事业单位人力资源档案管理创新路径探讨

沙 金

一、前言

大数据技术在日新月异的经济发展背景中应运而生，不断在很多领域推广使用，成为很多单位和部门必不可少的重要管理措施，满足工作效率和质量全面提升需求。其中，对于事业单位人力资源档案管理而言，在管理的过程中也需要紧跟时代发展的步伐，在管理的过程中有效融大数据管理措施，高效、准确把控事业单位人力资源档案管理方向。积极采用创新和改革措施，在管理的过程中有效融入信息化管理手段，不断加强应用大数据等相关技术，有效发挥人力资源管理价值，进而推动事业单位稳定发展。

二、事业单位人力资源档案管理必要性分析

在事业单位人事选拔任用、人才评价以及监督管理中，人事档案是重要的依据，能够有效维护人才的合法权益。对于事业单位而言，其中的人事档案和相关工作人员的晋升、职级和工资等息息相关。因此，在管理的过程中有效强化人事档案管理能够全面杜绝违规违纪现象的发生，有利于优化公平、公正以及合理的工作关系，满足相关工作人员的利益维护需求[1]。在这种背景下，事业单位在实施人力资源档案管理的过程中能够有效提高档案管理工作的价值，但在管理的过程中需要全面紧跟时代发展的步伐，加大管理措施创新模式，满足与时俱进的需求。

三、分析大数据技术应用于事业单位人力资源档案管理的重要价值

由于信息化和大数据技术的发展，事业单位实施人力资源档案管理的过程中有效借助大数据技术管理方式能够展现出重要的应用价值。一方面，优化传统档案管理模式。通过分析传统人力资源档案管理模式，呈现出来的工作效率并不高，同时很难随时调取相关档案资料。因此，在管理的过程中有效融入大数据和信息技术能够有效规避上述问题，满足档案管理工作创新需求。此外，在大数据技术应用的过程中，可以有效应用电子档案，通过这种方式能够有效缓解资料损坏等问题[2]。在这种背景下，事业单位可以有效结合具体情况和需求，有效融入针对性较强、可行性较高的档案管理工作模式，进而有效提高档案资源的安全水平。另一方面，需要全面提升工作人员的效率。在技术应用的过程中，可以借助大数据以及信息技术，在这种技术应用的过程中，可以借助计算机系统有效完成需要人工操作的项目，比如，这些项目可以涉及归档、资料调取和整体性分析等，通过这种方式能够提高档案管理效率。

四、分析大数据技术应用于事业单位人事档案管理中存在的问题

（一）人事档案管理技术薄弱

在当前的很多事业单位人事档案管理过程中，在档案信息方面的利用并不充分，通常以应申请而查的状态。举个例子，通过调查某单位在2021 年200 份人事档案信息，发现其使用率仅为31.6%，主要信息查询主要以出现某种需求而开展查询工作，导致很多档案成为“死档”，呈现出来的数据源和信息统计常用的字段只有41 个，且这些数据个信息通常以满足日常管理需求。此外，在2017年-2021年间，一定程度上档案使用情况有所改善，但实际还无法满足技术发展需求，很难满足人力资源档案管理对大数据等相关技术对各要素和变量之间的关系分析（表1）需求。

表1 某高单位人事档案利用情况

此外，在实施信息化管理的过程中，容易受传统固化思维影响，采用的管理技术都相对落后，甚至部分人员忽视了数据库信息技术的应用，呈现出来的档案管理工作以移交、立卷以及入库等内容为主，忽视了信息化应用的作用，很难满足管理技术创新需求。同时，由于很多工作人员没有数据管理意识，很难发挥大数据的先进性作用，虽然在管理的过程中也尝试应用大数据技术，但呈现出来的工作效果不佳，难以提高人力资源档案信息化管理的工作效率。

（二）档案信息化管理未形成规范化、标准化体系

新世纪以来，在人力资源档案管理中不断使用大数据技术，可以满足工作人员有效借助档案的规格、类型以及储存时间等进行技术使用，通过检索条件的确定，对相关文件进行分类管理，甚至采用电子文件的方式进行存档。但从当前的应用现状进行分析，很多事业单位人事档案通用性较差，没有形成统一和规范的信息化管理模式，甚至没有实施细则，相关单位仅结合自身的管理需求制定档案管理规范，无法满足数据交换和档案信息共享的需求[3]。比如，部分医院采用的档案管理标准以纸质管理形式为主，信息录入错误现象不绝如缕，使信息可靠性和安全性并不高。此外，由于开放档案信息，通过网络和计算机运行时容易产生风险，仅借助网络系统便可以查阅档案信息。而一些非专业的管理人员对档案信息的安全保护意识较弱，且网络系统容易受病毒侵蚀，导致档案保密性差，容易产生信息被盗现象。因此，采用规范化管理标准能够满足事业单位人力资源档案管理需求，但在当前很多事业单位中，比较滞后的管理方式严重影响档案信息的安全性。比如，缺乏比较统一的应用体系和技术语言，容易产生信息录入错误等现象，很难满足借助大数据技术对信息化档案管理的需求。在信息管理平台中，如果未设置管理权限，在平台登录的过程中不能有效保障信息的真实性以及可靠性。

（三）档案信息来源单一，缺乏经费支撑

分析事业单位人事档案信息发现具有多样化特征，主要涵盖了个人信息、个人评价情况等内容，但对于当前档案信息覆盖的内容而言，很难全面展示个体全面性，所收集的范围比较有限，归档材料仅为满足外界信息查询需求。在档案中，体现出来的个人考核评价体系并不显明，且无法全面补充和完善相关档案，当事人没有权限查阅个人信息。此外，和当前现代科技发展比较迅猛形成鲜明对比的是档案信息管理的过程中采用的硬件设施和技术都比较滞后，且管理观念淡薄，忽视技术开发和应用的重要性。对于一些财力有限的事业单位而言，实施档案管理中研究和建设云存储、数据技术应用和云计算等方面更是凤毛麟角。比如，相关事业单位缺乏硬件设施、自动化数据信息收集技术、互联网接口、计算机和相关扫描仪器等都是档案管理中常见的问题 。再者，相关管理人员在了解单位实际情况时需要收集各部门信息并做汇总处理，但由于职权和职位具有差异性，档案信息管理具备信息独立等问题，容易影响相关管理人员的信息处理和获取，导致数据存在漏洞，不符合信息化建设要求。

（四）绩效考核流于形式

绩效考核是激发员工工作动力与激情，挖掘员工潜能与创造力的重要方式，在整个人力资源管理中举足轻重。但是，目前部分事业单位的人力资源绩效考核流于形式，缺乏完善的绩效考核指标、精细的绩效考核制度以及公正及时的考评反馈。绩效考核与事业单位员工薪资挂钩，直接关乎员工的主动性与创造力，理应受到重视。但事实上，部分事业单位并未根据单位发展的实际情况，立足不同岗位的工作职责与内容建立全面、细致而统一的绩效考核指标以及绩效考核制度，这导致人力资源绩效考核的实施丧失了制度指导作用。再者，绩效考核重视考核过程，轻视考核结果运用以及考核反馈的情况依然存在。并且，部分单位的绩效考核有失公允，挫伤了优秀员工的积极性。

五、大数据技术应用于事业单位人事档案中的管理路径

（一）融入大数据管理理念，全面收集档案信息

事业单位人力资源档案信息需要全面反映工作人员的基本信息、社会阅历合格工作情况等，属于人力资源管理的重要组成部分。对此，管理过程中需要意识到采用信息化管理的作用，在管理人员的思维中融入“云计算”和“大数据”等相关理念，不断采用先进技术以及多渠道方式来搜集档案数据信息，针对性将工作效率和档案管理融合起来，提高信息化档案管理效率[4]。此外，在人事档案管理系统中，有效融入采集终端等数据接口，进而收集相关工作人员的权威性信息，比如，工作人员的绩效、薪酬和社会服务等。通过分析外部环境数据，可以在档案信息管理系统中高效接入互联网数据，引导工作人员自行填写相关信息，可通过这种方式来采集资料。最后，为有效满足单点登录，需要全面融合档案和信息管理两个系统，可借助档案管理系统查询人事基本信息，设置好分析统计、数据接收以及报表打印等功能，同时还需要执行借阅和档案接收等业务，这种管理方式能够满足管理效率提升需求。

（二）构建完善的管理体系，保障管理系统安全性

事业单位人力资源档案信息化管理以及成为大数据时代的必然趋势，在管理过程中需要具备大数据管理思维，但在当前的管理中，呈现出来的管理效果远不及信息化管理要求，比较常见的还是以纸质化文档逐级审批为主，比如，在考勤、表彰与奖励、绩效评定和呈报表彰等相子系统未能和档案信息系统全面融合，无法实现信息互动，容易影响管理效率。对此，需要建立比较完善的大数据管理体系，满足事业单位信息整合需求，不但在管理体系中融入个人档案信息，满足系统运行安全性提高需求，促使事业单位档案管理队伍形成专业化管理，满足可持续发展需要。一是构建大数据管理平台。人事档案管理工作开展需要具备齐全的硬件设施，不断升级管理设备，科学应用大数据技术，通过这种方式来满足信息共享以及合理分类需求。二是应用人事档案管理是需要保障系统安全性能。事业单位需要结合实际需求来分配用户调阅权限和查询，有效规范身份识别信息，采用密码绑定的方式进行登录认证。为防止资源访问时出现文件被篡改现象的发生，可对文件采用水印加载或者版权保护等方式来保障信息安全。此外，在档案信息化管理中需要打造一支比较专业化的管理团队，为满足队伍整体素质提高，需要定期开展交流活动，不断通过这种方式来强化政治素养，提高团队思想觉悟，并在发展中积极培养新型计算机技术人才，通过采用研讨会和技术培训等方式来拓展业务能力，促使团队具备信息化管理能力。

（三）有效分析档案数据方法，优化大数据处理能力

在档案信息化管理中，对档案信息进行数据收集、分析和预测是重要工作内容，能满足高效管理需求。因此，事业单位人力资源档案建设的过程中，需要积极分析档案数据，有效提升数据处理能力，通过这种方式才能全面挖掘数据资源，而采用这种大数据处理方式能够形成准确、客观和高效的管理效果。因此，一是需要及时补充和修正相关信息，结合认定标准来收录相关部门的档案信息，这种方式可保障信息的完整性和准确性[5]。此外，还需要采用自动采集的方式来采集职能部门所审核过的相关数据，进而和单位中有关子系统形成数据对接。基于此，为全面提高人力资源定量分析，准确预测未来的发展趋势，需要有效借助互联网数据接口，不断将这种接口和考勤以及办公自动化系统数据对接，进而增强数据的厚度以及广度，通过这种方式来全面收集相关工作人员的档案数据，可以有效拓宽数据来源。

（四）明确数据管理目标，加强信息技术创新

事业单位在实施档案管理的过程中，为有效提高工作效率和工作质量，需要关注开发数据信息，并设立比较明确的管理目标。在当前很多事业单位中，比较缺乏评估指标体系，未形成统一性和标准化，容易在管理的过程中对大数据结构产生误读，需要采用标准化的评估体系来满足相关部门各行其是和政出多门的需求。比如，为了提高工作人员的积极性，需要设置比较规范化的绩效数据库。有效分析历年来的绩效涨幅准确对历年的变化幅度以及趋势进行把控[6]。此外，在大数据平台构建中，需要有效结合事业单位的具体情况来优化和开发档案信息，通过分析的方式来了解工作人员的实际情况，且借助这种方式来分析人力资源数据，能够满足事业单位人才培养需求。同时，档案管理中强化工作人员思想和物质基础，需要采用宣传和资金筹措方式，进而全面完善硬件设施和构建软件平台，满足事业单位人力资源档案管理工作开展需求，提高相关部门对档案信息化管理的认识。一是提高管理人员对档案信息化管理的认识，有效拓宽资金筹措渠道，保障资金使用效率。二是事业单位需要有效提供和开发硬件设施和软件平台，匹配优质的服务器、计算机和扫描仪等先进技术，满足人力资源档案信息化管理的基础条件需求。

（五）增强人力资源绩效考核的实效性

为避免绩效考核流于形式，事业单位应提高人力资源绩效考核的实效性。首先，建立统一、规范与制度化的绩效考核指标。事业单位应根据自身的社会职能、组织结构以及岗位设置，建立全面、详细而客观的绩效考核指标体系。在明确考核指标时，应尤其重视考核项目、考核权重与参数指标这三项因素，力求基于此创建符合岗位内容需求与员工考核实际的考核制度体系。在考核制度的制定上，应主动寻求单位员工的意见，关注员工的民主议评，以提高考核制度的公正性。在考核的过程中，绩效考核小组应秉承科学、合理、公正的原则，拒绝在考核时掺杂个人情感，以免绩效考核的公正性遭质疑。

六、结语

事业单位在发展的过程中需要紧跟时代发展的步伐，在人力资源档案管理中需要借助信息化管理方式，由于大数据技术的发展，在管理过程中具有举足轻重的作用，既拓宽了档案归档范围，又开拓了归档渠道，满足事业单位人力资源档案信息化管理需求，解决档案管理低效率和容易引发信息失真等问题。但在事业单位人力资源档案管理的过程中，采用信息化管理的方式还处于初始发展阶段，还不能全面满足大数据技术管理需求，呈现出来的技术手段还比较薄弱，无法形成标准化、规范化和统一化管理模式，甚至投入的信息化建设经费也不足。因此，在管理的过程中需要向管理人员强化大数据和云计算等新技术的运用，有效提供硬件设施和软件平台，采用多渠道和全方位的方式来收集数据信息，通过这种方式来提高档案管理的水平和效率，满足档案管理信息安全，全面提高事业单位人力资源档案信息管理质量，保障各项管理工作顺利开展。