档案管理的信息化发展趋势浅析

2023-01-26内江市城市建设服务中心郑晓红

内江科技 2022年6期

◇内江市城市建设服务中心郑晓红

想要有效的开展档案管理，首先就必须具备一门完善的，科学的体系。通过进行档案管理信息化发展，就可以更好的满足新时代档案管理的目标，充分结合数字化技术以及网络技术等等现代化技术，才能实现档案信息远程传输以及社会共享的完整服务体系。但是在实际的档案管理信息化发展过程中，仍旧存在很多的困难和问题，需要相关技术人员和工作人员进行不断的努力和分析，找到解决问题的方法和策略，才能促进我国档案管理信息化的进一步发展。

档案信息化指的就是在国家档案行政部门的统一规划与组织下，全面应用现代信息技术来处理和管理信息资源。通过开展档案信息化管理，就能够创新档案管理模式，改变传统实体档案，保管转变为数字保管，能够更好的向社会提供服务。本文主要分析档案管理的信息化发展趋势，为相关工作人员提供一定的参考和建议，促进我国档案管理信息化发展。

一、档案管理信息化发展趋势及意义

随着现代信息技术的不断发展，我国社会经济以及科学技术也正在不断的创新。在这样的背景下，更加应该加速进行档案信息化建设改革的脚步，同时也充分的凸显了档案管理工作的难度。通过开展档案管理信息化建设，不仅可以帮助工作人员提高工作效率，同时还可以更好的整合和共享档案信息资源。信息化建设本身就有一定的便捷性和实效性可以更好的满足档案管理工作的需求，让工作更加清晰。通过开展档案管理信息化建设，就可以有效促进我国档案管理工作的有效性。除此之外，通过开展档案管理信息化建设，也可以帮助相关工作人员以及部门节省储存空间，让信息内容更加直观和便捷，减轻工作压力。

在传统的档案管理过程中，更多的是以手工编纂方式为主，需要通过手工来进行档案分类和检索，工作效率较低，无法满足现代化发展的主要需求。通过开展档案管理信息化建设，就可以使用大容量硬盘等等一些相关设备，更好的开展档案管理数据工作。档案信息量相对来说比较大，传统的纸质档案很容易丢失和损坏。通过创新管理模式，紧跟时代步伐，在信息化建设的背景下就可以开展电子信息管理，具有一定的安全性和便捷性。

通过开展档案管理信息化建设，就能够实现储存，搜索，运用一体化实现网络共享。其打破了传统纸质档案管理带来的限制，让档案管理走向开放，实现合理配置资源的目的，有效减少了抽调档案的实践，提高了工作效率，能够减少工作人员的工作压力，减轻开支。同时，能够满足多人同时查阅的需求，方便进行抽调，拓宽了档案管理的服务范围，可以更好的满足社会对于档案管理的要求。

二、档案管理信息化的原则

（一）文件集成。

想要有效开展档案管理信息化，首先就要实现档案一体化和办公自动化。这就要求相关档案管理人员本身具备较高的文化素养，能够充分结合档案管理和电子技术，积极准确的介绍档案管理的工作内容，清晰的开展档案管理工作，有效的满足档案管理的需求以及文件本身的规定。

（二）备案双轨制。

通过开展档案管理信息化建设，就可以将原本的纸质文件过渡成电子文件，进行双重管理。电子档案本身具有一定的便捷性，更加方便管理和使用，但是缺少法律效率，无法作为主要凭证。在这样的背景下，在开展档案管理的过程中就要求传统档案与电子档案并存。通过这种方式，不仅可以有效促进我国档案管理信息化建设，同时也能够紧跟时代步伐，满足社会对于档案管理工作的需求，提高档案管理工作的有效性。

（三）合作原则。

在开展档案管理信息化建设的过程中，包括基础设施建设，管理规范建设，以及数据库建设等一些内容。在实际的工作过程中，对于资金以及人才方面有着严格的需求。如果仅仅依靠企业内部无法完成这些项目，对于档案管理信息化建设也产生了一定的阻碍。在这样的背景下，就需要相关人员能够开启合作原则，与各个部门之间进行有效的协调和沟通，得到其他人的配合和支持，才能确保顺利开展相关工作。

（四）实用性原则。

在开展档案管理信息化建设的过程中，不仅要保证数量，同时更加应该保证质量，坚持实用性原则。全文进行数字化建设，清晰的表达信息服务的特色内容以及独特形式，运用自身的特点满足信息服务的需求，才能将档案管理信息化建设的作用充分的发挥出来。

三、档案管理信息化的应用策略

（一）统一管理标准。

在培养档案管理人员素质的过程中，主要包括心理建设以及思想建设。首先就要提高管理标准要求相关工作人员本身具有较高的服务意识和责任感，在实际的工作过程中，能够始终保持科学严谨的工作态度，才能更好的开展档案管理工作。通过提高自身工作效率，不断提高自身的专业技能。在日常工作过程中保持甘于奉献的精神，不断提高对自己的要求，保持进步意识，注重对自身的职业素养进行培养，才能提高自身的综合素质。通过加强对管理工作人员的培养，可以帮助他们提高工作能力，更好的掌握档案管理工作的现代信息化系统操作以及电子文档的技术知识。通过学习计算机网络与信息安全相关知识就可以将工作人员的主观能动性充分调动出来了解相关信息，才能在之后的档案管理工作过程中，对信息技术进行更加科学高效的使用。通过统一档案管理标准，就可以建立一个网络化档案管理系统，有效的改进数据库的安全性以及完整性，不仅可以让档案管理工作更加方便，同时也能够确保网络信息的畅通，实现资源共享。

（二）统一设备化。

截至目前，我国仍旧有很多单位以及企业缺少信息化手段以及档案管理设备，导致档案管理信息化建设过程中出现了数据不兼容的问题。这就要求相关企业以及单位能够及时配备统一专业化的档案管理系统和数字化设备，才能在实际的档案管理信息化建设过程中，运用信息化设备转化字符以及数据。通过统一设备管理系统，能够有效提高我国档案管理信息化建设的发展。

（三）提高管理人员的素质和能力。

管理人员的素质建设指的就是思想素质以及心理素质。想要有效的开展档案管理信息化建设，就要求相关管理人员具备较强的责任意识和服务意识，能够保持认真严谨的工作态度，才能提高自身的工作效率和综合素质。通过对档案管理人员的工作能力进行有效加强，帮助他们提高自身的专业化技能，才能更好的掌握档案管理信息化建设中的规范性操作，有效熟练的使用电子文件。通过学习计算机网络信息安全知识，将档案信息管理的安全防护工作做好。对档案信息资源以及管理活动的完整性和安全性进行有效保证，才能将档案管理信息化建设的作用充分的发挥出来。这就要求相关档案管理工作人员本身具有较强的自我学习意识，参加相关档案信息化建设，培训了解专业知识。在日常的工作以及生活中，能够重视开展档案管理以及收集工作，与其他管理人员之间进行有效的沟通交流和学习。彼此之间取长补短，积极的总结工作经验，才能对自身的工作能力以及工作效率进行有效提升。