试论国有企业加强基层办公室综合事务管理的对策

2023-02-07赵元勃

胜利油田党校学报 2023年4期

赵元勃

[胜利油田党校(培训中心),山东东营 257100]

办公室综合事务管理对企业效益提升具有重要影响，是企业管理工作中的一项重要内容。随着我国经济的快速发展，从根本上提高办公室综合事务管理效率，成为企业长期稳定发展必须解决的问题。

一、国有企业基层办公室综合事务管理的重要性

办公室综合事务管理是国有企业基层单位一项十分重要的管理内容，其管理水平直接影响企业内部运转和经营效率。国有企业需不断转变管理观念、引入现代化管理手段，全面提升办公室综合事务管理水平，才能有效解决企业经营过程中出现的问题，确保各部门工作顺利开展，保障企业的长期稳定发展。

(一)枢纽作用

办公室综合事务管理对国有企业的发展具有重要作用，是各部门之间的桥梁和纽带，可以使上下级得到有效连接。充分发挥办公室综合事务管理承上启下、协调各方[1]的关键作用，加强领导之间，各级、各部、各单位之间和上下级之间的沟通、协调，促进各部门合作，可以有效地提高组织的效率。高效合理地开展办公室管理工作，发挥办公室的桥梁纽带作用，才能使企业工作做到上通下顺，形成良好的工作氛围，提高企业的工作效率。

(二)辅助决策作用

办公室是领导的信息中心和决策支持中心，为领导关键事务决策提供参考意见和信息支持。通过课题调研、信息收集、资料整理、文件起草、方案设计等方式，办公室积极发挥参谋助手作用，提出有参考性的建议，为党委的民主决策提供依据。办公室在辅助领导决策中，往往能起到画龙点睛的作用。

(三)服务协调作用

协调、服务是基层办公室工作的主要职能，也是办公室管理工作的根本出发点。除了在重大活动、重要会议、重点工作中做好服务保障工作外，办公室还需协调各部门之间的工作，增进业务交流，避免产生重复劳动。办公室不仅要为领导服务，还要为同级和上下级部门服务，为全体员工服务。办公室管理人员树牢服务意识，积极主动地做好服务保障工作，能够促进企业各类工作有效开展，保证企业活动的完整性，确保企业活动顺利开展。在企业管理过程中，办公室综合事务管理是十分重要的润滑剂。

二、国有企业基层办公室综合事务管理现状

国有企业在实践中不断完善办公室管理机制，在办公室规范化管理方面取得了一些成绩。基层办公室管理工作在加强各部门之间的联系和沟通、协调各部门关系方面发挥了显著作用，优化了企业内部管理工作，全面提升了企业的经营管理水平。但由于办公室综合事务管理涉及的细节比较多，办公室在开展具体管理工作时存在以下相关问题。

(一)人员不足

国有企业办公室特别是基层单位办公室的工作人员往往身兼数职，除办公室基本的工作外，还要负责党建、三基、安全、综治、保密、群团、迎检等工作。办公室管理人员事务多而杂，既要按时完成主要领导交办的任务，又要协调各部门之间的关系，完成分管领导交代的其他琐碎的工作。办公室管理人员如果在繁琐的事务中顾此失彼，就容易出现工作失误。这对办公室管理人员提出了更高的工作要求，在很大程度上增加了他们的工作负担，打击了他们的工作热情。

(二)职责不清

基层办公室管理人员对自己的职责范围和服务对象了解不清。有的基层办公室管理人员没有对自己的工作进行合理定位，没有清楚地认识到办公室工作不仅要为领导服务，还要为全体员工服务；有的办公室管理人员工作没有条理性，对领导安排布置的任务无法分出轻重缓急；有的办公室管理人员认为办公室是发号施令的指挥机构，对于有些事情主观臆断，没有做广泛的群众调查。办公室制订的一些工作办法和措施，既没有群众基础，也没有得到领导的肯定，在实际工作中无法执行，导致一些工作完成得不尽人意，无法达到领导要求，也对单位的形象造成一定的影响。

(三)执行力不强

由于缺乏有效的反馈机制，办公室管理人员不能及时得到工作反馈，以便调整工作计划和策略，很容易导致执行不力。基层办公室服务企业的工作意识不强，对上级交办的工作协调不到位、催办不力，不能按质按量、不折不扣地完成工作任务。有的办公室管理人员纪律散漫，缺少主动服务意识，只能完成领导交办的任务，在具体工作中存在等、靠、拖的现象；有的办公室管理人员缺乏明确的目标和计划，容易在工作执行过程中迷失方向，无法高效地完成任务；有的办公室管理人员缺乏良好的沟通技巧和协作能力，与不同部门和同事缺乏沟通协作，严重影响执行效率；有的工作办公室人员缺乏强烈的责任感和担当精神，很容易在工作中出现问题时推卸责任。

(四)创新不够

基层办公室没有营造出鼓励创新和激发创造力的氛围。在竞争激烈的社会环境中，办公室综合事务管理缺乏新的管理模式和工作方法，循规守旧的措施已不能满足新时代企业发展的要求。办公室没有根据社会形势和企业改革发展等客观变化改变自己的工作方法和理念，这不仅会影响个人的工作表现和发展，还会对整个国有企业的创新发展造成负面影响。

(五)人员知识结构不合理

国有企业基层办公室管理人员专业培训不及时、学习不够深入，没有系统地学习管理、后勤、服务及现代办公等专业知识，因此，目前基层办公室工作的办事效率较低，不能适应现代化高速、高效的发展趋势，不利于企业的整体发展。与此同时，部分国有企业的办公室人员缺乏综合事务管理经验，责任意识也相对较低，导致办公室管理工作不能高效开展。

三、国有企业提升基层办公室综合事务管理水平的对策

国有企业办公室管理缺乏计划性，部门职责模糊，缺乏处理突发事件的能力，影响到办公室管理职能的有效发挥。因此，需要有效规范办公室管理制度，加强办公室综合事务管理，以此来提升工作效率。

(一)优化办公室管理人员结构与工作流程

1.合理优化基层办公室管理人员结构。在目前的市场环境中，国有企业要实现可持续发展，需要合理优化基层办公室管理人员结构，做到老中青相结合，老年是基础、中年是骨干、青年是新生力量。在人员紧张的情况下，适应“大岗位”要求，鼓励其他岗位人员兼职具体办公室工作，积极动员年轻人参与办公室综合事务管理，充分发挥年轻人精力旺盛、善于接受新事物、敢于主动承担责任、善于组织策划等优点。通过“老带新”“新帮老”的方式，经验丰富的老同志帮助年轻人快速成长，年轻人帮助老同志学习新媒体、新的办公技能和现代管理方法等，使新知识和新技术尽快普及应用。建立有效的激励机制，提高办公室人员的积极性和主动性，鼓励他们提出新的想法和建议、尝试新方法和新技术，为他们提供培训和发展机会，激发他们的创造力和创新思维。

2.全面优化办公室各项工作流程。要引进现代化的管理手段，科学设置基层办公室管理流程，有效提升基层办公室综合管理水平，进一步确保管理模式的准确性和合理性。细化办公室职能，使各项工作运行均有清晰的流程，在流程设计中要做到各环节详细、具体、明确，具有较强的操作性。在实际梳理办公室管理内容时，需要完善办公室管理结构，对适合的办公室管理人才进行筛选。健全办公室工作的责任体系。根据基层办公室的工作性质和特点，梳理岗位职责，做到分工明确、各司其职、协调配合，具体事务责任到人。办公室综合事务管理各项工作的运行要保持相互协调、均衡，既相互促进又相互制约，减少出错概率，提高工作效率。

(二)提升办公室管理人员的岗位责任意识和专业素质

国有企业办公室综合事务十分复杂，多数工作涉及企业机密，因此，办公室管理人员的专业素质对办公室管理水平具有直接影响。办公室作为一种高效服务模式，需要有效提升办公室管理人员各方面能力。在办公室管理过程中，要运用创新性思维，提前谋划综合事务，有计划地落实各项工作，使办公室管理能够朝着正规化方向持续改进。

1.办公室管理人员要增强岗位责任意识。办公室管理人员需要从复杂事务中解脱出来，全身心投入到管理工作中去，使管理效率得到提升，有效完成企业领导所布置的各项任务。在此期间，办公室管理人员需要保持严谨的工作态度，认真对待综合事务管理。国有企业需要对企业管理体制加以完善，科学安排岗位工作，结合办公室管理流程有效落实岗位考核，确保具体工作明确分工。除此之外，还需要严格按照标准管理模式，制订办公室管理细则，对办公室管理人员进行全方位的岗位监督，保证办公室管理人员能够服从工作安排。

2.办公室管理人员要提高专业素质。办公室的综合事务管理是国有企业诸多管理工作的缩影，其中，办公室人员的形象、专业素质最能代表企业的形象。办公室管理人员的办事效率、服务态度等不仅反映一个单位的精神面貌，而且直接关系到这个单位的对外形象。因此，基层办公室管理人员要以爱岗敬业、恪尽职守的工作态度，加强团体协作，以维护企业形象为荣、以损害企业形象为耻。办公室人员要与其他科室人员保持紧密联系，坚持以诚待人，建立健康、和谐的人际关系，充分发挥办公室的整体效应，最大限度地提高工作效率。

(三)突出办公室管理服务企业经营生产的作用

1.发挥办公室管理的保障和决策作用。在国有企业实际生产经营过程中，加强办公室综合事务管理能够保证日常秩序的规范性，确保各类工作有效开展，全面提升办公室管理效率。办公室管理应服务整体的工作流程，协调各个部门的关系，发挥具体的保障和决策作用，从而为企业生产经营决策的制定提供有力依据。企业在制定生产经营决策时，基层办公室要充分了解企业的生产经营情况，负责收集、整理和分析企业外部和内部的各种信息，追踪市场趋势，掌握客户需求等关键信息。这些数据可以为企业高层提供决策依据，帮助他们进行战略规划、产品开发和市场定位等重要决策。

2.发挥办公室管理的协调作用。办公室需要协调上下级关系，使各类工作的秩序得到保证，使决策的穿透力与正确性得到提升，确保生产经营工作顺利完成。国有企业在生产经营过程中，需要做到既会搞管理，又要懂生产，一切管理工作都是为生产经营服务，从而促进企业的健康发展。

(四)处理好主体工作与繁杂事务的关系

1.主体工作要有足够的资源支持和时间投入。企业基层办公室除完成具体的本职工作外，还要负责一些琐碎、临时的工作。办公室管理工作事无大小，只有轻重缓急，因此，基层办公室管理人员要分清工作的主次和先后。对于主体工作，办公室管理人员要有一个深入的理解和规划，明确工作目标、步骤和预期结果，这样可以让工作更有方向性，避免走弯路。办公室管理人员要有敏锐的洞察力和果断的决策能力，能够根据任务的紧急程度、重要性以及内部的资源情况，合理地安排工作，确保主体工作有足够的资源支持和时间投入。对于一些紧急的、重要的任务，应该尽快处理，而对于一些琐碎的、没有时间限制的事务，则可以稍后处理，甚至授权他人完成。

2.琐碎事务的处理更能彰显综合管理能力。琐碎的工作做好了没有功劳，出现漏洞会影响企业形象。这就要求办公室管理人员在工作中注意资料的收集、整理，把工作做在前头、做在平时。应对突发事件也是办公室的工作之一，应做到冷静对待突发事件，敢于冲在前面，及时提出解决方案供领导参考。办公室管理人员还应当做到不怕得罪人，将事件消除在萌芽之中，防止因小问题处理不当而产生大的影响，给企业的生产经营带来损失。