的开展，通过交流岗位、脱产教育等多种方案来对档案管理者进行培训，为档案管理者提供多方面、多角度的技术支持，在整个社会上逐渐形成专业、完善的信息化不动产登记档案管理技能和科学的管理工作意识。最后，为了切实增强档案管理队伍建设，档案管理部门需定期组织档案管理人员进行业务培训，提升管理人员的业务水平，从而有效提高不动产登记档案管理质量。

4.2 搭建不动产登记档案信息化管理共享平台

不动产登记档案管理涉及的方面比较多，资料很杂，各个机构管理的方式也不尽相同，这给档案登记工作带来了许多困难。搭建不动产登记档案信息管理的共享平台可以给现阶段遇到的诸多问题提供解决思路，能够降低不动产登记档案管理的复杂程度，也可以帮助形成一套更合理的数据共享体系管理系统，使不同类型的不动产登记档案资料都能够在一个共享系统里被查询和打印，这将极大地便利不动产登记信息的查阅工作。建立信息共享平台，需妥善协调各个部门，打破各个部门在数据资源上的互不畅通现象，但也需注意网络安全的问题，保证数据资源不遭到破坏。这就要求相关管理部门建立起相应的安全机制，以求保障数据共享的有效进行，避免因数据遗漏带来麻烦。在现代化不动产登记管理工作当中，工作人员不仅要做好档案保管工作，也要研究如何提升档案的利用价值。相关管理人员建立数据共享平台，可以保证在数据联网的前提下，查询到各种不动产登记档案的构建过程，充分开发数字化检索功能，在数据变更方面展现出数字化应用的优势，提高档案的自动化汇总打印效率，在各个方面都要体现出数字化管理的长处，真正实现对传统不动产登记管理方法的有效替换，从而全面提升档案管理工作的社会效益。

4.3 完善与不动产登记档案管理相关的法律法规

人们对法律法规知识的需求在现在经济飞速发展的大环境下会越来越强，当自身的权益受到侵犯的时候，广大人民群众都会选择用法律途径来维护自身的权益，这也彰显了法律法规在生活中的重要性。所以在不动产登记档案管理的相关工作中也必须持续地推进相关法律法规的完善进程，使不动产登记档案管理工作能够做到有法可依。只有完善与不动产登记档案管理工作的相关法律法规，才能更好地维护人们在使用不动产登记档案资料过程中的权益。不动产登记档案的管理水平高低与相关法律法规的完善程度是相辅相成的，也是相得益彰的。现代不动产登记档案管理能力的提升离不开相关法律法规的完善，有一定法律法规的保护会使不动产登记档案管理工作越来越规范化。

4.4 转变观念，加强对数字化技术的重视程度

数字化技术将现代信息的优势充分融合，在众多的行业和领域中都发挥了巨大的作用，作为不动产登记档案管理人员，在具体的工作中要转变观念，加强对数字化技术的重视程度，让不动产登记档案管理工作能够乘着数字化技术的翅膀，实现创新发展。首先，不动产登记档案管理部门要加强对数字化技术的宣传工作，利用现代化信息传播媒介向不动产登记档案管理人员宣传数字化技术的重要性，促使数字化档案管理人员能够受到环境等因素的影响，逐渐转变观念，加强对数字化技术的重视程度。其次，不动产登记档案管理部门的领导还要以身作则，加强对不动产登记档案管理工作的管理和监督，形成重视数字化技术的氛围，这样部门的其他人员也能够主动向领导看齐，在今后加强对数字化技术的研究与应用。最后，不动产登记档案管理部门还要定期组织多种形式的比赛活动，综合考核工作人员应用数字化技术的能力，在比赛活动中工作人员会加强知识学习，不断提升应用数字化技术进行不动产登记档案管理的能力。

结语：

随着互联网技术和信息技术的飞速发展，各个领域对数字化技术的应用都越来越多。不动产登记档案管理系统对数字化技术的需求也是如此，这也使不动产登记档案管理得到了强而有力的技术支持。不动产登记档案管理系统在数字化技术的加持下，不仅会变得更加高效，也会变得更加规范。运用数字化技术来进行不动产登记档案信息管理能够确保不动产登记档案管理工作的持续、稳定和高效的发展，使不动产登记档案管理工作的价值得到更好的体现。