福建省科研档案管理现状、问题与对策

邱川燕

(福建省科技档案馆,福建 福州 350003)

2020年9月11日，习近平总书记在科学家座谈会上的讲话中指出，加快科技创新是推动高质量发展的需要，提出希望广大科学家和科技工作者肩负起历史责任,不断向科学技术广度和深度进军。科技创新过程必然产生大量的科学技术研究档案(以下简称“科研档案”)。科研档案是科技创新、科技研究活动过程的真实记录，是科技工作者成果展示的重要证明，是科研成果的重要组成部分，更是国家宝贵的科研信息资源和知识资产。科研档案工作的高质量发展，对提升服务科研活动能力，进一步完善科研诚信体系，弘扬科学家精神，促进科技创新发展具有重要的意义。它是档案工作围绕中心、服务大局的重要体现，也是全面实现“十四五”档案事业高质量发展的重要组成部分和必然要求[1]。本文从分析福建省科研档案管理现状与问题入手，探讨“十四五”期间加强科研档案管理，推动科研档案高质量发展的实践与思考。

1 福建省科研档案管理现状

福建省科研档案主要分布在科研院所、高校、医院等课题项目承担单位及福建省科技档案馆。其中，福建省科技档案馆主要负责全省科技计划项目档案的收集、整理、保管和开发利用工作。2019年5月至2020年6月，通过问卷调查和实地走访，对国内专业科技档案馆、部分科研院所及部分其他省份科技厅的科研档案管理情况进行系统调查、了解。经过对比分析，总结福建省科研档案管理的特点。

1.1 多元性

从科研档案的管理模式上看，各个单位不尽相同，呈现出多元化的态势，主要分为三种模式。一是专人专管式，科研档案从收集、整理、保管、利用的全流程管理均由档案部门的专职人员负责。二是部门立卷式，先由单位的业务部门负责收集、整理组卷，再移交至档案管理部门审核、保管、利用等。三是外包服务式，通过招投标方式，由档案外包服务公司承接单位科研档案整理工作，整理结束后由档案部门进行保管。三种模式各有优劣，皆需因地制宜。

1.2 系统性

从科研档案的管理方式上看，依托单位建设的档案管理系统开展科研档案的目录数据管理，采取电子目录数据与纸质实体档案保管“双套制”的管理方式，这是当前主流管理方式。目前，仅有部分单位启动存量科研档案数字化工程，开展科研档案的全文数据库建设。例如，福建省科技档案馆先后于2018年、2021年分别启动科研档案存量数字化外包第一期、第二期工程，将于2022年底实现存量科研档案数字化率100%，从而达到电子档案与纸质档案双套制管理的目标。

1.3 规范性

从科研档案的管理制度上看，各单位均依据《中华人民共和国档案法》《科学技术研究档案管理规定》《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822—2008)等法律法规、部门规章制定本单位的制度，通过制度引领，指导并约束科研档案的管理工作，管理制度较为规范。如福建省科技档案馆先后制定了《福建省科技厅科研档案管理办法》《福建省科技厅科研档案整理方法》《福建省科技档案馆档案开放鉴定办法》《福建省科技档案馆档案利用制度》等。

2 福建省科研档案管理存在的问题

2020年11月1日，新修订的《科学技术研究档案管理规定》(以下简称《规定》)开始施行。对照《规定》，福建省科研档案管理尚存在以下几方面问题。

2.1 归档文件含金量不高

《规定》中对科研档案的定义特别增加了“数据”“标本、样本等实物”。由于新旧《规定》对收集范围的要求存在差异，纵观目前的科研档案，大多为课题任务书、合同书、鉴定证书及一些课题成果材料等，倾向于管理性文件。而体现科学研究活动过程的科学数据、生产技艺等核心研究档案较少，归档文件含金量不高。

2.2 数字转型力度不大

由于科研档案具有成套性的特点，项目数量繁多、内容繁杂，给档案数字化工作造成一定困难。目前，大部分科研档案仅处于目录数据管理阶段，部分单位近年才开始选取一些利用率较高的档案(如获奖类科技成果项目档案等)进行全文数字化加工。与文书档案相比，整体数字化进程较为缓慢，数字转型力度不够。

2.3 档案系统不够完善

科研档案管理系统与科技计划项目申报系统分别处于政务内网和互联网，网络环境不同导致科技计划项目业务办公系统与档案管理系统之间无法互联互通，实现闭环管理。如福建省科技计划项目管理申报系统自2006年实现全省各类科技计划项目网上申报以来，产生了海量的科技计划项目电子文件。受制于网络、技术、标准等诸多因素，目前尚未实现电子文件在线归档与电子档案的管理。

2.4 共享利用率较低

由于数字化水平不高，系统不完善，导致科研档案共享程度偏低。目前，系统仅可实现本系统跨库目录检索，但全文检索或跨地区之间的共享尚未实现，存在一定程度的“信息孤岛”现象。

3 福建省科研档案管理的对策建议

针对福建省科研档案管理存在的问题，应积极宣传贯彻落实2021年1月1日开始施行的新修订的《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)，认真实施《规定》，坚持依法治档，从“加强学习、健全制度、坚定转型、提升意识”等方面入手，加强管理、突破瓶颈，是解决这些问题的根本出路。

3.1 加强学习引领，完善顶层设计

3.1.1 新旧对比

将新旧《档案法》《规定》进行逐一对比，了解“新”在何处，“变”在何方，进而明确今后工作的根本点、重点与创新点，更好把握修订的精髓与关键，领悟其中的要义，以及“十四五”科研档案工作的新走向。

3.1.2 线上线下

线上利用网络资源收听、收看专家解读，线下积极参加培训班、沙龙，研读有关专家解读新《档案法》《规定》的文章，全方位展开学习，学深悟透。

3.1.3 问卷答题

开展问卷答题活动，在近两年“6·9国际档案日”，福建省科技档案馆分别组织了新《档案法》和《规定》的知识竞答活动，活动参与者不仅有科研档案工作者，还有科研院所、科研项目承担单位以及科研档案主管部门的机关工作人员，掀起学习的热潮。

通过学习，进一步提升档案意识，牢固树立“为党管档、为国守史、为民服务”的责任担当与职责使命。结合“十四五”规划，进一步完善顶层设计，确定了福建省科技厅创建“全国示范数字档案室”、福建省科技档案馆创建“全国示范数字档案馆”(以下简称“双创”)目标，坚持“整体推进、分级建设”的工作布局，强化“依法依规、突出特色”的工作原则，助推科研档案工作高质量发展。

3.2 健全管理制度，做好资源建设

3.2.1 制定实施细则

依据《规定》，福建省科技档案馆拟在充分调研的基础上，联合福建省档案局专家、科技部门专家、科研档案专家、信息化专家等，根据科研项目研究工作的实际，制定《福建省科学技术研究档案管理实施细则》，让科研档案的收集、管理、利用工作更加有的放矢、落到实处。

3.2.2 明确责任分工

进一步明确科研人员、课题组、科技主管业务部门、科研档案管理部门的责任分工，凡是科研档案归档范围所规定的应归档科研文件材料必须悉数、及时收集归档，确保应归尽归。鉴于科学研究活动的周期较长，可以根据研究的进程与规律采取分段收集的形式，在课题立项、课题研究、结题验收等不同阶段分步收集。

3.2.3 强化协同管理

进一步强化部门之间协同管理，提高各部门依法依规治档意识与责任意识，从而加大科研档案管理力度。从加强“四纳入、三同步”入手，将科研档案管理纳入计划管理、纳入项目管理、纳入成果管理、纳入科研诚信监督体系之中。实行科研工作和建档工作同步推进的程序管理机制，即下达项目计划任务与提出科研材料收集要求同步，项目进度检查与文件材料形成进度检查同步，项目成果鉴定、验收与科研材料鉴定、验收同步等。将科研档案管理列入科技主管部门、项目承担单位、科研档案管理部门及人员的绩效评价与考核，切实保障科研项目档案收集齐全、准确、可用、安全。

3.3 坚定数字转型，促进业务升级

3.3.1 加快推进存量数字化、增量电子化战略部署

存量数字化和增量电子化工作的落实是数字转型的基础工程，也是档案资源建设的关键。数字化工作可以分四步走，即对标对表，严格执行；精心规划，试点先行；适度扩大，巩固成果；全面铺开，推广应用。目前，福建省科技厅已拨专款用于福建省科技档案馆的科研档案存量数字化工作。与此同时，基于电子文件前端控制的原则，对产生科研档案电子文件的业务系统——科技计划项目管理系统等进行统一部署，切实保障电子文件来源可靠、程序规范、要素合规。为实现福建省科技厅档案管理系统与科技计划项目管理系统顺利对接打好坚实的基础。

3.3.2 加快推进科研档案信息化标准体系建设

科研档案具有成套性、专业性的特点，要根据科研档案的独特性制定行之有效的行业标准。目前，福建省科技档案馆结合福建省科技计划项目“电子文件归档管理研究”研究制定了《福建省科技计划项目电子文件归档元数据方案》，同时联合福建省档案专家及信息化专家共同开展“信创环境下科研电子文件归档一体化”课题研究，努力通过信息化标准体系建设助推信息化建设制度化、规范化、科学化。

3.3.3 加快推进数字科技档案馆系统建设

系统建设是信息化建设工作的重中之重，也是决定数字转型成败的关键。福建省科技档案馆以“双创”为目标，对标相关评价细则与评价标准。同时，基于“福建省数字科技档案馆建设研究”项目研究成果，拟结合信创环境对电子文件、电子档案的运行环境、文件格式、系统接口提出的新要求，对档案管理系统进行重新架构，采用双网闸方式完成分属于不同局域网的两个系统间的数据传输，实现科技计划项目管理系统与档案管理系统的互联互通、实现科研电子文件全生命周期管理。

3.4 提升开放意识，推动服务创新

3.4.1 挖掘馆藏资源，做好编研工作

围绕“国际档案日”“科技活动周”等重要节日或活动，定期推出科科技成果展、科研项目指南等编研成果。例如，积极开展“献礼建党百年”活动，主动配合科技厅业务部门推出“百年回望：中国共产党领导科技发展”科技成果展，并通过福建省科技厅微信公众号和官方网站同时推出720°全景线上展览，以场景化、沉浸式体验展现中国共产党领导下我国科技发展历程取得的重大科研成果、新中国成立以来福建省取得的重大科研成果及“十三五”以来的重大科技创新成就等重要历史内容。

3.4.2 善用科技报告，建立专题数据库

专题数据库可以根据不同的学科进行建设，发挥农业、工业、社会发展、生物医学、人文学科等独具特色的优势,在国家法律制度的框架下、在确保信息安全的前提下,充分利用现有的科技报告共享系统平台，破除“信息孤岛”现象，提供基于数据分析、数据统计、数据挖掘及定题检索服务等面向社会需求的各种信息查询与增值服务。

3.4.3 拓展系统功能，探索知识服务创新试点

研究基于电子环境下“数字化—文本化—结构化—关联化—智慧化”的档案数字资源知识服务技术规范，开展科研档案数据挖掘与专题数据资源整合，科学数据与科研档案协同管理等资源的深度挖掘，拓展科研档案服务的广度与深度。

3.4.4 树立“智库思维”，重视开发“智库服务”

以国家大力发展智库事业为契机，树立“智库思维”，强化对科研档案管理理论的研究、技术应用的探索，围绕档案事业的发展趋势、发展策略、技术手段、业务实践，积极向相关部门建言献策，从而推动档案工作向更高层次的“政策咨询”升级，更好发挥资政作用。

《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出要加大力度，切实推动档案工作高质量发展[2]。蓝图已经擘画，积极探索科研档案高质量发展之路时不我待。科研档案工作者必须坚持依法治档、加强管理，努力创新科研档案工作理念、方法、模式，坚定数字转型、推动服务创新，全力推进科研档案工作高质量发展。积极为谱写新时代档案事业转型发展、高质量发展的新篇章，为全面建设社会主义现代化国家、实现中华民族伟大复兴的中国梦作出应有贡献[3]。