新时期会展场馆的管理创新模式分析

夏芬

(上海航宇科普中心 上海 201100)

会展场馆是举办展会的重要场所，经营管理情况会对展会效果产生较大影响。随着大数据、5G等技术的高速发展，场馆方如何顺应时代发展，利用新技术赋能会展生态业引发热议。在现代化发展环境中，会展业对会展场馆提出了较高的要求，会展场馆经营管理是保证会展活动有序开展的基础，要对目前会展场馆经营管理中存在的问题进行了解，并积极探索新时期会展场馆管理创新模式，从而进一步提升场馆经营水平。

1 会展场馆的重要作用

1.1 会展场馆在城市发展中的作用

在城市发展中，会展业是产业领域的重要组成部分，其不仅使产业结构得到了优化，还为城市的发展及城市形象的提升起着积极的推动作用。在城市会展业发展的过程中，会展场馆的经营是重要的工作内容，会展场馆经营管理的好坏直接影响着会展活动的成效，同时关系着城市会展业的发展。上海航宇科普中心是上海市唯一一家从事航空航天科学普及教育的事业单位，上海作为国内一线城市，该单位的发展有助于向上海市民乃至全国人民普及航空航天知识。

1.2 会展场馆促进城市会展业的蓬勃发展

在会展活动举办前期，要对所举办会展的城市进行选择，并对城市的产业基础设施、行业市场规模、产业条件等进行前期调查，这是举办会展活动的先决基础。此外，举办会展活动的另一个重要条件，即会展场馆，要对会展场馆有准确的定位，场馆所处位置、场馆设施条件等都要考虑在内，只有对会展场馆有清晰的定位，才是会展活动有序顺利开展的前提；反之，则会影响会展活动的开展，同时影响城市会展业的发展。

1.3 会展场馆中的展览品牌有效带动城市品牌发展

城市中举办会展活动，会展场馆为其提供活动场地及配套服务，大型会展活动在城市的举办、一些知名展览品牌的加入，对城市品牌发展起着积极的推动作用，以知名品牌带动城市品牌发展。此外，根据展览业的惯例，会展场馆可以对品牌进行选择性展览，会展场馆对品牌的成长起着决定性作用。对于参展商而言，在选择品牌展览时，要考虑与场馆要求相符，因此会展场馆能够带动城市品牌发展，进而提高城市品牌的竞争力。

1.4 会展场馆数量增加促进会展业的市场化发展

城市中会展场馆数量的增加，提高了城市会展业的竞争力，促进城市会展业向着市场化和现代化的方向迈进。会展场馆的存在和发展无形中推动着会展业的市场化发展趋势，而会展场馆的市场化管理模式能够有效促进城市会展业的发展，同时与市场经济发展的需求保持一致。在市场化经营模式下，对于会展经营主体而言，其公平的竞争机会更多，未来发展的空间更广阔。

2 新时期会展场馆管理创新模式

2.1 精准定位会展场馆，全面打造安全场馆

新时期，全国各大场馆纷纷开启了新的管理模式，打造安全场馆。为应对疫情防控常态化，场馆应结合实际形成防控手册，从应急预案与要求、员工管理、防控措施等多方面入手，全面建立健全突发预案，用以指导新冠疫情期间及后疫情时代的安全管理。与此同时，场馆要对会场布置方案进行升级，推出多种符合新时期要求的优化设计服务，做好主办方的参谋，解决关于防控的后顾之忧。为构建安全场馆，上海航宇科普中心对单位员工、租户和外包人员进行全面摸排；加强新风系统的有序运行；写字楼落实各项防控措施，构筑抗击新冠疫情的最牢防线；专人对场馆持续开展卫生清洁和消毒工作，消毒杀菌无死角……

在疫情防控常态化下，为保障各项经营活动顺利开展，场馆要为外地办展客户汇总一份权威的会展“攻略”，包括当地疫情动态、隔离措施、定点酒店、入住提示等，以便为客人提供即时有效的服务，确保会展活动的顺利开展。通过采取行之有效的措施，全方位打造安全场馆。

2.2 创新模式驱动下的服务模式

针对会展业线下业务暂时停歇的状态，政府鼓励企业进行展会服务模式的创新活动。2020年3月，中央召开中央政治局常务委员会议，提出了“创新展会服务模式”的要求。2020年4月，商务部印发《商务部办公厅关于创新展会服务模式 培育展览业发展新动能有关工作的通知》，这些举措都释放出政府推进行业恢复和发展的决心与信心，会展场馆进行服务模式的创新完善是帮助会展场馆渡过难关的有效措施。会展场馆应高度重视创新驱动发展工作，紧紧围绕加快转型升级，全方位探索新形势下创新驱动新模式。

2.2.1 实现场馆资源的科学利用，形成管理驱动

对于会展场馆而言，下半年场馆档期紧张，场馆需要盘活空间资源的同时，平衡各类项目，满足各活动主办方的需求，保障大展品牌持续性的同时，减少展览面积、压缩档期，缩短搭建周期，为活动的举办争取更多时间。同类型、同题材的展览项目进行合并，既能保障项目顺利举行，对于主办方而言又更经济环保，降低了主办方的预算。针对特殊时期会展项目取消或延期，应积极主动地做好各项目对接，动态调整档期为客人提供最佳落地服务方案，并帮助客户消除心理阴影，真正做到危急时刻与客户携手共克时艰。在搭建方面，前置所有项目的交接时间做到落地就交接，后期马上跟进，以便更加充分地了解客户的需求、项目的意图、搭建的方案，在时间和空间上尽可能争取更多的修改机会。展览项目采用差异化进场，如预约进撤场时间、电子证件管理。划线和布电方面，尝试高低结合，在确保安全的情况下，“天上”“地下”同时作业，既节约大量的时间，又尽可能地将这部分时间让利给主办方。

2.2.2 拓宽场馆服务范围，形成设计驱动

新时期，常规化的场馆发展模式已不再适用，应该积极为场馆赋能升级，尝试全新的运营模式，进行展会服务模式的创新，对餐饮、物业、租赁等独立的综合体系服务项目进行创新。在保障食物出品全流程安全的前提下，应推出酒店蛋糕自提特惠活动，针对场馆外的本地消费者全面进行售卖，以最大化地方便周边消费者。随着场馆内写字楼及周边区域的复工复产，餐饮团队应推出早中晚餐预订及营养便当自提活动，实现餐饮服务同心型多元化发展，开拓服务不限于场馆内部，对外也要“走出去”打造垂直行业服务的概念。在为场馆其他服务的发展进行试水的同时，更为场馆拓展收益渠道，创新探索实现经营自救。

2.2.3 构建人才培养平台，形成文化驱动

新时期，为了会展场馆人才的不流失，持续市场化发展的过程中需要引进专业人才，在场馆内部继续做好人才的培养、使用，并健全专业培训与职业发展制度，采取吸引与培养人才并重的措施，不断丰富现有人才队伍，让企业更具市场竞争力。新时期，会展场馆应加大场馆专业人才队伍建设，积极制定“行政序列”和“专业序列”双通道发展制度，在选拔优秀专业管理人才的同时，拓宽核心专业技术人员的职业发展通道，构建专业人才培养平台，激发专业会展人才的积极性和创造力，为会展场馆的转型发展奠定基础。

2.3 积极重构新技术赋能会展生态

新时期，伴随着数字化技术的迅猛发展，在场馆经营管理中，要积极开展场馆服务数字化升级服务。在场馆管理中，要对各场馆区域内的硬件基础设施进行定期维护和升级，确保重大展览活动的有序和顺利开展，同时加强对核心功能区域的设备检查和维护工作。对内服务实现员工人脸识别签到、红外测温；对客服务实施酒店咖啡厅、商务中心升级改造，利用数字化技术和智能技术开启自助寻车服务、场馆导航服务的点位铺设等。强化场馆App公众号的功能，线上增设多维看场馆、预定场馆的相关服务。企业应成立场馆信息化专班，同步研究国内外最新场馆服务与经营方式，积极推进智慧化、数字化场馆的打造。上海航宇科普中心目前已打造网上虚拟展馆、藏品信息数字化管理系统、语音导览及视频导览，今后将运用更多数字化手段打造更高级别的“智慧博物馆”。

运用大数据、5G、新媒体等技术为会展业的发展赋能，为其注入发展的科技活力，会展场馆的数字化发展是会展业未来发展的趋势。新时期的会展场馆，必须积极、主动进行出击，创新思维，面对线下空间迅速缩减的困境，大胆开拓跨界领域合作，并积极借鉴线上业务发展模式高度整合植入会展业，将线下会展活动举办与线上营销结合，实施前向一体化战略与会展营销输出端强强联合，合力打造全新双线会展产品。

2.4 树立全新思维引领会展发展，提高场馆附加值

首先，进行思维的创新，增强科技驱动。新时期，会展场馆要主动出击，在实施场馆内部硬件改造升级的同时，积极推动场馆智能化、数字化建设。面对线下空间迅速缩减的困境，要积极改造和重塑传统经营管理思维，以数字化思维为发展导向，利用大数据技术、人工智能技术等实现产业生态的立体式和多维式布局。通过科学技术、信息技术为会展场馆的发展赋能，同时引领会展业的发展，创新会展新服务模式、新思想理念和新标准，为传统的会展产业带来新活力。上海航宇科普中心未来将着力建设网上临展系统、探索数字展厅，并通过互联网3D技术打造高度互动的3D虚拟现实场景，进行线上布展。

其次，树立结果思维，增强国际承载功能。新时期，场馆应围绕国家战略积极创新业务模式渠道、提供增值服务，紧跟国际市场动态和加强国外媒体、组织联系，以引进高能级活动为抓手，为国际交往中心的承载能力做足准备。

最后，树立靶向思维，实现跨界合作。会展场馆应积极开拓跨界领域合作，充分借鉴线上业务发展模式复制植入会展项目，突破传统会展的局限，全力打造全新数字化会展产品。与此同时，场馆应尝试与新科技领域的跨界平台进行业务合作接口精准对接，将双方优势直接转化为可营销、可增值、可盈利的创新产品和服务。

3 结语

综上所述，围绕抓创新就是抓发展，谋创新就是谋未来这个中心，现阶段各个行业都在积极进行技术创新、模式创新、业态创新、思想创新等，不断促进产业结构转型升级，从而激发经济的发展活力，为经济发展赋能。新时期的上海航宇科普中心将积极应对，转变传统思维，利用新技术、跨界融合来加速智慧场馆的建设，推进场馆管理、运营、经营的数字化，提高会展的技术含量和跨界能力，化危为机。同时，坚定信心、探索会展服务新模式，拓展会展服务新空间，让场馆的技术含量、知识含量、情感含量、交易能量、服务力量都得到全方位、多维度的提高。