学校教科研档案数字化管理研究

王彩荣 刘倩

教科研档案数字化管理是当下档案管理工作信息化、现代化不可或缺的核心动力，是实现档案管理服务功能的重要一环。在我国数字化经济社会建设全面开展的新形势下，将许多原来的纸质教科研资料转变为电子化文件，是当前教科研档案管理的新发展趋势。随着各种课件和手机应用软件的出现，学校档案管理部门应积极参与到教科研档案数字化管理的建设之中。学校教科研档案管理数字化程度的提高，对其管理制度、管理方法和如何开发利用也提出了更新的要求，因此，加强教科研档案数字化管理势在必行。

一、教科研档案的定义及分类

教科研档案，是指由学校教师在日常教育教学实验、教研、科研等活动中产生的，有一定保存价值的文本、图形和声音载体等资源。学校对教科研档案必须进行集中的统一管理，以保证其全面、正确、系统和安全，并且易于利用。其内容包括以下三个部分。

（一）教学实践档案

主要是指教师的公开课、汇报课、示范课的课件设计，德智体美劳“五育”并举中的教育技术、科技创新、教育成果，以及课堂教学实录过程中形成的文字、图表和声像载体等资料。

（二）科研课题档案

主要是指学校领导和教职工历年在承担的国家级、省级、市级、区级、校级教育科研课题的研究过程中形成的相关档案资料；已完成的教育科研课题总结、结业证书及论文等。

（三）科研工作档案

主要是指学校领导和教职工从事社会调查获得的科研情况等；参与各类学术会交流的论文、报道等；报刊刊登的教育研究学术活动状况的报道、述评等；学校和其他有关单位共同举办的学术会议开展情况等。

二、教科研档案数字化管理工作的流程

当代教育的蓬勃发展，要求教科研资料的存档工作必须做到技术规范。在科学研究的基础上实现制度化，这样才能保证教科研档案更好地为教育教学服务。按照《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）的要求，各级各类教育行政管理机关和学校均应针对教育科学研究档案的具体需求，建立具体的教育科学研究档案数字化管理工作流程，进一步加强教科研档案的管理。

（一）立卷归档

国家级、省级、市级、区级和校级的科研课题，获得省市级以上优秀课件设计和教育教学论文、随笔都要立卷存档。各级各类课题研究在结题两个月后，由学校教务处领导把全部与教科研项目有关的资料（建立文书、课题研究申报表、方案、实验研究报告或结题科研文章，或者调研材料等）立卷归档。优秀课件设计和教育教学论文、随笔在发表或获奖后，教师要将发表的刊物和获奖证书复印件、扫描件和电子版文件一起交到档案室立卷归档。

（二）装订成册

教科研资料应根据研究情况加以分类并装订成册，标题既可以引用原来教科研立项的课题名称，也可以采用规范的简称，案卷封皮书写要整齐，封皮的各项目名称填写要完整清楚，如课题主持人、立项时间、结题时间等，并编写好所在年度里的件号。优秀课件设计和教育教学论文、随笔发表的刊物或获奖证书，既要有纸质版，也要收集电子版和扫描件，做到纸质版和电子版同时编目，同时归档，即时实现数字化管理。

（三）分类存放

教科研档案要按照年代的件号顺序分类存放，存放目录要录入计算机数据库，方便电子查阅。上架时可以以年代为序，按时间顺序摆放整齐。

（四）保管期限

按照国家档案局印发的《机关文字材料归档范围和公文档案保管期限规定》的相关要求，国家、省、市级建立课题研究存档期限为永久，地区、县级建立课题研究存档期限为长期，校级课题研究存档年限为短期。

（五）查阅使用

如果因教学需要查询学校教科研档案，应当填写借阅记录。查检、寻找、利用档案的过程中，不准污损、折卷，不准在原来的档案资料或实物档案上划线、做记号或涂改。如借阅人需求档案副本，经请示有关人员同意后方可提供。

三、教科研档案资料数字化管理的重要作用

（一）学校档案管理工作的重要部分

作为学校档案管理工作的重要部分，教科研档案真实地记录了学校领导干部与教职工开展的教学研究、教材准备、撰写教案、讲课、课后答疑等工作环节，是新教师提高教育教学质量的生命源泉，也是学校提高教育教学质量的重要基石。所以，进行教科研资料数字化的收集与管理工作有着重要的现实意义。尤其是在当下，随着网络的广泛应用和普及，教师能够做到异地调档、异地学习、异地答疑，如教师能够在家里随时收听收看全国各地的名师讲的同一堂课，能够达到拓展思路、举一反三、事半功倍的效果。

（二）反映教师信息化教学水平

教科研档案的数字化程度，能够反映、了解和摸清当前教师利用信息化手段开展教育教学的水平状况，为学校管理水平和能力的提高提供了不可或缺的基本信息资源。在教科研档案数字化基础上建立起来的教科研档案数据库，是学校教育教学工作中的宝贵资源。

四、教科研档案资料数字化管理过程中易出现的问题

（一）对教科研档案数字化的管理力度不够

1.档案管理人员认识不足

隨着技术日新月异的发展，面对海量的信息，档案管理工作的数字化显得尤为重要。在档案管理工作中，如何实现数字化数据采集和处理，在哪些方面实现数字化管理，是每一位从事档案管理工作人员必须面对的重要问题。

2.领导重视程度不够

在实际工作中，不少人觉得档案管理只是简单的资料搜集、处理和归档，要用的东西能找出来即可。这种错误的观念造成了文件保管的数字化停滞不前。实际上，档案保管人员并不是将档案资料放在档案室的文件架上或档案箱内，编写上件号就完成任务了。此外，有些学校领导认为档案工作不需要创造性，搞好档案工作数字化管理需要财力支撑，不会对人才培养产生什么效益，所以对档案数字化管理工作投入少，重视程度不够。

3.未建立相应的奖惩制度

当下，虽然各级各类学校在提高基础教育质量上均建立了具体的目标责任制与奖惩举措，但不少学校对教科研档案的数字化管理工作并未建立相应的奖惩制度，更没有检查和指导，由此导致了档案管理部门无法对原有的纸质文档及时地实现数字化转换，无法有效接收新产生的教科研文档。所以，教科研文档数字化的数量与质量均无法得到有效提高。

（二）教科研档案数字化管理交接制度不够严谨

在实际工作中，每个年度末，档案管理人员要对学校一年来形成的教育教学档案和科研档案进行收集、分类和存档。最容易出错的环节是，相关人员在进行档案资料交接时没有履行交接登记手续。这样极易造成一些档案资料在交接时出现混乱和丢失现象，对后续工作造成不良影响。一方面，对上交教科研档案资料的本人造成了不便，材料上交后，再次使用时却无处查询；另一方面，也会造成档案库房的混乱，具体表现在档案管理人员对归档的意义理解不够，没有切实担负起档案管理工作者应尽的收集、整理、分类、归档的责任。

五、加强教科研档案数字化管理工作的策略

随着各行各业信息化程度的加强，计算机网络的迅速普及，加强教科研档案数字化管理迫在眉睫，应引起各级各类学校管理者的高度重视。具体可采用以下方式。

（一）加强对教科研档案数字化重要性的宣传

1.领导班子要高度重视

学校领导班子要加大对教科研工作文件数字化管理必要性的认识与了解，进一步增强档案管理领导小组负责人和教职工对教科研文件资料数字化管理工作意义的深刻理解；要加大对一线教科研工作人员的思想教育，使其更深刻地了解教科研文件资料数字化的重要意义，积极地采取实际行动，密切关注并保障教科研文件资料数字化管理工作的实施。

2.档案管理人员要加强宣传

档案管理人员既可以借助教育教学工作者查询资料的平台，现场推广教科研文件资料数字化管理带来的便利，也可以通过校内出版物发表教科研文件资料数字化管理工作的典型事例，宣传教科研文件资料数字化管理工作的意义与必要性。

（二）建立健全教科研档案资料数字化管理工作制度

1.建立健全教科研数字化档案管理工作网络

各学校在教科研档案数字化的交接时，要严格按照《档案法》中有关电子文档的交接管理与保管方式和数字化资料交接技术的相关要求，建设以传统管理方式为主，现代技术手段为辅的电子存档系统，确保教科研档案数字化的整体性、保密性和不可变动性，并建立健全教科研数字化档案管理工作网络。

2.及时进行教科研资料数据的普查补评

档案管理人员要应经常进行教科研资料数据的普查补评，及时更新教科研现状数据，并注意适时更新教科研资料数字化数据，以保证完整性和权威性，从而缩短教科研档案数字化周期。

3.充分发挥教科研档案电子化管理为学校管理与教育服务的功能

档案管理工作必须坚持做好“三同步”工作，即：教科研档案建立和教科研课题建立工作同步；教科研计划制定与教科研档案的接收、整理工作同步；教科研计划验收与教科研工作档案验收同步，从而实现了同步编目，共同存档，各入其库，内容完整无缺。

（三）利用现代高科技手段，进行教科研档案的数字化与综合动态管理系统

1.发挥计算机的检索能力

时代发展到今天，纸质档案仍然是档案家族的主要成员。要想做到检索迅速、准确，实现档案管理数字化，信息化和现代化需要付出大量的人力、物力。如何在档案管理系统中导入计算机检索软件，形成档案数据保存与检索系统，是实现档案数字化管理的重要一环。只有形成了各种计算机查阅目录，并发挥计算机的检索能力，才能真正达到档案管理各项工作的信息化和现代化。

2.适时更新

适时更新是保证学校教科研档案数字化生命力的关键保证。唯有做到適时更新，并进行数字化归档与动态管理，方可让学校教科研项目资料更好地为社会服务。

3.建立综合动态管理系统

一是建设教科研资料数据库系统，建立健全信息管理系统，实现学校教科研数据互动管理与资源共享的体系，从而方便各级各类学校教科研信息建设与档案管理，实现档案数字化信息资源的有效搜索、查阅与使用。

二是建设规范的数据发布系统和教科研资料数字化归档系统，并进行动态保管、准确收集新增的学校教科研项目信息，完善教科研资料信息系统。

三是多元化使用教科研档案数据，在确保数据安全的情况下，实现对信息技术数据最大程度地扩展与使用。同时，在时间合理、物力许可的前提下，对原有的教科研纸质文件实施扫描、拍照，以逐步完成数字化档案信息管理。

（四）及时做好教科研档案的鉴定工作

在做好教科研资料的认定工作中，一是注意做好小组鉴定汇总，不要由一人说了算；二是认定制度必须具备相应的法规性，以便提高认定程序的可靠性，减少档案价值认定的随意性。教科研档案价值的识别与评价，是优化教科研档案传播的前提性条件。教科研档案价值鉴定工作是一项政策性强、业务素质要求高的工作。在长期的教育教学过程中，会形成相当数量的教科研档案，有的经过一段时间的保存，就会失去查考和利用价值，要及时进行鉴定与销毁。教科研档案鉴定与销毁工作的总体原则是去粗取精、去伪存真，档案人员要对所鉴定的材料进行认真的考证和核查，以确保档案的真实性和可靠性。

（五）采取多种方式丰富教科研档案室藏

学校领导要高度重视教科研档案数字化工作，坚持依法治档，统一管理，任何人不准把教科研档案资料作为私人财产据为己有。学校领导要定期带头，主动地将在教科研活动中产生的文件资料按时上交档案室归档；同时，归档工作人员也要坚持做好有心人，随时关注资料收集，并检验存档材料是否全面、系统、正确，对出现的问题及时加以弥补。

（六）加强档案管理人员培训

首先，学校要在充分调动档案管理人员的主动性和积极性的基础上，认真做好档案管理人员业务技能训练工作，从根本上保证归档资料的全面、准确，杜绝档案在数字化管理过程中可能出现的错误。

其次，要做好档案管理人员的职业道德教育，使其拥有高尚的职业道德，做到有章可循，规范操作。

最后，努力提高对档案管理数字化的规范程度，保证对档案数字化的存取和调配工作的有效性，进而加快档案管理信息化发展进程，提升管理和利用档案的效率。

（七）编史修志，建校史馆，促进教科研档案的文化价值传播

编史修志、建校史馆，是功在当代、有益后人的千秋大业，而实现历史教科研资料保存数字化的目的，正是为了起到“资政、教化、存史”的功能，以推动社会文化的现代化建设，为国家经济社会建设作出应有的贡献。我校在建校50周年出版了校志，在建校60周年建成了校史馆，得到了许多到校参观的领导、社会人士的肯定和好评。在编史修志的过程中，我们充分发挥了离退休老同志的作用。离退休老同志有着丰富的工作经验，对学校教科研历史的了解较深，头脑中留存了很多有价值的教科研工作记忆。我们采取请老同志口述、年轻教师用多媒体进行创作的互助模式，既让老同志发挥了“老骥伏枥，志在千里”的余热，又让年轻教师在师傅的带领和指导下尽快成长起来。

综上所述，教科研档案数字化管理系统是加强学校工作不可或缺的重要环节，教科研档案是发展基础教育事业不能忽略的重要财富。所以，我们要及时转变对教科研档案数字化管理工作的被动局面，逐步形成全面、系统的教科研档案，为学校进一步提高教育教学质量、加快校园建设做好蓄势工作。

（责任编辑：赵昆伦）