档案信息化建设的实践与思考

钟晓红

（绵阳三江医疗投资有限公司）

随着互联网技术发展以及企业管理制度化、流程化等规范化管理要求提高，传统的档案管理已不能适用档案管理的客观要求。传统档案管理面临多方面问题，一是查询检索方面，传统的纸质档案管理查阅手续繁杂复杂，查全率和查准率较低，查询速度慢、效率低，数据整合分析更是难以实现；二是档案保存方面，实体原件不易长期保存，纸质档案原件经过无数次查阅和复印，档案原件易模糊、遗失，难以永久保存[1]；三是档案管理方面，在档案管理制度难以充分约束的情况下，档案借出后未及时归还，造成档案资料的遗失，另频繁的借阅导致原件易损毁；四是管理成本方面，要管理庞大的纸质档案，要耗用大量人工，管理成本高；五是时效性方面，纸质档案收集归档周期相对较长，存在遗忘归档致档案收集归档不齐全的风险。基于上述情况，变革现有档案管理模式，进一步利用档案信息化建设，以高效率、高精度的信息化档案管理系统大部分取代、甚至完全取代传统人工档案管理刻不容缓，最终实现实体档案管理方式向电子档案管理方式转变，档案文件形态从纸质形态向电子档案管理形态转变，由注重档案的保存和管理向注重档案信息资源的开发和利用转变。因此有必要进一步研究档案信息化建设存在的问题及实现的路径。

一、档案信息化建设及其意义

目前，不同的学者对档案信息化建设的理解不同，综合来看主要分为两种观点。第一种观点认为档案信息化建设是通过网络技术收集、储存等方式建立档案信息库。许燕梅（2019）[2][3]认为档案信息化管理是利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成有序结构的档案信息库。李建芳（2021）[4][5]认为档案信息化是利用计算机技术、网络技术和数字化手段，以档案管理工作的关键要素为对象，实现档案数据的数字化，逐步实现实体档案向信息化档案的转移。刘星（2021）[6]认为档案信息化建立是从档案形成到档案管理再到档案全流程的档案管理信息系统。龙远琼（2021）[7]认为档案信息是利用信息化系统，及时收集、储存有关信息，并将信息进行及时归档。第二种观点认为建立系统的档案信息库是手段，利用信息库对档案进一步开发管理是目的。李翠艳（2021）[8]提出档案信息化是利用信息手段将纸质文档转化为电子文档，以数据形式安全储存与管理档案信息，从而实现档案管理质效全面提升，更加安全、高效地管理和利用电子档案。陈丽颖等（2021）[9]提出档案信息化包括两个层面，一是档案形态脱离实物载体，以数字化方式存在，通过网络、计算机进行传递、利用、加工等；二是利用信息技术对数字化和非数字化档案进行管理。周宇飞（2022年）[1]提出档案信息化是指档案管理与信息技术有机结合，通过运用互联网、大数据、云计算等对档案进行收集、处理、使用的过程，实现档案数据在线共享和数字化管理。

综上，本文认为要实现档案信息化建设，首先要利用信息技术收集、归整档案，其次实现信息化档案的无纸化查询、保存等，最终实现静态档案管理到动态档案管理的转变，让档案在涉及部门、涉及人员之间无障碍流转。通过档案信息化建设，能提高档案管理效率、实现即时共享功能。一是档案管理专业性强，数量大，在传统模式下档案查阅工作主要通过人工查阅，耗时耗力，档案数字化后，通过计算机搜索引擎能够快速查阅到某一存档材料的储存位置及具体内容，节约查档时间，可以实现高效率的信息化档案系统代替效率低下的人工档案管理，以提升档案管理工作的整体水平；二是通过档案信息化管理可以实现档案数字化转换、即时共享功能，实现档案数据采集、整理、查阅、传输的一体化操作；三是积极推进档案信息化建设，将现代信息技术全面应用到档案工作中，能更大程度地满足利用者需求，提升档案工作效率和质量，从而推动档案事业发展战略转型。

图1 档案信息化建设路径图

二、档案信息化面临的主要问题

（一）现有管理制度与档案信息化建设不配套

档案管理制度过于陈旧、僵化，未能及时随着互联网技术的更新进行更新管理，缺乏技术应用相关内容，指导性不强。同时缺少完整妥善的档案管理机制方案，且在档案管理制度的拟定方面存在随意性与随机性，另外，制度体系未纳入各部门紧密配合职责，由此导致管理档案的人员机械式管理，业务部门档案管理完全依靠档案管理人员，最终导致信息化档案管理成为机械式管理，且内部约束性弱，管理规则可左可右，不利于档案信息化建设。

（二）专业档案管理人才缺乏

目前档案管理人员非专业管理人员占比偏高，缺少必要专业知识和定期业务培训，而档案信息化管理需要计算机和档案管理同时具备的跨界人才，是专业性强、技术要求高、涉及范围广的人才。当前，档案管理工作仍处信息化转型的初级阶段，档案管理的主力军仍是传统理念的工作人员，而信息化更侧重于对档案信息的分析研判和挖掘使用，档案管理工作人员除需要具备档案管理基础知识以外，还需熟练掌握和应用网络信息处理能力。

（三）档案信息化建设的重要性认识不足

目前，主要责任人缺乏对当下互联网环境的认识，不具备互联网思维，对档案管理停留在早期阶段，忽视了档案信息化管理对发展的重要作用，由此导致档案信息化建设工作停滞。

（四）安全性难以保障

一是档案包含大量机密及隐私信息，档案信息化建设若难以配套安全管理措施，则易导致档案泄密的风险。二是档案管理人员流动性较大，档案管理交接过程中可能导致档案信息外泄和交接不到位等情况，甚至出现档案在交接过程中遗失、遗漏。三是档案数字化过程中的信息准确性、清晰度等十分关键，但易受到人为因素或者技术转化水平的影响。

三、实现档案信息化建设的路径

本文模拟图书馆检索功能，参照京东自建物流自动化查询模式，构建档案管理“一张网”，具体管理路径如下图。

（一）集合环节

搭建流程管控系统，建立统一的档案管理标准，对不同类别档案进行分类归档，分为工程项目档案、会计档案、文书档案、人事档案、干部档案、合同档案、政府文件等类别，所有档案的形成均通过流程管控系统，系统按照单位类别自动将形成的档案按上述类别进行归类。另针对纸质档案，由业务单位直接交接档案管理单位。

（二）数字化环节

一是档案管理单位对自动归入的电子档案目录转各业务单位核实完整性、准确性；二是将全部档案录入数字化系统，系统识别全部档案内容文字，以单个文字存入系统，文字关联档案文件，系统同时可以词组、词句进行管理、搜索；三是整合电子档案和纸质档案，进行统一分类编码、分类，通过扫描、整理形成整套档案。

（三）开发管理

一是提取文件标题和关键字作为文件名，为后期一次检索提供参考；二是单个文字、词组、语句关联电子档案，为二次文字、词组、语句检索提供参考；三是将声像档案、视频档案等转化为可供计算机、用户使用、处理和分析的文本，并加强文本与声像、视频资料的比对和分类；四是所有检索关联实体档案存放具体位置。

（四）档案检索

档案查询可全部档案信息化库实现，进行无人管理，自主操作机器处理。档案查询需求产生，查询单位完成内部审批形成档案查询二维码，查询二维码启动档案查询机器系统，系统关键字搜索，可一次搜索成功找到文件；单词、词组二次搜索，通过二次搜索成功找到文件；文件直接打印并到传输带盖专用章，传送至外部使用人员。

四、结论及政策启示

本文模拟图书馆检索功能，参照京东自建物流自动化查询模式，研究了档案信息化建设具体路径，通过档案信息化建设，形成对档案收集、整理、归档、查档、传输的全链条控制，提升了整个管理的自动化程度，提高了档案管理效率，同时实现了档案信息与档案管理的信息关联，实现了信息共享，有效减少对实体档案的查阅，有利于档案原件的保存的同时满足了档案查询需求[10]。但是信息化建设对档案信息化保密性、系统安全性提出了更高要求，后期还需进一步研究在档案信息化建设过程中对信息安全体系建设、管理人员素质培训、管理制度制定等综合管理体系的约束。