论事业单位档案管理工作的探究

王卫华 昌黎县人力资源和社会保障局

长期以来，在事业单位中档案管理部门一直充当着“幕后英雄”的角色，为本单位的各项日常管理工作和领导决策提供了详实的信息资料，在事业单位的管理运行中发挥着重要作用。但由于档案管理部门并不直接参与本单位的对外业务工作，也无法带来显著的业绩，因而在很多时候并不被本单位领导所重视，甚至将档案管理视为“养老岗位”“闲职闲差”。相关的投入比较少，也造成了档案管理中的种种问题。思想保守、设备陈旧、方式老套等都是当前事业单位档案管理工作中存在的问题。对此，笔者认为应从改进设备、建立信息化科技平台、提升专职档案管理人员水平等方面入手，对过去的档案管理工作进行改进。同时做好相关的保密性措施和监督防控措施，切实提高事业单位档案管理工作水平，为事业单位各项业务工作的高效运行和未来长远发展提供有力的档案信息支撑。

一、新形势下事业单位档案管理工作存在的问题与不足

(一)档案管理思想保守

事业单位档案管理涉及大量的本单位各项工作的历史资料，其管理工作其实并不轻松。但由于对事业单位档案管理的工作量和复杂性认识不足，认为档案管理无非就是看管资料，不需要什么技术和管理创新，也没有什么业绩要求，因而在管理思想上和管理方式上都显得比较保守。档案管理思想保守主要体现在以下方面：一是用人保守。很多事业单位管理者将档案管理工作视为“养老岗位”“闲职闲差”。往往将本单位中快要退休的“老人”或是其他闲置人员安排到岗。而这些人员并不具备档案管理的专业素质，因而很难搞好档案管理和推进工作创新，使得档案管理只能长期的因循守旧、止步不前。二是制度保守。对于档案管理仅限于对档案的保管和调取，认为只要保证档案不丢失、不缺损就算是完成任务了，没有能够充分发挥档案在本单位管理决策中的指导和参考作用。三是投入保守。缺少对档案管理中各种新技术、新设备、新方法的应用，档案管理方式和方法非常落后。

(二)管理的硬件设备陈旧

事业单位对于档案管理普遍都存在资金投入不足的情况。很多设备设施使用多年没有更换，往往都是不断修补、反复使用。而且在档案信息技术快速发展的时代，档案管理方面的技术和设备早已更新。但很多事业单位却由于采购资金不到位，迟迟未能对档案管理的设备设施进行更新换代，以至于档案管理设备设施十分陈旧、技术也比较落后，限制了档案管理工作效率和服务水平的提高。

(三)档案管理方式落后

信息化建设是事业单位未来档案管理发展的基本趋势。虽然很多事业单位领导层也意识到了这个问题，但并未引起足够重视，也未真正将档案信息化工作提上日程，没有在档案信息化建设方面投入更多的资金和人员。由于资金不足、技术和专业人员不足等原因，档案管理的信息化建设推进十分缓慢，档案管理方式落后，严重滞后于社会发展，也给本单位其他业务工作的开展带来了一定的影响。在与日俱增的档案管理工作量面前，不仅人员的工作压力越来越大，而且效率逐渐下降。使得档案管理在归档、查询、调阅以及更改等常规工作中出现诸多不便；而且也在很大程度上影响了档案信息流通的顺畅性，影响了本单位的工作效率。

二、事业单位档案管理的创新举措

(一)改进换新档案管理设备

专业化的档案管理设备设施是档案管理的基础，保证了档案妥善、安全和规整有序地存放，保证了档案的正常调取使用。常见的档案管理设备设施主要有：档案库房中的温度、湿度调节与检测设备。如空调、除湿器等；防火、防盗等安全设备，如灭火器、防盗门、窗；采光与照明设备，如白炽灯、声控开关等；档案保护与修复设备，如高速扫描仪、缩微拍照设备、字迹显示仪、档案修裱机等。日常工作中应加强对档案管理库房及设备的检查维护，及时对损坏的管理设备进行维修；对于没有维修价值或是早已落后淘汰的设备，应投入资金及时对其进行改进和换新。

(二)推进档案管理信息化，建立信息化科技平台

信息技术以其在信息传输方面的高效性、信息表达方式的多样性以及信息保存方面的安全性等优势，在各行各业中得到广泛应用。对社会经济发展起到了巨大的推动作用。对于事业单位的档案管理来说，信息化也是未来发展的趋势，是档案管理创新未来的方向。事业单位应在档案管理的信息化方面加大投资，根据本单位档案管理的具体情况，引进和使用相关的信息化设备，搭建起适应本单位业务工作的信息化科技平台。所有的档案资料，包括人力资源档案、财务档案、会议纪要等档案信息，除了保留其原有的纸质版本外，均可以采用信息技术建立电子版的档案信息。然后利用计算机和网络通信技术，则可实现对各类电子档案的整理、分类、编辑和网络传输，实现了信息的网络共享和高效传输。极大地提高了档案管理和使用的效率，丰富了档案管理的技术手段。无论是影音资料、电子文档，还是各类图片、图表等各种类型的电子档案，均可以在很短的时间内，通过网络高效传输给指定的用户。从而使这些信息资料可以更好地服务于本单位的业务工作，更好地服务于社会群众。建立以档案信息为基础的信息化科技平台可分为两个环节：(1)建立以档案管理为基础的电子信息库。将工作中所产生的各种海量的档案信息资料，以电子文档或是多媒体的形式存入计算机硬盘。然后对其进行汇总、整理。(2)建立关于档案电子信息库的共享平台。将本单位档案管理部门和其它所需单位的计算机纳入电子信息库的共享平台，并通过网络进行连接。网络平台上的本单位用户和社会用户可通过网络和客户端按照一定的客户权限访问平台，并从平台查阅和下载所需的档案资料。

(三)提升专职档案管理人员的业务水平

首先，领导应加强对档案管理工作的重视，选派得力人员专职从事本单位的档案管理工作。必要时，可面向社会和高校招聘档案或是信息技术专业的高端人才，以充实档案管理人才队伍，提高本单位档案管理人员综合素质。定期组织档案管理人员进行学习和深造，一是学习本单位档案管理的各项规章制度，学习和熟练本单位档案相关软件的操作；二是学习档案管理行业的新知识、新技术，不断更新和丰富档案管理知识理论；三是学习计算机和档案管理信息化方面的知识，熟练操作计算机和相关的档案管理软件，不断提高自身的业务水平。学习方式上可组织本单位档案管理人员自学；聘请档案管理方面的专家到单位对工作进行指导和培训；组织档案管理人员到高校或是专业的培训机构进行学习。通过教育培训全面提高本单位档案管理人员的综合素质能力，以便更好地适应事业单位档案管理以及档案信息化发展的要求，通过信息技术的应用来提升档案管理的实际效果。此外，还要不断提高事业单位档案管理人员的服务意识，通过完善档案管理制度和引进相关的绩效考核机制，提高档案管理人员主动服务的意识，充分发挥他们的主观能动性，使之将档案管理与本单位日常的业务工作密切联系起来，有效发挥档案管理在各项业务工作中的参考和指导作用。

三、事业单位档案管理的保密性措施

事业单位在日常工作中所形成的档案中有很多不宜对外公开的信息内容，有的甚至涉及党和国家安全或是重大利益。因此，我国颁布了《保密法》《档案法》等一系列的法律法规，对档案的保密与公开进行了限制。其中《档案法》规定了某些不宜对外公开和需要采取保密措施的档案信息；《保密法》将档案分为不同的保密等级，而且保密期限也是不一样的。这就要求档案管理人员针对不同情况采取不同的保密管理措施。

(一)健全档案保密和利用的规章制度

档案管理部门要严格按照国家对于不同密级档案保密管理的法律法规以及本单位档案管理制度进行档案保密管理。严格遵守保密纪律，杜绝保密档案丢失、泄密。工作人员不得利用工作之便，以任何方式向外传播查档单位及被查对象、内容；不得擅自为他人查阅或是私自摘录保密范围之内的档案。严格执行机密档案的借阅、查阅规定，同时认真核对查阅人的身份和证件信息，确认其查阅权限，不得查阅超过其权限和保密级别的档案资料。做好对档案资料的检查和清点，确认保密档案是否安全保存；同时检查确认保密档案的保密期限，及时调整档案的保密密级。通过建立密期划定制度、调密通知单制度和涉密档案接收标准制度，推进涉密档案调密工作的制度化、规范化。通过法制化保证档案保密工作各项规章制度的落实。对于因玩忽职守、利益输送等原因导致档案丢失和内容泄露的，则应视情节轻重严肃追究违法违纪人员的行政、法律责任。

(二)提高档案管理人员的保密意识

档案保密是档案管理工作者应具备的基本的职业操守，其特殊的身份和职权，使他们对档案信息的保护负有比一般工作人员更为重大的责任。档案管理工作者应当清楚自己所担负的保密责任，严于律已，时刻牢记使命，做好档案保密工作。定期组织档案管理人员学习《保密法》《档案法》等法律法规，学习本单位关于档案保密的制度规定，不断增强他们的档案保密意识，熟悉档案保密法律法规。以国家法律法规和本单位的制度规定严格约束自己的行为。

(三)档案保密的技术措施

国家对于档案库房的设立和内部设置都有着严格的规定，其目的就是保证档案，特别是涉密档案的信息安全。从档案保密的角度来看，档案库房最好设置在办公楼中间或是较高的楼层。并且库房要单独设置，与办公室、阅览室等分开，设置专门的防盗门窗。档案库应集中布置、自成一区，平面局部应简洁紧凑。档案库区入口处应设置专用的封闭走廊或缓冲间。档案库房应根据不同的档案类型或是不同的保密级别设置不同分区。比如，纸质档案、影音档案、实物档案、图书档案等，都应设置不同的分区。档案库房应设置专门的门禁系统，包括电控密码锁、门禁控制器、指纹一体机等。对具有不同身份和权限的人员进行限制，以防止档案丢失、泄密。

四、事业单位档案管理的监督防控措施

档案管理和保密的目的是实现对档案的有效利用。这就需要我们通过一系列的监督措施，协调好档案利用与保密的关系，及时发现档案利用中可能存在的泄密行为，并加以制止和纠正。使档案既能方便于社会各方面的利用，又能保证档案在不同密级要求下的完整与安全。

(一)制定科学的档案开放与利用制度

档案开放与利用制度主要包括：阅览制度、借阅制度、复制制度。应根据档案的类型、内容、密级，确定档案资料利用的方式。建立开放档案制度，明确档案开放的范围以及具体的审查和实施办法。对不同身份和层次的利用人员，应确定不同的审批程序和不同的利用范围，使档案的开发和利用得到制度规范。既保证档案正常地开放、使用，充分发挥档案作用，同时也保证档案在开放使用的过程中能够完好无损，不泄密、不失密。

(二)设置档案管理监督防控的专职人员

单位应设置专门的档案管理监督防控的专职人员，不定期地对档案管理制度的执行情况以及档案管理人员的履职情况进行监督检查。监督检查的内容包括档案库房基础设施和保密设备的运行情况；档案管理的相关记录；档案管理人员的法制教育和业务培训情况；涉密档案的保存和保密级别、保密期限的调整情况等。通过以上监督防控措施，确保档案管理人员能够认真履职，切实履行档案管理的各项规章制度，为档案保密设置“双保险”。

(三)具体的监督防控措施

对于来馆查阅档案的人员，要防止其涂改、偷撕、偷拍档案，并在其查阅档案时对其进行提醒，防止其在查阅时出现勾画、沾抹口水的行为。做好档案的利用监督，还要做到以下几点：一是勤与利用者交谈，了解其查阅使用档案的目的动机，同时宣传档案保密制度法规，使利用者能够自觉规范自身行为；二是对档案使用者多加观察，及时制止其勾画、拍照、沾抹口水的不良行为，防止档案损坏、泄密；三是对查阅、借阅过的档案文件勤加以检查，以及时发现异常问题，督促利用登记制度的落实。如发现档案丢失、损坏或是出现可能的泄密情况时，要及时查明原因，及时汇报领导并在档案登记簿上备注说明。以便及时查获档案损坏、泄密的违法违规行为，及时补救挽回损失。

五、结语

档案作为重要的社会信息资源，在事业单位业务工作以及社会经济发展方面都发挥着重要的作用。针对当前事业单位档案管理的现实问题，应不断创新档案管理的技术措施，提升专职档案管理人员的业务水平。同时，严格落实档案保密制度，完善监督防控的相关措施，以保证档案在安全、保密的前提下，促进档案的高效利用，使其更好地服务于社会经济建设。