国有企业档案管理工作创新措施

李敏

贵阳航发精密铸造有限公司 贵州 贵阳 550000

引言

在国企的发展经营中，传统的档案管理方式已然无法满足新形势背景下的发展需求，全方面强化国企档案管理工作方式、手段的创新，基于先进、科学、多样化的管理理念，对于档案管理流程、方法进行革新，如此方可更有效的提高国企档案管理效果，给国企日常各方面工作的顺利实施、国企改革发展的有效推进奠定可靠的基础。就目前而言，国企的档案管理工作实施期间受到各方面因素的干扰，导致档案管理效果不佳、档案资源的价值未能得到充分利用、档案管理工作无法做到合理衔接。深入探究新发展形势下的国企档案管理工作创新措施，已经成为国企档案管理人员的一项重要工作，对国有企业的改革发展具有重大的价值。

1 国有企业档案管理工作中的问题

1.1 未充分认识档案管理的重要性

企业的管理工作可以分为多种类型，包括人员管理、设备管理以及档案管理等，企业中大多数的管理工作是对人员以及设备进行管理，档案管理则主要是对大量的文字材料进行管理。经过详细的调查分析得知，目前存在一些国企对于档案管理这一工作不够重视，使得管理的质量、效率都相对较低。实际上，档案资料能够全方位体现出国企的发展历程，基于对档案资料的有效使用，能够在促进国企发展方面提供帮助。其一，国内大部分国企都在寻求改革和转型，而且在此期间会对生产力提出更高的要求，工作人员普遍把个人的精力与时间投放在生产活动方面，从而容易对档案管理过于忽视[1]；其二，企业在档案管理方面的认知有误，片面的以为档案管理只是形式层面的工作，此项工作不会给企业经济收益的提高起到作用，档案管理仅仅是单纯的对档案材料加以保管，在实施该项工作期间，只需保证材料安全、严密，未能正确意识到此项工作的重要作用与长远价值；其三，因为企业对于此项工作不太重视，使得档案管理部门在公司内部的地位不高，导致在平日进行工作时，许多工作都比较被动，工作实施的难度比较高，不能获得其他部门的协调互助与支持，长此以往，档案人员工作态度变得消极，而这也是档案管理工作不能切实发挥出自身作用的一项关键原因。

1.2 国有企业档案管理制度不完善

目前而言，国企制度建设正不断发展与完善，要求相应的档案管理工作更具科学性与规范性。不过，从实际工作出发，因未能对档案管理给予应有的重视，存在一些企业没有制定和企业自身发展形势相匹配的档案管理流程，也有一些企业虽然有专门制定档案管理制度，但是却无法基于国家政策的调整、企业发展的需要，及时对管理制度做出调整与改进。档案是国企中十分关键的一项资产，也是国企研发、生产、经营等活动之中核心的管理任务，若是未能制定与及时改进档案管理制度，便会使得档案管理工作欠缺系统、规范的工作流程，不利于档案的使用与保存。

1.3 档案的管理设备陈旧

在传统管理理念与模式下，档案的管理只需要放在柜子里存起来，再随便安排个人负责档案的保管与整理。而随着新时代的到来，现代化档案管理工作不仅要求投入一定的人力资源，而且也逐渐对管理设备提出更高的要求。但是实际中依旧是采取传统的档案管理方式，使用人工编制档案目录的形式，所配置的档案管理设备也比较落后，尽管有配置计算机设备，不过在硬件、软件方面明显较为落后[2]。档案管理的设备太过老旧，就会使得档案管理效率和效果不佳，负责档案管理的人员面临着较重的工作压力。而且，因为档案管理系统和公司内部其他方面的管理系统之间未进行适配，使得双方的信息数据无法及时、便利地进行传输与分享，此种情况不仅给管理文件的及时归档带来了影响，更会导致公司内部的档案得不到充分的使用。

1.4 档案管理人员素质低下，不能适应信息化管理工作需要

当前，国企档案管理人员的专业素养参差不齐，一方面是专业的档案管理人员较为稀缺，具备专业资质、高学历的档案管理人员严重缺乏，而主要负责档案管理工作的人员对于相关专业知识掌握不够充分，在日常管理过程中对于操作流程不够熟练，在工作中频繁发生各种问题，不利于档案管理工作的正常开展；另一方面则是档案管理人员结构设置不够合理。主要体现在年龄、知识、层次等结构上的安排不科学、不合理，未能受到专业性的业务与知识培训，无法满足现代化档案管理工作的需求。

2 国有企业档案管理工作的创新对策

2.1 完善管理理念和管理内容

对管理理念进行创新与革新对于实现档案管理工作的创新非常重要，而为了做到对管理理念的创新，其一，应当变更传统工作理念，在传统的思想观念下，有着重“藏”、轻“用”的问题，但随着企业的高速发展，一定要加强对档案资料的利用，档案管理部门必须要形成积极主动提供服务的思想观点，和其他不同部门间多展开沟通交流，主动向其他部门提供档案查询与阅览的服务，以此全方位提升档案信息的使用率。在实施档案管理工作中还应当与社会层面档案管理发展看齐，促进各项档案材料朝着知识化、技术化的层面发展；其二，应当对档案管理内容加以全方位革新，改变单一式的管理方式，对档案资料内容加以补全与完善[3]；其三，应当对档案资料加以适当整理与优化。国企经历长期的发展，所形成的档案数量庞大，一些档案信息并不完善，具有档案内容遗失、登记错误等问题，档案管理部门要和其他部门之间建立良好的协作关系，结合具体状况将档案资料全面充实，从而让档案资料可以有效满足归档、使用的需求。档案管理工作要想得到系统化、有序化实施，就必须要相关领导人员、工作人员对其投入足够的重视，确保档案管理部门在开展工作时能够得到其他部门的支持，同时也能为其他部门提供一定的服务。

2.2 健全档案管理相关制度

若想保证国企档案工作的高效实施，就应当全面归纳整理工作经验，集合时代发展需求做出创新，制定档案工作责任机制，根据有关法律规范和标准要求形成完善的档案管理制度。其一，档案管理制度所涵盖的内容必须要完整，要充分包括档案管理的基础工作与开发利用工作，制度的类型可按照实际工作需求划分出具体的管理规定、实施方案与细则等。其二，档案管理制度的制定需要贴合实际，应当结合过往档案管理经验，并寻求其他有关部门与工作人员的意见，不得闭门造车，以此提升档案管理制度的可行性与合理性[4]。其三，档案管理制度的调整必须要做到与时俱进，应当满足国家有关法律和政策的要求，要能够适应国企发展要求。只有如此，国企档案管理工作在当前的信息化发展形势下，方可具有更加完善的管理方式，把档案管理工作的作用充分体现出来。

2.3 及时更新档案的管理设备

随着信息技术的高速发展与日益完善，档案管理设备也要随之进行革新，只有如此方可满足新时代背景下的档案管理工作要求。档案管理设备主要包含了硬件与软件两大类型，而其中硬件设施又可分为档案存储设备、除湿器、空调系统、防磁音像柜、计算机、灭火装置等；软件系统则为计算机归档与检索系统、库房温湿度调节系统、自动消防系统等。例如计算机硬件装置，会伴随档案资料数量的增加，而需要替换计算机的硬盘大小，而且，计算机软件系统会伴随生产厂商的更新而持续更新换代，应当注重保障档案设备的先进性、时效性。其一，需要将档案内的重要设备，比如防潮、防火装置定期开展检查与维修，确保设备可以正常投入使用。制定健全的定期维护与设备淘汰制度，最大化减少由于设备问题而发生的档案遗失、受损等现象。其二，要对软件系统不断优化更新，在系统投入使用的前期阶段，需要交由生产公司确立前期维护、后期人员培训模式，保证档案管理有关的软件系统可以稳定运作[5]。其三，还需要制定设备与系统有关的应急预案，当档案设备与系统运作期间发生问题时，把损失控制在最低水平。

2.4 稳定开展档案信息化建设工作，增强档案数字资源安全管理能力

近年来，伴随大数据技术的日益发展成熟，传统的纸质档案管理方式已然无法满足信息化时代的发展需求。为了紧跟时代发展步伐，国有企业相继采取了电子化管理方式来进行档案资料的保管。尽管从客观层面分析，电子化档案管理方式不管是工作效率，抑或是工作质量上都获得了大幅提高，不过计算机系统极易受到外界因素的干扰，从而发生数据遗失等问题，因此就会严重威胁到国企档案管理效果。为更好地推进档案信息化建设事业，国企信息技术部门应与档案管理部门紧密配合建立网络安全和信息化工作的协调制度。

另外，还要为档案信息化工作提供合理的指导，确保档案信息化基础设施能够平稳、高效的运作。在此方面，管理人员需要对档案信息化相关的软件、硬件设施的适配性加以分析，保证信息技术能够在档案管理工作中得到合理运用。并且，管理人员也可采取制定档案数字资源安全保密防范机制等措施，提升网络安全监管预测以及信息维护水平。应当格外注意的是，管理人员必须要加强对数字化档案资料的备份处理，可基于安全监控的措施，对备份工作实施的全程加以监管，以此提高档案数字资源的安全性、完整性与保密性。

2.5 提升档案管理人员的素质

高素质档案管理人员可以为档案管理工作的有序开展提供强有力的支持作用，并且也是档案管理工作改革发展的核心动力。提高国企档案管理人员的素质，需要从以下两点入手：其一，引进人才，可以直接与高等院校建立合作关系，从专业对口的毕业生中选聘，或者也可从社会人力市场中招聘；其二，聘请行业专家在国企内部组织专业、系统的人才培训活动。对于刚入职的应届毕业生而言，尽管其学历水平高、掌握的专业知识较为全面，同时还对工作抱有较高的热情与积极性，不过因为工作经验不够充分，所以在日常工作中遇到一些问题无法灵活应对解决。而且档案管理工作并非只具有足够的专业知识就可取得理想的管理效果，同时还要熟知企业内部各部门工作的流程，而高校应届毕业生对此方面了解较少。对此，就要为高校应届毕业生制定专门的培训制度，让其可以尽快适应自身的工作岗位，将个人潜力充分发挥出来。同时，还需要组织面向企业内部全体档案管理人员的培训活动，让管理人员都能充分了解前沿的管理技术、理念与措施。特别是档案管理工作正处于信息化改革的重要关头，应当对管理工作流程、内容、模式实行全方位变革，对管理人员进行集体培训，使之及时转变管理思想、掌握新的管理理念、提高管理能力。

3 结束语

国企为了适应时代发展，在市场竞争中占据优势，就要加大档案管理力度，不断积累丰富的管理经验，学习先进的管理知识，使得自身的管理水平有效提升。并且，还要及时摒弃传统、落后的管理思想，充分发挥出主人翁的精神，以更加积极、主动的态度开展档案管理创新工作，创新管理方式，优化管理策略，制定健全的管理制度，真正发挥出档案资源的作用。