浅析新形势下血站档案数字化初期建设

文/福建省血液中心 林燕英

档案工作是各血站管理体系中不可或缺的一部分。高水平、高质量的档案管理对推进血站信息化建设起到重要作用。当前，血站档案工作中存在一些问题，影响了血站信息化建设的步伐，需要结合实际工作，优化档案工作思路，推动血站档案数字化建设方式战略转型，才能更快建成智慧型血站，更好投入数字中国建设中。

一、血站档案数字化建设的必要性

（一）当前总体环境要求血站档案进行数字化建设。福建省一直是全国数字化强省，作为省会城市的福州，数字经济规模和发展增速已连续3年成为全省的“排头兵”。上级部门要求各行各业节能减排、环保、智能化发展。目前福建省政府机关、社保系统、交通系统、金融系统、公检法系统、教育系统、档案馆及部分医院已实现档案数字化或部分档案数字化，而血站档案管理工作依然是单套纸质保存阶段。另一方面，无偿献血事业蓬勃发展，献供血工作在近20年间不断规范、完善，献血量稳步攀升。各血站不断探索献供血工作信息化建设新思路，不断将先进的科学技术融入血站工作中。2020年下半年，经上级卫生部门统筹安排和各血站共同努力，我省血站系统信息化建设在业务平台上得到统一，实现了我省献供血业务系统的完全统一。血站系统迎来了血站信息化建设的新飞越。继而，探索5G技术在献供血工作中的应用，建设智慧血站提上了议程。这些因素导致血站档案工作与血站业务工作存在脱节，引发一系列问题。为了有效解决这些问题，血站档案需要进行数字化建设，搭建数字化信息服务平台，以跟上血站信息化建设的步伐。

（二）政策上要求血站档案进行数字化建设。2021年1月实施的新《档案法》增加了“档案信息化建设”这一章。说明党中央对档案信息化建设的重视。2020年国家档案局发布的《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局第9号令）要求，省直单位档案移送进馆“除纸质档案外还需提供电子档案和纸质档案数字化副本”。2021年10月26日，经省委领导同意，省档案局、省发改委联合印发《福建省“十四五”档案事业发展规划》。这个规划是根据《福建省国民经济和社会发展第十四个五年规划和二〇三五年远景目标纲要》和《“十四五”全国档案事业发展规划》再结合我省实际制订的。全文从总体要求、主要任务、发展环境及保障措施四个方面阐述“十三五”时期发展情况。提出推动档案资源数字化转型这一主要任务。我省血站档案被纳入民生档案范畴。根据文件要求，我们应该积极探索知识管理、人工智能、数字人文等技术在档案信息深层加工利用中的应用，加快民生档案数据共享，运用微博、微信、政务APP等平台，提升档案利用的便捷化。我省已经实现通过福建省血液中心官方微信及福建省血液中心网站查询绝大部分献血记录及血液检测结果报告。我们之所以说是“绝大部分献血记录”，而不是全部，是因为历史遗留问题造成早期的献血电子数据缺失或错误。如何改进或者弥补这些错漏呢？可以通过对传统档案开展数字化，实现现有馆藏无偿献血档案数据资源的完全共享。

（三）现实条件需要血站档案进行数字化建设。血站档案以业务档案为主。其中大量是献血者献血相关记录，包括献血前告知、献血者个人信息、献血前体检初筛、献血记录、献血后血液检测、血液成分制备、血液质量管理、血液供应及后续献血者与直系亲属用血报销等相关记录。因此与献血者及受血者是息息相关的。依据《中国血站质量管理规范》第十一章规定，血站业务档案需要保存至少10年以上。但对这些记录具体保存内容及保存期限没有统一的标准。各血站档案管理工作是根据各自工作流程及档案管理经验自行制订的档案管理办法。特别是对业务档案的管理，各不相同。除了保存范围及档案保管利用不相同外，保存期限从10年到20年各不相同。目前我省大部分血站是保存10年，但实际上能够按照血站管理办法按时销毁的业务档案基本没有。究其原因，是这些档案经过10年依然存在利用价值。血站信息化建设是逐步完善的，存在历史遗留问题，如献血者信息不完整甚至错误。导致献血者及其家属在用血报销时需要查找原始纸质记录作为凭证。通过对参与无偿献血人群的分析，参与无偿献血的主力是在校大学生及机关企事业单位的中青年，根据我省血站用血报销及相关档案利用统计结果显示，献血者或其直系家属用血报销时间一般在献血后20～50年间，历时较长，单纯按照卫生档案管理规定保存10年显然是不够的。为了更好地保障献血者利益，各血站都尽可能延长业务档案的保存期限。但延长血站档案保存期限至30年甚至更长时间，则需要极大的库房和更多的专业设备，对档案进行有效保护及保存，要不断对档案室进行扩容，增加对档案工作人力、物力上的投入，对档案自身也有较高的要求，不切实际。

（四）长期频繁地对血站档案进行利用，需要对血站档案进行数字化建设。相对频繁的档案利用，会造成档案不可逆的损毁，甚至存在人为涂改破坏档案的风险。

（五）纸质档案的唯一性需要血站档案进行数字化建设。由于纸质档案的唯一性，会导致无法多人同时利用档案。

基于上述原因，在现有的环境下，有必要对血站档案开展数字化建设工作。结合本中心献供血业务数字化进程，开展档案数字化，能够进一步优化中心档案库藏结构，有序推进传统载体档案数字化进程，逐步推进全文信息采集，充实档案信息服务内容，构建中心内部档案信息共享平台，提供高效、便捷服务。

二、数字化建设的实施

（一）制订方案并确定档案数字化的具体内容及数量。档案数字化建设不是一蹴而就的，应该结合本单位实际情况来制订具体实施方案，并确定需要数字化的具体内容及数量。这里需要考虑到单位的馆藏量、档案的价值、利用率、预算经费及人力、物力甚至场地等因素。目前，福建省血液中心馆藏量已达600万页，经综合考虑，应采用分批分次逐步转化的形式来完成现有馆藏的数字化。结合单位实际，设定档案数字化建设目标，规划可持续发展的建设方案。以福建省血液中心为例：计划用两年的时间将中心馆藏档案进行数字化转换，并从软件到硬件进行升级改造，搭建档案信息化平台。同时，中心档案工作人员通过该阶段的学习培训，积累经验，为后续自主开展档案数字化工作奠定基础。逐步推进档案数字化工作与血站信息化建设的融合，最终实现智慧型血站的目标。

（二）获取专业的业务指导和帮助。目前我省血站系统甚至全国血站系统均未实现档案数字化。我省血站系统作为第一个吃螃蟹的先锋，存在经验不足、水平有限等各种问题。向专业的组织机构寻求帮助可以减少人力、物力损失，少走弯路，提高工作效率。因此，在调研初期，我们请教了福建省档案馆相关处室的专家，每位专家都根据本部门管理范畴给出了专业的指导意见，让人受益匪浅。专家从我省档案数字化建设需要遵守的法律法规到开展数字化建设流程、注意事项等方面都提出了宝贵的建议。部分专家还介绍我省档案数字化建设工作比较先进的立档单位，以供学习借鉴。如省公安厅不但加强了档案资源体系建设，顺利推进各地公安部门档案数字化工作，还试行低价值电子档案单轨管理。省医保局聘请专业机构进行档案整理，开展电子文件归档管理。这不仅能提升自身业务水平，也能拓展档案工作的视野。建议在档案数字化建设初期，邀请档案馆相关处室的专家莅临本单位，进行现场业务指导，为档案数字化建设的规范化、专业化保驾护航。

（三）确定开展档案数字化建设的方式。经过专家们的指导，明确了血站档案数字化建设的大致方向，结合本单位档案工作实际，拟定本单位档案数字化方式。第一阶段，通过外包手段完成馆藏档案的数字化转化，建立独立的档案数据库。升级现有的档案管理系统软件，打造数字化加工系统软件。第二阶段，通过档案管理系统分别与中心业务系统及OA软件相结合，使原先献供血工作中需要打印归档的元数据直接转化成电子档案标准格式进行归档，并添置数字化加工设备，对其他纸质档案自行开展数字化加工工作，形成电子副本。最终实现血站档案数字化转型。本人认为，各单位实际情况各不相同，应采取不同的方式实现档案数字化。例如：在经费允许、人力资源有限且没有档案数字化工作经验的情况下，档案数字化外包服务是首选。如果经费有限，但有足够的时间、充足的人力物力，有一定的数字化经验或基础，可以自行完成机构的档案数字化建设。如果馆藏资源的数字化率达到50%以上，量大于100万页时，建议构架独立的档案数据库并使用专业的数据库管理软件。

（四）根据需求开展调研工作。根据预期目标，明确档案数字化的需求，并具体落实到各项参数中。这里，建议在拟定需求参数前开展调研工作。调研工作包括单位内部调研和外部市场调研。通过细致的调研工作，有利于把控全局，有效开展数字化建设工作。单位内部调研，熟悉本单位各类档案的同时，与本单位各部门进行充分沟通，特别是信息管理部门。应让各部门了解档案数字化可能给本部门带来的影响，听取各部门的意见，及时调整建设方案和需求参数。要让信息管理部门了解整个方案，并尽可能地让信息管理员参与其中，这样可以高效找到档案数字化建设与业务系统相融的最佳方案。市场调研，对满足需求的软、硬件及数字化外包服务开展市场价格、服务流程等调研；同时对能提供相关服务的商家进行资质、实力、售后等多方面了解和对比，做到心中有数。

（五）对档案数字化建设项目中各种需求参数的设定。这里要考虑到的参数主要分两类：一是技术参数，二是商务参数。不论采用何种采购方式，准确设定这两类参数对档案数字化建设的有效性及可持续发展起到至关重要的作用。不同单位需求不同，但相关参数的设定是必要且关键的。设定参数是一项细致、严谨的工作，需要不断推敲、完善。技术参数主要指招标方对拟采购标的的技术、规格、性能、质量、供应商资质条件等要求，一般采用国家标准、行业标准、地方标准等。技术参数的设定要注意以下三点：一是完整、明确、合规。便于组织采购活动，避免产生歧义。二是防止差别待遇。避免犯错误。三是采购周期合理。通常为90日左右。商务参数主要指对企业资质、业绩、报价、售后等的要求，是投标方实力的展现，也是招标方需求品质的一种保障。以福建省血液中心档案数字化建设项目为例，该项目需求有三：一是馆藏档案的数字化外包服务；二是综合档案管理系统及数字化加工系统采购；三是档案数据库建设所需硬件的采购。针对这三项需求，我们分别提出了相应的技术参数。数字化外包服务主要对加工前准备、扫描前处理、扫描标准和要求、档案还原装订、图像处理要求、著录要求、格式转换和OCR识别、数据挂接、数字化成果验收审核、数字化档案命名、备份存储、归还入库、数据安全保障要求、现场管理、数字化工作需要遵守的相关法律法规15个方面进行具体的要求。软件技术参数涵盖了数字档案管理软件和数字化加工系统。数字档案管理软件参数设定主要包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用和编研八个业务环节的相关功能，实现对纸张、电子文件等资料的收、管、用、存等功能，实现档案信息的闭环管理及一站式服务。及时、开放地接收各种信息系统档案资料，避免信息沉淀，降低业务运营风险。数字化加工系统设定的参数主要包括目录数据著录、目录打印、影像扫描及图像处理、数据校验、批量数据输出、OCR识别等功能。针对纸质档案数字化过程中的档案条目著录、档案原文扫描处理、图像压缩转换、原文数据挂接校对等加工环节而专门设计的。能实现与电子档案管理系统无缝对接。具备流程定义、任务分配、过程跟踪、质量检测、成品制作、数据验收、数据备份、统计分析等功能，并分别设置管理员、保密员、审计员，实行“三员分离”。硬件参数的设定要根据现有预算，在满足实际工作需求的基础上，还要留有一定冗余空间。同时应该注意的是，软硬件产品的采购应基于国产化信创环境，并要求符合“安可”体系，即国家提出的“2+8”安全可控体系。要想实现档案数字化不是简单的升级采购软硬件，还应考虑平台建设及数据资源建设。搭建一个档案信息化的平台，融合更多的系统，能实现数据汇聚，信息共享，才能最大限度提高各项工作效率。因此数字档案管理软件应预留与业务系统、OA系统对接的端口，甚至更多的端口。商务参数方面，除了要考虑到商家必须具备的资质外，还应考虑到对所需软、硬件及数字化外包成果完成进度、完成质量、售后保障、违约处理等。

（六）采购。经过前期工作，可以进入采购阶段。各单位可以根据本单位相关管理制度及采购项目的内容、规模综合考虑，采用适当的采购方式，并按相关要求执行。

三、结语

充分运用人工智能、大数据、云签名、区块链技术等新技术，拓展人工智能辅助档案收集、整理、鉴定、开发、利用，提升血站档案归档、管理、开发利用等工作水平，加快血站档案数字化建设，实现新技术与档案业务工作深度融合，实现血站档案建设战略转型，建设“收、管、存、用”一体化的血站数字档案室。档案数字化建设工作并非一朝一夕能够完成的，我们应该持续深化血站档案管理创新应用，努力提高档案自身利用服务能力，逐步完善全省血站档案共享服务体系。为血站管理、决策和业务运转提供可靠的档案信息服务。