财务共享服务中心费用报销流程优化探讨

□文/刘妍秀 刘 莹

（哈尔滨商业大学 黑龙江·哈尔滨）

［提要］在探讨财务共享模式时，大多数企业集团都是从费用报销业务入手。本文以“费用报销”作为研究的重点，针对财务共享模式下报销过程中出现的问题，在费用申报、单据提取、员工观念和管理等方面进行优化，以提高企业费用报销流程效率。

近年来，随着大数据和云会计的快速发展，企业集团形成一股建立财务共享服务中心的新趋势。作为共享服务的一个重要组成部分，费用报销是一个受到学术和实践关注的研究课题。为此，本文从费用申报、单据提取、员工观念和管理等多方面对报销流程进行优化。

一、企业集团FSSC费用报销现状及问题

（一）企业集团FSSC费用报销现状。企业间的竞争愈演愈烈，各大企业集团纷纷采用多元化的发展方向和国际化的发展策略，大肆收购、兼并国内外中小型企业，在实现自身可持续发展的同时，达到进军其他市场的目的。然而，公司的规模越来越大，经营的领域也越来越广，下属分、子公司的分散程度也大幅度增加，从而导致集团管控能力下降、管理成本急剧上升。随着财务共享服务中心的兴起，企业通过建立和运营FSSC平台，来优化企业的信息系统，将一些简单、重复的操作统一管理，从而减少业务处理时间。费用报销作为财务共享服务的一个重要部分，在建设财务共享平台的初期就建立了费用报销组，针对费用报销业务的处理设立了多个部门，随着公司经营领域越来越广，费用报销的业务量不断增多，但由于各个信息系统间的交互需要较高投资成本，且建设周期较长，因此，在实现业务流程自动化的设计与现实应用之间存在着较大的差距，特别是票据数据采集的过程中，纸质发票的存在使企业人力资源的投入并未得到根本的降低，扫描技术无法真正实现全面覆盖，员工观念也一时难以转变，造成人员的冗余和流失，这给费用报销组带来了沉重的打击。

（二）企业集团FSSC费用报销存在的问题

1、纸质发票大量存在无法有效降低成本。发票作为报销过程中的最主要的凭证，所以发票的无纸化是实现报销自动化过程的关键。然而，目前大部分企业在诸多流程均使用纸质发票，致使纸质发票在企业中仍占比较大，在企业运营中，发票的报销、录入等都需要耗费大量的人力、物力。除此之外，还存在报销票据造假、运输中丢失、储藏破损等问题，繁琐的手续极大地造成了企业资源浪费。此外，在涉及到某些特殊业务时，企业要运用大量的纸质单据，在银行，上下游企业，公司的分、子公司间进行传递，上级签名审批，工作效率大幅下降。一般情况下，企业的文件审核都是依靠大量的人来完成，而这些人大多是用来处理各种跨系统、跨部门的基础性工作。所以，如何有效地减少大量的纸质发票，是企业集团实现报销自动化的关键所在。

2、无法实现单据智能扫描提取。我国经济快速发展，许多大型企业都面临着对票据信息的收集与管理的双重压力。财务共享服务的费用组人员通过双屏幕切换查阅PDF格式附件单据资料，每张PDF格式附件单据资料都要手工填写相应的费用报销文件编号，而在审核的过程中要进行人工比对，随着单据数量的逐渐增多，这就要求企业投入更多的人力成本和时间处理单据，不仅抬高了经营成本，而且由于长时间的工作，会计人员的录入速度会大幅度下降，错误率会有所提高，这对提高业务处理的时间和质量产生了消极的影响。尤其是在对各种类型发票的真实性进行审查时，需要花费大量的时间和精力进行手工扫描、识别、核对、抵扣等，由于缺乏智能终端，无法提取和处理关键信息，造成了人力资源浪费，从而影响到公司的其他部门，比如公司的战略管理与决策、内部控制和管理等方面出现了严重的人员缺口。

3、员工观念转变慢。费用报销的升级改造涉及诸多流程，因此管理者必须时刻监督、关注，并将其与公司的战略目标相结合，确保共享模式下的费用报销能够稳步推进，顺利进行；当然，除了公司高层管理者要重视系统的开发，还要求财务人员迅速转变固有思想，以适应新的业务流程；同时，也需要操作员依照如今报销系统的要求，进行报销。然而，在推行费用报销的过程中，问题层出不穷。如，有的部门的主管、财务人员都是经验丰富的老员工，他们已经习惯了纸质的报销文件，习惯于看到上级的签字审批，不习惯通过影像系统查看电子文件，心里有些抗拒，所以在初期实施的时候会有一定的压力。

4、部分人员冗余与流失。财务共享中心将企业集团的多个财务处统一到共享平台，进行集中管理，实现业务统一核算，精简了财务人员的数量，节约人力、物力，解决了岗位重复设置的问题。与应收账款模块比较，费用报销易于实现流程上的通用操作，在账龄、结算方法上有较大差别。在财务共享服务中心建成后仅仅需要不足100名员工，导致人力资源过剩。基于人性化的原则，在设立财务共享中心后，不太可能裁减员工，企业会将多余的财务人员调到非财务岗位。此外，在未建设财务共享服务中心前，集团的下属分、子公司的财务处都有一位处长级别的直属领导，他们在长期的工作实践中积累了大量的管理经验，拥有了经营决策能力，但是这类高级财务人才可能会出现不能接受领导层讨论得出的转岗决策的情况，因此这类高质量人才或许就会选择辞职，去寻找合适的机遇，企业就会面临人才大量流失的危机。

二、FSSC费用报销流程优化

（一）利用RPA技术减少企业人力成本。面对以上诸多问题，电子发票的问世解决了票据操作中的难点问题。企业可以利用财务软件将电子发票中的数据提取出来，自动生成各种会计凭证和报表，使会计报表的填制、汇总等重复的账务工作避免手工操作，减少财务操作中的人为错误。费用报销的流程一直是单调、繁琐、耗费人力物力的。所以，电子发票系统的自动化是减少纸质发票和实现费用报销自动化的关键要求。实施电子发票能实现开票、报销、审批、核算、支付的无缝连接，贯彻这一流程的自动化，使业务和财务工作达到一体化，数据和信息也将得到规范，有效减少了报销流程。电子发票可以从源头上解决发票报销问题，进而达到减少人力成本的作用。

由于深度学习技术的发展，加上大数据的推动，网上的语音识别功能得到了发展，在电子申报系统中也可以使用语音指令进行支付。利用自动化的语音识别系统，该系统由神经网络和循环神经网络组合，再加上计算机的语音识别系统，语音信号就转变为电子信息发送到识别系统的输入端，在前端进行预处理，并由解码器使用基于人声特征的概率计算的隐马尔可夫模型（HMM）进行建模，对输入的声音进行分析和统计，并通过反复训练得到最优的输出信号符合率，然后利用该模板提取出数据库中的关键信息，并将其转化为文字或指令，减少了繁琐的人工操作。

1、费用申报自动化程序。基于RPA对费用报销过程进行优化，首先通过登录财务系统（ERP中的财务模块），根据自身的需要选择合适的付款模板，将具体的报销项目和金额按照模板中的规范化要求完成填写，也可以通过手机的语音界面进行在线申报，申请人可以对着麦克风说话，语音会在麦克风中被录入，再由语音识别技术录入，此时，所有的报销单据都会按照事先设定好的权限交给财务部经理，由其通过网络和手机进行审核，系统会自动识别出申请者的号码，并根据资信级别将其分为几类，优先选择信誉最好的，如果是最高级的客户，则无需审核，直接提交给FSSC的审计部门进行下一步的核算，排名靠前的申请人，会按照审核程序对其进行后续的审查和预算控制，对于排名在后面的人，会在第一时间通知他们不要再申请了。

2、以RPA为基础的报销预算批准程序。首先，根据预设的账号和密码，RPA机器人进入预算管理系统，实现对企业预算的查询；其次，RPA机器人可以读懂所需要的价格；再次，RPA机器人会根据预算审查申请的数目向RPA报告；最后，如果申请的经费超过了预算上限，RPA机器人会将被否决的消息及时反馈到公司的财政和申请者，如果申请金额在合理的限度内，RPA自动程序就会将审核金额发给金融经理和申请者，而且预算系统中的约束信息也会被更新。

在此期间，需要人工配合，并由专门人员负责上传单。若为电子发票，可使用RPA机器人OCR技术进行付款；若为纸质文件，工作人员会将文件扫描并上传到付款平台，RPA机器人利用计算机视觉技术对重要信息进行抽取。另外，按照付款银行的要求分类，RPA机器人会按照一定的时间向资金支付平台发送指令，从而最大限度地降低人工成本。

（二）利用OCR扫描和电子图像提取发票的关键信息

1、发票审批自动化流程描述。首先评估单据形态，然后OCR扫描和上传图像来实现发票审批流程的自动化，因为仅仅通过捕捉实际费用报告上的数据是无法智能扫描和提取的。FSSC审核处收到的单据会将所有的收费和扫描功能合并在一起，然后再将电子发票和纸质发票一起录入，如果是纸质的，可以用高速扫描仪集中或分散扫描，将其转化为电子图像。扫描普通发票和增值税发票的混合物，可以在扫描软件中预先设置增值税发票的OCR识别模块，并将其与扫描器自动分离，从而实现对发票的归纳管理。同时，为防止重复使用发票，采用图像识别技术对企业的增值税发票进行系统的设计，使成本报销过程更加规范、可控，并能高度仿真人工进行数据的识别与收集。

2、票据审核及会计自动化过程描述。在验证数据的真实性和合法性时，所有的数据都被自动采集并输入银行的数据库。核查员使用预先定义的票据规则，模拟手工报表的真伪，并比较数据与FSSC收入和支出数据库的一致性，从而确保非操作性和快速对账。核对后的发票会自动转发给FSSC的会计部门，在那里利用Hadoop、Hpcc和Spark等先进的数据处理技术自动生成发票并进行会计分析。

（三）转变观念，提高人才质量与能力。财务共享模式是将财务人员从简单、繁复的工作中解脱出来，并对他们提出更高要求的一种新的财务管理方式。企业财务管理需要改变其观念，从业务流程转为决策支持，从“会计”转为“士兵”，从“资源消费者”转为“价值创造者”。为了应对这种变化，财务人员需要掌握新的专业技能，不断提高个人素质、实践能力和专业知识，建立思想网络以提高效率、沟通和协作，建立复杂的知识结构以改善商业决策，并创造专业竞争优势，更加专注于工作。加强企业财务管理的培训，提高对通过财务共享模式优化报销的认识。

（四）财务共享中心人员合理设置。由于工作人员的工作年限、专业知识和专业水平存在差异，公司应合理分配工作以满足FSSC的需要。工作时间较长的会计人员可以从事审计等工作，更好地利用他们已有的财务经验。后来加入的员工能够胜任标准的、重复的会计工作，他们学习能力强，能够更快适应新的业务流程。创立一只优秀的管理人才队伍，对曾经担任过财务总监的，要主动地进行沟通，把他们向财务分析、预算管理、成本控制等管理和核算职能转变。此外，必须厘清FSSC的利弊，重新制定绩效体系，强化经营能力与专业技术，定期提供关于财务共享的培训，以帮助工作人员更快地融入新的财务管理模式，优化财务在支持决策方面的作用。

对财务冗余员工进行人事调动。为了充分利用财务人才的专业知识，推动公司的发展，对财务冗余人员进行适当的调职。将成本核算的人员调入采购部门，既能降低企业的采购费用，又能将资金转移到生产部门，从源头上控制企业的生产成本。会计主管可以调任销售部门，运用自己的专业知识，制定销售计划，对产品的收益进行分析，以提高公司的销售收入。适当安排好财务冗余人员，有利于企业内部人员的流动，使其更符合FSSC的需要，促进公司的发展。

三、总结

随着大数据和云计算等信息化技术的不断应用，共享服务中心的各项业务也随之在技术上不断创新。作为财务共享服务的重要组成部分，费用报销系统的优化可以减少企业的人力成本，提高财务工作的效率，提高财务人员的质量与能力。本文从企业费用报销的发展现状和存在的问题出发，对技术应用与人力资源管理进行了论述，希望能为财务共享模式下费用报销流程的优化提供思路和启发。