信息技术对企业档案管理的影响和对策

2023-02-22周宏

科学与信息化 2023年3期

周宏

北京城建八建设发展有限责任公司北京 102218

引言

改革开放以后，我们国家的发展和建设事业都得到了前所未有的发展，但同时也使我们的社会和环境更加复杂。为适应新的经济发展，我国的企业也进行了一系列的改革，但是，在实践中，由于档案工作的复杂性和涉及面的扩大，使得传统的档案工作方式不能满足于目前的工作需要。21世纪被称为“信息时代”，是因为现代信息技术的普及，它对各行各业都有很大的推动作用，所以对企业进行信息化管理是一个不可避免的趋势。

1 企业档案管理中应用现代信息技术的必要性

企业的快速发展，使企业的档案管理工作也得到了快速的发展，企业的档案管理工作已成为企业今后发展的必然趋势，同时，也是档案管理的现代化发展的必然趋势。与传统的档案管理方式相比，信息化技术在功能、优势和特点上都有明显的优势。企业档案管理信息化是现代社会发展的必然产物，也是信息化时代到来的征兆。在当前的各个领域，许多公司都把信息技术引入到了档案管理中，从而推动了企业的档案管理向信息化方向发展，并在不断的优化中推动着档案管理的发展。在信息快速流通和信息共享的今天，企业要实现信息共享，就必须转变传统的管理模式，从现实的角度出发，转变企业的管理方式。在企业的档案管理中应用信息化技术，保证了档案的实时传递。与传统的纸质传输方式相比，信息化传输能够节约时间、成本和人力，提高了文件的管理效率，保证了企业的文件传输的高效、及时和全过程。由此可以看出，企业在未来的发展过程中，要想对档案进行有效的管理，就要科学合理地应用现代信息技术，该项技术的应用能够很好地推动企业的发展，同时对于社会的进步来说也是至关重要的。

2 企业信息档案管理的优越性

2.1 提高商业生产率

随着信息化的发展，人们对海量的信息数据的需求越来越大。在运用信息化手段进行档案管理时，可以通过信息的帮助，迅速地从数据库中抽取数据和信息，并从中筛选出与之不符的信息。如此一来，既可以有效地提升企业的工作效率，又可以有效地防止疏漏。在信息化档案建设和管理中，将传统的纸质文件转化为数字文件，从而避免了手工操作所耗费的人力、物力，可以将所获得的资料进行存储，节省了很多的时间[1]。随着信息化程度的提高，企业可以迅速地找到需要的信息资料。所以，加强档案信息化管理，可以有效地提高工作效率，延长档案的使用年限，从而促进企业的工作效率。

2.2 方便档案储存管理

在企业的档案管理中，有些企业还采取了传统的管理方式，既要耗费大量的人力、物力，又不能提高工作效率。为有效地解决这一问题，企业在进行电子文档存储时，应充分运用信息化技术，以避免传统的文件管理方式存在的问题，迅速地找到需要的资料，并具有较大的存储空间，从而提高了对传统文件的存储要求。在信息化技术的影响下，档案储存管理工作会更加的快捷和方便，这对于企业的发展来说起到了积极的作用。

3 现代资讯科技在企业档案工作中的存在的问题

3.1 不完善的档案管理体制

许多企业的档案管理员都把现代资讯科技管理视为一种单纯的电脑收发资料，却没有意识到资讯科技的重要性。但由于我国的档案管理信息化建设起步较晚，在全国范围内开展的并不全面，一些企业的档案管理制度存在着严重的缺陷。为了在激烈的市场竞争中脱颖而出，企业需要从各个方面进行培训，以适应多元化发展的需要。要立足于企业的发展，建立完善的档案管理体制。企业应结合实际情况，制定合理的管理制度，制定相应的管理战略，并高度重视企业的档案管理信息化技术。同时，为企业未来的信息化建设做好相应的风险评价，以防止造成人力物力资源的浪费，造成不必要的经济损失。在企业的档案管理中，也存在着一定的风险，因此，应加强对档案管理的组织协调，加强人力物力资源的合理配置。此外，要实施奖励和惩罚，把现代档案管理的信息化手段应用到当前的档案管理工作中。因此企业在对档案进行管理时，首先要注重建立科学完善的管理体制，这样才能够保证后续工作的顺利进行。

3.2 信息技术水平低下

当前，一些企业的档案管理信息化技术还不完善，缺少实用价值，严重影响了档案管理的质量。目前，我国许多企业对档案信息化建设的关注不够，档案信息化建设的水平也相对较低。目前，企业仍主要依靠传统的纸质文件进行管理，使得馆藏工作更加困难，无法得到有效的保护[2]。与现代信息技术相比较，传统的档案管理方法还存在着较大的差距，因此，企业档案管理系统要适应现实，进行全方位的变革与创新。由于企业档案管理的信息化程度较低，直接影响到企业的经济效益，造成人力物力资源配置不合理，从而制约了企业的正常发展。因此，要不断地引入现代信息技术，开发与之相适应的档案管理技术，才能更好地进行档案管理。

3.3 需要提高工作人员的专业素质

在档案管理信息化建设的进程中，运用了现代信息化技术，对企业的档案管理工作提出了更高的要求。然而，当前许多企业的档案管理工作人员普遍存在着较低的职业素养，他们的工作能力虽强，但对于电脑的运用程度并不高，严重地制约了企业的信息化建设。所以在对档案进行管理时，有关企业也要注重提升工作人员的素养，这样才能够保证该项工作的开展具备有效性。

3.4 重视程度较低

企业要实现信息化，不但要得到国家的大力支持，还要得到政府的高度重视，这是一个很关键的环节，也是保证各方面都能达到预期效果的关键。但从目前企业对这项工作的关注程度来看，其现实问题有两个[3]：①目前一些企业虽然认识到信息化对档案管理有很大的帮助，但在实施过程中往往会流于形式，很多项目的效果并不尽如人意。由于企业自身的资源和人力等原因，使得这项工作难以在实践中得到精确的实施，这对档案管理的信息化建设十分不利。②部分企业因各自的经营状况不同，在实际工作中更多地依靠人力进行工作，而信息技术的建设相对于人才的培训来说，其重要性并未得到凸显。例如，一家公司的利润主要是用于公司的日常经营，而没有将其用于购买电脑设备等，再加上管理者的管理观念不够成熟，使公司的信息化工作难以有序、健康地进行。

4 企业档案管理中的现代信息技术应采取的措施

4.1 档案管理人员管理理念的更新

档案管理工作以档案管理为中心，必须更新管理理念，优化工作流程，使每个工作人员对档案管理工作有明确的认识，并在认识到信息技术的优势后，自觉地运用信息技术完成档案管理工作。档案管理主管必须运用新的思维方式进行档案管理，制定档案管理工作标准，完善档案管理体系，以保证档案管理工作的科学化和高效。最后在一种新的经营理念指导下，实现了高质量的发展[4]。思维是行为的先导，只有有了先进的观念，才能产生先进的管理方法和管理模式，这就要求档案管理人员要把新的观念自觉融入档案的工作中去。此外，其他部门的员工也必须意识到档案管理在企业整体发展中的重要作用，要把企业的档案管理工作提升到战略高度，把企业的信息化建设作为企业的中心，使企业的经营和发展理念更加牢固。

4.2 加强网络安全在企业档案管理中的应用

在某些关键产业中，档案管理信息化给企业的档案管理工作带来了很大的便利，但也存在着安全隐患。在利用信息技术进行档案管理的过程中，往往会出现各种信息泄漏、丢失等问题，给企业带来很大的影响。特别是企业的核心文件，一旦发生了安全问题，不仅会对企业的发展产生不利的影响，而且还会造成一定的经济损失。因此，在推进企业信息化建设的同时，必须采取科学的方法来提高网络管理水平，减少信息安全问题。针对这一问题，企业可以对网上浏览的电子文件设定一定的权限，或通过设置数字口令，从根本上强化安全管理。同时，还可以通过建立一个动态监控的电子文件安全风险识别系统，实现对整个文件的动态监控，识别出基本的信息安全隐患，对网络病毒进行预警，并对病毒进行自动攻击，防止其泄露相关信息。

4.3 立足于今后发展的企业档案管理与提高档案管理人才的综合素质

综观我国企业档案管理的信息化趋势，今后的发展具有一定的规律性。企业主管部门和主管部门的领导要加强协作，健全法律法规，要充分发挥社会力量、企业内部各方面的力量，指导企业档案工作的深入[5]。在企业档案管理中，它是企业与企业发展、企业各部门之间的沟通媒介，因此，要加强对档案管理人员的职业素质、管理能力和信息技术应用能力的培训，使其能够正确掌握工作流程，满足信息管理的发展要求。为此，一方面，要加强档案管理人才的培养，建立健全档案管理体系，以保证其素质与管理水平相适应；另一方面，可以通过建立信息交换机制，促进档案管理部门与其他部门的联系，保证档案信息的有效转换。通过这种方式，可以有效地提高档案的使用效率，方便档案管理员进行信息的管理。

4.4 提升各方重视程度

档案管理是公司正常运转的基础，在企业的日常经营中，它是一个很重要的环节。在信息技术飞速发展、应用日益普及的新形势下，企业必须树立正确的观念，积极引导各方面对信息化工作给予足够的关注，以保证这项工作的实施，并取得预期的成效，从而为企业档案管理工作的顺利进行提供支撑。首先，要明确企业信息化建设的重要意义，明确其对档案管理的正面作用，为今后建设目标的实现提供有力的支撑。这就要求企业管理者要不断地进行管理观念的革新，不断地接触到先进的管理思想，不断学习新的管理方式，并使档案管理和信息化技术相结合；在这一过程中，要充分发挥领导的主动性，各单位之间要相互协调配合，共同的努力，这样才能取得较好的效果。其次，要把握好国家和政府在信息化建设上的相关政策，充分运用相关的优惠政策，适时争取政府的扶持，使信息化工作真正落地生根。例如，某公司与某些技术单位、计算机供应商等进行了合作，采购了包括显示器、打印机等在内的整套计算机设备。