浅谈农业科研单位如何做好档案专项审核及审核后管理

文/中国热带农业科学院椰子研究所 鲁利娟 姬琳；中国热带农业科学院 程诚

一、档案专项审核的意义

（一）有利于全面了解干部个人信息。干部人事档案中记录了干部个人成长、学习、工作的所有过程，是干部学习与工作轨迹的重要反映，可为了解干部提供重要参考。

（二）有利于维护干部基本合法权益。专项审核在一定程度上可以维护干部基本的合法权益。干部人事档案包含干部学习、工作的全部信息，具有一定的历史性，若干部本人对自身的档案信息存在疑问，可以向组织申请档案审查，人事档案是最为重要的信息资料。

（三）有利于保障干部人事工作的规范化。专项审核可以为干部人事工作提供准确信息和重要依据，使得干部人事管理更为规范与高效，符合当前人事制度改革的现实要求，有利于保障人事工作的规范化。

（四）有利于维护干部选拔任用公信力。干部选拔必须严管，其中要义之一就是杜绝干部选拔过程中的档案涂改造假问题。专项审核有利于整治干部档案涂改造假，纠正干部档案工作中的不正之风，从严管理干部人事档案，维护干部选拔任用的公信力。

二、干部人事档案专项审核的内容

（一）审核材料是否齐全完整。主要看有无错装、混装的材料。内容是否客观真实，干部信息是否真实准确。

（二）审核“三龄两历一身份”。“三龄”指出生时间、参加工作时间、入党时间，“两历”指学历、工作经历，“一身份”指干部身份。它们是反映干部基本情况的重要信息，是组织人事部门选拔任用干部的重要依据。1.对“三龄”的认定：（1）出生时间。对出生时间的认定主要是以档案中最早形成的材料记载时间为依据进行认定；（2）参加工作时间。对参加工作时间的认定是依据档案中的劳动合同、年度考核、养老保险社保缴交记录等进行审查认定；（3）入党时间。对入党时间的认定是根据入党志愿书记载的支部大会讨论通过成为预备党员的时间进行认定。2.对“两历”的认定：（1）学历。对学历的认定要以教育部规定的相关学历学位管理政策为主。其中包括全日制教育与在职教育两种；（2）工作经历。对工作经历要根据档案中的证明材料进行认定，包括个人履历表、劳动合同等。每一段工作经历都要进行审核；3.对“一身份”的认定。干部身份的认定，主要是看成为干部的时间、相关材料记录等，要对干部提拔的资格、程序、材料是否真实进行审核。

三、干部人事档案专项审核的问题

（一）个人存在的问题。1.干部档案材料不齐全。主要表现在学习材料的不完整规范上。原因有三个方面：一是个别干部档案意识薄弱，不知道要将自己的学习材料及时上交归档，从而造成档案中学习材料不完整；二是有些干部就读的学校管理不规范，导致毕业学生的学习材料中缺少毕业生登记表、学位授予材料等核心材料。三是材料不完整规范还表现在身份证明、参加工作时间等证明依据材料的缺失上。这些人事档案材料的缺失，影响了干部人事档案管理工作的顺利进行，导致在人事档案的管理与审核过程中，要进行相关材料的补充，影响了干部人事档案管理工作的效率。2.干部档案信息不一致的问题。通过对“三龄两历一身份”、家庭主要成员及重要社会关系的审核，发现很多干部存在信息记载不一致的情况。（1）出生年月记载不一致。根据中共中央组织部、人事部、公安部《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》文件规定的“最先最早”的原则，对干部档案的出生年月进行审核，发现干部存在记录出生年月最早与最新材料及档案的其他信息记载不一致的情况；（2）参加工作时间记载不一致。根据档案中的劳动合同、年度考核、养老保险社保缴交记录等材料对干部参加工作时间进行审核，发现干部存在参加工作材料与最新材料及档案的其他信息记载不一致的情况；（3）入党时间记载不一致。审核中发现，有入党志愿书中的入党时间与最新材料及档案的其他材料信息记载不一致的情况。

（二）单位存在的问题。1.干部档案材料不齐全。部分干部的原始档案材料不齐全，包括入党的相关证明、报到证等，其中入党相关证明的缺失，影响对干部党龄的认定；报到证的缺失，影响对干部工作时间的认定。2.档案管理不够规范。干部人事档案管理是一项内容复杂的工作，需要设置专门的档案管理员，但是部分单位档案管理人员较少，而实际工作量却很大，因此部分干部人事档案信息数据未经过严格的审核，甚至不进行审核。3.档案转移管理不严格。根据相关政策要求，干部需要跨地区以及跨行业交流，因此意味着单位的干部同志要进入新的工作地，而其原始档案也需要进行转移，但是在转移过程中，经常出现档案转移不及时的情况，对干部的认定会产生不利影响。

四、产生问题的深层次原因

（一）档案意识淡薄。一方面，是领导对档案管理不够重视；另一方面，是档案管理工作人员对档案的重要性认识不充分，工作处于被动状态，对档案的收集、整理、存放比较随意。

（二）管理力量薄弱。干部人事档案管理工作的专职人员较少，档案管理人员变动频繁。有些档案管理人员没有经过系统的档案培训，对新知识、新理念掌握不足，不能准确把握新的法规政策，影响干部档案归档的质量。

（三）管理方式落后。有些单位目前存在档案管理方式落后，形式单一的问题。依然采取原始的纸张管理方式，未能实现档案的网络化管理。平时的管理也不够系统，造成干部填写错误时没能及时更改和资料缺失未及时补充等问题。

（四）硬件环境差。档案管理质量不高的一个重要原因，是档案管理的硬件设施不齐全。事实上，有些单位至今也没有建立专门的档案室和配置相应的档案管理设备，甚至连档案管理工作中必备的档案用品都无法购置齐备，档案管理网络系统更是难以实现。档案管理的硬件缺失导致很多原始的纸质档案得不到有效保护，时间长了，许多珍贵的原始档案很可能出现蛀虫、霉变现象，造成不可逆转的损失。

五、提高人事档案管理水平的措施

（一）材料补充、规范及组织认定。针对部分干部档案材料不齐全、不规范的情况，分别采取了追缴收集、原件复制、重新填写、完善手续等方式进行补充和规范。对于干部信息已有认定且符合政策规定的，以组织已有的认定结果为准；对已认定但不符合规定或存在质疑的，通过咨询档案部门或查找原始凭证，依照相关政策规定进行仔细甄别，重新认定。

（二）增强对档案管理的重要认识。单位和个人要高度认识档案管理的重要性，不断增强档案管理意识，并加强档案工作力度、建立严密的档案管理制度，通过制度约束管理人员行为，才能确保档案的完整性和有效性，为各项工作提供可靠的依据。

（三）提升专项审核人员的专业水平。审核人员的专业水平和职业素养是新时期干部人事档案专项审核工作的现实需求，也是应对不同问题的重要手段。所以审核人员要通过参加上级部门集中培训工作，增强整体的责任意识。

（四）加大对档案管理的经费投入。加大对干部人事档案管理经费的投入，改善硬件基础设施，应将存档区、阅览区、办公区分开，确保档案管理有一个良好的环境；要尽可能为档案室配备现代化管理设备和办公设备，如配备足够的档案柜、打印机、除湿机、空调等设备，确保档案管理工作正常开展。

（五）加强档案管理的现代化水平。要积极学习先进的管理方法，根据档案管理的实际需求，引进合适的软件系统，建立电子档案信息系统，利用计算机技术对档案进行整理与保存。通过档案信息系统，能加强档案信息动态管理，实现信息整合、资源共享，提高档案管理工作效率。

六、干部人事档案专项审核后的管理

（一）加强档案基础工作。档案管理工作与现代社会发展相匹配的前提是档案基础工作的标准化、规范化。归档文件材料的收集工作是档案工作的第一步，同时也是重要的一个环节。文件材料收集是否齐全完整直接关系着整理工作能否顺利进行，因此要保证文件材料及时收集、齐全完整。进一步加强收集归档工作。1.主动收集档案材料。网络的使用，使档案信息的获取较以往更加及时、快捷和方便。档案工作者应随时关注院所的发展动态，充分利用现代化办公手段，依托网络平台，及时获取各种信息，主动收集档案材料。2.建立档案收集体系。必须强化构建组织体系，确定各部门档案信息联络员，明确各职能部门产生的各种文件的归档范围，建立以档案管理部门为主，其他部门为辅的档案收集体系，档案材料及时有效地收集归档。3.增加新的收集内容。不断充实人事档案的内容，将原来侧重于记录和反映职工个人社会经历、政治面貌、思想表现等方面的内容，转变为侧重于反映职工管理和科研能力等业务水平的内容。不断完善人才信息资源库，为单位选拔人才考察干部提供重要依据。4.确保档案材料完整、齐全、真实。案卷材料缺乏真实性，就会失去其应有的价值。按照干部档案条例，把好每份材料的入档关，对组织负责，对职工本人负责。结合当前人事工作的中心任务，着重收集反映个人经历和不同时期德、能、勤、绩、廉等表现情况的材料，及时、完整、准确地集中起来，有条理地整理成卷，以便全面了解每一个人。

（二）提升档案工作的认识。人事档案材料主要来自于职工个人，如个人经历、科研成果、职称审批、群团、获奖申报表等材料。这些材料既能反映个人的学识能力，同时也是人才库的重要组成。运用单位网络等多种媒体途径，广泛进行宣传教育，深入科研部门，确定联络人员，定期沟通交流，变封闭被动的档案管理模式为开放的、互动的人才信息加工厂。

（三）强化档案管理干部队伍建设。实践证明，干部素质的高低对事业的成败起着关键作用，干部档案管理也不例外，如果档案管理人员素质不高，责任心不强，抵挡不住人情、金钱的诱惑，那势必会给干部人事档案工作带来不可估量的损失。及时充实管理队伍的力量，保持队伍的相对稳定，经常加强业务培训，提高干部档案管理人员业务水平和工作能力。1.加强理论学习，提高政治素质。档案必须完整、真实、系统和安全。人事档案管理人员必须具有很强的党性原则，具有坚定的政治立场，树立正确的人生观、世界观和价值观，有强烈的事业心和责任感，努力提高思想政治觉悟和辨别是非的能力，做到作风正派，坚持原则，认真贯彻执行《档案法》及其相关的各项规定，依法治档，维护档案的完整与真实性。2.提高业务素质，规范管理意识。档案工作的专业性、技术性很强，档案人员要钻研本专业的基础理论和专业知识，掌握档案工作各个环节的技能技巧。随着知识的日新月异，新技术层出不穷，科研院所人事档案工作对管理人员提出了更多新的要求，档案工作者应树立终身学习的观念，不断学习新知识、新技术，扩展自己的知识面。3.提高职业道德素质，强化服务意识。档案管理人员要有无私奉献精神，在工作实践中培养强烈的事业心，高度的责任感和使命感，做到干一行、爱一行、钻一行。档案管理人员要有热心服务的工作态度，要有严谨细致的工作作风。要全心全意为档案使用人员提供服务，要积极主动、诚恳热情，想利用者所想，急利用者所急。

（四）定期集中开展档案专项审核工作。只有经常性地对干部人事档案进行审核，才能及时发现问题和解决问题，对于档案中出现材料涂改、造假的更应该及时更正。而对于干部档案中重要的信息记载不一致的情况，应该及时依照有关政策规定进行重新审核认定。对于干部人事档案中重要的核心依据材料不完整、不规范的情况，则应该抓紧督促组织人事部门或当事人补全档案材料，从而而达到标本兼治的目的。

（五）加速档案管理信息化网络化进程。1.提高档案管理人员信息处理能力。档案信息化管理，可以将档案管理人员从繁琐的归档、装订、手工劳动中解脱出来，集中精力做好档案信息的收集、开发和利用，使档案管理由单一的实体管理向信息管理与实体管理相结合。2.加速信息化管理进程。档案工作的目的，就是提供利用。要积极开发人事档案信息，主动为发现人才、推荐人才服务。逐步改善人事档案管理模式，变封闭式管理为有选择的开放式管理。与社会人才交流中心的人才网沟通、联络，通过人事档案信息，分析人才各方面的特点以便更好地发挥其优势。3.加强档案信息化安全管理。在档案信息化管理过程中，认真做好电子档案的及时备份与维护工作，积极加强安全意识，确保人事档案资料的安全。实现人事档案信息化管理后，利用计算机可实现即时查询、多人同时查询、查询统计同时进行，既方便又快捷，可以更好地为院所组织人事工作提供服务，为领导决策工作快速提供翔实的人员信息材料。

七、结语

在严格规范要求下，对干部档案进行审核，是必然趋势。档案专项审核虽然耗时较多，但可以取得理想效果，有利于档案管理的转型与完善，进一步提升档案管理服务质量。通过档案专项审核，可以规避潜在隐患，将档案管理现有矛盾激发出来，在此基础上提出改善意见，为今后的档案管理铺平道路，提供依据和保障。所以，不仅要从人才建设入手，打造一支高素质、高水平的队伍，也要从制度上予以完善，让工作的开展有序可循。更重要的是紧跟时代发展步伐，运用信息技术促进工作的信息化、数字化建设。只有这样，才能为档案工作的开展创造良好的条件，让档案的价值得到充分体现。