APP下载

PDCA循环在医疗设备全生命周期管理中的应用价值

2023-03-05伍兴思

中国设备工程 2023年2期
关键词:生命周期科室医疗

伍兴思

(四川大学华西第二医院,四川 成都 610041)

医疗设备全生命周期管理是近年新兴起的概念,广义的全生命期管理是设备市场需求到采买再到报残的过程,而从卫生事业管理角度来看,医疗设备全生命周期管理主要分为设备论证、运用、报残3个阶段。医疗设备全生命周期管理作为新型管理模式,能够满足医疗设备逐步增加与更新后的管理需求,但从实际情况来看,该管理模式仍处于发展初始阶段,存在诸多问题亟待调整优化。PDCA循环是分为计划(P)、执行(D)、检查(C)、改善(A)4个步骤,按照含意顺序不断重复、不断优化的科学管理方法。目前,PDCA循环管理已在我国医院各个管理领域广泛应用,且收效良好。本文即对医疗设备全生命周期管理存在问题进行总结,探讨PDCA循的应用价值。

1 医疗设备全生命周期管理存在的问题

1.1 管理问题

(1)管理制度亟需完善。医疗设备全生命周期管理引入时间较短,相应的管理制度并未重新制定,而是基于传统医疗设备管理规章制度进行了简单的挪用、归纳与融合,这就使得管理无法从全生命周期层次进行分析,本身缺乏规范性,实际工作中主观性与随意性较大。另外,医院是根据自身情况设计的管理制度,其依托医院的办事流程,但对于大型设备的管理及经济效益管理等细节内容会存在疏漏。

(2)人才缺口较大。医院内高端医疗设备不断进驻,但医疗设备管理人员及维修人员并未更新,人员较少且年龄结构老化,管理与维修技术难以匹配设备更新速度,这导致医院设备日常维护需求与管理维修人员匮乏的矛盾日益激化。分析其具体原因,一是医院不重视医疗设备的管理;二是高素质、高学历的专业人员更倾向于高端医疗设备公司而非基层医院;三是医疗设备管理人员需要身兼管理与维修数职,对基本素质要求高,但其参与医院专业培训不足,个人能力逐渐无法满足设备管理需要。

(3)院内部门职责不明确。医院都设置有设备科,但不同医院对设备科及相关职位的定义差别较大,不同职能科室之间存在一定的职能交叉。正常来说,医院设备科进行设备管理应当囊括医疗设备从采购到报废的全生命周期,但少数医院由于职能科室设置的工作职责划分不清,导致管理混乱,甚至部分环节缺少管理。在这样的管理过程中,设备管理人员需要投入更多的精力,医院也需要投入更多成本,而管理效果可能并不理想。一旦出现责任不清问题,各部门会互相推诿责任,降低管理效率。

(4)信息化建设落后。随着医疗设备数量、种类的增多及设备技术的更新,医疗设备全生命周期管理工作要求也越来越高,信息化建设已成为未来管理必然趋势。目前虽然医院均配置有信息化系统,但信息化管理多集中在账务方面,仅是做好医疗设备采购、维修、计量、合同等内容的记录,对在用医疗设备的信息化管理内容较少,且系统功能单一,缺乏综合管理分析功能,如医疗设备综合统计分析功能、基础维修技术保障、实施设备监控、远程设备互联指导操作等,难以对接医院内部其他系统。

1.2 工作问题

(1)设备购置管理不科学。医疗设备的购置是全生命周期管理中的关键一环,但采购工作中存在诸多问题,主要与临床科室与设备科两方面有关。首先,临床科室未能根据实际需求与经济条件盲目申购设备,使得购置论证流于形式,使得设备闲置或使用不当。设备科则是对临床科室的申购缺乏调研,未明确此类设备的市场就随意采购,另外,也缺少专业人员审查厂商资质,导致购买设备性能差,无法满足临床需求,造成资源浪费,严重时还会损害患者生命安全引发医疗纠纷。

(2)设备质量验收不严谨。医疗设备质量验收是专家小组根据合同对设备参数与指标进行测试对比,评估设备性能是否达到招投标标准的重要环节。但部分医院对验收环节不重视,存在“专家不专”及“走过场”的问题,为了交差临时选用普通员工组成专家小组,即使有专门的验收专家小组,但整体责任心不强,可能私下放宽标准,甚至验收不到场,事后不签名,这是导致医疗设备质量不佳的主要原因。

(3)日常维护保养不到位。维护保养工作可以及时找出设备运行存在的问题,予以针对性维修和预防性保养,是维持医疗设备稳定、安全运行的关键。但多数医院存在重医轻工的现象,缺乏定期保养意识,维护保养团队建设也不完善,使得工作人员积极性与责任感不强、维护知识匮乏、维修工具落后,日常维护保养团队成为管理中薄弱部分,医疗设备存在巨大安全隐患。

(4)设备报废处置不完善。医疗设备的报废处置关系到资产的合理利用与良性循环,医院管理领域中该环节普遍比较薄弱。部分医院不会设置专门的报废处置流程,而有的医院设置有流程,但并未完全遵照审查、评定、鉴定流程进行报废处置,使得不该报废的设备提前处置,或已报废的残值转入科室小金库。

(5)设备档案管理不规范。医疗设备全生命周期管理的基础在于设备管理工作,其可以为管理者提供各种设备的基本信息与重要依据,可以说,档案管理直接关系医疗设备全生命周期管理能否正常展开。档案管理分为静态与动态档案管理,但多数医院仅关注静态档案的完善却忽视了动态档案的维护,设置部分医院并未设置专门的档案管理员,而是由设备维修管理人员兼职,其缺乏专业素养,不能完整归档,日常管理工作也不规范,使得很多资料损毁缺失,后续报废处置无据可循。

2 PDCA循环在医疗设备全生命周期管理中的应用

2.1 PDCA循环在设备论证阶段中的应用

(1)计划(P)。根据传统模式下医疗设备预算外采购情况,对各部门进行设备论证调研,实际调研过程中发现设备论证阶段存在以下问题:①采购时间过长,影响临床正常工作开展,很大原因在于招标、购置设备时缺乏设备技术参数,而信息获取时间过长;②购置设备型号参数信息不符;③缺少统一论证标准和标准化文件。

(2)执行(D)。首先,由各科室根据自身需求填写设备购置与预算外设备购置申请,一周内需与设备管理人员沟通设备需求,确认品牌型号,由各职能部门确认购置设备是否符合医疗环节使用要求,确定内容后签字将申请送至设备科。设备科设计“医疗设备购置立项论证表”对设备进行购置论证,表单内容包括申请科室名称、医疗设备名称、使用院区、设备单价、购置数量、购置类型、预购设备技术性能、原设备是否报残、现设备运行情况、预算总金额、厂家技术服务能力、设备运维过程是否发生不良事件、预购设备安装有无特殊需求、环保是否合规、是否涉及辐射防护、备注信息。各科室一周内填写完标准化文件并交予各级设备管理委员会签字确认。采购中心根据表单信息执行预算或预算外购置计划,于1周内与科室沟通设备配置信息,组织采购和招标。采购完成后由科室、设备科、供货商三方进行验收确认。

(3)检查(C)。对设备论证过程进行检查调研,设备管理委员会反映签字确认的“医疗设备购置立项论证表”量化度不足,可以考虑优化表格。另外,设备安装验收过程中,仅由科室、设备科、供货商三方完成,采购中心人员未参与,无法直接确认合同配置内容。

(4)改善(A)。针对检查阶段发现的问题进行纠正,首先,对“医疗设备购置立项论证表”进行优化,各条目进行量化,确保设备管理委员会可以更加直观地判断设备购置需求程度,新的表单项目分为设备购置性质、成本效益、现有设备使用情况、安装条件4个维度内容,设备购置性质根据购置原因、上一年学科建设、市场需求、先进性进行评分,分值40分;成本效益根据预期收益、现有设备闲置情况、投资回收期进行评分,分值35分;现有设备使用情况根据报废设备使用年限、现有设备运行质量、现有设备售后服务进行评分,分值15分;安装条件根据人员条件、场地及环保落实情况评分,分值10分。总分>60分即可立项论证,若科室有多项购置申请,根据分数高低判断优先级。其次,在下一个循环的安装验收环节,将采购中心人员一起纳入,共同确认合同内容及设备配置。

2.2 PDCA循环在运用阶段中的应用

(1)计划(P)对我院在用医疗设备进行随机采样调查,发现设备运用阶段存在以下问题:保养周期半年一次,时间过长;医疗设备管理人员与设备使用人员培训过少;保修期内厂家配件供应时间过长。

(2)执行(D)。针对计划阶段发现的问题,对医疗设备在用阶段的管理流程进行优化,首先,缩短设备科保养周期,由半年一次缩短至一季度一次,减少设备损坏率与停机率,确保临床使用需求。其次,由设备科联系设备厂家临床专员每季度对设备管理人员及设备使用人员进行全面培训,确保其熟练掌握设备管理与使用方法。最后,由设备科与设备厂家沟通,在厂家与医院距离最近地点准备电源线、镜头、工作台轮组、信号连接线等常用配件,以便配件损坏时能够第一时间进行维修。

(3)检查(C)。经检查发现,医疗设备运用阶段各类外部设备及通用配件损坏率极高,造成损坏的原因除设备使用者使用时损坏外,护理人员、保洁人员、患者也可能因不了解设备或不恰当清洁、移动导致损坏,需要考虑加强宣教,改进流程。

(4)改善(A)。对检查阶段的问题进行改善,首先,设备科人员每半年组织开展医疗设备日常维护清洁通识教育,组织各科室护理人员与保洁人员参与培训,帮助其建立保护外部设备与通用配件的意识。叮嘱不可私自清理设备,在移动设备时不可拖拽线路。其次,与医院宣传中心进行沟通,将制作和医疗设备保护相关的宣传教育视频,在医院醒目处不定时播放,提高患者的设备保护意识,避免人为损坏发生。

2.3 PDCA循环在报残阶段中的应用

(1)计划(P)。对我院报残的医疗设备进行调查,汇总数据发现以下问题:①科室报残并未提供以后设备使用意见;②报残论证并未提供下一次设备采购的参考意见;③报残缺乏充分论证,医疗资源作用发挥未最大化。

(2)执行(D)。就计划阶段发现的问题,我院实际设计制作了《医疗设备报残分析报告》,报告由设备科管理人员在实际调查取证后,并与科室设备使用人员沟通后填写,内容包括设备基础情况、故障现象与故障原因分析、设备故障预防措施、以后使用意见。

(3)检查(C)。设备科人员对报残设备进行全面检查,发现部分设备某些部件仍具有临床使用价值,可供在用设备进行替换使用,故考虑对报残流程加以优化。

(4)改善(A)。为完整发挥医疗设备使用效能,进一步改善检查阶段中发现的问题,对现行报残流程进行优化。各科室确认医疗设备编号,到设备科填写报残申请单,设备科联系设备厂家共同进行现场考察,判断设备是否完好、有无可以继续利用的配件、是否有部件可以与在用设备进行有效替换,充分发挥报残设备残余价值,提高医院的经济效益。

3 结语

综上所述,医疗设备全生命周期管理存在管理与实际工作方面等多种问题,而我院实际应用PDCA循环,发现在设备论证、运用与报残阶段,有效改善采购时间长、缺乏标准性文件、保养时间长、报残缺乏论证等多项问题,医疗设备成本效益明显提高,各部门之间工作也更为协调,值得推广。

猜你喜欢

生命周期科室医疗
动物的生命周期
全生命周期下呼吸机质量控制
科室层级护理质量控制网的实施与探讨
从生命周期视角看并购保险
民用飞机全生命周期KPI的研究与应用
爱紧张的猫大夫
视歧——一位住错科室的患者
“合作科室”为何被坏了名声
京张医疗联合的成功之路
我们怎样理解医疗创新