数字化视域下高校档案管理改革研究

杨 婷

(内蒙古财经大学 金融学院,内蒙古 呼和浩特 010070)

社会经济和科学技术的进步让人们的观念随之转变,数字智能促进了教育体系与信息管理相融合,使高校的各项管理水平不断提升,档案管理作为高校的基础性工作,为学校开展教育教学、科研评估、学生活动等提供重要信息和服务保障,同时也备受社会各界的关注。为此,加强高校档案管理数字化建设与现代化管理是众多举措的重中之重,如何改进高校档案管理中遇到的问题和不足,值得广大档案管理人员去思考和探究。

一、高校档案管理数字化发展的意义

(一)高校档案数字化管理是内涵式发展的需要

为了适应数字化发展的战略要求,高校要实现实体档案向电子档案的快速转变,将先进技术理念与实际管理工作相融合,促使高校档案数字化管理建设开拓新思想打开新局面,推进高校在档案管理信息化发展的道路上不断改革与创新。随着高校专业领域的扩大,档案种类横向增加,从而产生了大量的工作,电子技术的广泛应用使得档案在归档环节中更高效和便捷,其优势是存储量大、永久保管、资源共享。高校通过数字化计算平台可以降低教育信息化成本、软硬件更新成本及维护管理成本等,以实现档案数字化管理。

(二)高校档案数字化管理是档案事业科学发展的需要

高校档案管理是一项长期、系统的工程,从教育的角度看,数字化管理可以为教学一线工作者提供数据支撑、学术研究等便利条件,可以帮助档案管理者积累相关理论知识和实践经验,还可以满足教师对教学、科研、评估等资料的使用需求,同时也为学生学习、就业、实践等提供帮助。高校在数字化建设过程中,需要依托于科学技术的持续突破和进步来实现档案电子化管理,将人工智能、区块链、云共享等高科技运用到档案管理工作中,通过系统识别、检索功能提高档案利用率,更好的引领学校教育科学发展,为档案事业的壮大做支撑。

(三)高校档案数字化管理是社会公众的需要

档案是学校教育文化的传承,也是社会乃至国家的重要财富,所以要利用好高科技智能技术将档案资料永久保存。高校运用数字化管理不仅可以将档案数据库与办公自动化系统形成互联网连接,实现资源整合优化,还能为社会档案界及公众机构提供相关服务,起到档案资源最大化利用和数字信息共享的作用,从而更好地发挥其文化价值和社会效益。

二、高校档案数字化管理存在的问题

(一)高校档案数字化建设滞后

1.高校的重视程度不够。[1]档案数字化建设需要投入较多的人力、物力和精力,在高质量、高效益、高回报的社会背景下,我们不能忽视对档案重要性及特殊性的认识,滞后的思想理念制约了高校的发展,同时也阻碍档案数字化转型。虽然近些年来国家档案局及教育部都加大对高校的监管力度,但仍未引起领导的足够重视,工作中缺乏执行力和约束力,没有清晰、明确的目标,不利于高校档案管理改革。

2.思想观念和服务意识不强。高校档案管理人员固化思维严重,不注重数字素养的提升,对掌握专业知识和技术运用缺乏紧迫感、责任感和创新创作精神,制约了高校档案数字化发展。另外,高校二级学院的教务管理人员是档案工作最繁重的职位,需面对学校各职能部门的多重管理,工作量大任务重、细节琐碎又复杂,如果没有数字智能和云计算平台的助力,会导致工作压力大、时效性差,从而制约高校档案数字化发展。

3.档案数字化管理方式落后。第一,高校档案管理人员技能水平偏低,在计算机处理、数据库升级、系统软件使用等方面的操作能力不强。第二,高校档案管理存在着存储形式单一、种类分类不细、归档材料分散等问题,缺乏兼容统一的数据库应用系统;第三,高校档案管理模式守旧,未能充分利用互联网、大数据、云服务等技术,对学校各类档案进行二次开发利用和资源共享[2]。

(二)高校档案管理人才队伍不健全

1.档案技术型人才匮乏。随着信息技术在教育领域的普及与应用,数字化管理已经深入于学校各个角落,而高校在人才队伍的建设上稍显滞后,呈现出人才比例失衡、人员结构不合理、专业知识不全面、数字化意识不强、技术运用能力差、创新创业不突出等问题。由于缺乏高知科技型人才,导致档案管理者对系统设置、应用程序、软件升级等操作不畅,达不到岗位工作的多元化需求,是制约数字化管理水平的根本原因。

2.档案业绩评价机制不完善。高校档案工作的重心在二级单位,档案管理者需面对不同职能部门的各项工作,加之学校在教学运行过程中产生的学生学籍档案、教学科研工作量、教育评估考核等资料日益增多,而岗位职数少,一人身兼数职,导致出现重叠、冲突等不良现象。高校缺乏科学合理的业绩评价机制和职称评定办法,缺乏激励的奖励政策,评优评选机会少,上升空间受局限,都使得高校档案管理者的工作积极性日渐减退,无法吸纳技术精尖人才。

3.档案关键技术实践与培训受限。高校缺乏为档案管理人员提供进修深造、科研探究的学习机会,由于经费不足与工作限制等原因,档案管理者仅能参加学校继续教育与区内档案培训,缺乏系统化、专业化的信息指导和线下大数据智能技术的实践,使档案数字化管理模式跟不上当今内涵式发展的节奏,降低了高校档案管理人才队伍的整体素质与技术水平。

(三)高校档案服务模式有待加强

1.数字化档案安全保障机制不健全。数字化管理为工作带来便捷的同时也存有潜在风险,数据资料的安全保障不到位,使档案有被窃取、丢失的可能性。设备故障、系统缺陷、病毒入侵、操作失误等问题使档案管理平台面临着巨大的安全隐患,一旦文件信息被泄露或遗失,将会给高校带来难以估量的损失。虽然我国教育部已经加强了对档案管理的立法制度,但部分高校未引起足够重视,部分人员并未严格按照系统软件规程操作,缺乏身份认证、访问控制、使用权限、传输端口及网络链接等设置,导致信息泄露、遗失情况时有发生。

2.数字化档案管理制度与归档流程不够规范。虽然高校已经成立档案馆或档案室,但在实际工作中,仍然依靠学校教辅职能部门、二级学院、系、部等单位收集保管,使档案资料存储较分散、不完整,十分不利于档案的集中管理。另外,档案资源建设是数字化管理的核心任务,高校缺少科学合理的规划目标和统一标准,使学校职能部门与二级单位沟通协调不顺畅,经常出现工作冲突、重叠、遗漏的情况。由于归档方法不智能、处理方式不自动化,造成有价值的档案资源未被有效利用,从而影响档案馆藏的质量。

3.数字化服务创新模式不够完善。在“馆际合作、信息共享”的常态化下,高校档案工作依然停留在建档、管档、看档的水平上,影响高校档案数字化建设和档案事业的发展。目前,新型载体与信息资源越来越多,使用者对档案内容的需求量随之增加,而高校在系统化、数字化、网络化一体式管理平台的建设方面较为迟缓,导致档案数字化开发功能受阻、导航终端设备缺失、网站网页链接不畅、信息资源查询受限,服务利用率下降等问题,难以满足高校师生乃至社会公众对档案的需求。

三、高校档案数字化管理的优化策略

(一)强化高校档案数字化理念

1.提高对档案管理的重视度。高校应高度重视档案管理工作,严格落实上级档案馆的部署,切实加强档案数字化建设,要牢固树立大局意识和服务意识,找准学校教育事业发展中的定位,主动融入学校“十四五”规划,以多种方式和途径对数字档案相关知识进行宣传、教育和引导,促进高校档案科学化、规范化管理[3]。档案管理人员要充分利用现有资源和条件服务于学校教学、科研、评估等工作,为实现档案数字化管理的可持续发展打开良好局面。

2.增强档案管理人员理念和意识。高校要提升档案管理人员的观念意识,在坚持优良传统管理方式的同时结合现代思想理念,将数字信息技术与档案人才培养方案契合,提高其业务能力并做好档案管理工作。高校应充分调动档案管理人员对工作的热情,通过经验交流、知识讲座、竞赛演讲等方式丰富管理人员的档案知识面,展现智能系统的操作应用。同时开展先进性典型教育,倡导积极向上的事业观,使档案管理者全身心的投入并热爱工作,高效的推进档案管理数字化进程。

3.加快档案管理数字化建设脚步。高校作为有着重要知识宝库的档案管理机构,要顺应时代发展潮流,充分利用人工智能、大数据、云端等新型网络模式,使档案管理工作与先进技术完美融合,建设一体化综合档案管理体系。档案数字化管理可以利用云存储功能集合相关资源并按需配置,根据地区和来源分类纳入统一的管理网络中,再利用数字平台检索、查询、利用等,提高工作效率;通过互联网、数据仓储、云服务等构建交流平台以提供个性化服务,实现档案网络资源的共享和应用。

(二)培养创新型档案管理人才队伍

1.打造高素质、精技能的档案管理团队。实现档案数字化管理需要建立在专业的人才队伍基础上,这是保证工作质量与工作效率的关键和根本。首先,高校要提高对新进档案管理人员的专业和学历要求,着力选配有档案学、计算机、数字技术等相关知识背景,且具备较强的业务能力与管理经验的人才,以提升高校档案管理队伍的综合水平。其次,高校还应积极引进跨专业复合型人才,在掌握专业知识和技术操作的同时,兼备互联网、大数据、数字化等新型智慧思维,使档案管理队伍的整体素质更精进更优质[4]。

2.建立科学合理的业绩评优机制。高校应制定全面、周详的档案管理优秀奖励机制,扩大评优范围,丰富评比项目以充实业务工作,通过与学习目标相匹配的方法准确评价管理者的数字素养,不断促进和激发档案管理人员的潜在能力。高校还应规范职称晋升条件,结合实际将档案管理人员的服务态度、完成质量、工作成效等纳入考查范围,建立科学、公平的考核办法,并做到数字化管理体系制度化、合理化,从体制上建设好档案管理人才队伍,提高高校档案数字化管理水平。

3.加强档案人员职业技术的培养。高校档案管理人员的职业技能是影响工作成效的主要因素,档案管理的专业性和特殊性,决定从事档案工作者必须具备的资格条件,也关乎高校未来档案事业的整体发展。为此,高校要加强档案管理人员数字素养的提升与培养,通过培训、教研相结合的方式推动管理者学用结合,知行合一;广泛开展数字系统、智能场景、网络链接等高科技术培训,并选送人才去区外知名高校学习交流,掌握最新前沿动态,开阔知识领域视野,创新先进科学技术,全面提升档案管理者的职业素养能力。

(三)优化高校档案数字化管理模式

1.建立档案保密机制,提高安全监管效能。高校应高度重视数字档案管理制度与信息安全防护措施的建立,严格遵守各项规定,增强档案管理人员的保密意识,做好安全防范工作。高校在使用智能软件和系统平台时,应充分利用数字密钥、访问权限、数字水印、内外网隔离等技术处理,以防止恶意病毒攻击致使档案数据的损失。另外,高校需建立风险等级评定体系,安排领导小组进行全方位、多角度领域抽查,对不规范的行为及时制止和纠正,创造良好的环境氛围,提高档案资源安全监管效能。

2.制定合理归档流程,建立统一规划机制。要深入各部门了解档案实际情况,掌握归档要求、规律及变化,通力合作,协同支持,还应加强教学电子档案资料的归档与接收,将卷内文件目录、数字化档案、电子文件等导入档案系统数据库,并实施统一的鉴定标准和工作流程,高效率的完成档案归档工作[5]。高校要不断优化管理方式,尽快将新型理念与数字技术相结合,推行以智能系统为主,线下收集为辅的管理模式,在原有开放性、服务性、便捷性特点的基础上,以开启档案高效利用的重要性为前提,加强档案信息收集、资源查询与自动检索等功能,推动馆藏档案的数字化应用和数据库建设。

3.注重档案开发利用功能,实现资源互通共享。作为引领社会科技文化发展的高校,其档案管理工作更应该在数字化建设中走在前列,不断向全方位和多元化服务转变,为提高社会公众认识和学校决策服务做出应有贡献。高校档案管理可以从物联网、人工智能(AI)、区块链、自动识别、可视化、虚拟场景等数字技术方面入手,选择合适的技术提升教学运行工作的效率和灵活性。通过内涵式发展对档案资源采用高新技术能提升高校数字化建设,运用数字资源整合方法可提高工作效率,控制时间成本,简化繁琐操作,从而发挥最大价值。[6]。

四、结术语

档案反映了国家和民族的文明建设,是社会赖以生存和发展的基础,各行各业应充分发挥信息载体功能,以延续档案文化的传承。档案作为主要资源,客观反映和记录着学校改革和进步的全过程,是衡量学校管理层次和教育质量的标准,新时代背景下,高校应该顺应内涵式发展的需要,抓住教育体系改革与数字技术转型的契机,推动档案事业高质量、高水平发挥,最终实现档案数字化管理。