民办高校新冠肺炎疫情防控档案收集归档实践——以陕西国际商贸学院为例

文/陕西国际商贸学院党政办公室 李梅

自2019年12月暴发新冠肺炎疫情后，以习近平同志为核心的党中央领导全国人民付出了艰辛的努力。面对此起彼伏的疫情，习近平总书记做出一系列重要指示，对疫情防控工作提出明确要求，全省各级档案部门、档案人员在认真学习贯彻习总书记重要讲话、重要指示，履行“为党管档、为国守史、为民服务”的职责。经过两年多对新型冠状肺炎疫情的抗击，档案人对疫情防控档案的收集取得了一定的成绩，在今后的疫情防控档案收集工作中，将根据不同时期疫情发生的特性，采取不同的管理措施，不断变被动应对为主动管理，变事后处置为事前预防，积极规范各类预案，提高疫情防控应急处置能力，共同推进高校疫情防控档案建设。

一、疫情发生不同时期高校档案收集的特征

高校疫情防控工作面临的严峻复杂形势成为社会关注的焦点之一。学生是否在校关系着学校疫情防控的响应级别，影响着高校疫情防控档案形成的数量。高校疫情防控档案是指高校在疫情防控和复学复课过程中形成的具有保存价值的文件、照片、音视频等原始记录。这些档案见证了广大师生众志成城抗“疫”精神，反映了高校“以人为本”的办学育人理念。高校疫情防控档案对于今后开展科学研究和宣传教育、制订疫情预防应对措施具有重要的参考价值。

（一）2019年首次疫情发生时高校档案收集呈现“两少”特征。对于高校而言，2019年底首次疫情扩散正值学生放寒假期间，不存在教学环节上的防控安排。高校应对疫情防控的业务量少，所产生的档案材料相对较少，主要是学校落实省市疫情防控政策所报送的疫情防控预案、防控机制、措施制度类材料，以及填报的各类师生健康状态动态报表，这些数据信息的收集，不仅对春季学期是否能正常开学起到支撑作用，还为疫情防控期的档案管理起到了支持作用。

（二）2021～2022年岁末年初奥密克戎变异病毒侵袭西安，高校档案收集呈现“两多”特征。对于本阶段陕西多数高校来说，学期末各项教学计划以及考试等任务较多，又遇病毒的高速传播期，不仅给学生学习和考试带来影响，同时也给学校疫情防控带来巨大的挑战。在此期间，教育主管部门和学校驻地疫情防控指挥部门所形成的决策、报告以及各项管控措施、方案材料较多，在保证教学任务进行的同时，还要兼顾校园疫情防控，业务多，任务重，期间所形成的材料都是民办高校参与抗疫工作的经验，推动学校各项工作有序开展所形成的资料成为高校疫情防控方面的宝贵资源。作为民办高校的一线经历者，有必要将其进行系统性梳理，为学校档案发展和今后的档案利用提供更多的信息资源。

二、疫情发生不同时期高校档案管理实践

按照陕西省档案局下发的《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》，全省各级档案部门和全体档案人员在疫情防控期间，都应提高政治站位，坚定信心，扎实做好疫情防控期间的档案工作，维护档案工作正常秩序，同时做好疫情防控相关档案资料的收集、保管工作。

（一）跨部门做好疫情防控档案收集范围的分类指导。1.成立领导机构应突出档案收集之职。当疫情暴发之时，疫情防控工作就会涉及多个部门的业务协调，档案收集工作需要协调处理的关系就会复杂。加之疫情形势变化，防控工作会随之不断调整，档案征集来源更加广泛，因此在成立疫情防控领导机构之初，需要考虑档案收集的职责问题。将档案收集归档工作纳入业务总协调机构之中，比如各高校成立应对疫情防控工作专班，按照职责对专班的工作进行划分，办公室的角色定位一般为总协调部门，办公室在开展疫情防控工作的同时，按照新冠肺炎疫情防控工作文件材料归档范围和保管期限表，对各工作组进行档案收集归档分类指导。2.落实业务工作应突出档案收集之责。为贯彻落实中央、省委和西咸新区沣西新城疫情防控工作要求，坚决防止疫情扩散和传播，自2021年12月23日凌晨起，陕西地区高校实行全封闭管理。为确保封闭期内校内正常教学、工作、生活，根据学校疫情防控专题相关会议精神，在学校冠状病毒感染肺炎疫情防控应急工作领导小组的基础上，成立陕西国际商贸学院疫情防控现场指挥部，疫情防控现场指挥部下设办公室、后勤保障、物资保障、防疫隔离、师生信息与管理、校园安全、教学工作、宣传与舆情防控、督查督导执纪等工作小组，各小组根据工作职责有序开展各项工作。在此期间，笔者被分配到办公室，在办公室主任兼疫情防控办主任的领导下，不仅要处理基本业务的内外沟通联络工作，还要承担应急状态下疫情防控办公室的工作。同时，还要综合协调开展各小组防控档案的收集，为学校疫情防控档案的完整性打下良好的基础。

（二）按阶段做好疫情防控与档案收集兼顾工作。可分为如下两个环节。

1.按阶段做好各类疫情防控原始材料的总协调。疫情期间，陕西西安从2021年12月23日通告实行封闭，到2022年1月25日解封，时间持续1个多月。在此期间，是高校落实省委、省政府以及各地疫情防控部门所做决策比较集中的时期，作为身处疫情防控一线的民办高校档案工作者，结合办公室总协调的职责作用，依照《新冠肺炎疫情防控工作文件材料归档范围和保管期限表》，对各职能部门所分管的疫情防控工作任务进行“边防控、边督办”，将业务部门承办防控任务时所产生的材料进行明细分类，在充分发挥办公室总协调职责的同时，将防控材料按照分类要求进行收集整理，减少了事后分类的繁杂性。

2.按疫情防控级别密切关注防控措施的总基调。通过分析陕西省卫生健康委员会每日公布的病例感染数量，结合此前做出封闭决策（2021年12月23日～2022年1月25日）到宣布解封的1个多月时间进行划分，可分为战时应急阶段、平稳管控阶段、常态化防控三个阶段，不同时段产生的疫情防控数量有所差别，各时段的文书档案数量倾向有所不同。

第一，战时应急阶段突出紧急档案材料收集。战时应急阶段（2021年12月19日～2021年12月31日），期间病例发生数1470例，笔者所在学校档案产生数量141件，占638件的22.10%。省委、省政府作出封城决定很大程度上参照感染病例的增速情况而定。此阶段定位应急阶段也是考虑到23日作的封城决定，之后病例数量增速较快，在此之前的4天时间，随着卫健委通报感染病例数量的信息分析，已经在社会面引起了一定的重视。各级、各部门为应对封城后的各种医疗紧缺、物资保障不足等状况做出各种应对措施较为集中。学校以落实上级教育主管部门和属地疫情防控部门有关疫情防控要求和政策为主，依照《新冠肺炎疫情防控工作文件材料归档范围和保管期限表》，此阶段文书档案的综合类材料数量较多，涉及上级疫情防控工作政策指导类文件，本级部门实施的应急预案、现场应急防控指挥工作决策、工作部署、专班简报、日报、慰问一线工作人员等材料，所涉及公告、通报等综合类、管控类、医疗和生活方面的物资保障类材料居多。

第二，平稳管控阶段突出紧跟催办材料收集。平稳管控阶段（2022年1月1日～2022年1月13日），期间病例发生数591例，笔者所在学校档案产生数量268件，占638件的42.01%。此阶段疫情防控人员、物资保障、医疗卫生等紧张情况得到有效缓解。从各疫情防控材料总量来分析，此阶段占比较重的材料，除了每日向教育厅固定报送应急专班工作情况、档案产生的主要内容集中在学校官微平台、省级相关媒体和网络媒体等保障舆情宣传类方面，坚持每日一期的疫情防控简报。学生管理方面，本阶段主要保障学生在公寓封闭状态下的线上学习和基本生活的需求，重点是缓解学生封闭状态下的心理辅导，学校派往各公寓留校值守教师协助完成各公寓送餐工作。此阶段以做学生的思想工作为主，同时兼顾线上教学安排，师生均在线上完成授课和学习任务，较大的挑战来自于线上考试的各种安排，总体上学生均能保持较好的状态。

第三，常态化防控阶段突出跟踪档案材料收集。常态化防控阶段（2022年1月14日～2022年1月26日），期间病例发生数14例，且连续6天出现零感染。笔者所在学校档案产生数量229件，占638件的35.89%。此阶段病例数量得到有效控制。学校教学工作也基本完成，根据疫情防控要求及教学安排，在封闭期间停止一切线下教学和学生活动，能进行线上考试的科目陆续安排了线上考试，不能进行线上考试的科目待春季开学后择日线下进行。此阶段临近过年，学生在等待解封的日子，不同程度出现了心理不适及烦躁状况，学校安排了较多的力量深入公寓做学生心理疏导安慰工作。陕西是教育大省，高校学生在学规模超198万人，教育主管部门召开教育、交通、公安等多部门联合视频会议，共商学生返乡工作。高校在此阶段的重心工作也转移到学生分批次返乡的各项准备工作上。各高校向教育主管部门报备放假时间，获得批复后，制订学生分批次返乡方案，制作学生返乡的各类证明材料，做好“二站一场”点对点接送工作。学校按区域划分各地区疫情防控部门对接负责人，各类联系沟通材料、学生返乡材料。此阶段高校档案收集工作则是将重点放在了护送学生安全返乡的各项准备工作所产生的文书档案的综合类材料上。

疫情期间，民办高校在纸质档案收集的基础上，还将政府部门、教育单位上级主管部门、新闻媒体报道方面的材料都做了相应的记录，同时各类档案材料形成一个完整的发展记录链，记录民办高校抗击疫情的全过程。民办高校在坚持疫情防控保民生、保证教育教学稳民心、推进档案收集促发展等方面，一直用行动积极践行档案人的坚定毅力和决心。

三、结语

面对疫情防控资料收集归档工作中的各种难点，档案人一直积极寻找创新的解决办法，在坚守完成疫情防控工作一线艰巨任务的同时，对所产生的归档材料进行分类整理，以不同载体形式归档，配合利用信息化手段对疫情防控材料进行收集和存储，这是民办院校在疫情防控期间应对疫情保障正常教育教学秩序的一个侧面见证，保证了应收尽收、应归尽归，是教育系统抗击疫情的宝贵记录，相信能提升学校应对突发公共卫生事件的水平。