探讨新时期下如何做好国企档案管理工作

陕西有色冶金矿业集团有限公司 徐新莉

在国有企业内档案管理是一项非常重要的工作内容，直接影响着企业的生产、科技经营和管理的整体效率[1]。档案管理具有一定的专业性，不仅能维护企业的经济效益最重要的是维护了企业的权益，将企业的发展真实地还原出来。随着时代的进步与发展，我国的经济发展已经进入了更高的领域，许多国有企业也正在不断地创新和发展，档案管理部门人员要及时的转变工作理念，对档案管理的模式进行创新，探索符合新时代的全新方式，以此来适应管理体制。档案管理工作人员一定要立足于新时期的发展，向更广阔的空间进行拓展，为提升企业的可持续发展提供充足的支持。

一、国企档案管理工作的重要性分析

档案管理作为重要的文件管理方式，科学有效的档案管理方式不仅能减少档案管理耗费的时间，最重要的是还能减轻工作人员的精神负担[2]。在企业的档案管理工作当中，虽然记录着历史资料信息，但同样档案管理也详细的记录着企业的发展重点，为企业的未来发展提供充足的动力[3]。在改革的新时期，许多大型国有企业已经实现了多元化的发展，在改革的新时期，集团公司与所属公司的子公司形成了比较完整的资产纽带，在这种新形势下档案管理的行政作用逐渐被弱化。

企业档案信息资料是否完整，直接影响着企业的管理生产以及运营方面的基本信息，详细的记录着企业的发展变化过程。在新时期企业的档案管理不仅包含着传统的纸质档案，还存有音频录像等多种形式。在企业的发展过程中，形成管理档案的作用非常重要，直接影响着企业未来的行政决策和管理决策，并为其提供重要的依据，展现出行政管理的可操作性和科学性；会计档案包含着国有企业生产经营的文书内容，这也为企业降低了财务风险，实现企业经济的稳定增长；在企业的文化档案管理中，档案管理的意义是为了鼓舞人们的精神，凝聚企业的力量，逐渐提升企业的核心竞争力，坚持以人为本使人们更加团结的参与到企业工作当中[4]；在企业的法律档案管理中，档案的存储也为企业在法庭上提供充足的依据，降低法律风险。无论如何只有做好企业的档案管理，才能真正的推动国有企业的进步，为进一步促进健康发展提供充足的支持。

二、新时期国有企业档案管理工作存在的问题

（一）企业重视力度不够

现阶段大部分国有企业都没有意识到档案管理的重要性，认为档案管理可有可无，甚至认为档案管理有专门人员管理与自己无关。另外，国有企业档案管理的环境比较差，薪资水平和保障制度不够全面，无法满足管理人员的基本需求，这些都会成为影响国有企业档案管理工作效率的因素，使管理人员不愿积极工作，存在较强的惰性。

（二）档案管理制度不够完整

现阶段，大部分的国有企业都不具备完整的档案管理制度，这主要原因是在档案管理工作时间比较短，缺少明确的管理准则，使档案管理工作的开展不够顺畅，顺序混乱缺少条例。在科学技术和信息技术的不断发展背景下，将信息技术融入到了档案管理中，使两者充分的融合，但是信息技术并没有实现完全普及。传统的档案管理多半靠人工来完成，这就意味着不确定的因素比较多，不仅会造成管理效率下降，还会浪费大量的人力资源，更容易出现错误。比如在国有企业中旧档案页码缺失或者卷宗不完整，资料分类错误等问题都会影响管理效率。

（三）档案管理人员的综合素质较低

现阶段，普遍存在着国有企业档案管理人员素质低的问题，档案管理本身就是非常复杂的一项工作，管理人员要及时地做好档案的归档和整合。档案管理出现错误的几率更大，再加上管理人员的调动比较大，使培训工作无法统一进行，一些新入职的工作人员对档案管理流程不清晰。另外，国有企业的工作人员对于档案管理的认识不够充分，缺少对重要档案的保护，造成档案损坏影响企业的发展。

三、在新时期如何做好国有企业的档案管理

（一）提升对国有企业档案管理工作的重视力度

目前管理制度不完善这一问题，已经成为了影响国有企业稳定发展的主要原因。国有企业应充分的重视起档案管理工作，打造全新的档案管理平台，制定合理的管理计划，形成良好的制约效果。在新时期档案管理已经出台了相关的法律，国有企业人员应大力宣传提升法律的知名度，让员工在思想上进行改变，加深对档案管理工作的重视力度。与此同时企业也要完善薪资待遇，满足员工的精神需求和生活需求，打造良好的工作空间，为进一步提升国有企业的档案管理的效率提供重要的支持。国有企业应深刻地意识到档案管理对自身经营产生的积极作用，国有企业的档案详细的记录着企业的一切活动，具有非常重要的参考价值。因此国有企业的领导人员一定要充分重视起来，加深对档案管理工作的认知，提升对档案管理部门的资金投入，明确要求工作人员应认真的执行相关制度，将档案管理落实到每位员工身上，并且要求人员之间互相配合沟通，积极地应对国有企业的档案管理，使档案管理的效率得到进步，才能真正地发挥档案存在的价值。

（二）建立完整的档案管理机制

国有企业在开展档案管理工作之前，需要不断地完善档案管理机制，提升档案管理的防范制和保密机制，才能保证国有企业的档案管理工作的私密性，进而有效地推动企业经营生产活动的顺利开展。为了保护企业的档案管理机密，企业要建立比较完整的查阅登记制度，随后要求有关部门在资金上给予一定的扶持，保障企业的生产经营活动能够顺利地进行下去[5]。国有企业需要大胆的创新管理方式，也可以向知名国有企业学习借鉴成功经验，创新管理模式适当地开放档案的使用和管理，构建完整且有效的监督体系，将现有的管理模式、流程和方法结合起来，避免因信息不完整而影响各个部门之间的沟通，打造科学化、规范化的档案管理流程，使档案管理的整体水平都能得到提升。保障各个部门之间拥有完整的管理系统，使各个阶层人员在落实任务的时候有法可依、有迹可循。一方面国有企业需尽可能的完善基础建设制度，改变传统的档案管理工作的环境，另外也要积极地引入先进的信息技术设备，确保档案管理工作能跟上时代发展的脚步，坚持与时俱进的理念，为国有企业创造更多的财富和价值。

（三）提升管理人员的综合素质能力

为了更好地促进国有企业的档案管理工作的落实，更应该提升档案管理人员的综合素质能力，做好人员的培训与管理，才能有效地调动工作人员的积极性。国有企业应重视对人才的培训与监督，制定趣味培训活动调动员工的工作积极性，重点培训刚刚入职的新员工，并安排工作经验比较丰富的人员进行培训，不断地丰富自身的工作经验，也要制定良好的培训计划，实现理论与实践的共同进步。同时在国有企业的内部要定期的进行档案管理知识竞赛或者专业知识考核活动，使管理人员自身能力得到保障，强化档案管理人员对专业知识的认识，对专业人员进行专业技能的培训，进而有效地调动工作人员的积极性。档案管理工作内容比较复杂且程序枯燥，这就要求档案管理人员具备更高的素养，企业也要不断地强化人员的管理意识，养成良好的管理计划，加强工作人员的自身素质。

此外，也要公平公正的对待国有企业的生产经营和档案管理人员，这样才能更好地维护人才，避免人才流失的问题，提升工作岗位人员的工作稳定性。人员流失将会影响档案管理交接的效率和企业的正常运转。由此可见档案管理的人员培训又多么重要。国有企业也应该与高校进行合作，建立友好合作关系为人才提供良好的学习空间，增长档案管理的经验，同时为档案管理提供专业的监督工作人员，强化人员的职业道德水平和专业技术能力，只有经过层层筛选之后才能进入企业，为国有企业积极地贡献自身的力量。

（四）发挥档案管理的功能

为了更好地提升档案管理的时效性，应不断地优化档案管理的效率，企业的档案管理人员要及时的满足企业的档案需求，有静态化向动态化方向转变，发挥档案管理的重要作用，促进国有企业的健康发展。当国有企业实现了自动化办公模式以后，档案管理部门可以直接从前台转向后台运行，提升了工作效率，避免了时间上的浪费，也减轻了工作人员工作负担。将信息化档案管理模式实现全方位、全时域的分享，进而有效地提升档案管理的运用效率。档案管理工作可以完全的依托网络信息方式，强化基础的档案档案设备，发挥信息网络的优势，实现档案的管理设施建设的可持续发展。在实现办公自动化形式以后，创造更多的档案管理形式。同时还要根据实际情况去指定档案接收整理制度，对传统的档案管理模式进行调整，不断地强化自身的主动意识，创新档案管理的方式方法，积极地更新和存档。将传统的纸质档案与信息化档案进行融合，及时地做好档案归档也可以收集一些与企业发展有关的信息，拓展信息范。

（五）创新国有企业档案管理的方法

国有企业如果想要实现信息的接受与收集，就应该有效的改变传统的档案管理交接方式，利用信息化的技术进行档案管理工作的交接，确保档案管理工作更加完整及时。首先国有企业需要做好管理方式的升级与创新，内外优化全面改革，及时的收集与企业发展相关的图片和信息，对重要的文件进行备份处理，避免突发事件对企业带来的负面影响。同时还应该积极地创造高效的管理方式，利用网络保护提升档案管理的效率[6]。比如应用防火墙来保证信息文件的安全，实现资源贡献。另外，还要对传统的被动服务进行调整，发挥以人为本的理念，在了解到档案时用的特殊性之后，将索取变成推送。不定期地向需要人员进行资源推送，精准的满足人员的需求，让使用人员在第一时间了解最新的信息内容，提升档案信息内容的真实性。紧跟时代发展的脚步，而不是只能提供阅读服务，将信息进行有效的整合与处理，满足使用人员的全部信息需求。

（六）加大对国有企业的档案管理资金投入

档案管理设备质量的好坏直接影响着整体工作的效率和成效，做好档案管理工作的革新，逐渐优化档案管理工作形式，管理人员应定期进行设备的检查和保养。同时优化档案管理室的环境，避免潮湿腐烂现象对档案造成破坏，优化环境质量创造良好的管理空间，从根本上保障档案文件的安全性。与此同时实现档案管理的信息化，积极地创造安全有效的空间，从根本上提升档案管理效率和质量的进步。相关部门一定要做好资和政策的支持，配备充足的设备和高性能的计算机，优化通讯技术设备设施，打造完整的档案管理部门，使管理工作得到细化[7]。科学的进行统筹规划，优化档案的储存方式。比如国有企业的档案管理储存方式和格式都有统一的标准，对国有企业的管理进行科学的统筹。其次应充分的借助现代化的信息技术和互联网技术，通过刻录光盘和网络宣传硬盘的方式，对信息进行永久的保存，进而有效地提升档案管理的完整性。其次实现信息化档案管理，也应该创造不同的档案类型，实现档案的分类与完善，细分行政人员、业务人员的划分。这样更方便企业进行管理，逐渐优化信息管理效率，定期检查档案是否完整规范，将档案进行及时归档，反复检查档案是否满足企业发展的需求，制定信息化的管理模式，避免在使用阶段出现问题。

（七）促进档案管理一体化服务

现代化的管理手段和服务模式，需要搭建完整的管理模式，树立良好的一体化管理意识，将一体化的实质发挥出来，充分的集合现代化的管理制度和模式，做好企业的档案管理控制，进而有效地提升档案管理流程的合理化[8]。企业的档案管理是实现经济发展的重要途径，也占据着企业发展的关键地位，为了更好地发挥档案管理的效率，更应该不断地提升档案管理的工作意识，融入一体化的管理方式。要求企业的工作人员加强档案管理的工作意识，在档案资料的流转过程当中，做好对不同文本的保存与上缴，要求档案管理工作人员定期对指导文书进行处理，提升文书的归档范围，进而有效地促进档案管理一体化服务。通过对业务的流通，为企业的档案管理提供超前服务，进而满足企业发展的需求。

四、结束语

国有企业作为国家重要发展的经济动力，档案详细的记录着企业的生产经营活动内容，也详细地记录着企业的生产经营信息。档案管理作为国有企业的重要工作内容，直接影响着企业的决策和信息的交流与转换。在改革发展的新时期，档案管理工作一定要创新形式，实现信息化管理模式，做好信息化网络化为一体的融合。企业管理部门一定要深刻的重视起来，在常规管理工作的基础之上，积极地创新信息化和网络化的建设，做好电子档案管理，才能真正的满足国有企业的进一步发展。在经济全球一体化的影响之下，国有企业的竞争变得更加激烈，国有企业在追求经济效益和社会效益的同时，不仅要重视档案管理，还应该深刻地意识到企业生产经营的情况，重视档案管理问题的处理，构建完整的管理体系。对传统的管理手段进行创新，为实现企业的健康发展创造良好的空间，才能在新环境下化挑战为机遇，创造更合理有效的档案管理模式，实现国有企业竞争力的提升。