基于事件驱动型财务信息化系统建设初探<br/>——以科学事业单位为例

基于事件驱动型财务信息化系统建设初探
——以科学事业单位为例

2023-02-08刘盛洁

农业科研经济管理 2023年4期

刘盛洁，陈欣

（中国农业科学院农业资源与农业区划研究所，北京 100081）

科学事业单位现有的财务信息化系统主要用来网络报账和财务核算，财务信息的收集发生在业务信息的收集之后，而且只能反映业务活动的财务信息，大量有用的非财务信息却被忽略，并且财务信息是由人工录入的，这会导致财务数据滞后，不真实，且缺乏数据实时性。而基于事件驱动设计的财务信息化系统通过与其他业务信息系统联通的共享逻辑数据库，直接记录事件属性，集成事件的财务数据与非财务数据，以未经加工、原始的形式储存于共享数据库中，用户可以直接从大量的原始业务数据中实时调用所需的业务信息，通过特定的事件驱动模型、统一的数据标准和信息处理器，由事项信息最终转化为财务信息，自动完成与经济业务相关的会计账务处理，记账凭证完成后，这些财务数据经过系统的加工,可以自动生成相应的报表。基于事件驱动型财务信息化系统改变了原有财务信息流的生成方式，使财务管理模式发生变革，赋能财务信息提速，使财务信息化系统的兼容性、扩展性和决策支持及时性等优势更加突出。

1 传统财务信息化系统的局限性

1.1 数据缺乏实时性

在传统的财务信息化系统下，科学事业单位各部门之间数据流通受阻，原始业务数据分散存放于业务部门和财务部门，部门之间数据并不共享，而且财务信息只能反映业务活动的结果，而不能反映业务活动的全过程，导致财务和业务数据不同步[1]，因此传统的财务信息化系统不能对业务活动进行事前参与、事中控制和事后反馈。

1.2 数据冗余和不真实

目前，科学事业单位财务信息化系统的搭建多数是基于网络报销的理念。即：首先，经办人员通过项目负责人授权，登录财务报销系统，在被授权的项目中，手工录入相关财务报销信息，上传合同、发票等原始凭证影像；经线上审批流程中各负责人逐级审核通过后，打印报销单，交给财务人员，财务人员再对纸质报销单据进行人工审核[2]。最终，财务人员从财务报销系统得到的信息是经人工处理的仅包含货币信息的财务信息，导致财务人员不易判断业务的真实性和准确性，从而错误地对发生的业务进行会计处理。

2 基于事件驱动型财务信息化系统概况

2.1 事件驱动型会计模式的理论基础

1982 年美国教授Willianm E. McCarthy 首次提出REA 会计模型，其中：资源（Resources)是指单位拥有并能控制的资产，事件(Events)是指对资源变动产生影响的经济活动，参与者(Agents)是指参加这些事件的人，其核心思想是对单位的重要资源、事件和参与者及其内在联系建立模型，把经济事件的全部信息按其原始的形式录入数据库中集中存储，而不是以人为加工的形式进行处理[3]。

2.2 事件驱动型财务信息化系统的设计思路

基于事件驱动型财务信息化系统本质上是基于业务过程或事件来构建的，在事件驱动型财务信息化系统模式下，财务信息系统嵌入到业务执行处理过程中，以业务事件作为最小信息单位，将一项经济活动划分为若干业务事件，例如将试剂耗材采购业务划分为采购申请、下单、合同签订、供应商供货、支付货款、验收入库等事件[4]，这些业务事件在网上办理时会产生大量的原始电子交易记录，这些电子记录作为业务事项开始的证明，为了将业务事件翻译成财务读得懂的数据,使用基于事件会计理论的REAL模式，将分散在各个业务信息系统中的事件信息通过事件的内在逻辑关系转换为业务信息，通过共享接口存储于共享数据库中。通过大数据处理技术，同步传输到财务信息系统中，进行报销处理；财务人员能够迅速获取所需业务信息和报销信息,开展相应账务处理；管理者根据需求设置报表模板，进行财务分析与查询[5]。

2.3 事件驱动型财务信息系统的优势

2.3.1 数据具有实时性和连贯性

基于事件驱动型财务信息化系统在经济业务发生的同时，能够自动完成与该项业务相关的所有业务事件处理，形成标准数据，实时存储于共享数据库中，当触发财务信息化系统的事件驱动机制时，系统自动从数据库中采集业务数据，通过数据处理技术将其转化为财务报账数据，然后在财务信息化系统中进行后续的记账、查询、分析等工作。

2.3.2 数据具有集成性和真实性

基于事件驱动型财务信息化系统打破了原有的财务处理流程,统一数据采集接口，打通财务信息化系统与预算、采购、办公、科研、资产、税务等系统之间的壁垒，做到“一处录入、多处共享”，避免重复审批，有效扭转了信息系统之间各自为政的局面，实现财务数据存储与处理的集成化。并通过业务与财务流程的智能化管理，做到各部门、各业务、各环节自动留痕，自动提取数据，减少人工录入，确保数据的真实性，实现将管理约束由机控取代人控。

2.3.3 推动单位总体财务效率提升

基于事件驱动型财务信息化系统推动流程精简和工作效率提升。财务人员的工作不再局限于簿记和单据审核，而是更多地参与到业务活动中，维护业务事件数据库，提供多维度、多视角信息，以满足单位内部管理的特定需求，从而提高财务工作效率，满足决策需要。

3 事件驱动型财务信息化系统的应用

3.1 事件驱动型财务信息化系统的总体设计

科学事业单位基于事件驱动设计的财务信息化系统是以“经济业务记录+会计核算+报表查询”为构建基础，以追求数据集约化与数据共享为关键，包括：集成财务数据与非财务数据，集成业务处理与信息处理，集成会计核算与财务管理，实现从预算管理、资金到账、项目认领、项目入账、开具发票、采购、合同、支付、记账到查询的数据全生命周期管理。

首先，科学事业单位财务信息化系统集成财务信息与非财务信息，可以通过预留的统一数据标准的扩展接口，对接资产、办公、采购、预算、科研、发票、税务等系统，将财务处理模式嵌入到业务处理过程中，重新整合业务全流程，将各信息系统中所有与业务相关的数据以标准格式储存在一个联机共享的事件数据库中。然后，通过云存储技术，将数据信息传输到数据中心的“云端”，对数据进行长期保存，后续供不同用户进行访问和存取数据，实现了科学事业单位财务信息系统和其他管理信息系统的资源共享与功能扩展[6]。

其次，在信息处理和业务处理时,财务信息化系统采用了基于事件会计理论的REAL 会计模型，在共享数据库中，经过采集、处理、传输各项业务事件的原始信息，将事件数据转化为业务数据，再通过信息处理器将业务数据转为财务数据，实现了财务信息系统和其他业务信息系统在同一信息数据平台上信息实时采集、共享和转换，有效地解决了数据重叠与不一致的问题。

最后，在信息输出和财务核算时，科研人员和财务人员可以借助于信息平台，进入对外开放的财务信息系统，根据需求获取与筛选数据，并在信息系统中找到合适的事件驱动模式，调出共享数据库相关业务信息，自动生成财务业务事项，最终由财务信息化系统自动完成与经济业务相关的会计核算处理和财务报表查询。

3.2 构建事件驱动型财务信息化系统的技术手段

3.2.1 共享数据库技术

共享数据库的建设，就是将各种原始数据集中到一个应用系统中进行统一管理，使数据库独立于具体的信息系统而能为许多信息系统所共用，将各业务信息系统中原始业务信息识别转换成财务上能够看得懂的数据信息，提供给财务信息系统。共享数据库可以看作是来自多个数据库的拷贝，其意义就是充分利用现有的信息数据，避免重复数据采集和审批。

3.2.2 云存储技术

云存储技术，是指利用新信息技术，把不同信息系统中的所有不同类别的数据资源存储设备集成起来协同工作，共同对外进行数据储存与业务访问等功能的一种技术[7]。单位以私有云的储存方法来储存单位的数据信息，供用户随时随地通过远程数据访问接口调用数据。云存储技术将原本分散的、重复性的业务工作在各个信息系统中进行业务流程再造与业务规范，实现数据的高度共享。

3.2.3 财务共享中心

财务共享中心是一种新兴的会计和报告业务管理方式。它是将不同地点的实体的经济业务放到共享中心来记账和报告，它实质上是一个共享信息数据平台，可以将标准化程度高、工作量大、重复性高的会计核算工作，包括会计财务报销、会计核算、资金收付、发票处理等，通过数据自动化搜索和分析，集中到统一的信息数据平台上完成，从而提高科学事业单位财务核算、支付效率和数据的共享共用[8]。

3.2.4 财务信息化系统整合

财务信息化系统整合是指依托专业化管理平台，结合云计算等新兴的计算技能，将同一经济业务分散在各个财务和业务信息系统中的若干事项进行系统的整合和业务流程的再造，由此来优化财务信息系统内部组织架构、规范系统流程，进而提高了效率，实现财务数据高度共享和整合。

4 事件驱动型财务信息化系统的制约因素

4.1 财务信息化系统缺乏顶层设计

目前，科学事业单位对财务信息化系统建设缺乏整体规划，未统筹考虑，没有对设计方案充分的论证，系统顶层设计不完整，导致分散构建了财务信息系统、OA 办公系统、采购平台、资产系统、科研系统、预算系统等信息化系统，系统之间不兼容，功能不齐全，无法进行财务信息系统和其他业务信息系统的共享与功能扩展。

4.2 财务信息化系统无法整合

科学事业单位的财务信息化系统现有的扩展端口无法与第三方采购平台、发票系统、邮件系统、网银等外部信息系统相互连通，同时，与单位其他业务信息系统，包括：OA 办公系统、资产系统、科研系统、预算系统等也不兼容且无法整合，导致财务信息化系统很难发挥整体效果[9]。

4.3 财务信息化软件受到软件公司研发力的限制

科学事业单位各部门通常自己寻找财务软件公司来合作开发适合本部门的财务信息化系统，品牌、版本都不尽相同，端口也不统一，单位想要大规模构建直接互通互联的财务信息化系统平台成本较高，实施难度较大；同时，遇到财务制度更新、内控制度调整和开发新的功能模块，需要对软件进行二次开发时，就会过度依赖软件公司的技术研发能力，在一定程度上被软件公司“绑架”。

4.4 风险隐患增多

基于对数据集成和共享的要求，事件驱动型财务信息化系统需要建成一个开放性的信息系统，会给系统带来一定风险，容易受到来自网络黑客的攻击，造成信息数据的丢失和泄露。同时，财务信息加工也可能会引起风险，会影响数据的可靠性。

5 完善事件驱动型财务信息化系统

5.1 做好财务信息化系统顶层设计

科学事业单位要做好财务信息化系统的整体框架和顶层设计，结合单位的内控流程,对各项业务流程需求开展全面调研，做好谋划，并注意与业务上下游的密切衔接与整体规划，全面覆盖从财务到预算、采购、资产、科研、办公、税务等业务活动，形成一套符合内控规程、操作性强、标准化和一体化的，涵盖了单位业务各个环节的总体框架顶层设计方案。科学事业单位还要对制定的设计方案进行充分协调和讨论，将系统建设内容、实施目标和功能模块等内容清晰化，从而形成整体框架建设方案，作为财务信息系统开发建设的指导性文件。

5.2 财务信息化系统整合

科学事业单位的财务信息化系统建设应突破各部门之间的壁垒，站在整个财务管理需求的角度上，充分重视各部门之间业务工作的内在联系，从全局出发进行整合和互联建设，对专业化的科研业务采取紧耦合的连接方式，将信息数据传输到“云端”共享数据库中，实现业务数据的高度共享和互联，通过数据转换技术，完成各部门之间财务数据的反馈和采集，实现财务信息化系统的高度整合互联[10]。通过财务信息化系统整合，将单位内部财务信息系统和其他信息系统之间进行数据共享和拓展，实现平台之间的无缝对接，实现数据从预算申报、资金到账、立项本号、采购、合同、资金支付、发票到财务报表的全链条管理，提高数据信息交换效率，将财务信息系统延伸到各部门的管理工作中，实现财务信息共享[11]。

5.3 加强软件开发公司的选择与监督

目前，科学事业单位一般是选择和财务软件企业合作开发财务信息化系统，在选择财务软件开发企业时要充分考虑企业的资质、开发经验、行业口碑和收费标准，同时要强化对软件开发企业的监管。为防止过分依赖软件企业，单位应该熟悉财务信息化系统整体的设计架构和系统的源代码、数据库构成，以避免如果和软件企业不再继续合作，还可以和别的企业合作。